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METODOLOGIA

DESARROLLO DE
PROYECTOS

ABRIL DE 2009

CONTENIDO

1. Definición de Proyecto
2. Normas Generales
3. Etapas del proyecto
1. Fundamentación y definición
2. Organización y ejecución
3. Control
4. Culminación y seguimiento

DEFINICION DE PROYECTO

Un proyecto es un proceso único que
consta de un conjunto de actividades
ordenadas, coordinadas y controladas bajo
un plan con fechas de comienzo y
terminación, que se emprenden para lograr
objetivos específicos, dentro de las
restricciones de tiempo, costos y recursos.

dirección y control del desarrollo e implantación integral. se deben priorizar. Es el responsable de la planeación. a cargo de cada Gerente. debe contar con un Director de Proyecto: Es el responsable de los resultados concretos. Todo proyecto antes de su iniciación. Las necesidades estratégicas de la organización (Proyectos). . NORMAS GENERALES La organización debe realizar los cambios y el mejoramiento continuo mediante el trabajo por Proyectos.

. Momento adecuado para el cambio. Porcentaje superior en valor agregado sobre los demás proyectos. NORMAS GENERALES Para establecer el orden de prioridades de los proyectos debe primar los siguientes aspectos. .. en el Plan estratégico y/o Comités. Contar con el clima Organizacional adecuado para el desarrollo del proyecto.. Viabilidad económica acorde con las posibilidades de la Organización. Ventajas competitivas que aporta el Proyecto. antes que las preferencias personales: Orden de necesidades establecidas por la organización.

pero la metodología debe ser uniforme para hablar un mismo idioma en la Organización. ninguna garantiza el éxito.. . dándose tiempo para una apropiada dirección participativa y sin causar estrés y angustia a sus colaboradores y así mismo. desarrollo e implantación de cualquier proyecto de debe aplicar la Metodología de Proyectos definida y vigente en la Organización.. debe establecer cuantos proyectos puede dirigir adecuadamente en PARALELO. . de acuerdo a su carga de trabajo (operación) y complejidad de cada proyecto. NORMAS GENERALES El Gerente. éste se logra con el Director. Pese a que existen muchas metodologías de proyectos. Para la planeación.

ETAPAS DEL PROYECTO FUNDAMENTACIÓN FUNDAMENTACIÓN 1 Y Y DEFINICIÓN DEFINICIÓN 3 CONTROL CONTROL ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN 2 Y Y EJECUCIÓN EJECUCIÓN CULMINACIÓN CULMINACIÓN 4 Y Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO .

1 FUNDAMENTACION Y DEFINICION FUNDAMENTACIÓN FUNDAMENTACIÓN 1 Y Y DEFINICIÓN DEFINICIÓN 3 CONTROL CONTROL ORGANIZACIÓN 2 ORGANIZACIÓN Y Y EJECUCIÓN EJECUCIÓN CULMINACIÓN 4 CULMINACIÓN Y Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO .

2 DEFINICION 1. FUNDAMENTACION Y DEFINICION 1.3 PLANEACION .1 FUNDAMENTACION 1. 1.

.LA FUNDAMENTACION Y DEFINICION COMPRENDE: Análisis de la situación existente y las políticas Identificación de las razones que sustentan llevar a cabo el proyecto Evaluación de la factibilidad Elaboración del plan general.

1.1 1.1 FUNDAMENTACION FUNDAMENTACION DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO DEFINICION DEFINICIONDEL DEL CAMBIO CAMBIO SUSTENTACION SUSTENTACION EVALUACION EVALUACIONDE DE FACTIBILIDAD FACTIBILIDAD EVALUACION Y APROBACION INCIAL .

DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO ES LA DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL O ENUNCIADO DE LA REALIDAD QUE SE VIVE. . ASÍ COMO DE LAS NECESIDADES Y SU SUSTENTACIÓN. ES LA IDENTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS Y SUS CAUSAS. GENERAL ESPECIFICOS Debe ser completo y objetivo La problemática y necesidades deben presentarse en Forma priorizada.

