Bimbingan Teknis Tata Kelola

Sarpras Sekolah Dasar

DIREKTORAT PEMBINAAN SD
KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

Tim Pengembang Takola SD

• Narasumber:
– Donny Fauzan (Lead Developer)
– Medina Desianti (System Analyst)
– Edwin Juanda (Network & System Administrator)
– Alvino Wicaksana (Database Engineer)
• Asisten:
– Andri Nugraha Kadarusman (Technician)
– Yadi Muhammad Rojab (Programmer)
– Anan Bahrul Khoir (Programmer)
– Kirka Widyani (Technician)

DIREKTORAT PEMBINAAN SD

Overview Takola
Pelaksanaan Tata Kelola Sarana dan Prasarana SD

Takola

Tata Kelola
SPIN
Anggaran SD

Takola Golden
Record Data
Tata Kelola SD
Pemenuhan
Sarpras SD Reformasi
Manajemen
Pengelolaan

DIREKTORAT PEMBINAAN SD

Target
Golden Record

• Data berkualitas, lengkap, akurat dan mutakhir

Paperless & By System

• Memangkas birokrasi, meningkatkan efisiensi administrasi, mempermudah pengawasan dan
pemeriksaan.

Tepat Sasaran

• Seluruh sekolah yang membutuhkan bantuan sarpras dapat memperoleh bantuan.

Transparan dan Akuntabel

• Mengurangi penyimpangan, bebas pungli, dan dapat dipertanggungjawabkan

Kemudahan Pengelolaan

• Sekolah penerima bantuan mendapatkan kemudahan dalam administrasi penerimaan, pengelolaan
dan pelaporan bantuan karena semua sudah “by system”.

Pengawasan Masyarakat

• Data dihubungkan dengan Aplikasi Jaga KPK agar masyarakat dapat memantau

DIREKTORAT PEMBINAAN SD

Tata Kelola Perencanaan Verifikasi Seleksi Penyaluran Pelaksanaan • Sumber Data • Langsung ke • Validasi Kualitas • Pencetakan dan Pelaporan Pokok: Dapodik lapangan Data dan Foto MOU • Pembangunan • Shortlisting • Bekerjasama • Nominasi • Pencetakan • Pelaporan progres • Pagu Anggaran SMK • Cross check SPTJM periodic • Teknologi • Laporan akhir • Sinkronisasi dgn DAK • Pencetakan SK • BAST dgn Daerah Mobile Android • Seleksi • Lampiran SPM • Monitoring • Foto dan Data • All by system DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Data Kerusakan Petugas ke SD Progres Takola Tingkat/Lantai.Bisnis Proses Teknologi Informasi Takola Manajemen Informasi Takola Verifikasi Mobile Validasi Data Verifikasi • Pemilihan SD • Registrasi • Koneksi dgn akun • Pemeriksaan Sasaran Operator SMK Takola Data Agregat • Pemetaan SMK • Dashboard • Unduh data awal • Pemeriksaan ke SD sasaran Perkembangan • Pengambilan foto Data Input tiap • Penambahan Pelaksanaan keadaan sekolah Ruangan Petugas Verifikasi • Input data • Pemeriksaan • Pemetaan • Pemantauan Gedung. • Pemeriksaan Foto Sasaran • Pemantauan Ruangan • Penginputan Nominasi • Pengambilan foto Penilaian dan Ruangan Sekolah keadaan ruang Feedback • Forum diskusi kelas Kualitas Data takola • Pengambilan data dan foto kerusakan • Pengambilan data verifikasi dapodik DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Bisnis Proses Teknologi Informasi Takola Nominasi dan Administrasi Perbaikan Data Refine Data Seleksi Pencairan • Perbaikan • Pemeriksaan • Perhitungan • Pencetakan Data Sekolah hasil perbaikan analisis MoU by • Perbaikan data kerusakan system Data Ruangan • Penilaian akhir akhir. • Pencetakan • Perbaikan • Review akhir • Perencanaan SK bantuan by Data per Sekolah pekerjaan system Kerusakan • Nominasi • Penyusunan • Penyusunan • Melengkapi calon RAB daftar lampiran Foto yang penerima • Pelaporan SPM (Surat Tertinggal bantuan Rekap RAB by Perintah • Pemilihan system Membayar) by calon • Pelaporan system penerima Jadwal bantuan. Pelaksanaan • Feedback by System kepada tim di daerah DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Bisnis Proses Teknologi Informasi Takola Pelaksanaan Pelaporan Pelaporan Monitoring Pekerjaan Progres Mobile Rekap Progres Mobile • Pembentukan • Konek Akun • Unduh • Mengunduh tim TPR2K Takola template rekap data sekolah • Perbaikan • Unduh data progres dibantu Data Ruangan penerima mingguan • Pembagian • Perbaikan • Cek data • Pengisian tugas Data bantuan rekap • Pengamatan Kerusakan • Input ruang mingguan pasca bantuan • Melengkapi kelas dibangun • Unggah rekap via app mobile Foto yang • Input progres • Pengambilan Tertinggal pengamatan mingguan data • Ambil gambar monitoring pengamatan • Rekapitulasi 0% • Ulangi utk 30%. 70% dan 100% DIREKTORAT PEMBINAAN SD . 50%.

