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2. Elle précise notamment l’enchaînement des différentes étapes de la procédure de clôture en détaillant : • Les outils SAP permettant de réaliser chaque opération. certaines opérations doivent être également réalisées en amont par une population non comptable. IXERP consulting 2 . Ces personnes seront responsables à la fois : • Du bon déroulement de la procédure • De la qualité des données comptables à la suite de la clôture • Du respect des délais de clôture imposés par le calendrier commun. Périmètre du Process de clôture : Cette procédure définit les règles de gestion liées aux opérations de clôture périodiques mensuelles. Pour que la clôture comptable s’effectue correctement. • La périodicité des étapes : quand chaque opération doit être effectuée. Règles de gestion Générales 1. Population Concernées : La procédure de clôture sera effectuée par une équipe dédiée au sein du service comptable. Ces tâches sont également listées dans la procédure.

Enchainement des tâches de clôture Les différentes tâches de clôture doivent suivre un enchaînement précis afin d’assurer la cohérence et l’exactitude : • La clôture des auxiliaires doit être faite avant la clôture des comptes généraux. • La clôture des modules amont doit être faite avant le sous module auxiliaire de FI • Les déversements de gestion sont à effectuer avant la clôture FI et notamment les déversements sur immobilisations. •Schéma récapitulatif : Clôtures des Clôture et déversement Immobilisations des objets de gestion Clôture de la comptabilité Clôture des achats Clôture de comptabilité générale (Module MM) fournisseurs Clôture des ventes (Module SD) Clôture de comptabilité 3 clients IXERP consulting .

Règles de gestion détaillées La procédure de clôture se réalise en 2 étapes : • Opérations de contrôles • Opérations d’écritures Opérations de contrôles Opérations d’écritures IXERP consulting 4 .

proposition de paiement générée ou paiements comptabilisés). La liste extraite permet de statuer sur les cycles non comptabilisés. paramètres saisis. Opérations de contrôles I. La fonction réorganisation permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée et ce quel que soit le statut du cycle (données d’impression et protocole supprimés. proposition de paiement traitée. Synthèse et réorganisation des cycles de paiement Description de l’opération Synthèse des cycles de paiements La fonction synthèse affiche l’ensemble des cycles de paiements effectués ou en cours toujours enregistrés dans SAP. IXERP consulting 5 . Réorganisation des cycles de paiements Cette étape permet de limiter le nombre de cycles SAP conservés en mémoire.

Elle permet d’isoler les cycles non terminés et d’avertir les personnes concernées. proposition de relance traitée. Réorganisation des cycles de relances Cette étape permet de limiter le nombre de cycles conservés par le programme de relance. IXERP consulting 6 . qui permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée et ce quel que soit le statut du cycle (données d’impression et protocole supprimés. paramètres saisis. Opérations de contrôles II. Synthèse et réorganisation des cycles de relances Description de l’opération Synthèse des cycles de relances La synthèse (ensemble des cycles de relance complétés ou en cours) s’affiche via le match code de la zone identification. proposition de relance générée). La maintenance des cycles de relance est faite via la fonction de réorganisation d’un cycle de relance.

L’écart entre les deux totaux est affiché. En outre. On se doit de comparer le solde du compte général avec la somme des valeurs en stock des articles qui le compose. le système détermine le compte de bilan sur lequel sont imputés les mouvements de marchandises. Opérations de contrôles III. Contrôle de cohérence Stock/FI Description de l’opération Ce contrôle a pour but de s'assurer que les écritures de stock sont en cohérence avec le solde des compte de bilan de classe 3. Ce programme est lancé pour tous les articles. IXERP consulting 7 . Il est possible d'afficher les soldes par société ou par compte général. Le système compare le solde du compte général à la valeur en stock et affiche le cas échéant l'écart des deux totaux.

Le contrôle sera effectué pour les applications amont déversant au fil de l’eau entre le solde des comptes imputés et les prés journaux qui accompagnent les transferts. IXERP consulting 8 . Contrôle d’exhaustivité Description de l’opération Le contrôle d'exhaustivité permet de vérifier que toutes les données en provenance des applications auxiliaires SAP ont bien été déversées en comptabilité générale. Opérations de contrôles IV. Le résultat de ce contrôle est un élément du dossier de clôture.

2. La pièce anormale est contre passée dans sa période de comptabilisation (éventuellement rouvrir la période) et est ensuite comptabilisée sur la période correspondant au mois en cours. Journal des pièces : permet de lister les pièces comptabilisées suivant un certain nombre de critères. SD) pour une période donnée par l’interrogation des soldes des comptes concernés. IXERP consulting 9 . Opérations de contrôles IV. Contrôle d’exhaustivité (suite) Trois outils permettent d’effectuer les différents contrôles : 1. En cas d’anomalies : Les anomalies doivent être rectifiées. Permet de vérifier la comptabilisation des écritures de l’ensemble des modules (MM. État des totaux comptabilisés : l’état des totaux comptabilisés fournit les totaux au crédit et au débit par type de pièce. 3. Il doit être rapproché du pré journal pour contrôle de la prise en charge.