EL DIAGNOSTICO REQUIERE: LEV. necesidades. oportunidades y amenazas de la situación actual . expectativas. DE INFORMACION POLITICAS ANALISIS DE LA SITUACION Detallado Cuidadoso De dónde venimos y por qué Planificado estamos en la situación actual La problemática. causas.

. Permite resolver la problemática o satisfacer las necesidades. Es el resultado del diagnóstico.DEFINICION DEFINICIONDEL DELCAMBIO CAMBIO ES LA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD QUE PERMITE DEFINIR LA ESTRUCTURACION DEL PROYECTO.

SUSTENTACION SUSTENTACION COMPRENDE : BENEFICIOS Son los resultados con alto COSTOS impacto positivo para los diferentes grupos de interés o partes interesadas en la Estimativo de los costos y la realización del proyecto relación con los beneficios .

impuestos. EVALUACION EVALUACIONDE DEFACTIBILIDAD FACTIBILIDAD FACTIBILIDAD TECNICA: Análisis y capacidad tecnológica FACTIBILIDAD ORGANIZACIONAL Características y capacidad de Y ADMINISTRATIVA: proceso Clima organizacional Disponibilidad y costos de insumos Capacidad administrativa Estructura posible del proyecto FACTIBILIDAD ECONOMICA: Análisis de mercado Costos y gastos MARCO LEGAL E INSTITUCIONAL Inversión y financiamiento Constitución Nacional Amortización. capital Leyes Nacionales Retorno de inversión Códigos. normas y reglamentos Valor agregado TRATADOS Y ACUERDOS GESTION AMBIENTAL INTERNACIONALES GESTION DE CALIDAD EVALUACION Y APROBACION INCIAL .

3 PLANEACION .1 FUNDAMENTACION 1. FUNDAMENTACION Y DEFINICION 1. 1.2 DEFINICION 1.

2 DEFINICION OBJETIVOS ALCANCE ESTRATEGIAS ESTRUCTURA DIMENSIONAL ESTRUCTURA FUNCIONAL ROLES . 1.

LO QUE SE DEBE OBTENER CON LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO. OBJETIVOS SON LOS PROPÓSITOS QUE SE ESTABLECEN. GENERAL GENERAL ESPECIFICOS ESPECIFICOS TODO PROYECTO DEBE TENER UN INDICADOR DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS . ES EL LOGRO FINAL HACIA EL CUAL TIENDEN TODOS LOS ESFUERZOS DE UN GRUPO. ORIENTADO POR UN PLAN. PROPICIAN EL COMPROMISO EN TORNO A LO QUE SE QUIERE LOGRAR CON EL PROYECTO PERMITEN CONCENTRAR EN EL BLANCO AL EQUIPO DE TRABAJO Y A LOS CLIENTES DEL PROYECTO. SON PRINCIPIOS QUE SIRVEN DE GUÍA PARA ALCANZAR LA META O MISIÓN DEL PROYECTO.

específicos. CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS: QUE QUE Lo Loque que se sequiere quiere lograr lograr CANTIDAD CANTIDAD Dimensión Dimensiónde delo lo que que se se espera. Se deben definir en consenso y en función de los intereses de la empresa y necesidades del usuario. TIEMPO TIEMPO Limitación Limitación en enel el tiempo tiempodel delresultado resultado Se definen a partir del Diagnóstico. Deben ser comprobables y medibles. ambiciosos pero alcanzables. claros e inequívocos. SIN OBJETIVOS CLAROS NO SE TIENEN BUENOS RESULTADOS NI SE PUEDE ALCANZAR EL ÉXITO . El cumplimiento de cada objetivo debe ser limitado en el tiempo. Deben ser realistas. espera. Deben ser concretos.

INDICA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE SE VAN A OBTENER CON LA REALIZACION DEL PROYECTO Lo que efectivamente comprende el proyecto Lo que excluye el proyecto . ALCANCE EL ALCANCE ES EL MARCO O DELIMITACION DE LOS ASPECTOS QUE CUBRE EL PROYECTO.

GENERAL GENERAL ESPECIFICAS ESPECIFICAS . ESTRATEGIAS LAS ESTRATEGIAS SON DISTINTAS ACCIONES QUE SE ESTABLECEN PARA FACILITAR EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y EL ÉXITO DEL PROYECTO.

