MANAJEMEN UNIT KERJA RM

,
MENJAGA MUTU RM DAN
STATISTIK RS
Oleh :
Warsi Maryati, A.Md.RMIK., S.KM

MANAJEMEN UNIT KERJA RM

• Lingkup Pembahasan :
• Penerapan Prinsip Ergonomi dalam
Mendesain Sarana Prasarana dan Ruang
Kerja Rekam Medis
• Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga
Kerja Rekam Medis
• Perhitungan Jumlah Sarana dan Prasaran
Rekam Medis

Penerapan Prinsip Ergonomi dalam
Mendesain Sarana Prasarana dan
Ruang Kerja Rekam Medis
• Desain Tempat Pendaftaran
• Desain Unit Rekam Medis
• Desain Ruang Penyimpanan Dokumen
Rekam Medis
• Desain Sarana Prasarana Rekam Medis
• - Meja, Kursi, Rak, dll

Perhitungan Jumlah Kebutuhan
Tenaga Kerja Rekam Medis
• Perhitungan Jumlah Kebutuhan Tenaga
Kerja Rekam Medis
• Metode :
• FTE (Full Time Equivalent)
• WISN (Work Load Staffing Needs)
• Standar Ketenagaan Minimal
• Rasio SDM Kes dengan jumlah penduduk
• Analisis Beban Kerja Kesehatan

Perhitungan Jumlah Sarana dan
Prasarana Rekam Medis
• Perhitungan jumlah kebutuhan loket
pendaftaran dan ruang rekam medis
• Perhitungan jumlah kebutuhan rak
dokumen rekam medis
• Perhitungan jumlah kebutuhan formulir
rekam medis

Kebutuhan ruang di URM Loket pendaftaran Ruang kerja Ruang penyimpanan RM Ruang tamu SANGAT Ruang rapat PENTG PENTING KURANG PENTING Gudang Dapur Kamar mandi .

Loket Pendaftaran Kebutuhan loket = Jumlah pasien (total) x t Jam kerja loket t = waktu di loket/pasien b. dapur.KEBUTUHAN RUANG a. Ruang Penyimpanan RM  UU atau Ketentuan yg Berlaku (5 th) d. toilet dll . Ruang Kerja Jumlah petugas terbanyak berdasarkan shift (pagi)+peralatan Shift Kerja: Pagi >>> Siang >> Malam > c. Ruang lain-lain: gudang.

= 280 RM/14 jam. Jumlah pasien RI : 9 orang / hari. + TOTAL 68 orang 4. 3. Jumlah pasien RJB : 14 orang / hari.24 loket = 1 loket. Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per 14 jam= (20 RM/jamx14 jam).33’ per 1 RM = 3’/1 RM.00 wib) JAWAB: Lama penyelesaian 1 RM di loket Pasien RJB = 105 “ Pasien RJL = 95 “ + 200”/60’ = 3.KEBUTUHAN LOKET PENDAFTARAN LATIHAN KASUS: 1. 2. Jumlah RM yang dihasilkan 1 loket per jam = 60’/ 3’ / 1 RM = 20 RM/jam. LOKET BUKA . Jumlah pasien RJL : 45 orang / hari.00 wib – 21. Lama loket buka : 14 jam (07. Jumlah loket yang dibutuhkan = 68 pasien/hari x (1 loket) 280 RM/14 jam = 0.

5 m) = 0.7 m2 Space ruangan (60 % x 1.5 m) = 0. Kursi moveable (0. 25 m2 3.LUAS LOKET Diketahui Peralatan yang terdapat di loket. Meja loket (2.4 m x 0. Meja komputer (0.2 m2 2.5 m) = 1.02 m2 Luas loket (1.7 m2 ) = 1.5 m x 0.72 m2  3 m2  60% adalah persentase jarak lalu lalang maupun jarak antara satu alat dengan alat lainnya yang dibutuhkan dalam suatu ruangan.25 m2 + TOTAL 1. . 1.7 m2 + 1.5 m x 0.02 m2) = 2.

Ruang Manajer 2. Filing Kabinet dll . Meja 2. Kursi 3.LUAS RUANG KERJA Identifikasi jenis ruang 1. Ruang staf (jumlah) Identifikasi peralatan yang digunakan 1.

