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EL PROCESO DE ELABORACION DEL

MANUAL DE ORGANIZACIN.
Los textos oficiales definen el manual de organizacin
de la manera siguiente: este tipo de manuales contiene
informacin detallada referente al directorio, los
antecedentes, la legislacin, las atribuciones, las
estructuras,
las
funciones
de
las
unidades
administrativas que integran el organismo y la
descripcin de los puestos cuando el manual se refiere
a una unidad administrativa en particular, los niveles
jerrquicos , los grados de autoridad y responsabilidad,
los canales de comunicacin y coordinacin, as como
los organigramas que describen en forma grfica la
estructura de la organizacin.

Pueden existir manuales generales de organizacin que se


refieren a la totalidad de la organizacin y manuales de
organizacin especficos o departamentales que se
refieren a una unidad orgnica en particular o a una
funcin especfica.
Es posible sealar los elementos principales que debe
contener una manual de organizacin de las dependencias
pblicas. An cuando hay excepciones en el contenido del
manual de organizacin pues depende del grado de
desarrollo de la unidad de organizacin y mtodos, del
personal calificado

y de la importancia que le otorgue el secretario,


subsecretario, director general, etc.
Las dependencias pblicas pueden adoptar los lineamientos
adecuados para que el manual de organizacin tenga el
siguiente contenido:
Identificacin
ndice o contenido
Prlogo y/o introduccin
Directorio
Antecedentes histricos
Legislacin o base legal

Atribuciones

Estructura orgnica

Organograma

Funciones

Descripcin de puestos
FASES DEL PROCESO DE ELABORACIN DEL MANUAL

PRESENTACIN DEL PROYECTO:


El proyecto del programa de elaboracin se presenta a los
organismos de asesora o direccin y debe comprender:

El grado de detalle del manual que se va a elaborar, es decir,


los niveles jerrquicos que abarca (direccin, departamento u
oficina);

Una proposicin sobre el contenido del manual;

Ejemplos de la informacin que debe contener cada apartado


del manual;

Un calendario de recoleccin de informacin.

Las fuentes de informacin ms tiles para obtener los datos del


manual de organizacin son de tres tipos:
Las fuentes documentales: leyes, reglamentos, decretos, acuerdos,
y/o circulares, los manuales administrativos existentes, los
diagramas de organizacin y organogramas, y en general, los
documentos relacionados con el tema.

Las personas: la informacin sobre la organizacin y funciones se


obtiene de los servidores pblicos principales y la informacin
sobre las funciones y actividades, del personal encargado de
realizarlas.

La realidad administrativa: la presencia en el lugar donde se


realizan las funciones y actividades, es decir, la observacin directa
de las oficinas y en general de la actividad de toda la unidad
orgnica.

Identificacin: en este apartado se tienen que indicar los datos


siguientes:
Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.
Titulo y extensin del manual si es general o especfico.
Nivel jerrquico que comprende.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin, en su caso.
Unidades responsables de su elaboracin.
Cantidad de ejemplares impresos.

Identificacin

Nombre de la dependencia: Secretaria de educacin Pblica


Manual de: organizacin
Niveles jerarquicos: ocho niveles
Lugar y fecha de elaboracin: Mxico D.F., marzo de 1986
Nmero de revisin: 2a
Unidad responsable de su elaboracin: Direccin general de
organizacin y mtodos
Ejemplares: 100

ndice
Introduccin.
II. Directorio de funcionarios.
III. Datos de la Secretaria de Educacin
Pblica.
1.antecedentes histricos.
2.base legal
3.atribuciones
4.estructura orgnica.
5.organograma general.

ndice o contenido: en este apartado se incluye la


relacin de los captulos que conforman el
manual. Se elabora al finalizar el trabajo.
Prlogo y/o introduccin: contienen una explicacin al
lector o consultor de la metodologa adoptada en
el desarrollo del trabajo
y las dificultades
afrontadas por los analistas. Los temas que trata
el documento y los propsitos bsicos que se
pretende alcanzar. A quin va dirigido el manual,
como va a usarse y cuando se van a hacer las
revisiones y actualizaciones.

