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ISTAGEO

Formation Microsoft Office

Excel 2007

Prparer Par : Yassine Tazouti


ISTAGEO

Sommaire du cours
Vue d'ensemble : Une prsentation concrte
Leon 1 : Ce qui a chang et pourquoi
Leon 2 : Excel dans la pratique
Leon 3 : Un nouveau format de fichier

Les deux premires leons comprennent une liste de


tches suggres, ainsi qu'un test rapide.

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Vue d'ensemble : Une prsentation concrte


Excel 2007 a un nouveau look ! Vous y
retrouverez les feuilles de calcul
auxquelles vous tes habitu,
quelques changements prs.
En particulier, les menus et boutons de
la partie suprieure de la fentre ont
t remplacs par le ruban.
Ce cours vous montre comment
utiliser le ruban et souligne les autres
modifications dans Excel qui vous
aideront faire de meilleures feuilles
de calcul, plus vite.
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Objectifs du cours
Comprendre la nouvelle interface d'Excel.
Trouver les commandes les plus communes sur le ruban :
Couper, Copier, Coller, Insrer des lignes dans la
feuille, Insrer des colonnes dans la feuille et Somme.
Enregistrer vos classeurs dans les nouveaux formats de
fichiers Excel.

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Leon 1
Ce qui a chang et pourquoi

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Ce qui a chang et pourquoi


Oui, beaucoup de
choses ont chang
dans Excel 2007. Ces
changements sont
particulirement
visibles dans la partie
suprieure de la
fentre.

Les commandes dont vous avez besoin sont maintenant


plus particulirement visibles et accessibles dans un
centre de commande appel le ruban.

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Et ils en valent la
peine !

Que contient le ruban ?


Le ruban se compose
d'onglets, de groupes
et de commandes.

Les onglets Les onglets reprsentant les tches principales


que vous effectuez dans Excel. Ils sont au nombre de sept,
aligns le long de la partie suprieure de la fentre Excel.
Les groupes Les groupes, affichs sous les onglets, sont des
ensembles de commandes connexes.
Les commandes Une commande est un bouton, un menu ou
une zone o vous entrez des informations.
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Que contient le ruban ?


Comment se mettre
au travail sur le
ruban ?
Commenons au
commencement.

Les principales commandes d'Excel sont regroupes


sous le premier onglet, l'onglet Accueil.

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Que contient le ruban ?


Les groupes
rassemblent toutes les
commandes dont vous
tes susceptibles
d'avoir besoin pour un
certain type de tche.

Tout au long de votre tche, les groupes restent


l'cran, immdiatement accessibles ; les commandes ne
sont plus masques dans les menus.
la place, les commandes vitales sont visibles audessus de votre espace de travail.

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Davantage de commandes, uniquement quand vous en avez besoin


Les commandes du
ruban sont celles que
vous utilisez le plus.

Au lieu d'afficher chaque commande tout le temps, Excel 2007


affiche certaines commandes uniquement lorsque vous en avez
besoin, en rponse l'action que vous faites.
Par consquent, ne vous inquitez pas si toutes les
commandes dont vous avez besoin en permanence
n'apparaissent pas systmatiquement. Commencez votre
tche, les commandes dont vous avez besoin seront alors
disponibles.
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Des options supplmentaires, si vous en avez besoin


Parfois, une flche
appele Lanceur de
bote de dialogue,
apparat dans le coin
infrieur droit d'un
groupe.
Cela signifie que des
options supplmentaires
sont disponibles pour le
groupe.
Cliquez sur le lanceur de bote de dialogue , et vous
verrez une bote de dialogue ou un volet Office. L'image
en montre un exemple :
Sous l'onglet Accueil, cliquez sur la flche
dans le
groupe Police.
La bote de dialogue Format de cellule s'ouvre, avec
l'option exposant et d'autres, associes aux polices.
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Ajouter des commandes la barre d'outils


Utilisez-vous souvent
des commandes qui ne
sont pas aussi
facilement accessibles
que vous le
souhaiteriez ?
Vous pouvez facilement
les ajouter la barre
d'outils Accs rapide.
Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Lisez l'animation pour apprendre ajouter, puis


supprimer, un bouton dans la barre d'outils Accs
rapide.