Verifikasi Bimbingan Teknis Tata Kelola SD .

4 3 2 1 Bagikan Penugasan Install App Konfirmasi Mendaftar (hanya yg akan disurvey) 5 6 7 8 Unduh Data Survey Cek Data Kirim Data 12 11 10 9 Pindahkan Backup Set Cek Portal Verifikasi (MyProfile &Progres) Selesai 13 Alur Pengoperasian DIREKTORAT PEMBINAAN SD Sembunyikan .

Improvement Aplikasi Manajemen • Perbaikan mekanisme pengiriman di sisi server • Perbaikan filter-filter data • Fitur “verifikasi selesai” DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Improvement Aplikasi Verifikasi • Menangkap “Takola Terhenti” dan mengirim data diagnosa crash • Perbaikan mekanisme pengiriman • Perbaikan bug data yg mengakibatkan crash • Unduh data perbaikan • Mekanisme menyembunyikan data DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

tinggal membuka menu “Sekolah Disembunyikan” dan menekan salah satu yang akan di tampilkan kembali. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . Tombol Sembunyikan • Beberapa Verifikator mengeluhkan terlalu banyaknya tampil sekolah sehingga membingungkan saat survey. • Semua sekolah yang disembunyikan masih ada datanya. • Sekarang telah dibuat tombol “sembunyikan”. dan dapat dipanggil kapan saja. • Catatan penting: Semua sekolah yang disembunyikan tidak akan ikut terkirim pada saat pengiriman data.

Validasi Mapping Penugasan • Salah satu seringnya “data tidak tampil” adalah karena dihapusnya mapping pengguna ke sekolah. dan di versi berikutnya jika ditemukan sekolah tanpa mapping akan langsung menghapusnya untuk mencegah konflik duplikasi data (khususnya pada sekolah2 yg benar2 dipindah mappingnya) DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Cek data akan mengkomplain ini. • Biasanya tujuannya agar di HP tidak terlalu tampil penuh.

Validasi Data Foto Terupload • Ada perbaikan pada pemeriksaan data foto terupload ini. • Pada versi ini hanya foto yang dipakai saja (dikaitkan dengan data obyek ( gedung / lantai / ruang dsb) yang dihitung DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Pada versi sebelumnya. sistem menilai bahwa foto yg “harus” terupload adalah semua foto yang pernah diambil melalui aplikasi.

DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Data tersembunyi masih tersimpan di database lokal dan kapan saja bisa ditampilkan kembali. • Data sekolah yang disembunyikan ini tidak akan dikirim dan tidak akan menghambat pada validasi jika memang belum diinput. Validasi Info Sekolah Tersembunyi • Pada versi saat ini aplikasi sudah mendukung hiding / penyembunyian data sekolah agar tidak tampil di aplikasi.

