La presentacin grfica de sistemas es

una forma ampliamente utilizada como

herramienta de anlisis, ya que permite
identificar aspectos relevantes de una
manera rpida y simple.
El diagrama de flujo representa la
forma ms tradicional para especificar
los detalles algortmicos de un proceso

Un diagrama de flujo es una

representacin grfica de los pasos
que seguimos para realizar un proceso;
partiendo de una entrada, y despus
de realizar una serie de acciones,
llegamos a una salida.

Cada paso se apoya en el anterior y

sirve de sustento al siguiente

Es una representacin grfica de las

secuencias de un proceso, presenta
informacin clara, ordenada y
concisa.

Permite visualizar las frecuencias y

relaciones entre las etapas
indicadas.

Se pueden detectar problemas,

desconexiones, pasos de escaso
valor aadido etc.

Compara y contrasta el flujo actual del

proceso contra el flujo ideal, para
identificar oportunidades de mejora.

Identifica los lugares y posiciones

donde los datos adicionales pueden ser
recopilados e investigados.

Ayuda a entender el proceso completo.

Permite comprender de forma rpida y

amena los procesos.

No es indispensable usar un tipo especial de

smbolos para crear un diagrama de flujo,
pero existen algunos ampliamente utilizados.
Comienzo o final de proceso: en su
interior situamos materiales, informacin
o acciones para comenzar el proceso o
para mostrar el resultado en el final del
mismo.

Conexin con otros procesos:

Nombramos un proceso
independiente que en algn
momento aparece relacionado con el
proceso principal.

Actividad: Tarea o actividad

llevada a cabo durante el
proceso. Puede tener muchas
entradas, pero solo una salida

Informacin de apoyo:
Situamos en su interior la
informacin necesaria para
alimentar una actividad
( datos para realizarla )

Decisin/ Bifurcacin:
Indicamos puntos en que se
toman decisiones: s o no,
abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o
flechas: Muestran direccin y
sentido del flujo del proceso,
conectando los smbolos.

Documento: Se utiliza este

smbolo para hacer referencia a
la generacin o consulta de un
documento especfico en un
punto del proceso.
Envo de datos: Enva
datos a la impresora

Muestra de datos: muestra

datos en el Display

Dentro de los
smbolos
fundamentales para
la creacin de
diagramas de flujo,
los smbolos
grficos son
utilizados
especficamente
para operaciones
aritmticas y
relaciones
condicionales. La
siguiente es una
lista de los smbolos
ms comnmente
utilizados:

Sumar

Menos

Multiplicacin

Divisin

Mas o menos

Equivalente a

>

Mayor que

<

Menor que

Mayor o igual que

Menor o igual que

o <>

Diferente de

Si

No

True

False

Para realizar el diagrama de flujo, debemos seguir

una serie de pasos:

a- Determinar el marco y los lmites del

proceso
b- Determinar los pasos del proceso
Realizaremos una lista con las
actividades principales, entradas,
salidas y decisiones.
c- Dibujar el diagrama de flujo
d- Comprobar el diagrama de flujo
e- Plantilla

De acuerdo al estndar ISO, los smbolos e

incluso las flechas deben tener ciertas
caractersticas para ser considerados
sintcticamente correctos.

Los Diagramas de flujo deben escribirse de

arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.
Los smbolos se unen con lneas, las cuales
tienen en la punta una flecha que indica la
direccin que fluye la informacin procesos, se
deben de utilizar solamente lneas de flujo
horizontal o verticales (nunca diagonales).

Se debe evitar el cruce de lneas, si se quisiera

separar el flujo del diagrama a un sitio distinto, se
pudiera realizar utilizando conectores. Se debe tener
en cuenta que solo se van a utilizar conectores
cuando sea estrictamente necesario.

No deben quedar lneas de flujo sin conectar

Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser

legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras.

Todos los smbolos pueden tener ms de una lnea de

entrada, a excepcin del smbolo final.

Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener

mas de una lnea de flujo de salida.

Existen tres tipos de Flujogramas o

Diagramas de Flujo :
Diagrama de flujo vertical o Grfico de
anlisis del proceso
Diagrama de flujo horizontal
Diagrama de flujo de bloques

EJEMPL
OS
Diagrama de
flujo que
encuentra la
suma de los
primeros 50
nmeros
naturales :

Diagrama de flujo del impacto sobre las consecuencias,

desglosadas por sexos, de la disminucin del acceso al agua
en Burkina Faso:

Reserva de billete por telfono en orden a procesos de negocio

Diagrama de flujo
de un programa
que escoja un
nmero al azar del
0 al 9 y nos pida
que lo adivinemos

Realizar un flujo grama en forma

grupal de un proceso o procedimiento
simple relacionado con tu proyecto

Entregar con nombres de integrantes

Eldiagrama de Ganttes una popular

herramienta grfica cuyo objetivo es:
Mostrar el tiempo de dedicacin
previsto para diferentes tareas o
actividades a lo largo de un tiempo
total determinado.
A pesar de esto, el diagrama de Gantt
no indica las relaciones existentes
entre actividades.