ESTRUCTURA DIMENSIONAL ES LA DIVISION O PARTICION DEL PROYECTO. MUESTRA GRAFICAMENTE LAS PARTES QUE CONFORMAN EL PROYECTO Y SU EXTENSION A TRAVES DEL TIEMPO . DE ACUERDO CON LAS CARACTERISTICAS Y TEMAS DEL MISMO. CON EL OBJETO DE FACILITAR SU MANEJO Y ASEGURAR EL EXITO DE SU EJECUCION.

TAREAS TAREAS  Estructura básica de un proyecto CADA PROYECTO O SUBPROYECTO DEBE INCLUIR LA ETAPA DE FUNDAMENTACION Y DEFINICION . ESQUEMA DE LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL SUBPROYECTO PROYECTO SUBMODULO SUBPROYECTO MACRO MACRO . SUBPROYECTO ACTIVIDAD ACTIVIDAD SUBMODULO PROYECTO SUBPROYECTO . PROYECTO SUBPROYECTO . MODULO SUBMODULO SUBMODULO . FASE SUBFASE SUBFASE PROYECTO PROYECTO SUBPROYECTO MODULO SUBMODULO FASE SUBFASE PROYECTO SUBMODULO SUBFASE .

FACTORES QUE DEFINEN LA ESTRUCTURA DIMENSIONAL El alcance La cobertura e impacto en la organización Niveles y cargos que intervienen Complejidad Tecnología Duración Costos EN PROYECTOS ESPECIALES SE DEBE CONTEMPLAR: Manejo del cambio Control del riesgo Seguridad en la información .

ESTRUCTURA FUNCIONAL

ES EL ORGANIGRAMA O REPRESENTACION GRAFICA
DE LOS DISTINTOS ORGANISMOS, LOS CARGOS Y
LOS RESPONSABLES DE ATENDER EL PROYECTO, EN
SUS DISTINTAS ETAPAS.

EL PLAN DEBE TENER UNA ESTRUCTURA FUNCIONAL
GENERAL Y UNA DETALLADA, PARA CADA
SUBPROYECTO, MODULO O FASE QUE LO REQUIERA

ESQUEMA DE DIRECCION Y RESPONSABILIDAD

COMITE
ORGANO
ORGANODE
DEDECISION
DECISION DE DIRECCION
(Asigna
(Asignarecursos,
recursos,plazos,
plazos,costos,
costos,cambios)
cambios)
Y CONTROL
ASESORES,
GRUPOS APOYO
COMITES
RESPONSABLE
RESPONSABLEDEL
DELPROYECTO
PROPULSOR
PROYECTO DIRECTOR
DIRECTOR
PROPULSOROOIMPULSOR
IMPULSOR SOPORTE
SOPORTEYY
ASESORIA
ASESORIA

CONDUCTOR
CONDUCTOR
ADMINISTRADOR
JEFE
JEFE
ADMINISTRADOR

REALIZACION GRUPO
GRUPO
REALIZACIONDEL
DELPROYECTO
PROYECTO
EJECUTOR
EJECUTOR

ASPECTOS CLAVES PARA LA CONFORMACIÓN DE LA
ESTRUCTURA FUNCIONAL

Debe guardar una relación directa con el tamaño y
complejidad de cada proyecto.

Debe garantizar un uso racional de los recursos en cuanto
a calidad y participación (tiempos).

Para garantizar el éxito de los objetivos debe asignarse los
recursos más idóneos disponibles y con el perfil más
apropiado, según las exigencias de proyecto.

ESTRUCTURA FUNCIONAL MODELO TIPO I COMITE COMITEDE DE DIRECCION DIRECCION YYCONTROL CONTROL Jefe Jefede deProyecto Proyecto Grupo Comité ComitéAdtivo GrupoAsesor Asesor Adtivo EQUIPO EQUIPODEDE REALIZACION REALIZACION (ANALISTAS- (ANALISTAS-USUARIOS) USUARIOS) .

