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FICHA TECNICA LA HERRAMIENTA

DE LA ARTICULACION
PRODUCTIVA
SEOR
JOSE LUIS PERONI.

El Ciclo del Negocio

Pre-Produccin

ANDESTEC

Produccin

Ing. Juan Carlos

FICHAS TECNICAS HOJAS DE


ESPECIFICACIONES
Si consideramos que FICHA es: . . .
Papel o Cartulina generalmente rectangular
y de pequeo tamao, en que se anotan
datos generales, bibliogrficos, jurdicos,
econmicos, policiales, etc., y que se
archiva verticalmente con otras del mismo
formato
Adicionalmente, si consideramos que en el idioma Ingles
se le llama SPECIFICATION SHEET (Hoja de
especificaciones) y entendemos que Especificacin es:
Determinacin, explicacin o detalle de las
caractersticas o cualidades de una cosa.

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ESPECIFICACIONES
Por lo tanto el concepto de FICHA TECNICA se refiere al
documento donde se consignan TODAS las
caractersticas de un articulo o determinada cosa.
As tenemos que INTERPRETACIN es:
1.
Explicacin del significado de algo
2.
Traduccin de una lengua a otra; en especial cuando
se hace en forma oral.

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ESPECIFICACIONES
De este modo entendemos que INTERPRETACIN DE
FICHAS TCNICAS se refiere; por lo tanto; a:
EXPLICACIN Y TRADUCCIN DE LAS
CARACTERSTICAS TCNICAS DE UN
DETERMINADO ARTICULO, APLICANDO EL
MXIMO DETALLE PARA ENTENDER
CLARAMENTE LAS CUALIDADES DE LA COSA

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ESPECIFICACIONES
De esta forma podemos entender que la FICHA
TCNICA no es necesariamente esttica. Mas aun, debe
ser total y absolutamente dinmica segn los cambios al
que el articulo es sometido en el mercado.
Dicho de otro modo, la FICHA TCNICA debe
representar EXACTAMENTE aquello que el cliente
demanda para su mercado.

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Adicionalmente, al ser esta FICHA aquel documento que


consigna los datos y seales individuales de cada cosa
NO DEBE aplicarse su uso para artculos similares o
con pequeas observaciones. Es decir, por cada
articulo DEBERA confeccionarse una FICHA TCNICA;
aun cuando la similitud sea muy cercana entre uno con
otro, para minimizar el impacto del error; que finalmente
es costoso.

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ESPECIFICACIONES
Herramienta: La HOJA DE ESPECIFICACIONES; conocida en
Ingles como Specs. Sheet es la herramienta principal en el
desarrollo e ingeniera de producto.
El Specs. Sheet en trminos generales debe contener mnimo
la siguiente informacin bsica:
1.- Medidas de las prendas terminadas.
2.- Diagrama del diseo de la prenda.
3.- Descripcin de la prenda.
4.- Descripcin y caractersticas tcnicas de la tela requerida.

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Sin embargo; y dependiendo del cliente; los detalles de la
hoja de especificaciones pueden incrementarse a niveles
de incluir informacin adicional e importante, tal como:
5.- Instrucciones de etiquetado.
6.- Instrucciones de empaque.
7.- Instrucciones de embarque.
8.- Diagramas de detalles tales como:
8.1.- Ubicacin de bordados, estampados, aplicaciones
8.2.- Detalle y grficos para la ubicacin y colocacin de
partes y/o accesorios adicionales como: Half Moon Patch,
Collar Twill Tape, botn de repuesto y otros mas.

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ESPECIFICACIONES

9.- Detalles de construccin de la prenda; incluyendo


procedimiento de cmo se debe medir la prenda, usando
en algunos casos llamadas de Zoom (ampliacin de
detalle de imagen)
10.- Diagrama de detalle para telas listadas; mostrando
claramente la secuencia en el diseo por tejer ( Pattern
desing )

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La informacin precisa y detallada va en funcin del
grado de dificultad de confeccin de la prenda; y por lo
general, de la importancia de la marca dentro del
mercado; es decir de la Etiqueta que lleva. As por
ejemplo, un Polo Box standard contara con una hoja de
especificaciones que contenga la informacin de los
puntos del 1 al 4. Sin embargo, el mismo Polo; pero con
una Etiqueta importante contara con los detalles
requeridos hasta el punto 10.