Directorio: consiste en la relacin de los servidores


pblicos principales en el rea descrita en el manual
y los cargos que ocupan dentro de la estructura de
organizacin.se deben obtener los siguientes datos:
Nombre
Puesto oficial
Telefono oficial
Datos de curriculo

Directorio
Nombre:
Rodolfo Martinez R.

Puesto oficial
Subsecretario de planeacin

Telefono oficial:
558-95-36

Fecha de nacimiento:
Dia:15, mes: abril,ao: 1945.

1.

Estudios academicos:
Licenciado en derecho en la UNAM.
Maestria en derecho economico y social.
2. Cargos oficiales desempeados:
Subdirector de la SEP
Director general de la ST y PS.
3. Actividades docentes:
Profesor asociado de derecho de la UNAM.
4. Actividades profesionales:
Asesor juridico de empresas.

Antecedentes histricos: se hace una breve descripcin de cmo


se origino el organismo, el decreto o ley que le dio
nacimiento y de los principales aspectos de su evolucin
histrica.

En este apartado se hace una relacin de los principales


ordenamientos o disposiciones jurdicas, de los que se derivan las
atribuciones de las unidades orgnicas o de la dependencia en
general.
En la relacin de las disposiciones jurdicas debe indicarse la
fecha de su publicacin en el diario oficial de la federacin en el orden
siguiente:
Constitucin
Tratados
Leyes
Cdigos
Convenios
Reglamentos
Decretos
Acuerdos
circulantes

y/o

SECRETARA DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.


Diario Oficial 5-II-1971.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal.
Diario Oficial 29-XII-1976.
Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Pblico Federal.
Diario Oficial 31-XII-1976.
Ley de Planeacin.
Diario Oficial 3-II-83.
Cdigo de comercio promulgado el 15 de septiembre de 1889, y en
vigor a partir del 1 de enero de 1890.
Reglamento Interior de la secretara de Programacin y Presupuesto.
Diario Oficial 28-II-1980.
Decreto por el que se declara de inters nacional la preparacin,
organizacin, levantamiento, tabulacin y publicacin del X Censo
General de Poblacin y Vivienda de 1980.
Diario Oficial 29-VIII-1979.
Acuerdo para promover la mejor capacitacin administrativa y
profesional de los trabajadores al servicio del Estado.
Diario Oficial 26-VI-1871.

En este apartado se transcriben en forma


completa y textual las facultades otorgadas a la
entidad o a la unidad orgnica de la cual se
trate.

SECRETARA DE PROGRAMACIN Y PRESUPUESTO

Atribuciones
La Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal en su artculo 32
establece que a la secretara de Programacin y presupuesto
corresponde el despacho de los siguientes asuntos:
I.

Proyectar la planeacin nacional del desarrollo y elaborar con la


participacin de los grupos sociales interesados, el plan nacional
correspondiente.
II. Proyectar y coordinar con la participacin que corresponde a los
gobiernos estatales y municipales, la planeacin regional, as como
la ejecucin de los programas especiales que le seale el Presidente
de la repblica.
III. Coordinar
IV. .

Descripcin ordenada de los


principales cargos y/o unidades
orgnicas de la dependencia en
funcin de sus relaciones de
jerarqua. La estructura orgnica
debe corresponder a su
representacin grfica en el
organigrama, tanto en lo referente al
ttulo de las unidades orgnicas
como a su nivel jerrquico de
adscripcin.

COMIT TCNICO, CONSEJO DE ADMINISTRACIN


O ASAMBLEAS DE ACCIONISTAS

1.0 Direccin general


1.0.1 Unidad de planeacin y evaluacin
1.0.2 Asesora Legal
1.0.3 Contralora
1.1 Subdireccin general
1.1.1 Gerencia de operacin
1.1.2 Gerencia administrativa

Representacin grfica de la estructura orgnica


que debe reflejar, en forma esquemtica, la
posicin de las unidades orgnicas que la
componen y sus respectivas relaciones (de
autoridad, de asesora, de coordinacin, etc.),
niveles jerrquicos y canales formales de
comunicacin.
GERENTE GENERAL

JEFE DEL DEPTO. DE MERCADOTECNIA

JEFE DEL DEPTO. DE PRODUCCIN

JEFE DEL DEDEPTO. DE FINANZAS

FIDEICOMISO PARA EL DESARROLLO URBANO DE LA CIUDAD


LAZARO CRDENAS, LAS TRUCHAS
Comit tcnico

Direccin general

Asesora legal

Unidad para planeacin


y evaluacin

Contralora
Subdireccin
general

Gerencia de operacin

Gerencia administrativa

Descripcin de las actividades inherentes a cada uno


de los cargos y/o unidades orgnicas contenidas en la
estructura orgnica que le permiten cumplir con sus
atribuciones legales.
RECOMENDACIONES:
Ttulos de los rganos = apartado de la estructura
orgnica.
Descripcin de funciones ordenada de acuerdo a la
estructura orgnica.
Iniciar la descripcin de funciones con un verbo en
infinitivo.