ESTRUCTURA FUNCIONAL MODELO TIPO II COMITE COMITE DE DE DIRECCION DIRECCIONYY CONTROL CONTROL DIRECTOR DIRECTOR DEL DEL PROYECTO PROYECTO GRUPO GRUPODE DE APOYO APOYO JEFE JEFE DEL DELPROYECTO PROYECTO SECRETARIA COMITÉ COMITÉ SECRETARIA ADMINISTRATIVO DEL GRUPO GRUPOASESOR ASESOR DELPROYECTO PROYECTO ADMINISTRATIVO ANALISTAS ANALISTASDE DE USUARIOS USUARIOS ANALISTAS SISTEMAS SISTEMAS ANALISTAS .

ESTRUCTURA FUNCIONAL MODELO TIPO III JUNTA JUNTA DE DEAPOYO APOYO YYRESULTADOS RESULTADOS DIRECTOR DIRECTORASESOR ASESOR COMITE COMITE DE DEDIRECCION DIRECCION GRUPO GRUPOASESOR ASESOR YYCONTROL CONTROL JEFE JEFEPROYECTO PROYECTO COMITE COMITE ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO USUARIOS USUARIOS ANALISTAS ANALISTAS ESTRUFUN.PPT .

DIRECTOR DEL PROYECTO AREA USUARIA DIRECTOR DEL PROYECTO AREA TECNICA COMITÉ ADMINISTRATIVO GRUPO DE APOYO INTERNO GRUPO DE APOYO EXTERNO Consultores JEFE DE PROYECTO JEFE DE PROYECTO -AREA USUARIA -AREA TECNICA COMITÉS OPERATIVOS COORDINADOR ANALISTAS ANALISTAS . ESTRUCTURA FUNCIONAL MODELO TIPO IV COMITÉ DE DIRECCION Y CONTROL DIRECTOR ASESOR .

costos. Evaluar periódicamente el desarrollo del proyecto. Estudiar y aprobar los requerimientos de recursos que sean necesarios para el proyecto. Brindar apoyo para que se cumplan los objetivos. respaldando y/o aprobando la utilización de los recursos necesarios. hacer seguimiento y determinar los ajustes que se requieran. las normas y los procedimientos que se requieran implementar en el desarrollo del proyecto. en sus diferentes fases y etapas. ROLES COMITÉ DE DIRECCION Y CONTROL ORGANO DE DECISION . cambios Responder por la dirección y control general del proyecto. plazos. tomando las acciones requeridas para asegurar su éxito. Evaluar y aprobar los planes relacionados con el proyecto. Aprobar las políticas.Asigna recursos. .

Coordinar y/o tramitar la consecución o asignación de los recursos indispensables para garantizar el éxito del Proyecto. recursos y liderar las actividades especiales que se generen en desarrollo del proyecto. los logros alcanzados en la realización del mismo. Una vez concluido el Proyecto. Liderar el comité de Dirección y Control. Coordinar las acciones. informar al Comité de Dirección y Control. definir las pautas y dar la dirección para la planeación y organización del proyecto. Hacer el seguimiento y controlar el cumplimiento del plan general. . Dar la dirección necesaria al grupo del proyecto y ejercer el control sobre el desarrollo de los mismos. DIRECTOR DEL PROYECTO RESPONSABLE DEL PROYECTO .PROPULSOR O IMPULSOR Responder por liderazgo general y los resultados del proyecto Evaluar.

las presentaciones del proyecto que se programen en sus diferentes fases. elaborando informes de avance. Administrar y liderar el proyecto Coordinar y participar en la ejecución de las diferentes actividades contempladas en el plan detallado del proyecto. . Preparar y realizar. Aprobar la documentación que se elabore en cada una de las etapas. JEFE DEL PROYECTO CONDUCTOR – ADMINISTRADOR Responder por la planeación y organización del proyecto. Velar por la correcta utilización de la metodología y normas definidas para el desarrollo de proyectos. Coordinar y controlar la adecuada utilización de los recursos asignados . con su equipo de trabajo. Participar y/o coordinar todo lo relacionado con la documentación que surja del proyecto. Prepara y coordinar las reuniones que se requieran para la buena marcha del proyecto. dirigir y controlar la ejecución de cada fase o actividad (recursos y tiempos) y realizar el seguimiento. Planear.