5 m x 0.38 m) = 0.36 m2 f.14 m2 d.4 m x 0.6 m) = 2.6 m) = 0.6 m) = 0.5 m) = 0.6 m) = 0. Filing kabinet (0. 3 buah kursi movable (0.618 m2 + 4.55 m x 0. 1 unit komputer + print + meja (1.48 m2 c.03 m x 0.4 m x 0. 2 buah filing kabinet (0. Ruang Manajer URM. 1 buah mesin tik listrik + meja (0.538 m2) = 1.03 m x 0.0608 m2  4 m2 2.5 m x 0.6 m) = 0.93 m2 b.538 m2 + 1.75 m2 d. 3 buah kursi movable (0.538 m2 space ruangan (60 % x 2.24 m2 c.6 m) = 0. Peralatan yang dibutuhkan di ruang Manajer URM a.6 m) = 0. 1 buah rak terbuka untuk sortir (0. Peralatan yang dibutuhkan di ruang kerja staf: a.508 m2  5 m2 space ruangan (60 % x 5 m2) = 3 m2 luas ruangan kerja (5 m2 + 3 m2) = 8 m2 .5 m) = 0.16 m2 b. Meja 1 biro (1. 1 unit komputer + meja (1.5228 m2) = 4.5228 m2 luas ruang kerja (2.75 m2 e.38 m x 0.2 m x 0. 3 buah meja ½ biro (1. Ruang Staf URM. LUAS RUANG KERJA 1.618 m2 + 2.6 m x 0.

Ukuran RM 2.LUAS RUANG PENYIMPANAN RM Kebutuhan rak filing RM 1. Jenis statis atau moveable=roll-o-pact 3. Jumlah RM  periode tertentu Luas ruangan . Ukuran rak  daya tampung RM 4.

terdiri dari: • 3 sub rak ke samping @100 cm 1 • 7 sub rak ke atas-bawah 2 3 4 Kapasitas 1 unit ROP  tebal 1 RM +0.1 unit ROP 1 unit ROP.5cm 5 3 2 = {7 x (100/ 0.200 RM 1 6 7 .5)} x 3 = 4.

KEBUTUHAN RAK PENYIMPANAN (5 TH) Jumlah RM dalam jangka waktu 5 tahun Daya tampung RM  rak filing .

1  maka dalam 5 tahun butuh  6 unit ROP .595/4. 2.595 RM/5 tahun.550 + 45 orang) = 25. KEBUTUHAN ROP 1 unit ROP kapasitas 4. JUMLAH RM DALAM 5 TAHUN “RS A” = {(TAHUN x jumlah HARI setahun x pasien RJB) + pasien RJL} = {(5 tahun x 365 hari x 14 orang) + 45 orang} = (25.200=6.200 RM  25.CONTOH KASUS 1.

KEBUTUHAN LUAS RUANG PENYIMPANAN • Tergantung jenis Rak penyimpanan yang digunakan (ROP atau rak statis) Langkah-langkah: 1. lalu tambahkan dengan lebar gang yang diperlukan (mis: 60-90 cm) 4. Hitung kebutuhan jumlah rak 2. Total kebutuhan luas ruang ditambah 60% . Hitung kebutuhan luas setiap 1 unit rak 3. Hasil perhitungan luas 1 unit rak x jumlah unit rak yang diperlukan.

CONTOH • Kebutuhan 6 unit ROP • Luas 1 unit ROP = 3 x 100cm x 37 cm = 1.4+4.4= 11.4) = 7.4 m2 + 60% (7.8 m2= 7.1 m2) + 0.1 m2 • Luas 6 unit ROP = (6 x 1.4 m2 • Kebutuhan luas 6 unit ROP = 7.84 m2  12 m2 .

TOPIK TERBARU • Perhitungan Jumlah Kebutuhan Rak Dokumen Rekam Medis Inaktif • Perhitungan Jumlah Kebutuhan Loket Pendaftaran • Perhitungan Jumlah Kebutuhan Formulir Rekam Medis • Mendesain Rak Dokumen Rekam Medis .

MENJAGA MUTU REKAM MEDIS • Lingkup Pembahasan : • Analisis Kuantitatif Dokumen Rekam Medis • Analisis Kualitatif Dokumen Rekam Medis • Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis • Akreditasi Rumah Sakit dan Puskesmas .

Analisis Kuantitatif Dokumen Rekam Medis • Identifikasi • Pelaporan • Autentifikasi • Pencatatan .

2. Identifikasi Pasien 1. Bila ada lembaran yang tanpa identitas harus di review untuk menentukan milik siapa lembaran tersebut. Dalam hal ini secara Concurrent Analysis lebih baik sebab lebih cepat mengetahui identitasnya daripada Retrospective Analysis. Nama & No. Minimal setiap lembar berkas mempunyai Nama dan No.Rekam Medis pasien.KOMPONEN 1.RM .