LA CALENDARIZACIN O PROGRAMACIN ES UNA MANERA DE

ACOTAR EL TIEMPO DE REALIZACIN DE CADA ACTIVIDAD CON
EL OBJETIVO DE:
ORDENAR RACIONALMENTE EL USO DE LOS RECURSOS

DEFINIR MEJOR LAS RESPONSABILIDADES

FAVORECER LA ENTREGA OPORTUNA DE LOS PRODUCTOS O
SERVICIOS
FACILITAR EL CONTROL OPERACIONAL

EL DIAGRAMA O CARTA GANTT ES EL INSTRUMENTO

MS CONOCIDO Y UTILIZADO PARA ESTABLECER UN
CALENDARIO DE OPERACIONES O ACTIVIDADES

Bsicamente el diagrama est

compuesto por un:
Eje vertical donde se establecen las
actividades que constituyen el
trabajo que se va a ejecutar,
y un eje horizontal que muestra en
un calendario la duracin de cada
una de ellas.

ACTIVIDADES
Actividad 1.1
Actividad 1.2

Actividad 1.3
Actividad 1.4
Actividad 2.1
Actividad 2.2
Actividad 2.3
Actividad 3.1
Actividad 3.2
Actividad 3.3
Actividad 3.4
Actividad 3.5

MESES

1 2

4 5

7 8

10 11 12 13 14 15

Muestra grficamente la jerarqua de

autoridades, los roles y las responsabilidades, las
funciones y las relaciones dentro de una
organizacin.

Para un nuevo empleado, el organigrama le

ayudar a entender cmo funcionan las
Dependencias, Entidades y unidades
administrativas

Representacin grfica de la
estructura orgnica de una institucin
o de una de sus reas y debe reflejar
en forma esquemtica la descripcin
de las unidades que la integran, su
respectiva relacin, niveles jerrquicos
y canales formales de comunicacin.

Los principales estratos o niveles

jerrquicos o gerenciales;
Las principales reas orgnicas
(unidades de lnea o asesoramiento);
Lneas de autoridad y comunicacin;
Relacin de autoridad con los
colaboradores (subordinados);
Vas de supervisin;
Centralizacin o desconcentracin.

Existen dos grandes divisiones estas son:

Organigramas por su contenido:
Se subdivide en organigramas
generales:El organigrama general consiste
en presentar la estructura organizacional de
una Dependencia o Entidad hasta Direccin
General o equivalente.
Es aquel que se limita nicamente a las
unidades de mayor importancia.

El organigrama especfico: consiste en

presentar la estructura organizacional de
una unidad administrativa hasta jefatura de
departamento o equivalente.

Analticos: se emplea para mostrar una

parte de la estructura organizacional en
forma ms detallada

Estructurales:
Son aquellos que tienen por objeto la
presentacin grfica de la estructura
administrativa (unidades administrativas)
de una institucin, as como de las
relaciones de jerarquas o dependencias.

Funcionales : Son llamados tambin

organigramas de funciones, y tiene por
objeto indicar en el cuerpo de la grfica, las
unidades prioritarias que componen la
unidad o Dependencia, sus relaciones y sus
principales funciones o funciones vitales
que debern desempear cada una de ellas

Integracin de puestos, plazas y

unidades.
Sealan, dentro del marco de cada unidad
administrativa, los diferentes puestos
establecidos para la ejecucin de las
funciones asignadas, el nmero de plazas
existentes o requeridas, o tambin llamadas
por algunos autores como el nmero de
plazas ocupadas, vacantes y en su caso las
que se cubren por honorarios

Organigramas por su presentacin:

Se subdividen en verticales: En este tipo
de organigrama, la ramificacin de los
rganos se representa de arriba hacia abajo,
colocando al titular en el nivel superior, en
tanto que las dems jerarquas de la
organizacin, se ubican en renglones

Las lneas que representan las relaciones

entre las unidades, se disponen verticalmente.

Horizontales, Representan las unidades

ramificadas de izquierda a derecha,
colocando el rgano superior al extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se
ubican en columnas y las relaciones entre
las unidades se representan por
lneas dispuestas horizontales.