CAMINOS Y PUENTES FEDERALES


DE INGRESOS Y SERVICIONES CONEXOS

1.2.1 Subdireccin de administracin y finanzas.


Coordinar las actividades de apoyo en materia de
adquisiciones, almacenes e inventarios, contabilidad, caja,
personal, archivo y correspondencia.
Llevar a cabo la adecuada administracin de los recursos
humanos y materiales y vigilar su correcto aprovechamiento.
Analizar los proyectos financieros que se propongan al
organismo.
Formular

El puesto es la unidad bsica de trabajo en un estructura de


organizacin. El puesto est integrado por un conjunto de actividades y
de requerimientos necesarios para llevarlas a cabo. El contenido bsico
de un descripcin de puestos esta integrado normalmente por:
Identificacin del puesto, que indica el nombre del mismo y su
ubicacin dentro de la estructura organizativa.
Definicin del puesto tambin conocida como descripcin de
actividad bsica o genrica.
Descripcin de las actividades especficas (permanentes,
peridicas, eventuales).
Especificacin del puesto.
a)
b)
c)
d)
e)

Escolaridad
Experiencia
Requisitos
Responsabilidad
Condiciones de trabajo

IDENTIFICACIN
Nombre del puesto:
Clave de identificacin:
Ubicacin:
Departamento:
Puestos bajo su mando:
Jefe inmediato:
Contactos permanentes
Internos:
Externos:

Jefe del depto. de admn. del presupuesto.


JAPP0102.
Instituto Tecnolgico.
Administracin del presupuesto.
Jefes de las oficinas de admn. del presupuesto, de adquisicin e
inventarios.
Director.
Direccin. Con personal de su rea. Docentes y advos.
Con el depto. de recursos financieros de la DGIT. Proveedores.
Bancos.

Nmero de empleados que


laboran en el puesto:
Una persona.
Descripcin genrica:
Es responsable de planear, controlar y supervisar los sistemas de
operaciones contables y financieros de bienes
Descripcin especfica
Actividades permanentes:
Supervisar y autorizar las requisiciones de comprar de los
diferentes deptos. y divisiones.
Actividades peridicas:
Coordinar la elaboracin de los presupuestos por rea y elaborar
el presupuesto global para el ejercicio anual de la institucin.
Asistir a reuniones nacionales convocadas por la DGIT.
Actividades eventuales:

TECNICAS
ADMINISTRATIVAS QUE SE
APLICAN EN LA
ELABORACIN DEL MANUAL
DE ORGANIZACIN

ANALISIS Y DISEO DE LA ESTRUCTURA


DE LA ORGANIZACION
La organizacin formal se compone de cierto numero de niveles
jerrquicos o niveles funcionales establecidos por el organigrama,
con nfasis en las funciones y las tareas.

La estructura de la organizacin, en otros trminos, es un


esqueleto en el que se pueden visualizar las unidades orgnicas y
sus relaciones de interdependencias.

El anlisis y diseo de la organizacin comprende la


divisin del trabajo, las formas de dividir el trabajo o
departamentalizacion, la delegacin de tareas y la
autoridad.

DIVISION DEL TRABAJO


La division del trabajo es un proceso que se sigue
para ubicar eficientemente las funciones o
actividades entre las personas y las unidades
organicas de una organizacin.

Razones que existen para dividir el trabajo:

Al diferir los hombres, en capacidades, habilidades, simpatas


profesionales y vocacionales, ellos escogen o tienen preferencias
por determinadas labores.
Al trabajar los hombres en un campo mas reducido de actividad,
y gracias a los estudios y a la experiencia que adquieren por la
repeticin peridica de las tareas, adquieren especializacin y
logran mayor eficiencia.

obviamente, conforme las labores adquieren proyeccin en el


tiempo y en el territorio, se hace imposible que una misma
persona pueda hacer dos cosas diferentes, o que este en dos sitios
distintos al mismo tiempo.