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ESPECIFICACIONES
La importancia de la Hoja de Especificaciones como
herramienta de trabajo es vital. Tenemos que entender
que nuestros clientes del exterior se pueden encontrar a
10,000 kilmetros de distancia: Pertenecen a otra cultura,
hablan otro idioma, tienen otras costumbres y
generalmente corresponden a pases de mayor
desarrollo tecnolgico que el nuestro. Por esto, el vinculo
operacional que tenemos entre quien demanda el
producto y quien o fabrica es la Hoja de Especificaciones
(Ficha Tcnica). Es aqu donde radica su principal
importancia. Nos sirven para traducir las necesidades
del comprador, sin la perdida de tiempo en preguntas que
van-y-vienen.

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ESPECIFICACIONES
Las Hojas de Especificaciones varan de pas en pas; y
de cliente en cliente. Por ejemplo, en Chile la llaman
Ficha Tcnica y la mayor importancia que le dan a esta
Ficha Tcnica es el diseo. Las medidas finales las
aprueban en el proto y muchas veces no envan sus
propias medidas. Esperan que el proveedor / fabricante
proporcione las medidas de la talla bsica, para luego
solicitar el escalado hacia arriba y hacia abajo. Mas aun,
solicitan que el prototipo sea fabricado en uno de los
colores que poseen en su coleccin. Normalmente, no
aceptan el concepto de recibir el proto en color
disponible.

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Contrastando con lo anterior, la mayora de clientes de
USA aceptan recibir el proto en tela ( lo mas parecido a
la demandada) y color disponible; con la finalidad de
hacer su primera prueba de fitting segn las medidas
proporcionadas por ellos en sus Specs. Sheet. Los
clientes de USA & CANADA si tienen su propio
desarrollo de medidas y exigen que estas sean
cumplidas al detalle, con toda rigurosidad.
Objetivo de la interpretacin: El objetivo de la Hoja de
Especificaciones debe ser:
Proporcionar la informacin necesaria y suficiente
para fabricar la prenda demandada por el cliente; en
el menor tiempo posible, con la mayor exactitud
y el mejor esmero

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Por lo tanto, la interpretacin debe estar fuera de dudas y
cuestionamientos. Debe ser ejecutada tcnica y
profesionalmente por el analista. Muchas veces el cliente
ni siquiera nos conoce; mas aun, no ha tenido ninguna
experiencia con nuestra empresa anteriormente. Por lo
tanto, NO DEBEMOS personalizar sus requerimientos.
La solicitud es en general y muy probablemente tambin
esta siendo solicitada a otros proveedores del mismo
pas o proveedores de cualquier otra parte del mundo.
Esto nos obliga a tener que poner un gran cuidado en la
interpretacin y cumplimiento de todos los detalles y
medidas requeridas.

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El grado de complejidad y detalle de la Hoja de
Especificaciones tambin vara dependiendo del tipo de
prenda. Las prendas de tejido de punto tienen un nivel y
las de tejido plano tienen otro.
AREAS QUE INTERVIENEN:
En la elaboracin de las Hojas de Especificaciones
intervienen el rea Comercial, el rea de Ingeniera de
Producto y el rea de Diseo y Patronaje.

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ESPECIFICACIONES
Las Hojas de Especificaciones generadas por clientes del
exterior son hojas que cuentan con mayor detalle de
informacin que aquellas elaboradas para el mercado
local. Sin embargo, esto debera mejorarse y los
fabricantes de mercado local deben implementar el
mismo grado de detalle para sus Hojas de
Especificaciones.