• Error ini menunjukkan hal tersebut. dan aplikasi secara otomatis menghapus yg ganda. Misal pengamatan awal. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . progress 30% dst sampai selesai pelaksanaan. • Perhatikan bahwa SEKOLAH YG BELUM DISURVEY HARUS DIHIDDEN/DISEMBUNYIKAN TERLEBIH DAHULU SEBELUM CEK DATA agar data kosong tidak ikut terhapus. Validasi SesiPengamatan Ganda • Sesi pengamatan membantu agar suatu obyek dapat diamati berkali-kali. • Ada bug di versi-versi awal yg mengakibatkan unduh data menambahkan sesi pengamatan berkali2 sehingga berganda.

• Dua baris ini validasi untuk menghapus data-data yg orphan tersebut agar ketika datanya dikirim tidak menjadikan error. Validasi Link/FK Bermasalah • Setelah dianalisis di server ternyata banyak data orphan atau “yatim” karena parentnya hilang. DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Validasi Geotag • Geotagging adalah wajib untuk memastikan foto diambil di lokasi yang benar. validasi masih merupakan pemberitahuan. dan foto tanpa geotag tidak akan bisa dikirim. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . namun di versi berikutnya geotagging ini akan diwajibkan. • Di versi RC ini. tanpa manipulasi.

Validasi Foto Tidak Terpakai • Pada versi ini hanya foto yang dipakai saja (dikaitkan dengan data obyek ( gedung / lantai / ruang dsb) yang dihitung • Agar foto tidak terpakai tidak ikut terkirim dan membebani lalu lintas data pengiriman maupun server. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . maka validasi foto tidak terpakai ini dibuat.

Validasi Kaitan Prasarana Dapodik • Agar data hasil survey match dengan data dapodik khususnya saat data dari Takola sinkronisasi kembali ke data Dapodik maka diperlukan bahwa setiap ruangan dikaitkan dengan data prasarana dapodik. DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Validasi Data Penutup Lantai • Validasi ini untuk memastikan seluruh data ruangan mengisi data penutup lantai yang belum tersedia di Dapodik DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

• Data jadi terduplikasi secara tidak perlu. Validasi Dobel Sudut Pengamatan • Ini adalah perbaikan dari bug yang ada pada proses saat mengedit data obyek. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Validasi akan menghapus secara otomatis baris-baris yang tidak diperlukan.

DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Semua sudut ini harus diambil fotonya agar kondisi obyek yang bersangkutan dapat diamati oleh para stakeholder di pusat maupun di daerah sebagai pertimbangan perencanaan intervensi pemerintah. Validasi Sudut Pengamatan • Setiap obyek secara otomatis akan menambahkan sudut2 pengamatan untuk diambil fotonya. • Point ini mengingatkan surveyor untuk mengambil foto selengkap mungkin.

• Sudut2 yang dimaksud sbb: – Pengamatan Sekolah: Tampak depan sekolah – Gedung: tampak depan gedung – Lantai/Tingkat: koridor depan – Ruangan: tampak muka ruangan – Lahan Kosong: tampak depan lahan kosong DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Jika sudut-sudut ini tidak diambil datanya maka di sisi server tidak akan tampil dengan baik.Validasi Sudut Pengamatan Wajib • Sudut pengamatan wajib adalah sudut-sudut pengamatan yang dijadikan thumbnail untuk tiap obyek yang diambil datanya. • Pada versi ini sudut2 yang dimaksud diwajibkan sehingga jika tidak diambil maka data tidak akan bisa diupload.

• Jika tidak satu kolom pun di formulir data agregat dikoreksi. • Di bawahnya menunjukkan id SesiPengamatan yang terkait DIREKTORAT PEMBINAAN SD . Validasi Pengisian Data Agregat • Data verifikasi agregat SANGAT dibutuhkan untuk diinput untuk meningkatkan kualitas dan akurasi data Dapodik. artinya tahap ini dilewat oleh surveyor. Sistem akan memblokir pengiriman data.