Adanya semua laporan/ Catatan yang penting (Review of Necessary Report) Contoh: Lembar Riwayat pasien. anestesi. Ringkasan Penyakit. Observasi klinik. !!! Sebuah laporan tidak ditemukan karena memang tindakan tidak dilakukan. Penting ada tanggal dan jam pencatatan.KOMPONEN 2. sebab ada kaitannya dengan peraturan pengisian. Contoh: Laporan operasi. maka hal ini tidak dianggap sebagai suatu defisiensi . Hasil PA. Lembaran tertentu kadang kala ada tergantung kasus pasien. Catatan Perkembangan. Pemeriksaan Fisik.

Cap/ stempel . Review Autentikasi 1. dan inisial yang dapat diidentifikasi dalam Rekam Medis.. KOMPONEN 3. 2. Bila ditulis oleh dokter jaga atau mahasiswa: !! maka ada tanda tangan sipenulis di tambah countersign oleh supervisor “telah direview dan dilaksanakan atas instruksi dari ……… atau telah diperiksa oleh ……………. Nama. tt/ paraf dan gelar . atau kode seseorang untuk komputerisasi. Perawat ) 3. Tanda tangan. Ada titel/ gelar profesional (Dokter.

• penggunaan singkatan dan istilah baku 24 .KOMPONEN 4. • setiap coretan disertai dengan paraf. Review Pencatatan Cara pengisian: • Tidak ada penghapusan.

Review cara/ praktek pencatatan f. Review kelengkapan dan kekonsistensian diagnosa b. Review adanya informed consent yg seharusnya ada e. Review kekonsistensian pencatatan diagnosa c. Review hal-hal yang berpotensi menyebabkan tuntutan ganti rugi .Analisis Kualitatif Dokumen Rekam Medis a. Review pencatatan hal-hal yang dilakukan saat perawatan dan pengobatan d.

Review kelengkapan dan kekonsistensian diagnosa • Diagnosa saat masuk (admitting diagnosis) -> alasan masuk rawat • Diagnosa tambahan (additional diagnosis) • Differensial diagnosis • Preoperative diagnosis • Postoperative diagnosis • Phatological diagnosis  dari hasil PA • Clinical diagnosis (penyebab sakit etiologi/kel fungsi) • Diagnosa akhir ( diagnosa klinis) dan prosedur • Diagnosa utama (principal diagnosis) • Diagnosa kedua ( Secondary diagnosis) .a.

• Diagnosa : dari awal s/d akhir harus konsisten • Pencatatan harus mencerminkan perkembangan informasi mengenai kondisi pasien.b.Review Kekonsistensian Pencatatan • Konsistensi merupakan suatu penyesuaian/ kecocokan antara 1 bagian dengan bagian lain dan dengan seluruh bagian. • 3 hal yang harus konsisten: Cat. • Hasil Operasi. • Fasilitas Pelayanan Rawat Jalan harus konsisten untuk berbagai untuk maslah yg sama. catatan obat. instruksi dokter. hasil pemeriksaan PA.perkembangan . hasil pemeriksaan diagnostik lainnya dan Surat Pernyataan Tindakan harus konsisten. Perbedaan yang ada akan melihatkan Rekam Medis yang buruk. .

Pencatatan hal-hal yang dilakukan saat perawatan & pengobatan • Rekam Medis menjelaskan keadaan pasien selama dirawat. c. . pasien telah diberi penjelasan dan petunjuk. Alasan-alasan yang merupakan petunjuk dari setiap keputusan baik untuk melakukan suatu tindakan ataupun tidak melakukan tindakan. pasien dalam keadaan baik. dan harus menyimpan seluruh hasil pemeriksaan dan mencatat tindakan yang telah dilakukan kepada pasien • Contoh: Hasil test Normal. Semua hal di atas harus ada catatan yang melihatkan kondisi tesebut dalam Rekam Medis.

Jika perlu ditambahkan dalam surat pernyataan. .d. Review Pencatatan Informed Consent • Surat Pernyataan dari pasien untuk suatu pengobatan harus digambarkan secara hati-hati • Dokter harus didorong tidak hanya sekedar memenuhi peraturan seperti menjelaskan efek samping obat yang mungkin timbul.

tinta yang dipakai harus tahan lama. Review Praktek Pencatatan  Waktu pencatatan harus ada  Mudah dibaca:   tulisan harus bagus. jelas.e.  Menggunakan Singkatan yang umum: harus dapat dibaca . terus terang  Tidak menulis komentar/ hal-hal yang tidak ada kaitan dengan pengobatan pasien. penulisan dilakukan dengan hati-hati dan lengkap. .

baik oleh pasien maupun oleh pihak ketiga .   Review hal-hal yang berpotensi menyebabkan tuntutan ganti rugi • Rekam Medis harus mempunyai semua catatan mengenai kejadian yang dapat menyebabkan/ berpotensi tuntutan kepada institusi pelayanan kesehatan/ pemberi pelayanan sendiri.f.