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Ajouter des commandes la barre d'outils


Utilisez-vous souvent
des commandes qui ne
sont pas aussi
facilement accessibles
que vous le
souhaiteriez ?
Vous pouvez facilement
les ajouter la barre
d'outils Accs rapide.
La barre d'outils Accs rapide se trouve au-dessus du
ruban lorsque vous dmarrez Excel 2007 pour la
premire fois. L, les commandes sont toujours visibles
et accessibles.

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Que sont devenus mes raccourcis clavier prfrs ?


Si vous utilisez
davantage le clavier
que la souris, il devrait
vous intresser de
savoir que le ruban
propose de nouveaux
raccourcis.

Cette modification engendre deux avantages


considrables par rapport aux versions prcdentes
d'Excel :
Chaque bouton est associ un raccourci dans le
ruban.
Des raccourcis qui ncessitent souvent moins de
touches.
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Que sont devenus mes raccourcis clavier prfrs ?


Les nouveaux
raccourcis ont
galement un
nouveau nom : les
touches
acclratrices.
Appuyez sur ALT pour
faire apparatre les
touches
acclratrices.
Voici par exemple comment utiliser des touches
acclratrices pour centrer du texte :
Appuyez sur ALT pour faire apparatre les touches
acclratrices.
Appuyez sur L pour slectionner l'onglet Accueil.
Appuyez sur A, puis sur C pour centrer le texte slectionn.

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Que sont devenus mes raccourcis clavier prfrs ?


Qu'est-il advenu des anciens raccourcis clavier ?
Les anciens raccourcis clavier associs la touche CTRL sont
encore actifs et vous pouvez les utiliser comme vous l'avez toujours
fait.
Par exemple, CTRL+C permet toujours de copier des lments dans
le Presse-papiers et CTRL+V permet toujours de coller des lments
partir du Presse-papiers.

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Nouvel affichage
Le ruban est loin
d'tre la seule
nouveaut
d'Excel 2007.
Le mode Mise en
page en est une
autre.

Si vous avez dj utilis le mode Page de Microsoft


Office Word, vous serez ravi de voir Excel dot
d'avantages similaires.

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Nouvel affichage
Pour voir le nouvel
affichage, cliquez sur
Mise en page de la
barre d'outils
Affichage
.

Voici ce que vous dcouvrirez dans la feuille de calcul :


En-ttes des colonnes.
En-ttes des lignes.
Rgles de marge.

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Nouvel affichage
En mode Mise en page,
la page est borde de
marges en haut, en bas
et sur les cts de la
feuille de calcul, et un
peu d'espace bleu entre
les feuilles de calcul.
Des rgles sur les bords
suprieur et latraux
vous aident ajuster les
marges.
Autres avantages du nouveau mode d'affichage :
Vous n'avez pas besoin d'utiliser le mode Aperu avant
impression pour rechercher les problmes avant l'impression.
Il est plus facile que jamais d'ajouter des en-ttes et des
pieds de page.
Vous pouvez afficher diffrentes feuilles de calcul dans
diffrentes vues.
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Utiliser diffrentes rsolutions d'cran


Tout ce qui a t dcrit
jusqu' prsent
s'applique si votre cran
est rgl en haute
rsolution et que la
fentre Excel est
agrandie.
Si tel n'est pas le cas, les
choses se prsentent
diffremment.
Quand et comment les choses se prsentent-elles
diffremment ?
basse rsolution. Si votre cran est dfini en basse
rsolution, par exemple 800 x 600 pixels, quelques
groupes du ruban n'afficheront que le nom du groupe,
mais pas les commandes du groupe.