Sistem akan memblokir pengiriman data. Validasi Pengisian Data Agregat • Data verifikasi agregat SANGAT dibutuhkan untuk diinput untuk meningkatkan kualitas dan akurasi data Dapodik. artinya tahap ini dilewat oleh surveyor. • Jika tidak satu kolom pun di formulir data agregat dikoreksi. • Di bawahnya menunjukkan id SesiPengamatan yang terkait DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

• Sering terjadi gagal unduh. • Status “Verifikasi Selesai” – Secara manual oleh petugas – Otomatis tiap 1 jam dikalkulasi by sistem *) bisa tidak akurat / terlalu overestimate • Bolehkah menginstall ulang agar bersih?PEMBINAAN SD DIREKTORAT .Masalah Volume Penugasan • Penugasan di tiap verifikator makin banyak.

DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Sekolah selesai diverifikasi ditandai di aplikasi manajemen. Perbaikan Data Verifikasi • Hanya untuk memperbaiki data yang sudah selesai diverifikasi.

Improvement Portal Takola • Penambahan fitur “My Profile” • Perubahan basis perhitungan perkiraan dana berbasiskan kerusakan berat dan total saja. • Optimasi kecepatan penampilan data progres • Mekanisme upload foto susulan • Perbaikan bug/kelengkapan tampilan lainnya DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

My Profile DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

MyProfile • Dapat diakses dari menu kanan atas (gambar foto kecil) > MyProfile • Dapat mengganti password • Dapat melihat riwayat aksi terhadap aplikasi. khususnya semua pengiriman data (mulai dari RC8). DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Validasi dan Seleksi Bimbingan Teknis Tata Kelola SD .

• Mempercepat proses penyaluran dana. • Dengan ini istem Takola akan diperluas fungsinya menjadi basis sistem validasi.Latar Belakang • Instruksi Direktur SD bahwa menyambut program Kemenkeu mengenai penyederhanaan LPJ untuk mengurangi birokrasi. seleksi PEMBINAAN DIREKTORAT dan penyaluran SD dana bantuan . • Mengurangi human error dan moral hazard. • Meningkatkan lebih jauh akuntabilitas dan transparansi bantuan.

Fitur yg Segera Diluncurkan • Fitur Validasi oleh Tim Validasi Data Pusat • Fitur Feedback hasil Validasi dan Seleksi • Fitur Rekap hasil Validasi (per- sekolah) • Persetujuan/Aproval oleh PPK • Pencetakan MoU dan SK Bantuan • Pencetakan permohonan nomor rekening sekolah DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Dicek oleh tim: • Kelengkapan foto pengamatan umum • Kelengkapan foto kerusakan • Ruangan sudah valid Data dan Fotonya.Validasi oleh Tim Validasi Data Pusat • Validasi oleh Tim Validasi Data Pusat • Data yg divalidasi: – Data Kerusakan. Dicek oleh tim: • Kelengkapan data • Keakuratan data secara logika (terlihat “ditembak”. otomatis masuk nominasi. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . data dianggap tidak valid) • Keakuratan data dibandingkan dengan gambar – Data Foto.

Fitur Validasi Data Untuk Tim Pusat DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Fitur Feedback hasil Validasi • Hasil validasi. nominasi dan seleksi akan difeedback melalui: – Notifikasi aplikasi android – Web Takola • Pada My Profile • Pada Tampilan Data per Ruangan – Email *) DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Fitur Rekap hasil Validasi (per- sekolah) • Rekap hasil validasi ini menjadi dasar perhitungan otomatis bantuan per sekolah yg akan disalurkan • Data rekap setiap saat dapat diunduh berupa excel oleh admin pusat. DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Rekap Hasil Validasi DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Fitur Rekap hasil Validasi (per- sekolah) DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Pelaporan Progres Bimbingan Teknis Tata Kelola SD .