Elaborar actas de reuniones de trabajo e informes de avance. Desarrollar las demás tareas inherentes al cargo y las que asigne el Jefes del Proyecto . de acuerdo con el plan de trabajo aprobado. Participar en el levantamiento de información. utilizando la metodología de proyectos. el análisis. diseño. GRUPO EJECUTOR REALIZACION DEL PROYECTO Participar en la planeación y organización del proyecto. Participar en la preparación y realización de presentaciones del proyecto. desarrollo e implantación del sistema o las soluciones. Cumplir las actividades y labores que le sean asignadas según el plan de trabajo detallado. Elaborar y presentar la documentación resultante del proyecto. las necesidades organizacionales y los requerimientos de los usuarios.

según el plan establecido. durante las diferentes etapas que le correspondan. el objetivo y el alcance de los temas en los cuales va a participar en el proyecto. Asesorar al equipo de desarrollo del proyecto en los aspectos de su especialidad. . para cumplir adecuadamente las metas y objetivos establecidos para el mismo. Participar en las reuniones que indique el Comité de Dirección y Control. GRUPO ASESOR SOPORTE Y ASESORIA Conocer adecuadamente el enfoque. Dar el apoyo que requiere el Proyecto. el Director o el Jefe del Proyecto.

3 PLANEACION .2 DEFINICION 1.1 FUNDAMENTACION 1. FUNDAMENTACION Y DEFINICION 1. 1.

3 PLANEACION CRONOGRAMA PRESUPUESTO GESTION DE RIESGOS PRESENTACION Y APROBACION . 1.

Mejorar la eficiencia de la ejecución Proveer la base para monitorear y controlar el proyecto TODO PROYECTO DEBE TENER UN INDICADOR DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN . Establecer técnicamente el camino a seguir para lograr los objetivos Reducir o eliminar la incertidumbre. COSTO Y ESPECIFICACIONES) NECESARIOS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS EN EL PROYECTO. LOS RECURSOS Y LOS PARÁMETROS (TIEMPO.LA PLANEACIÓN ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ANALIZAN Y DEFINEN TÉCNICAMENTE LAS ACCIONES. PERMITE: Obtener la mejor compresión de los objetivos.

Determinar la participación de cada persona. Integrar las tareas en un sistema total con un principio y un final PERMITE: Determinar el tiempo de ejecución del proyecto. CRONOGRAMA Establecer los módulos o partes del proyecto Definir el trabajo como tareas independientes. Medir el avance y cumplimiento del plan. para cada modulo PASOS Definir las tareas con nivel de detalle adecuado para la duración y complejidad del proyecto Presentar el orden o secuencia de cada tarea en forma que se pueda comunicar con facilidad a todos los interesados. . Predecir situaciones o eventos especiales.

PRESUPUESTO • Salarios y prestaciones • Gastos Generales • Inversiones – Equipos RUBROS DE – Muebles PRESUPUESTO – Maquinaria – Inmuebles – Vehículos – Otros .

Es un evento o condición incierta que si ocurre. GESTION DE RIESGOS Es la posibilidad de ocurrencia de un hecho incierto que puede afectar adversamente RIESGO los objetivos del proyecto. evitar o transferir el riesgo . tiene un efecto positivo o negativo en al menos un objetivo del proyecto (tiempo. costo. reducir o controlar la GESTION incertidumbre. para minimizar las DE RIESGO consecuencias. alcance. calidad) Es el proceso mediante el cual se puede analizar.

PROCESO DE ADMINISTRACION DEL RIESGO PLANEACION IDENTIFICACION ANALISIS PLANEACION DE RESPUESTA MONITOREO Y CONTROL .

Medición. medios de comunicación) 7. Metodología (Herramientas y fuentes de datos) 2. Seguimiento (Auditorías) . 5. Roles. PLANEACION PROCESO DE DECIDIR CÓMO PLANEAR LAS ACTIVIDADES DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO COMPONENTES DE LA PLANEACION DEL RIESGO 1. Reportes (Formatos. Presupuesto (Costos de la administración del riesgo) 4. Tiempo (Identificar las actividades en el cronograma relacionadas con riesgos). responsabilidades (Líder de cada riesgo) 3. interpretación y tolerancias 6.

