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Diseo de

Organizaciones y
Procesos

Clara Mosquera
Clase XIII

Procesos y Circuitos Administrativos

Unidad IV

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Procesos y Circuitos Administrativos
El organigrama es la representacin grfica de la
estructura de una empresa. Muestra departamentos,
secciones, gerencias, cargos, etc. Adems visualiza las
distintas jerarquas que componen esa estructura e indica
quien obedece a quien.

El manual de funciones o de organizacin establece


las funciones que se cumplen en cada cargo para que
cada miembro de la organizacin sepa que tiene que
hacer para cumplir con su funcin.

Tambin la estructura de la empresa necesita de


conductos que lleven la informacin de una parte a otra
de la misma. Los conductos por los cuales circula la
informacin que permite la operatoria de la empresa se
llaman circuitos administrativos.

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Circuitos Administrativos Bsicos
Operaciones relacionadas con las compras:
1.1 Circuito de compra de materia prima
1.2. Circuito de compra de materiales diversos
1.3. Circuito de compras especiales
1.4. Circuito de recepcin de lo comprado.

Operaciones relacionadas con el proceso de


fabricacin:
2.1. Circuito de planeamiento de la produccin
2.2. Circuito ejecucin de cada una de las etapas de la
produccin
2.3. Circuito de control.

Operaciones relacionadas con las ventas:


3.1. Circuito de ventas al contado, en mostrador
3.2. Circuito de ventas a crdito
3.3. Circuito de facturacin. 4
Circuitos Administrativos Bsicos

4. Operaciones relacionadas con movimientos de


fondos:
4.1. Circuito de cobranzas
4.2. Circuito de recepcin de valores
4.3. Circuito de pagos mayores
4.4. Circuito de pagos menores

5. Operaciones relacionadas con el personal:


5.1. Circuito de liquidacin de haberes
5.2. Circuito de pago de haberes

6. Operaciones relacionadas con el control


contable:
6.1. Circuito de registro y control de deudores
6.2. Circuito de registro y control de proveedores
6.3. Circuito de registro de Caja y Bancos
6.4. Circuito de registro contable en libros principales 5
Procesos y Circuitos Administrativos
Estos circuitos se transforman en grficos que llevan el
nombre de:
Diagrama de proceso
Cursograma
Flow-chart
Diagrama de flujo

El manual de procedimientos ensea cmo deben


llevarse a cabo los procesos dentro de la organizacin,
para que el encadenamiento de las distintas tareas lleven
al cumplimiento de los objetivos para los cuales fue
creada.

Podemos definir a los cursogramas como la


representacin grfica de una sucesin de pasos o
acciones que forman un procedimiento o rutina.

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Utilidad de los Cursogramas

Los cursogramas permiten indicar:


qu operaciones se llevan a cabo,
mostrar el recorrido de las rutinas
confeccionar las normas relacionadas con los procedimientos
facilitar la revisin peridica de los procedimientos
qu controles se realizan en los procedimientos,
qu decisiones se toman como consecuencia de los controles
modificar procedimientos cuando sea necesario.
cuntos formularios se emiten cada vez,
cmo se ordenan los archivos y de qu tipo son,
cmo se distribuyen los formularios y hacia dnde se dirigen, etc.
De esta forma se puede verificar si la descripcin del
procedimiento es completa, permitiendo la deteccin de
errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones a fin de
subsanarlos y lograr procedimientos ms eficientes.
Conclusin: Los cursogramas permiten evaluar, a travs del
anlisis, dnde existen problemas que afectan al control
interno de la organizacin. 7
Simbologa segn Normas IRAM

Smbolo Denominacin Descripcin

Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin, por


Operacin ejemplo: emisin de un documento, incorporacin de informacin sobre el mismo,
autorizaciones, firmas, consultas.

Representa toda accin de verificacin: cotejo entre comprobantes, comprobacin,


Control constatacin, examen sobre los datos contenidos en un soporte de informacin,
verificacin de clculos, validez de autorizaciones, etc.

Representa toda accin conjunta de consulta de datos para constatar la validez de los
Control con operacin
datos contenidos en un soporte de informacin.

Representa toda detencin transitoria del proceso en espera de un acontecimiento


Demora
determinado.