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EL APORTE DE CADA AREA:
El rea Comercial es responsable de generar la solicitud
del producto basado en la demanda del mercado.
Comercial esta ntimamente ligada a los clientes y a las
necesidades que ellos experimentan. Adicionalmente en
muchos casos ellos son lo Creadores de la Necesidad
al lanzar ciertas tendencias que luego se convierten en
moda y van a cubrirla en forma masiva con la produccin
de aquellos productos

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El rea de Ingeniera de Producto es la responsable de
convertir la necesidad del rea Comercial en un estilo que
sea viable. Que sea capaz de ser producido. Un producto
que sea industrialmente manejable. Interviene en detalles
tcnicos y de ingeniera tales como tipo de tela,
estndares de confeccin, viabilidad del proceso
productivo para el producto requerido. Factibilidad de
obtener los avios y accesorios (etiquetas especiales,
estampados, bordados, aplicaciones y otros) para ser
utilizados en la terminacin del producto seleccionado.

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El rea de Diseo y Patronaje es la responsable de
verificar las medidas de acuerdo a las tallas del mercado
de destino y tipo de usuario del producto. As tenemos
que los patrones para Norteamrica pueden ser
diferente de los patrones Europeos; y estos a su vez, son
diferente de los Sudamericanos; los cuales son muy
diferente a los Orientales. Por lo tanto, las empresas que
manejan marcas internacionales son muy cuidadosas de
verificar y respetar las medidas de cada uno de los
productos, para cada uno de los mercados de destino

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INTERACCION ENTRE LAS AREAS:
Dentro de rea Comercial existe la divisin de Servicios
al Cliente. Hoy en da, Servicios al Cliente ha tomado una
gran importancia considerando los tiempos y cantidad de
informacin que se maneja dentro de las empresas. Por
lo tanto, la interaccin entre Servicios al Cliente e
Ingeniera de Producto debe ser extremadamente
estrecha. El primero maneja las demandas y conoce al
cliente; mientras que el segundo solamente recibe una
Hoja de Especificaciones fra, llena de informacin pero
interactiva.

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Es ah donde Servicios al Cliente debe intervenir como
una Bisagra entre el cliente y la produccin. Servicios
al Cliente resulta ser una suerte de Traductor Cultural.
As mismo, la interaccin que debe existir entre el rea
Comercial y el rea de Ingeniera de Producto tiene que
ser muy fluida y constante. Esto con la finalidad de
mejorar costos del producto con las recomendaciones
que Ingeniera pueda proponer a los productos
demandados por los clientes. Tenemos que tener claro
que no todos los clientes conocen a la perfeccin

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la Ingeniera del Producto; y por lo tanto, muchas veces
solicitan prendas cuyas operaciones pueden ser
mejoradas en tiempos y por esto en reduccin de costos,
que finalmente beneficia a todos. Los precios de las
prendas se pueden ver afectados dramticamente
cuando los avios, accesorios y otros componentes no son
bien estudiados y simplemente se limitan a ser incluidos
en la cotizacin, tal cual han sido solicitados. Debemos
estudiar el producto y evaluar las alternativas mas
econmicas; si es que las hubiere; con la finalidad de
PROPONER ALTERNATIVAS. Esta es la mejor forma de
fidelizar a los clientes y lograr relaciones comerciales
slidas y de largo plazo

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TERMINOLOGA UTILIZADA EN LAS HOJAS DE
ESPECIFICACIONES:
La terminologa usada en las Hojas de Especificaciones
es muy variada y abreviada. Las razones para el uso de
las abreviaciones es bsicamente los diferentes idiomas
que se utilizan para el mismo producto.
Sin embargo, las abreviaciones vienen del Ingles;
independientemente de donde sea el cliente y en que
pas se haya creado la Hoja de Especificaciones o a que
pas se este realizando el requerimiento de fabricacin de
la prenda.