Revisión de documentos: Plan del proyecto y supuestos 2. Entrevistas a expertos Identificación de causa raíz (Causa esencial del riesgo) Análisis DOFA . Técnicas de recolección de información: Lluvia de ideas Técnica Delphi. IDENTIFICACION PROCESO PARA DETERMINAR LOS RIESGOS QUE PUEDEN AFECTAR EL PROYECTO Y DOCUMENTAR SUS CARACTERISTICAS TECNICAS PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS 1. Un facilitador usa un cuestionario para solicitar ideas sobre los riesgos más importantes. Las respuestas son enviadas al grupo de expertos para consensar la información.

REGISTRO DEL RIESGO: Lista de Lista de Causa raíz Categorías riesgos respuestas de los de los potenciales riesgos riesgos Técnicos. Técnicas de diagramación: Causa-efecto. desempeño. calidad Organización del proyecto Externos Recurso humano . relación entre variables y salidas. IDENTIFICACION …….TECNICAS PARA IDENTIFICACION DE RIESGOS 3. diagramas de flujo. Listas de chequeo basadas en información histórica. Análisis de supuestos 5. 4.

actividad o Disparador Alcance Duración Costo Calidad (6) (5+6)/2 Categoría (5)=(1+2+3+4) Oportunidad cuencia tarea del riesgo (1) (2) (3) (4) afectada Escala de 1 a 5 MEDIANO ALTO ALTO RIESGO RIESGO MATRIZ DE IMPACTO MEDIANO MEDIO RIESGO PROBABILIDAD Vs. Total impacto de ocurrencia exposición Riesgo / Conse. ANALISIS CUALITATIVO PROCESO QUE MIDE EL IMPACTO RIESGOS Y PROBABILIDAD DE LOS RIESGOS PRIORIZADOS IDENTIFICADOS IDENTIFICACION DEL RIESGO IMPACTO DEL RIESGO Probabilidad Grado de Fase. BAJO IMPACTO BAJO MEDIO ALTO PROBABILIDAD .

Identifica los riesgos que requieren más atención. 2. Determina el costo y las reservas de contingencia en el cronograma. duración y objetivos del proyecto COSTO IMPACTO PROBABILIDAD CATEGORIA RIESGO (Impacto * (En dinero) (%) Probabilidad) Los efectos positivos se restan de la La sumatoria corresponde a la reserva y los efectos negativos se suman RESERVA DE CONTINGENCIA . ANALISIS CUANTITATIVO PROCESO QUE ANALIZA NUMERICAMENTE LA PROBABILIDAD DE CADA RIESGO Y SU CONSECUENCIA EN LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO 1. Identifica metas realistas y alcanzables para costos. 3. Cuantifican la exposición del proyecto sobre los riesgos que tienen mayor prioridad. 4.

8. EVASION. MITIGACION. . Modifica la medida de una oportunidad incrementando el impacto 7. Asegurar de que la estrategia se ponga en marcha. 2. Plan de respuesta. MEJORAMIENTO. 6. PLANEACION DE RESPUESTA PROCESO DE DESARROLLAR OPCIONES Y DETERMINAR ACCIONES PARA MEJORAR OPORTUNIDADES Y REDUCIR AMENAZAS ESTRATEGIAS DE RESPUESTA 1. 5. COMPARTIR CON TERCEROS. ACEPTACION. TRANSFERENCIA. No se cambia el plan del proyecto. Compartir responsabilidades. 3. Cambiar el plan para eliminar el riesgo. Reducir la probabilidad y/o consecuencias de un riesgo. APROVECHAMIENTO. PLAN DE CONTINGENCIA. Direccionar la consecuencia de un riesgo a un tercero 4.

La exposición del riesgo ha cambiado? 4. Las políticas y procedimientos se han seguido? Responsable por cada riesgo debe: ADMINISTRAR EL Medir el impacto si se presenta RIESGO Hacer seguimiento Dar la alarma . Los planes de acción han sido implementados? 2. Las acciones tomadas han sido efectivas? 3. Ha ocurrido un riesgo que no había sido identificado? 5. EJECUTA RESPUESTAS E IDENTIFICA NUEVOS RIESGOS 1. Se ha disparado una alarma? 6. MONITOREO Y CONTROL PROCESO QUE MANTIENE LA PISTA DE LOS RIESGOS IDENTIFICADOS: MONITOREA.