Standar Pelayanan Minimal Rekam Medis • Kelengkapan pengisian Rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan • Kelengkapan Informed Concent setelah mendapatkan informasi yang jelas • Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan • Waktu penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap .

Akreditasi • Akreditasi Puskesmas • Akreditasi Rumah Sakit • Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS) • Joint Commision International (JCI) .

TOPIK Terbaru • Akreditasi di Rumah Sakit dan Puskesmas • Standar Operasional Prosedur • Analisis Kualitatif • Standar Pelayanan Minimal .

STATISTIK RS .

Indikator Rawat Jalan • Rerata kunjungan per hari • Rerata kunjungan baru per hari • Rasio kunjungan baru dengan total kunjungan • Persentase pelayanan spesialis • Rasio pasien RJ dengan jumlah penduduk • Rasio kunjungan dengan jumlah perawat .

Indikator Rawat Inap • BOR (Bed Ocupancy Rate) • avLOS (Average Length of Stay) • TOI (Turn Over Interval) • GDR (Gross Death Rate) • NDR (Net Death Rate) • Persentase kematian < 48 jam • Nosokomial Infection Rate • Rasio hari perawatan dengan perawat RI • Rasio pasien rawat inap dengan jumlah penduduk .

Indikator Gawat Darurat • Rerata paseien GD per hari • Rasio kasus bedah di UGD • Rasio kasus non bedah di UGD • Rasio kasus kebidanan di UGD • Rasio kasus GD yang dirujuk .

Indikator Pelayanan ICU/ICCU • Rerata pasien insentif per hari • Rasio pasien rujukan ICU/ICCU • Angka kematian ICU/ICCU .

Indikator Laboratorium • Rerata jumlah pemeriksaan per hari • Persentase pemeriksaan rutin • Persentase pemeriksaan dari luar RS • Persentase pemeriksaan yang tidak ditemui adanya kelainan (diluar rujukan langsung) • Rasio pemakaian bahan pemeriksaan .

Indikator Farmasi • Pesentase resep yang dilayani terhadap resep RS • Persentase item tersedia terhadap item obat dalam formularium .

Indikator Pelayanan OK • Rerata operasi per hari • Persentase operasi darurat • LOS post operasi • LOS pre operasi .

Indikator Radiologi • Rerata pemeriksaan radiologi per hari • Persentase pemeriksaan thorax • Persentase pemeriksaan yang tidak ditemui adanya kelainan (diluar rujukan langsung) • Persentase pemeriksaan dari luar RS • Rasio pemakaian bahan pemeriksaan .

Indikator Rujukan • Persentase pasien dirujuk • Persentase pasien rujukan • Rasio pasien asuransi kesehatan dengan total pasien .

Indikator Perinatologi • Rasio kelahiran hidup <2500 gr dengan jumlah kelahiran • Rasio kelahiran hidup ≥2500 gr dengan jumlah kelahiran • Rasio kelahiran mati dengan jumlah kelahiran • Rasio kematian neonatal dengan jumlah kelahiran • Rasio kematian asphyxia dengan jumlah kematian perinatal • Rasio kematian ISPA dengan jumlah kematian perinatal • Rasio kematian diare dengan jumlah kematian perinatal .

Indikator Kebidanan • Rasio persalinan normal dengan total persalinan • Rasio persalinan dengan komplikasi dengan total persalinan • Rasio sectio caesarea dengan total persalinan • Rasio abortus dengan total persalinan • Rasio perdarahan sebelum persalinan dengan total persalinan • Rasio perdarahan sesudah persalinan dengan total persalinan • Rasio preeklamsia dengan total persalinan • Rasio eklamsia dengan total persalinan .

Indikator Pelayanan Penunjang Non Medis • Ambulance Service • Jumlah pelayanan ambulance • Index cost • Lundry • Rasio jumlah cucian dengan pasien RI • Index cost • Gizi • Persentase penyediaan makanan khusus .

Indikator Evaluasi Mutu Pelayanan • GDR (Gross Death Rate) • NDR (Net Death Rate) • Angka kematian ICU/ICCU • Nosokomial Infection Rate • Post Operation Infection Rate • Post Operation Death Rate • Anestesi Death Rate • Normal Tissue Removal Rate .

Indikator Finansial • Rasio pendapatan RJ/RI • Cost Recovery • Rasio pendapatan farmasi • Rasio pendapatan pelayanan dokter ahli • Rasio pendapatan RO • Rasio pendapatan VIP dengan rawat inap .

Indikator Kepuasan Pelanggan Eksternal • Rasio kunjungan ulang • Rasio kunjungan pasien baru .

TERIMA KASIH .