IXERP consulting 10 . Opérations de contrôles V. Contrôle des pièces préenregistrées Description opération Ce contrôle a pour but de vérifier la présence de pièces préenregistrées ou périodiques avant la clôture des comptabilités auxiliaires. et de statuer sur les pièces ouvertes en avertissant le responsable de la saisie du statut.

IXERP consulting 11 . VII. Contrôle des pièces de régularisation Description opération Ce contrôle permet de s’assurer de la contre-passation effective des pièces de régularisation en vérifiant leur présence avant la clôture des comptabilités auxiliaires. Opérations de contrôles VI.Contrôle de TVA Description opération Ce contrôle permet de détecter les incohérences ‘compte d’assiette / code TVA’ sur les pièces.

Procédure de clôture sur SAP IXERP consulting 12 .

Les postes non soldés sont des transactions inachevées. Par conséquent. le solde résultant des postes imputés à chacun doit être nul. Lors du rapprochement des postes. Opérations d ’écritures I. Rapprochement automatique des factures non parvenues Description opération Cette opération permet de rapprocher au sein du compte 408xxx les commandes livrées dont la facture a été réceptionnée et enregistrée. IXERP consulting 13 . le système leur octroie un numéro de pièce de rapprochement et une date de rapprochement. Ils ne peuvent être rapprochés que lorsque l'on enregistre un montant de contrepartie identique dans le compte.

III. IXERP consulting 14 . Clôture des comptabilités auxiliaires Description opération La clôture des comptabilités auxiliaires SAP (Clients &Fournisseurs) est effectuée au travers de la gestion de la table des périodes comptables. Il convient de fermer la période en cours pour les comptes auxiliaires (K et D). Opérations d’écritures II. la gestion des comptes bi soldes est effectuée par le programme standard SAP. Clients et Immobilisations). Transfert des créances et dettes Description opération A des fins de présentation de bilan. pour ce qui concerne les comptabilités auxiliaires (Fournisseurs.

Évaluation des comptes banques et des PNS en devises Description opération L'évaluation des comptes en devises concerne les dettes et les créances. Opérations d’écritures IV. L'objet de ce traitement est d'évaluer les pertes et les gains potentiels IXERP consulting 15 . ainsi que les comptes banque en devise OUT.

D manuelle devra être passée au vu d’une analyse du compte « Fournisseurs – Factures non parvenues ». La présentation du compte de charges à payer au bilan doit être faite TTC. TVA sur facture non parvenue Description opération Les charges à payer (marchandises livrées non facturées) sont les dettes potentielles évaluées à l'arrêté des comptes. écriture qui sera contre-passée en début de période suivante. En cas contraire une O. Opérations d’écritures V. Le programme standard SAP ne marche que si toutes les commandes ont un taux de TVA renseignée.Factures Non Parvenues" (livraisons reçues mais non facturées) qui est géré hors taxes dans SAP. On enregistrera donc la TVA sur un compte 44586x "TVA sur factures non parvenues". Elles sont comptabilisées sur un compte d'attente 408xxx "Fournisseurs . 16 . Un code TVA devra être renseigné lors du lancement du programme : ce code avec un taux différent de 0 ne sert qu’à indiquer le compte de TVA impacté.Factures non parvenues". Ce programme permet de réintégrer la TVA à des fin de présentation de bilan pour le compte de charges à payer 408 "Fournisseurs . Elles ont pour vocation irrévocable à se transformer ultérieurement en dettes. Ce compte est soldé à réception de la facture par le crédit du compte 401xxx (compte collectif).

Amortissements Description opération Le programme crée des dossiers batch input destinés à l'enregistrement des différents amortissements. VII. Il convient de fermer les comptes généraux encore ouverts pour la période comptable en cours (Type S). Cette opération ne doit être effectuée qu’après exécution des traitements mensuels.Clôture de comptabilité générale Description opération La clôture de la comptabilité générale SAP est effectuée au travers de la gestion de la table des périodes comptables. Opérations d’écritures VI. Après cette opération la période comptable est réputée close IXERP consulting 17 .

com Conseil Intégration WWW. Contact Votre Ingénieur Commercial IXERP BENSIMON Stéphane TEL : 01 73 04 92 34 GSM : 06 61 79 78 32 Mail : stephane.COM Support Formation IXERP consulting 18 .IXERP.bensimon@ixerp.