You are on page 1of 37

Om Swastyastu

Kelompok 4
• Kadek Adi Mahendra Putra (01)

• Putu Agus Sutawan (04)

• Kadek Eri Eriani (18)

• Kadek Isa Engelita Dewi (21)

• Kadek Kanaya Pratiwi (23)
Formulir-Formulir Dalam
Reservation
Pengertian Front Office

• Front office adalah suatu departemen dalam hotel yang bertugas
melayani tamu secara langsung baik pemesanan kamar, check in-
check out, pengiriman luggage tamu ke kamar dan pemesanan
kamar melalui telephone. Di dalam front office departemen
terdapat reservasion section, reception section, TO, concierge, dan
GRO yang dibawahi oleh Front Office Manager dan Asisten Front
Office manager.
Pengertian Reservation Section

• Bagaian resrvasi di hotel berada pada departemen kantor
depan yang sering disebut sebagai pusat kegiatan
pelayanan di hotel. Reservasi adalah suatu section yang
bertugas dalam menerima dan memproses pesanan
kamar, mengetahui informasi yang berhubungan dengan
fasilitas kamar, harga kamar, informasi umum, dan objek
wisata.
PENGENALAN DAN
CARA PENGISIAN
FORMULIR
A. Penulisan Nama
Tamu
Nama biasa
• Penulisan nama tamu terdiri dari nama depan (first name), nama keluarga
(family name/surname), dan atau tanpa nama depan atau tengah (initial) untuk

memudahkan mencari kembali dan memeriksa dokumen di rak yang disusun

menggunakan alphabet nama keluarga (family name/surname).
• Contoh : Mr. Harry R. Tobing ket : family/surename : Tobing
First name/initial :H
Initial of Middle Name : R
Tittle : Mr.
Mr. Robert Willis ket : family/surename : Willis
First name/initial :R
Initial of Middle Name : -
Tittle : Mr.
Nama yang memiliki nama sisipan (Prefixes)
• Bila nama akhir didahului dengan kata-kata seperti : d.D, Da, de, Des,
Di, Fits, L, La, Le, Mac, Mc, O’, St, Van, Vander, atau Von. Penulisan
tidak bias dipisahkan dari family name/surname, harus disertakan
sebagai nama keluarga.
• Contoh : Miss Lily La Roseket : family/surename : La Rose
First name/initial : Lily
Initial of Middle Name : -
Tittle : Miss
Mr. Effendy E. Candra ket : family/surename : Candra
First name/initial :E
Initial of Middle Name : E
Tittle : Mr.
Simbol Atau Singkatan
Penggunaan symbol atau singkatan diperlukan dalam penulisan.
Singkatan harus dapat dimengerti oleh setiap petugas penerima
pesanan kamar. Contoh :
• Single room (- atau S)
• Twin room (= atau
TWT/T) • Sitting room (SR)
• Cribe (CR)
• Double room (+ atau • Adult (A)

Dbl/D) •

Children
Night
(CLD)
(Nt)

• Triple room (TRP/ TR) •

Extra bed
Suite room
(EB)
(SU/ST)

• Deluxe room (DLX)
• Single room with bath (SWB)
DATES :
• The first of June 2017 (01/06/2017 atau 01-06-2017)
• The second of July 2017 (02/07/2017 atau 02-07-2017)

• The third of August 2017 (03/08/2017 atau 03-08-2017)
• The twentieth of September 2017 (20/09/2017 atau 20-09-2017)
• The twenty first of October 2017 (21/10/2017 atau 21-10-2017)
ACCOUNTS:
• Personal account (P/A)
OTHERS

:
Reservation (RES)

• Company account (C/A) • Airport (APT)

• Travel agent account (T/A) • Hotel (HTL)

• American breakfast (ABF) • Transportation (TRANS)

• Modifyed American plan (MAP) • Make by himself/herself (HIMSELF/HERSELF)

• Full ameican plan (FAP)

• European plan (EP)

• Half board (HB)