RESUMEN ETAPAS DE LA FUNDAMENTACION DIAGNOSTICO DIAGNOSTICO DEFINICION DEFINICIONDEL DEL CAMBIO CAMBIO 1.2 ESTRATEGIAS FUNDAMENTACION DEFINICION ESTRUCTURA DIMENSIONAL Y Y DEFINICION DEFINICION ESTRUCTURA FUNCIONAL ROLES CRONOGRAMA GENERAL 1.1 FUNDAMENTACION FUNDAMENTACION SUSTENTACIÓN SUSTENTACIÓN EVALUACION EVALUACION DE DEFACTIBILIDAD FACTIBILIDAD APROBACION INICIAL OBJETIVOS 11 ALCANCE FUNDAMENTACION 1.1 1.3 PRESUPUESTO PLANEACION GESTION DE RIESGOS PRESENTACION Y APROBACION .

2 D e f e a c i ó n 1.3 Plan . ENTREGABLES 1 Fundamentación e n t ac i ó n n d a m 1.1 Fu y definición i ni c ió n 1 .

2 ORGANIZACION Y EJECUCION FUNDAMENTACIÓN FUNDAMENTACIÓN 1 Y Y DEFINICIÓN DEFINICIÓN 3 CONTROL ORGANIZACIÓN CONTROL 2 ORGANIZACIÓN Y Y EJECUCIÓN EJECUCIÓN CULMINACIÓN 4 CULMINACIÓN Y Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO .

COSTOS Y CALIDAD . 2. TIEMPO. . CON EL FIN DE LOGRAR LOS OBJETIVOS DEFINIDOS. 2. ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN Y Y EJECUCION EJECUCION CONSISTE EN LA REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Y EJECUCIÓN DE LOS PLANES ESTABLECIDOS Y APROBADOS. DENTRO DE LOS PARÁMETROS DE ALCANCE.

ACTIVIDADES PRINCIPALES ORGANICION Asegurar los recursos necesarios Concretar planes detallados Hacer lanzamiento del proyecto Desarrollar las actividades planeadas Dirigir el equipo de trabajo EJECUCION Reunirse con los miembros del equipo Coordinar los recursos y actividades Resolver los problemas y conflictos que surgan Mantener la motivación y compromiso de los miembros del equipo de trabajo. Cumplir con los entregables establecidos .

REQUISITOS Y CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO EFICIENTE Miembros del equipo competentes Una alta visión de objetivo compartidos Un sentido de identidad del equipo Una estrucutura dirigida por resultados Alto compromiso con el equipo Confianza mutua Interdependencia entre miembros del equipo Comunicación efectiva Un sentido de autonomía .

ENTREGABLES l a d os de l a n es detal 1 P e cu c i ón e j nos 2 Organización o p l a a c i o n es i fi c y ejecución s p e c 2 E o di s e ñ de ci o s s e r vi d u c t o so 3 Pro i d o s l e c estab e n t a c ión D o c u m 4 a p a c i t a- m a s d ec ra 5 Prog t ren a m i e n to y e n ción .

3 CONTROL FUNDAMENTACIÓN FUNDAMENTACIÓN 1 Y Y DEFINICIÓN DEFINICIÓN 3 ORGANIZACIÓN 2 ORGANIZACIÓN CONTROL Y CONTROL Y EJECUCIÓN EJECUCIÓN CULMINACIÓN 4 CULMINACIÓN Y Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO .

(Medición de objetivos) . 3. CONTROL CONTROL CONSISTE EN LA VIGILANCIA. 3. CADA PROYECTO DEBE TENER UN COMITÉ CON SU FICHA Y AGENDA DE REUNIONES. MEDIANTE LA MEDICIÓN DEL AVANCE Y LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS PARA ASEGURAR QUE LAS DESVIACIONES E INCONVENIENTES NO AFECTEN LOS RESULTADOS Y PLANES DEL PROYECTO.