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Utiliser diffrentes rsolutions d'cran


Tout ce qui a t dcrit
jusqu' prsent
s'applique si votre cran
est rgl en haute
rsolution et que la
fentre Excel est
agrandie.
Si tel n'est pas le cas, les
choses se prsentent
diffremment.
Quand et comment les choses se prsentent-elles
diffremment ?
Lorsque la fentre Excel n'est pas agrandie.
Certains groupes afficheront uniquement le nom du
groupe.
Avec les Tablet PC. Sur les PC dots des crans les
plus petits, le ruban s'adapte pour afficher des
versions rduites des onglets et des groupes.
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Exercices pratiques
1. Entrer du texte.
2. Rgler la largeur de la colonne.
3. Changer de vue du document.
4. Afficher ou masquer l'espace vide.
5. Ajouter un bouton la barre d'outils Accs rapide.

Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis)

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Test 1, question 1
Vous pouvez personnaliser Excel 2007 en ajoutant des
commandes la barre d'outils Accs rapide. (une rponse
possible)
1. Vrai.
2. Faux.

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Test 1, question 1 : Rponse


Vrai.

Vous pouvez ajouter les commandes auxquelles vous souhaitez pouvoir


accder rapidement dans la barre d'outils Accs rapide.

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Test 1, question 2
Certaines commandes apparaissent uniquement lorsque
vous en avez besoin. (une rponse possible)
1. Vrai.
2. Faux.

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Test 1, question 2 : Rponse


Vrai.

Au terme de la premire tape ou de la deuxime, vous verrez s'afficher


un nouvel onglet, avec toutes les commandes dont vous avez besoin.
Insrez, par exemple, un graphique ou un en-tte et un pied de page et
d'autres commandes apparatront.

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Leon 2
Excel en pratique

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Excel en pratique
La premire leon
vous a permis de vous
familiariser avec la
nouvelle interface
d'Excel 2007.
Il est temps prsent
de passer la
pratique.
Supposons que vous ayez une demi-heure avant votre
prochaine runion pour rviser et corriger une feuille de
calcul que vous avez cre dans une version
prcdente d'Excel.
Pouvez-vous faire les choses lmentaires que vous
devez faire dans Excel 2007, en 30 minutes ? Cette
leon va vous montrer comment vous y prendre.
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Ouvrir un fichier
Commenons par le
commencement. Vous
voulez ouvrir un
classeur existant, cr
dans une version
prcdente d'Excel.

Effectuez les actions suivantes :


Cliquez sur le bouton Microsoft Office

Cliquez sur Ouvrir, puis slectionnez le classeur voulu.


Notez galement que vous pouvez cliquer sur Options
Excel, en bas du menu pour dfinir les options du
programme.
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Insrer une colonne


Vous voulez prsent
ajouter une colonne
votre feuille de calcul
pour identifier des
catgories de produit.
Vous voulez l'insrer
entre deux colonnes
de donnes
existantes.
Animation : cliquez avec le bouton droit, puis cliquez sur Lire.

Lisez l'animation pour dcouvrir le processus d'insertion


d'une colonne dans la feuille de calcul.

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Insrer une colonne


Vous voulez prsent
ajouter une colonne
votre feuille de calcul
pour identifier des
catgories de produit.
Elle devra s'insrer entre
deux colonnes de
donnes existantes,
Quantit et
Fournisseur.
Votre feuille de calcul contient des lignes de produits
commands auprs de divers fournisseurs et vous
voulez que votre nouvelle colonne identifie les diffrents
produits, par exemple les produits laitiers, les crales,
les fruits et lgumes, etc.

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Insrer une colonne


Suivez la procdure suivante pour la colonne entre les colonnes Quantit
et Fournisseur :
1. Cliquez dans la colonne Fournisseur. Ensuite, sous l'onglet
Accueil , dans le groupe Cellules, cliquez sur la flche sur
Insrer.
2. Dans le menu qui apparat, cliquez sur Insrer des colonnes
dans la feuille. Une nouvelle colonne vide est insre, et vous
entrez les nouvelles donnes dans la colonne.
3. Si vous devez ajuster la largeur de la colonne afin de l'adapter aux
donnes, cliquez sur la flche en regard de Format dans le
groupe Cellules, puis dans la liste qui s'affiche, cliquez sur
Ajuster la largeur de colonne.