• Full board (FB)
JENIS-JENIS FORMULIR RESERVASI
• Reservation Form
Formulir yang berisikan catatan pemesanan kamar tamu yang ditulis
oleh petugas pemesanan. Reservation form adalah sebagai pemandu
dalam mengambil informasi yang diperlukan dari tamu, terutama bila
pemesanan dilakukan dengan telepon sihingga komunikasi dapat
terkontrol dan informasi yang diminta terarah sesuai tujuan. Tujuannya
untuk mengingatkan hal-hal penting, seperti pembayaran, tanggal tiba,
layanan penjemputan, menghindari hilangnya data tamu, sebagai
dokumen yang sewaktu-waktu dapat dibaca/diperiksa, dan
memudahkan proses lebih lanjut.
Reservation Diary (Catatan Harian Pesanan Kamar)

• Reservation diary adalah catatan
pesanan kamar yang diterima
dalam satu hari. Digunakan oleh Informasi yang dapat diperoleh dari reservation diary adalah :

hotel kecil sampai dengan •
Hari dan tanggal tamu tiba
Reservation form no
• Reservation date
menengah. Informasi yang • Pax
• Room type
ditulis pada formulir ini • Rate
• Length of stay

bersumber dari reservation form • Remarks
• Room no

yang telah diterima petugas.
Reservation diary biasanya
today’s expected arrival list.
Reservation Slip (Slip Pemesanan Kamar)
Pada hotel kecil untuk mengontrol pesanan tamu yang diterima dalam
satu hari akan digunakan reservation diary. Pada hotel besar, setelah
pesanan diisi kedalam reservation form akan disalin kembali kedalam slip
pemesanan kamar (slip reservation) yang akan disimpan dengan cara
disusun kedalam rseservation rak dengan cara :

• Disusun berdasarkan jenis tamu : VIP, GROUP, Individual
• Diberi perbedaan warna untuk jenis tamu : VIP warna merah, tamu biasa
warna putih,tamu dari travel agent warna hijau, dan Group warna biru.

• Disusun berdasarkan bulan dan tanggal tamu akan tiba.
• Nama tamu disusun berdasarkan abjad (a-z)
Data informasi yang diperoleh pada
reservation slip :
• Arrival date
• Arrival flight number and time
• Name •

Booked by
Address

• Joiner • Telephone number
• Account
• Departure date • Remarks

• Departure flight number and • Clerk/date

time
• Room types
Today’s Expected Arrival List
• Daftar nama-nama tamu yang diharapkan akan tiba besok.
Dibuat sesuai dengan urutan dan informasi yang ada pada
reservation rack sesuai tanggal kedatangan tamu. Tujuan
pembuatan adalah agar dapat menyiapkan segala
permintaan tamu (special requests), memudahkan
koordinasi antarbagian, dan memeriksa jumlah
pemesanan yang ada.
Reservation Chart
Untuk memeriksa ketersediaan kamar dan juga menghitung jumlah
kamar yang telah dipesan. Penggunaannya dibedakan menjadi 2, yaitu :

• Conventional chart
Digunakan oleh hotel kecil dan menengah dengan jumlah kamar
yang sedikit, memudahkan untuk memeriksa keadaan kamar, no kamar,
dan lokasi kamar. Informasi yang dapat diperoleh adalah bulan dan
tahun rservasi, no kamar, tanggal kedatangan tamu, tanggal
keberangkatan tamu, lama tinggal, nama tamu, type kamar, dan lokasi
kamar.
Conventional Chart
Density chart
• Digunakan oleh hotel besar yang memiliki banyak kamar.bertujuan
untuk menyiapkan informasi tentang jumlah dan jenis pemsanan yang
telah diterima hotel untuk periode tertentu. Oleh karena itu, dengan
mudah dapat diprediksikan tingkat hunian hotel periode mendatang.