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El idioma Ingles se caracteriza por ser una lengua de
DESCRIPCIN de los elementos. Por lo tanto, mientras
que en Espaol tenemos el termino SIZA; en Ingles se
llama por su descripcin, es decir: ARMHOLE, que
quiere decir Agujero (cavidad) para el brazo . Esta
situacin se presenta en muchos otros trminos de uso
diario. Al ser DESCRIPTIVO el uso del termino, la
dinmica en la interpretacin de las Hojas de
Especificaciones seria mucho mas lenta y difcil para el
promedio de los usuarios. Prcticamente seria necesario
tener que hablar Ingles para su correcta interpretacin.

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De esta manera; usando las abreviaciones; se esta
creando un idioma tcnico universal para las
confecciones; el cual, puede ser usado y comprendido
por todo el mundo sin tener en cuenta el origen del
idioma que habla aquel que realizo la hoja de
especificaciones aquel que la esta interpretando en el
momento.
Adicionalmente, las personas responsables de la
preparacin de las Hojas de Especificaciones son
extranjeros en un gran porcentaje, razn por la cual el
uso de las abreviaciones toma mayor importancia.

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Comentario: Evidentemente, lo anteriormente expuesto
es considerando una Hoja de Especificaciones que se
origina en el pas A para ser usada en el pas B.
Ahora las preguntas que surgen son:
Que trminos se deben usar cuando la hoja de
especificaciones es solamente de uso domestico ?
Es necesario hacer uso de los trminos internacionales y
abreviados ? . . .
Puede esto beneficiarnos en algo, o todo lo contrario ?

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Las respuestas son sencillas:
1.- Si estamos hablando de una Hoja de Especificaciones
exclusivamente para el mercado local, esta hoja puede
ser solamente emitida en espaol. Sin embargo, en un
pas como Per donde cada da se intenta exportar mas;
y por lo tanto, va teniendo mayor contacto con mas
pases, la Hoja de Especificaciones debera ser emitida
en espaol e ingles.
2.- Definitivamente se deben usar las abreviaciones y los
trminos internacionales en las Hojas de
Especificaciones para uso local. Es una manera de ir
incrementando y difundiendo el uso de estos trminos a
todos y cada uno de los integrantes de la cadena
productiva.

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3.- Definitivamente s nos puede beneficiar al hacer que
el personal del rea Comercial, Desarrollo de
Producto, Diseo y Patronaje de la empresa se
familiaricen con el uso cotidiano de estas normas de
confeccin. En el caso de las empresas de mercado
local nicamente, el uso de una Hoja de
Especificaciones realizada con los estndares
internacionales le genera una ventaja diferencial
frente al resto de las empresas.

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ESPECIFICACIONES
La Hoja de Especificaciones completa y
detallada es la mejor herramienta para el
buen logro del producto. Sea que el uso
de la Hoja de Especificaciones va ser
nicamente interno (empresa industrial)
o que va ser para el uso de talleres y
proveedores externos (tercerizacion)
siempre ser beneficioso para las partes.

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LOGRANDO ESTANDARES:
Entendemos que la GLOBALIZACIN es un hecho.
Tambin todos entendemos que este hecho es
irreversible. Por lo tanto, cada da ser mas demandante.
Dentro de este concepto no se escapar la Industria de la
Confeccin (Apparel Business ) de todo el mundo.
Tambin todos conocemos que uno de los elementos
mas demandantes dentro de la Globalizacin es la
cantidad de informacin recibida y solicitada en la misma
unidad de tiempo. Por lo tanto, lograr Estndares de
informacin es una forma de agilizar y optimizar el tiempo
que dedicamos al proceso productivo.

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ESPECIFICACIONES
Todos somos concientes que cuanto mas clara, fluida,
precisa y oportuna sea la informacin lograremos menor
perdida de tiempo para las tares productivas,
mejoraremos nuestra productividad y alcanzaremos
mejores Estndares Internacionales para permanecer
efectiva y eficientemente dentro de la Globalizacin.
Jos Luis Peroni
Consultor