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Mettre en forme et modifier des donnes


Vous mettez en forme
et modifiez les
donnes l'aide de
commandes
rassembles dans des
groupes sous l'onglet
Accueil.

Par exemple, les titres de colonnes apparaissent plus


clairement lorsqu'ils sont indiqus en gras.
Pour ce faire, slectionnez la ligne qui contient les titres,
puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Police,
cliquez sur Gras.

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Mettre en forme et modifier des donnes


Tandis que les titres
sont encore
slectionns, vous
dcidez de changer
leur couleur et leur
taille, pour les faire
ressortir encore plus.

Dans le groupe Police, cliquez sur la flche Couleur de


police. Vous dcouvrirez un choix de couleurs encore
plus important.
Vous pouvez galement tester diffrentes couleurs pour
le titre en pointant sur la couleur de votre choix et en
attendant le rsultat.
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Mettre en forme et modifier des donnes


Vous pouvez utiliser le groupe Police pour dfinir galement d'autres
options de mise en forme et de modification.

Pour augmenter la taille de la police, cliquez sur Augmenter la


taille de police .
Lorsque les titres sont slectionns, vous pouvez les centrer dans
les cellules. Dans le groupe Alignement, cliquez sur Centrer .
Enfin, vous dcidez de passer une commande supplmentaire de
Louisiana Fiery Hot Pepper Sauce. Slectionnez le nom du
produit, puis dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur
Copier . Ensuite, dans la ligne du bas, et nouveau dans le
groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller .

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Entrer une formule


Avant de rendre votre
rapport, vous devez
additionner les chiffres
de la colonne
Quantit.
C'est facile. Cliquez
sur le bouton Somme
.
Placez le curseur dans la dernire cellule de la colonne
Quantit, puis cliquez sur le bouton Somme sous
l'onglet Accueil (dans le groupe dition).
Appuyez sur ENTRE pour afficher le rsultat de la
formule.

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Ajouter des en-ttes et des pieds de page


Comme touche finale,
vous dcidez d'ajouter
des en-ttes et des
pieds de page la
feuille de calcul.
Cela permettra
chacun d'y voir plus
clair sur la nature de
ces donnes.
Voici la procdure suivre :
1. Passez en mode Mise en page. Vous pouvez cliquer
sur l'onglet Affichage, puis cliquez sur Mode
d'affichage Mise en page dans le groupe
Affichages classeur. Vous pouvez aussi cliquer sur
le bouton du milieu sur la barre d'outils Affichage au
bas de la fentre.
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Ajouter des en-ttes et des pieds de page


Comme touche finale,
vous dcidez d'ajouter
des en-ttes et des
pieds de page la
feuille de calcul.
Cela permettra
chacun d'y voir plus
clair sur la nature de
ces donnes.
Voici la procdure suivre :
2. Cliquez dans la zone, en haut de la page, qui indique
Cliquez ici pour ajouter un en-tte.
3. Ds que vous avez cliqu dans cette zone, les Outils
des en-ttes et pieds de page et l'onglet Cration
s'affichent dans le ruban.
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Imprimer
Il est temps d'imprimer
le rapport.
En mode Mise en
page, vous pouvez
effectuer des rglages
et observer les
modifications l'cran
avant de lancer
l'impression.
Procdure d'utilisation du mode Mise en page :
1. Cliquez sur l'onglet Mise en page.
2. Dans le groupe Mise en page, cliquez sur Orientation,
puis slectionnez Portrait ou Paysage. En mode Mise
en page, vous verrez l'orientation changer et comment
les donnes sont reprsentes dans les deux situations.
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Imprimer
Il est temps d'imprimer
le rapport.
En mode Mise en
page, vous pouvez
effectuer des rglages
et observer les
modifications l'cran
avant de lancer
l'impression.
Procdure d'utilisation du mode Mise en page :
3. Toujours dans le groupe Mise en page, cliquez sur
Taille pour choisir le format du papier. Vous
constaterez le rsultat de vos choix mesure que
vous les ferez. (Ce que vous voyez est ce que vous
imprimez.)
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La fentre Nouveau classeur