Sanitasi. • Mempercepat proses penyaluran dana. Tanpa harus mengirim berkas fisik. Sehingga dapat terlihat narasi/histori ruang bersangkutan secara visual dari mulai kondisi eksisting. termasuk RKB. Perpus. pencairan 50% bisa dilakukan • Meningkatkan lebih jauh akuntabilitas dan transparansi bantuan. • Dengan ini sistem Takola akan diperluas fungsinya menjadi basis sistem pemantauan DIREKTORAT PEMBINAAN SD proses pembangunan serta monitoring/evaluasi .Latar Belakang • Instruksi dari Direktur bahwa pelaporan progres serta monitoring evaluasi juga harus visual. sampai selesai. • Semua bantuan harus dimonitor melalui app progres ini.

Login & Unduh Data Awal • Pertama login dulu terus unduh data awal pilih sekolah hanya yg terpilih dapat bantuan DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

isi jumlah bantuan di menu profile. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . Isi Jumlah Bantuan • Kemudian masuk ke profile sekolah. Tekan plus di frame bantuan.

Sanitasi). pencet tombol tambah utk menambah ruangan yg menerima bantuan saja • Untuk bantuan bangunan baru (RKB. Tambah Ruangan Yg Menerima • Kemudian ke tab bantuan. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . Perpus.

Tambah Jenis Pengamatan • Kemudian saat akan melakukan monitoring. Misalnya mau survey utk kondisi 0%. pencet tambah terus pilih 0% dulu. Jangan banyak2 satu2 saja. tambah pengamatan yg akan dilakukan. pencet dulu tombol mata. DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

sesuai dengan kerusakan yang dilaporkan dari aplikasi verifikasi takola. DIREKTORAT PEMBINAAN SD . isi sudut2 pengamatan berdasarkan persentasenya. Untuk sekolah yg mendapatkan bantuan berupa perpus/sanitasi. Ambil Foto Pengamatan • Setelah itu ambil foto pengamatan perbaikan.

FAQ Bimbingan Teknis Tata Kelola SD .

Kemungkinan Penyebab Unduh Data Gagal • Menulis alamat email salah saat membuat user • Belum mapping penugasan ke person ybs • Gagal unduh karena terlalu banyak penugasan yang dimappingkan utk 1 orang sekaligus (tidak bagi2 ke pengguna lain) • Penugasan yang sudah dilakukan tidak diset “sudah verifikasi” sehingga ikut terunduh lagi sebagai data awal. DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

Jika muncul ceklis ganda berwarna biru. Pastikan selalu upload di tempat yg internetnya lancar dan cepat. • Gagal upload foto: – Data foto corrupt – Error saat memindah foto • Tips: Buka My Profile di web takola untuk memeriksa proses upload. • Belum cek data.Kemungkinan Penyebab Gagal Upload Data • Internet tidak stabil. Tidak perlu mengupload data di lokasi. maka pengiriman sudah oke. DIREKTORAT PEMBINAAN SD .

net dan laporkan: – Account email – Daftar sekolah DIREKTORAT yang PEMBINAAN SD datanya tidak ditemukan. • Penugasan dihapus belum dinyalakan lagi. • Tips: kirim e-mail ke admin@ditpsd. terus unduh data awal lagi. . dan mengirim tanpa dihidden dulu.Kemungkinan Penyebab Data Kosong • Satu sekolah ditugaskan lebih ke 1 orang (tabel penugasan ganda) • Satu username dibagi ke 2 HP atau lebih (Tabel sesi_pengamatan ganda) • Setelah verval. Sehingga data awal itu menimpa link data lama. (Tabel sesi_pengamatan ganda) • Mapping sekolah ditimpa sekolah lain. aplikasi di-uninstall.

kemungkinan database crash. tidak memberi waktu utk smartphone memproses tugas2nya (ini sering terjadi khususnya HP yg agak lambat). • Jika ada sekolah tidak bisa dibuka. kadang2 terjadi di smartphone dengan RAM kecil. Pastikan sekolah2 lain sudah terkirim dan datanya DIREKTORAT PEMBINAAN SD . • Database crash. • Terlalu terburu-buru menggunakan aplikasi.Kemungkinan Penyebab Aplikasi Crash • Masih ada data residu RC6 ke belakang. saat menyimpan data ke Sqlite.

Terima Kasih .