Mixtos: Se representa la estructura de una

organizacin utilizando combinaciones
verticales y horizontales, con el objeto de
superar las limitaciones que la utilizacin de
un solo tipo trae consigo.

De bloque: Son una variante de los

organigramas verticales y tienen la
particularidad de representar un mayor
nmero de unidades en espacios
ms reducidos, permitiendo as la aparicin
en el grfico de los rganos
ubicados en los ltimos niveles.

Circulares.
Son los organigramas que encierran la ms
alta autoridad en el centro de la globalidad
de la grfica, y sus relaciones parten del
centro hacia fuera ,de igual forma sus
unidades, es decir, los diferentes niveles
forman crculos concntricos a la ms alta
jerarqua.

Los datos que se han de reunir estn en funcin

directa de las reas que se desea representar, as
como del contenido especfico del organigrama.
Determinando lo anterior, se realizar el acopio
de la informacin correspondiente a:
Los rganos que integran dicha(s) rea(s);
El nivel jerrquico que ocupan en la estructura
orgnica;
Las relaciones que guardan entre ellos;
La naturaleza de estas relaciones;
Las funciones que realizan y, en su caso,
Los puestos y el nmero de plazas que los
integran.

Los elementos grficos que se utilizan para

representar a las unidades que componen la
estructura orgnica, as como las relaciones
existentes entre ellos, son:
Figuras para representar los rganos;
Lneas de conexin para indicar las relaciones
existentes entre ellos, y
El elemento grfico esencial en el diseo del
organigrama son las lneas de conexin, ya que
representan las relaciones entre los rganos y la
naturaleza de stas.

Manuales
Son documentos detallados, que
contienen en forma ordenada y
sistemtica, informacin acerca de la
organizacin, de la empresa y pueden
ser realizados con diferentes objetivos

de polticas,
departamentales
de bienvenida,
de organizacin
de procedimientos
de contenido mltiple
de tcnicas
de puestos de trabajo

Uniforman y controlan el cumplimiento

de funciones.
Delimitan las actividades,
responsabilidad y funciones.
Aumentan la eficiencia de los
empleados.
Son una fuente de informacin, pues
muestran la organizacin de la empresa.

Ayudan a la coordinacin y evitan la

duplicidad y las fugas de
responsabilidad.

Son una base para el mejoramiento de

sistemas.

Reduce costos al incrementar la

eficiencia.

Es un instrumento que se usa para

jerarquizar problemas de acuerdo a los
siguientes elementos o mbitos:
MAGNITUD: INDICA FRECUENCIA O
IMPORTANCIA
TRASCENDENCIA: IMPACTO QUE EL
PROBLEMA PRODUCE.
VULNERABILIDAD: LA POSIBILIDAD DE
MODIFICAR EL PROBLEMA PARA
DISMINUIRLO O ELIMINARLO

Clasificacin de los problemas

Estructurales
Organizacionales
Asistenciales
Mixtos

Asistenciales
Calidad

tcnico-profesional.

Calidad

de servicio.

Calidad

de Procesos.

reas de problemas
Organizacionales
Coordinacin y Comunicacin insuficiente
Tiempo

de espera para consulta especialidades

Tiempos de espera para ingreso a Hospitalizacin

Tiempo de respuesta por llamado ambulancia

Ejemplos

1. El 50% de los pacientes en control cumplen con su medicacin

2. El 50% de los pacientes atendidos son de Isapre

3. El 15% de los pacientes que solicitan una consulta mdica no

acuden a ella
4.El 60% del personal clnico cumple la norma de lavado de manos.

Matriz Decisional

Instrumento que permite jerarquizar los problemas en

funcin de los siguientes criterios:

Pacientes afectados.
Riesgo.
Costo.
Influencia externa.

Matriz Decisional
1.

Pacientes afectados:

+++ Todos los pacientes.

++

A un nmero muy importante de pacientes.

A un nmero pequeo de pacientes.

Prcticamente a ningn paciente.

Matriz Decisional

2.

Riesgo.-

+++
los

++

Gran riesgo, el problema es muy grave para

pacientes.
Riesgo moderado, pero sigue siendo un

problema grave.

Riesgo pequeo.

Riesgo prcticamente nulo.

Matriz Decisional
3.

Costo de la solucin

+++ No representa ningn costo o el costo queda

neutralizado porque

evita gastos que antes se

producan.

++ Representa algn costo que lo asume el servicio

Representa un costo importante que debe ser

asumido por el

hospital, sin un presupuesto

adicional.

Representa un costo tan importante que necesita un

programa especial a nivel nacional.

Matriz Decisional

4.

Influencia externa.-

+++ La solucin solo depende del servicio.

++

La solucin depende del servicio y del

Depende del servicio, hospital y

hospital.

ministerio de

salud.