La fentre Nouveau
classeur constitue
l'endroit rv pour
dmarrer dans Excel.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Microsoft Office


,
puis cliquez sur Nouveau, la fentre Nouveau classeur
s'ouvre.
En haut de la fentre, vous pouvez slectionner soit un
nouveau classeur vide, soit un modle.

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Exercices pratiques
1. Insrer une colonne.
2. Utiliser Somme automatique.
3. Ajouter un en-tte et un pied de page.
4. Apporter quelques touches finales.
5. Explorer des options d'impression.

Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis)

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Test 2, question 1
Pour insrer une nouvelle colonne, vous utilisez les
commandes du groupe Cellules, sous l'onglet Accueil. (une
rponse possible)
1. Vrai.
2. Faux.

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Test 2, question 1 : Rponse


Vrai.

Cliquez ensuite sur la flche en regard de Insrer, puis cliquez sur


Insrer des colonnes dans la feuille.

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Test 2, question 2
O se trouve le bouton sur lequel vous cliquez pour trouver
les commandes d'ouverture et de fermeture de vos fichiers ?
(une rponse possible)
1. Sous le premier onglet.
2. Dans le coin suprieur gauche de la fentre.
3. Sous le ruban.

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Test 2, question 2 : Rponse


Dans le coin suprieur gauche de la fentre.

Cliquez sur le bouton Microsoft Office tout en rondeur dans le coin


suprieur gauche.

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Test 2, question 3
En mode Mise en page, vous voulez ajouter un en-tte dans
votre feuille de calcul, mais vous ne voyez pas les
commandes ncessaires. Pour accder aux commandes,
vous devez cliquer dans la zone qui indique Cliquez ici pour
ajouter un en-tte . (une rponse possible)
1. Vrai.
2. Faux.

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Test 2, question 3 : Rponse


Vrai.

Ds que vous avez cliqu dans cette zone, les Outils des en-ttes et
pieds de page et l'onglet Cration apparaissent sur le ruban. Ils
contiennent les commandes qui vous permettent de travailler avec les
en-ttes et les pieds de page.

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Leon 3
Nouveau format de fichier

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Nouveau format de fichier


Excel propose un nouveau
format de fichier.
Vous pouvez toujours
ouvrir et modifier dans
Excel 2007 des classeurs
crs dans des versions
antrieures et partager
vos fichiers avec des
personnes qui ne
disposent pas encore
d'Excel 2007.

Le nouveau format de fichier, c'est une scurit


renforce pour vos fichiers, des risques rduits
d'altration de vos fichiers, des fichiers moins
volumineux, et d'autres avantages.

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Utilisation de fichiers des versions prcdentes


Dans Excel 2007,
vous pouvez ouvrir
des fichiers crs
dans les versions
entre Excel 95 et
Excel 2003.

Comment faire si vous tes la premire personne parmi


vos collgues passer Excel 2007 ? Comment faire
pour partager vos fichiers avec les services qui ne sont
pas encore quips d'Excel 2007 ?
Pas de panique. Vous pouvez changer et partager vos
fichiers sans problme.
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Utilisation de fichiers des versions prcdentes


Voici comment procder :
Les fichiers conservent leur format d'origine jusqu' ce que vous en
dcidiez autrement.
Excel enregistrera un fichier ancien dans son format d'origine, sauf
spcification contraire de votre part. Par exemple, si un fichier a t
cr dans Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au format 2003 par
dfaut.
Les nouvelles fonctionnalits vous avertissent si vous enregistrez un fichier
dans un format ancien.
Lorsque vous enregistrez un fichier dans un format d'une version
prcdente, et que les fonctionnalits 2007 que vous avez employes
ne sont pas compatibles avec une version antrieure, un vrificateur
de compatibilit vous en avertit.