Representa el almacenamiento sistemtico en forma temporaria de elementos portadores


de informacin. En estos tipos de archivos se realizan consultas sistemticas por lo que
Archivo Transitorio
deben presentar un ordenamiento adecuado a fin de ser posible efectuar modificaciones
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o procesamientos.
Simbologa segn Normas IRAM

Smbolo Denominacin Descripcin

Representa el almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos


portadores de informacin. El carcter de permanente se refiere a que la documentacin
Archivo Definitivo
se retiene prolongadamente por disposiciones legales o a los fines de consultas durante
los procedimientos.
Representa la eliminacin de la informacin, se destruya o no el elemento portador de la
Destruccin
misma.

Se utiliza para indicar que en el procedimiento pueden originarse distintos cursos de


Alternativa
accin y opciones.

Formulario o soporte de
Representa el elemento portador de la informacin, ya sea escrita o magntica.
informacin
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Simbologa segn Normas IRAM

Smbolo Denominacin Descripcin

Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, definidas, no interesa


Proceso no representado representar. Normalmente comprende procedimientos que se realizan fuera de la
o no relevado organizacin o que no se explicitan a fin de simplificar la graficacin o por falta de
informacin acerca del procedimiento.

Representa el traslado fsico del elemento portador de informacin. La flecha indica el


Traslado
sentido de la circulacin. Es el smbolo que une a los otros smbolos del procedimiento.

Representa el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento fsico de los


elementos que intervienen en el proceso. La flecha indica el sentido de circulacin. Se
Toma de informacin
utiliza para indicar todo dato que se extrae de un archivo, listado, etc. para ser
incorporado al circuito administrativo.

Representa el nexo entre procedimientos o procesos. Se aplica para:


Conector Conectar cursogramas entre s.
Conectar procedimientos graficados en varias pginas.
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Conectar partes distantes de un cursograma.
Caso: Circuito de Ventas

1. El vendedor emite nota de pedido por cuadriplicado.


2. Entrega original, duplicado y triplicado a
Administracin de Ventas, y archiva definitivamente el
cuadriplicado.
3. Administracin de Ventas recibe y controla la exactitud
y veracidad de los datos contenidos en el formulario.
4. Si cumple con los requerimientos consulta stock por
pantalla. La existencia de mercadera provoca la
entrega de las notas de pedido al sector Crditos.
5. Crditos recibe los formularios y controla.
6. Enva la nota de pedido triplicado inicialada a
Administracin de Ventas para su archivo transitorio.
7. Con la nota de pedido original y duplicado controla el
listado de estado de deuda de los clientes
(previamente recibido del departamento de Cobranzas,
el sector de Cuentas Corrientes). 11
Caso: Circuito de Ventas
8. Iniciala la nota de pedido original y el duplicado
dejando constancia que tiene crdito.
9. De hallarse dentro del lmite de crdito particular se
enva el original de la nota de pedido a Facturacin y el
duplicado a Almacenes.
10. Facturacin emite: factura por triplicado y remito por
triplicado simultneamente.
11. Enva la factura original y triplicado junto con los
remitos a Expedicin, la factura duplicado a Cuentas
Corrientes, donde la archivan de manera transitoria, y
la nota de pedido original se archiva definitivamente.
12. Almacenes prepara la mercadera de acuerdo con lo
detallado en la nota de pedido duplicado y enva todo a
Expedicin.
13. Expedicin recibe y controla que lo facturado concuerde
con lo preparado por Almacenes (mercadera). 12
Caso: Circuito de Ventas

14. Enva la nota de pedido duplicado (inicialada) a


Almacenes para su archivo; la factura original y
remitos original y duplicado, y mercadera al cliente
debiendo regresar el remito original firmado a
Administracin de Ventas, archivando transitoriamente
el triplicado.
15. Administracin de Ventas con el remito original firmado
por el cliente actualiza por pantalla la ficha de entrega
de pedidos y enva el remito original y la nota de
pedido triplicado a Cuentas Corrientes.
16. Cuentas Corrientes adjunta la factura duplicado con el
remito original y la nota de pedido triplicado
confeccionando un legajo para su posterior envo al
departamento de Cobranzas.
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