Depende de una planificacin de salud educativa

y social a nivel de gobierno.

Matriz Decisional

N de
pacientes
afectados

Riesgo que
comporta el
problema

Costo
diferencial
del problema

Influencia

++

+++

++

++

++

++

+++

+++

+++

+++

+++

+++

+++

++

Problema

externa

Total

Anlisis de Problemas
Una de las herramientas metodolgicas
de calidad mas tiles para el
anlisis de problemas es

Diagrama de Ishikawa
( espina de pescado )
Anlisis Causa- Efecto.

Diagrama de Ishikawa
Espina de Pescado
Representacin grfica de las causas potenciales que podran
estar provocando un problema.

Permite identificar y ordenar en un diagrama la lista de

posibles causas o factores que pueden afectar el
resultado esperado para analizar y buscar soluciones
adecuadas

Diagrama de Ishikawa
Espina de Pescado
Categora de Causas

Personas : cultura del servicio y clima laboral.

Cliente Externo :

pacientes o familiares

Organizacin : estructura organizacional, normas y

procedimientos que regulan su funcionamiento.
( planificacin y ejecucin )

Procesos : coordinacin, comunicacin.

Infraestructura : accesibilidad, equipamiento.

Diagrama de Ishikawa
Espina de Pescado
Causas
Procesos

Infraestructura

Otras

Problema
o
Efecto

Organizacin

Pacientes y
familiares

Causas

Personas

Procesos

Pacientes
Personas
Falta
atencin

de

comunicacin

> Das
estada
Ayuno
prolongado

Poca
motivacin
personal

coordinacin
Incumplimiento

Reclamos

Falta
radilogo

Presin
asistencial

Capacitacin
insuficiente

Personas

Infraestructura

Problemas

Se cae el
sistema

tiempos de respuesta
Los pacientes
hospitalizados
sufren demoras
en la realizacin
de ex. radiolgicos

Falta de normas
y procedimientos

Falta de
equipos

Planificacin
Ejecucin
Organizacin

de

Diagrama de Ishikawa
Siempre debemos analizar cada una de las causas y
comprobar que realmente son causas del problema
estudiado y no una consecuencia o la solucin al
problema.

MAPA DE HIPOTESIS

Diagrama de Ishikawa

No da respuesta a una determinada pregunta, ni tampoco

soluciona el problema.

Su utilidad es aportar una lista de posibles causas que el

equipo siente pueden estar provocando el problema.
Estas causas posteriormente se deben medir.

Considerado un excelente medio para que el equipo

pueda entender fcilmente un problema complejo..

El objetivo es identificar y concentrarse

en los problemas de mayor frecuencia y
concentrar los esfuerzos en ellos porque
los recursos y el tiempo son limitados
para la toma de decisiones efectiva.

Esta herramienta permitir medir y

analizar los datos para apoyar la toma
de decisiones

1.Seleccione el evento que desea

analizar, por ejemplo: cirugas por
mdico, procedencia de los pacientes,
cantidad de medicamentos, costos de
inventario, etc.
2. Verifique que tiene la informacin de
la frecuencia en que se presenta ese
evento: por servicio, mes, prestador de
servicios, producto, captulo del gasto,
etc.

3. En una hoja simple o electrnica (Excel) anote las

categoras y frecuencia de cada una
4. Ordene de mayor a menor las categoras por su
frecuencia.
5. Calcule el porcentaje que representa cada una
respecto al total.
6. En la cuarta columna calcule el porcentaje acumulado.
7. Elabore un histograma con base en las frecuencias
sobre el eje vertical izquierdo (X1).
8. Agregue una lnea de frecuencias acumuladas sobre el
eje vertical derecho (X2).
9. Analice la informacin.

Matriz FODA
Que significa FODA?
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades,
Amenazas.
Es un ejercicio que se recomienda lleven a
cabo todas las organizaciones ya que nos
ayuda a saber en que estado se encuentra y
que factores externos la afectan.

Fortalezas
Experiencia de los recursos humanos
Procesos tcnicos y administrativos para
alcanzar los objetivos de la organizacin
Grandes recursos financieros
Caractersticas especiales del producto que
se oferta
Cualidades del servicio que se considera de
alto nivel

Capital de trabajo mal utilizado

Deficientes habilidades gerenciales
Segmento del mercado contrado
Problemas con la calidad
Falta de capacitacin

Mercado mal atendido

Necesidad del producto
Fuerte poder adquisitivo
Regulacin a favor del proveedor
nacional

Amenazas
Competencia muy agresiva
Cambios en la legislacin
Tendencias desfavorables en el
mercado
Acuerdos internacionales