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Utilisation de fichiers des versions prcdentes


Voici comment procder :
Il est toujours possible de commencer par copier les fichiers dans le format
le plus rcent.
Il suffit d'indiquer Excel que vous voulez un classeur Excel (*.xlsx).
Cette copie du fichier contiendra toutes les fonctionnalits Excel 2007.
Vous pouvez partager des documents entre versions diffrentes l'aide
d'un convertisseur.
Vos collgues quips d'Excel 2000 2003 peuvent ouvrir les fichiers
2007 en tlchargeant et en utilisant un convertisseur.

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Avantages du nouveau format


Le nouveau format est
synonyme
d'amlioration pour
Excel.

Voici les principaux avantages :


Nouvelles fonctionnalits
Des fichiers plus srs
Des risques d'altration rduits

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Avantages du nouveau format


Le nouveau format est
synonyme
d'amlioration pour
Excel.

Voici les principaux avantages :


Taille de fichier rduite
Des donnes plus utiles

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Nouveaux formats de fichier, nouvelles options l'enregistrement


Lorsque vous
enregistrez un fichier
dans Excel 2007, vous
pouvez choisir parmi
plusieurs types de
fichier.

Classeur Excel (*.xlsx). Utilisez ce type si le fichier ne contient aucune macro ou


code VBA.
Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm). Utilisez ce type si le
fichier contient des macros ou du code VBA.
Modle Excel (*.xltx). Utilisez ce type si vous avez besoin d'un modle.

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Nouveaux formats de fichier, nouvelles options l'enregistrement


Lorsque vous
enregistrez un fichier
dans Excel 2007, vous
pouvez choisir parmi
plusieurs types de
fichier.

Modle Microsoft Office Excel prenant en charge les macros (*.xltm). Utilisez
ce type si vous avez besoin d'un modle et que le classeur contient des macros
ou du code VBA.
Classeur binaire Excel (*.xlsb). Utilisez avec un classeur exceptionnellement
volumineux.

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Nouveaux formats de fichier, nouvelles options l'enregistrement


Lorsque vous
enregistrez un fichier
dans Excel 2007, vous
pouvez choisir parmi
plusieurs types de
fichier.

Classeur Excel 97 - Excel 2003 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager
votre fichier avec quelqu'un ne disposant que d'une version antrieure d'Excel.
Classeur Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls). Utilisez lorsque vous devez partager
votre fichier avec quelqu'un utilisant Microsoft Excel 5.0.

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Test 3, question 1
Si vous enregistrez un fichier cr dans une version
antrieure d'Excel en tant que fichier Excel 2007, celui-ci peut
utiliser toutes les nouvelles fonctionnalits Excel. (une
rponse possible)
1. Vrai.
2. Faux.

Test 3, question 1 : Rponse


Vrai.

Test 3, question 2
Pourquoi le format de fichier Excel 2007 a-t-il t chang en
XML ? (une rponse possible)

1. De nouvelles fonctionnalits ont pu tre ajoutes dans Excel.


2. Les fichiers sont plus srs.
3. Moins de risque d'altration des fichiers.
4. Taille de fichier rduite.
5. Toutes les rponses ci-dessus.

Test 3, question 2 : Rponse


Toutes les rponses ci-dessus.

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Test 3, question 3
Vous recevez un fichier Excel 2003, que vous ouvrez dans
Excel 2007. Lorsque vous avez termin de l'utiliser dans 2007,
le fichier sera automatiquement enregistr au format Excel
2007, sauf si vous modifiez l'option. (une rponse possible)
1. Vrai.
2. Faux.

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Test 3, question 3 : Rponse


Faux.

Si le fichier est au format Excel 2003, Excel 2007 l'enregistre au


format 2003, sauf si vous choisissez un autre format.

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Aide-mmoire
Pour un rsum des tches dcrites dans ce cours,
consultez l'aide-mmoire.

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