Evaluar y decidir cambios en la asignación o distribución de recursos. . Ajustar la planeación según las necesidades. tomando las acciones correctivas para que el avance coincida con el plan Atender. evaluar y decidir sobre modificaciones o dinamizaciones en los requerimientos y planes. Cambiar o recortar el alcance del proyecto cuando sea necesario.ACTIVIDADES PRINCIPALES Vigilar y medir las desviaciones del plan.

ELEMENTOS A CONTROLAR Objetivos Cronogramas TIE D Alcance Generales DA Diseño Detallados MP LI Características Planes O Resultados CA Satisfacción Eventos Espec. Funcionalidad de los Eficiencia participantes COSTO Presupuesto Gastos Generales Salarios Inversiones .

TO YEC Informes rápidos de avance PRO Informes gerenciales (periódicos) TACTICO Comité de dirección y control RA Informes ejecución presupuestal CTU RU Reuniones de seguimiento con EST el grupo del proyecto OPERATIVO Revisión de planes e informes semanales Reuniones con usuarios Control presupuestal . NIVELES Y MEDIOS DE CONTROL MEDIOS DE CONTROL Plan general ESTRATEGICO Informe de resultados.

oportunos o suficientes Disponibilidad de tiempo de participantes de los proyectos – reuniones demasiado espaciadas Dificultad de ver los detalles que se encuentran ya durante el desarrollo de los proyectos – visión usuario inicial Vs real No autorizar el tiempo suficiente para completarlo.) No contar con los recursos adecuados. etapa de estabilización y seguimiento. Expectativas poco claras del proyecto Desacuerdo entre las partes interesadas Cambio de prioridades de la organización Inconvenientes con permisos.FACTORES QUE PUEDEN AFECTAR UN PROYECTO Falta de patrocinio y compromiso Deficiencias en la planeación (contemplar alistamiento de datos. licencias y autorizaciones. .

ENTREGABLES av a n ce m e s de r 1 Info d os y a mi z a es d i n 3 Control 2 Pl an l i z a d os actua i z a ci ón y di n am cu c i ón 3 Eje p u e s tal presu s te de a j u g i as Es trate 4 .

4 CULMINACION Y SEGUIMIENTO FUNDAMENTACIÓN FUNDAMENTACIÓN 1 Y Y DEFINICIÓN DEFINICIÓN 3 ORGANIZACIÓN CONTROL CONTROL 2 ORGANIZACIÓN Y Y EJECUCIÓN EJECUCIÓN CULMINACIÓN 4 CULMINACIÓN Y Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO .

. 4. CULMINACION CULMINACION Y Y SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO ESTA FASE DEBE ESTAR ENFOCADA HACIA GANAR LA ACEPTACIÓN PARA EL PRODUCTO FINAL Y LLEVAR EL PROYECTO A LA CONCLUSIÓN DE UNA FORMA ORDENADA.4.

para obtener su aprobación final Concluir los registros Documentar los resultados Transferir las responsabilidades .CIERRE DEL PROYECTO Identificar tareas finales que deben conclluirse Liberar al equipo del proyecto y recursos asignados Cerrar y entregar ejecución presupuestal Hacer reunión con los interesados.

CIERRE DEL PROYECTO Emitir los indicadores del proyecto Cumplimiento de objetivos Cumplimiento del plan: Cronograma Presupuesto Definir los indicadores del proceso Reflexionar lecciones aprendidas Elaborar acta de entrega del proyecto e informe final .

SEGUIMIENTO Identificar los puntos críticos Elaborar y desarrollar el plan de seguimiento Establecer planes de reuniones y de evaluación de funcionamiento con los interesados. Establecer responsables y pactar compromisos Realizar los ajustes derivados del seguimiento .

ENTREGABLES r o y e cto d o d el p ón s u l t a fa c c i 1 Re do a s a tis e ra n op 4 Culminación y i ón d el e n tac seguimiento Do cu m 2 d o u l t a res ae e n t r e g t a d e 3 Ac m e f i nal infor i e n to s egu i m l a n d e 4 P .

... RECUERDE. Hacer una evaluación general de resultados del proyecto Reconocer logros y resultados Aprender de las experiencias vividas durante el desarrollo del proyecto. ..

FIN .