Como es imposible que fsicamente dos persona cumplan con la


misma tarea al mismo tiempo, se hace necesaria la divisin y
especializacin del trabajo.

Especializacin.
Es la consecuencia de dividir el trabajo, pues las personas
localizadas en una unidad orgnica y la misma unidad
orgnica tienden a especializarse, debido al hecho de que
ambas realizan la misma tarea.

Segn el concepto tradicional de la especializacin sta


tiende a reducir costos y ser ms eficiente para la
organizacin.

Puede Ser Vertical y Horizontal

Vertical: ocurre cuando en


una
organizacin
se
detecta la necesidad de
aumentar la calidad de la
supervisin y jefatura.
Es un desdoblamiento de
autoridad y se caracteriza
por el crecimiento vertical
del organigrama.

Horizontal: ocurre cuando se


detecta la necesidad de
aumentar la pericia, la
eficiencia y de mejorar el
trabajo.
Se
caracteriza
por
el
crecimiento horizontal del
organigrama y constituye
propiamente
la
especializacin que se conoce
como departamentalizacin.

Kast y Rosenzweig

Ubican dichas especializacin como la diferenciacin


de las actividades de la organizacin.

La
diferenciacin
Vertical: de las tareas
establece la jerarqua y
el nmero de niveles en
la organizacin. De esta
diferenciacin resultan
los niveles jerrquicos
de una determinada
organizacin.

La
diferenciacin
horizontal: origina la

departamentalizacin,
es decir, la divisin
adecuada
de
las
actividades
de
la
organizacin
en
departamentos con el
propsito de cumplir
con los objetivos de la
organizacin.

Newmman, Summer y Warren


Sealan seis factores clave que se deben tomar en
cuenta en el proceso de departamentalizacin por
agrupacin y combinacin de esas actividades.

Aprovechar la especializacin.
Hacer factible el control.
Ayudar a coordinar.
Prestar la debida atencin.
Reducir los gastos.
Tomar en cuenta los factores
humanos.

CRITERIOS DE
DEPARTAMENTALIZACIN

POR FUNCIONES.
(NIVELES JERRQUICOS MAS ALTOS)

POR PRODUCTOS.
POR CLIENTES.
GEOGRFICA.

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIN DE TERRY:


FUNCIONES: Se utiliza para los niveles superiores e

inferiores de la organizacin.
PRODUCTOS: Subraya la utilizacin de los
conocimientos especializados.
TERRITORIOS: Cuando la cercana de las
condiciones locales ofrecen ventajas de bajo costo
de operacin y oportunidades para capitalizar
stas condiciones.
CLIENTES, PROCESOS, GRUPOS DE TRABAJO
ESPECIAL, MATRIZ.

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIN

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIN DE
CHIAVENATO:
FUNCIONES: Agrupacin de las actividades y tareas de

acuerdo con las funciones principales dentro de la empresa.


PRODUCTOS/SERVICIOS: Se agrupan las actividades de
acuerdo con los productos o servicios que realiza la organizacin.

LOCALIZACIN
GEOGRFICA:
Utilizada
por
empresas dispersas territorialmente para lograr una
supervisin local, efectiva y descentralizada.
CLIENTELA: Agrupacin de actividades que refleja un
inters fundamental por el consumidor del producto o
servicio ejecutado por la organizacin.
PROCESOS: Utilizado en empresas industriales a los
niveles ms bajos de la estructura organizacional en la
reas productivas.

CRITERIOS DE DEPARTAMENTALIZACIN

WILBURG JIMENEZ CASTRO:

MTODO UNITARIO: El trabajo se realiza en todas sus

fases por una sola persona o unidad administrativa.


MTODO EN SERIE: Un producto se somete para su
fabricacin a diferentes procesos ejecutados por
distintas unidades especializadas de la organizacin.
M. VERTICAL: La organizacin de labores puede
llevarse a cabo tambin al propsito del trabajo.
M. HORIZONTAL: ste mtodo se apoya en la
especializacin de labores.