• Perbedaan antara density chart dengan convention chart adalah pada
density tidak ada no kamar, lokasi kamar, dan penulisan tidak
menggunakan anak panah sehingga nama tamu tidak bisa diketahui.
Density chart
Surat Konfirmasi (Conrirmation Letter)
Confirmation letter adalah surat
yang dibuat oleh pihak hotel sebagai
balasan atas pesanan yang telah
Informasi yang biasanya disampaikan dalam surat ini adalah :

dilakukan tamu. Surat ini berisi •

Nama tamu
Type kamar yang dipesan

tentang kepastian pesanan kamar •
Harga kamar
Tanggal kedatangan
• Tanggal keberangkatan
yang telah dilakukan. Confirmation • Permintaan khusus tamu
• Kepastian pesanan
letter saat ini banyak dilakukan • Deposit yang diminta

menggunakan email sehingga
keepatan informasi dapat segera
diketahui.
Surat KONFIRMASI
(CONFIRMATION LETTER)
Formulir Reservasi Berkelompok
(Group Reservation Form)

• Formulir ini bentuknya hampir sama dengan form reservation
biasa. Hanya saja diperuntukkan bagi tamu yang datang secara
berkelompok atau group.
Formulir Reservasi Berkelompok
(Group Reservation Form)
Form Penggantian Reservasi
(Change Form/Amendment Form)
• Form ini digunakan ketika ada tamu yang menginginkan
penggantian reservasi, seperti penggantian hari, jenis /jumlah
kamar dll.
Form Penggantian Reservasi
(Change Form/Amendment Form)
Form Pembatalan Reservasi
(Cancellation Form)
• Formulir yang digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan
kamar. Pembatalan yang dimaksud adalah pembatalan yang dilakukan sebelum
tiba waktu kedatangan yang telah disepakati sebelumnya. Lalu pihak hotel akan
memberikan semacam kode atau number pembatalan reservasi kepada tamu
sebagai bukti bahwa telah terjadi pembatalan reservasi.

• Beberapa hotel biasanya telah menetapkan peraturan terkait dengan pembatalan
reservasi kamar, misalnya pengembalian pembayaran akan dipotong 50% jika
dilakukan setelah lewat pukul 18.00 dimalam sebelum hari reservation tiba.
Langkah pembatalan :
• Mengambil form reservasi yang telah terisi
• Menanyakan alas an pembatalan reservasi kepada tamu
• Membantu tamu mengisi form pembatalan (cancellation form)
• Mencoret slip reservasi
• Menghapus data tamu pada table reservasi kamar
Form Pembatalan Reservasi
(Cancellation Form)
Kesimpulan :
• Reservation form adalah petugas penerima pesanan kamar akan memastikan
ketersediaan kamar yang diminta tamu berdasarkan keadaan kamar yang ada di table
pesanan kamar. Kemudian, permintaan tersebut dikonfirmasi kepada tamu bahwa hotel
masih memiliki kamar yang diminta. Setelah ada jawaban pasti dari tamu, petugas
penerima pesanan kamar akan mencatat informasi tamu kedalam reservation form.

• Reservation diary adalah formulir yang digunakan oleh hotel kecil. Selain sebagai
catatan harian tentang jumlah pesanan kamar, formulir ini juga berfungsi sebagai
expected arrival list.
• Reservation slip fungsinya sama dengan rsesrvation diary. Formulir ini
digunakan oleh hotel besar. Reservation yang telah diisi disimpan
kedalam reservation rack yang diurut sesuai dengan bulan, tanggal
kedatangan tamu, dan disusun sesuai jenis tamu dan abjad nama tamu.

• Reservation chart dapat dibagi menjadi 2 jenis, yaitu conventional chart
dan density chart. Tujuan pencatatan pada table ini adalah sebagai
gambaran tentang jumlah pesanan yang diterima. Oleh karena itu, hotel
memperkirakan tingkat hunian kamar periode berikutnya.

• Confirmation letter adalah surat yang dibuat sebagai balasan atau
penegasan atas permintaan tamu bahwa hotel telah menyiapkan kamar
sesuai permintaan dan layanan lainnya.
Seksi Tanya jawab ???
Om Santih Santih Santih Om