You are on page 1of 36

Pengantar Komputer & Teknologi Informasi C

Aplikasi Komputer Untuk Otomasi Perkantoran

Ruang Lingkup
Manajemen Perkantoran dan Perumusan
Pengorganisasian Kantor
Otomasi Perkantoran dan Aplikasi Otomasi
Kantor
Jenis Aplikasi Perkantoran
Cakupan Kerja Aplikasi Perkantoran
Fasilitas dalam Aplikasi Otomasi Perkantoran

Manajemen Perkantoran dan Perumusan
Pengorganisasian Kantor
PENGERTIAN

• Kantor : “Kedamaian dan kebaikan” atau “
Pelayanan kepada sesama manusia”

• Kantor : sebuah ruangan atau bangunan
tempat runtunan kegiatan tatausaha terlaksana
untuk memulai, membenahi, mengembangkan,
dan mengawasi kegiatan usaha.

Fungsi Manajemen : 1. Pengkoordinasian 4.Manajemen Perkantoran dan Perumusan Pengorganisasian Kantor Cont. Pengorganisasian 3. Pengawasan . Perencanaan 2.

Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan 4. Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas- tugasnya 2. PERUMUSAN ORGANISASI Organisasi adalah wadah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan Alasan pendirian organisasi kantor yaitu: 1. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai . Organisasi mempengaruhi koordinasi 3.

. OTOMATISASI PERKANTORAN DAN APLIKASI OTOMATISASI KANTOR Apakah otomatisasi kantor : Otomatisasi adalah  penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia.  Otomatisasi kantor ( office automation atau oa ) adalah semua sistem elektronik formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berada didalam maupun diluar perusahaan.

dll. Telepon. . Fax. Tahapan Penerapan OA Tradisional Penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing.

dll. penyimpanan. EAS (sistem approval elektronik. Tahapan Penerapan OA Transisional Ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan. . General Ledger. Ex : Pembuatan database (Oracle. dan komunikasi yang berbasis computer.

Tahapan Penerapan OA Transformasional Konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Ex : Teleconference Conference .

otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antar manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. • Bila diterapkan sebagai alat pemecah masalah. Tujuan otomatisasi kantor • Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas. • Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. .

Tujuan otomatisasi kantor Pelengkap-bukan pengganti OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka. percakapan telepon. . pesan tertulis pada memo. dan sejenisnya.

Computer. dll. • Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor Produk OA memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan baik.Tujuan otomatisasi kantor Penggabungan & Penerapan Teknologi Ex : Antara Telepon. Satelit. Jaringan Internet. .

Profesional 3. . yaitu : 1. pada dasarnya ada empat kategori pemakai oa. Sekretaris 4. Pengguna otomatisasi kantor Otomatisasi kantor ( oa ) digunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Manajer 2. Clerical employee ( klerk ) Istilah “knowledge worker” diterapkan pada manajer dan profesional. yaitu orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan.

Video conference 7. Voice mail 4. Audio conference 6. Image storage and retrieval . Electronic calendaring 5. Computer conference 8. Word processing 11. Videotext 10. Desktop publishing 2.Jenis-jenis aplikasi otomatisasi kantor ada 11 yaitu : 1. Facsimile transmission 9. Electronic mail 3.

Cakupan Kerja Aplikasi OA Cakupan Aktivitas Perkantoran Meliputi kegiatan seperti di bawah ini : Pencatatan Pembuatan & Pengolahan naskah (Word processing) Penyajian/Display .

dsb . Korespondensi. Dokumentasi.Cakupan Kerja Aplikasi OA Pengelompokkan/Sortir Kalkulasi Data (spreadsheet) Pengelolaan database Melakukan Perjanjia Pertemuan Penjadwalan (appointment) Presentasi.

Terkait Cakupan Aplikasi OA OA berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya computer. .

penggunaan perangkat computer untuk keperluan perkantoran” . Terkait Cakupan Aplikasi OA Waluyo (2000) Menegaskan : “Era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi.

E-Office “Aplikasi perkantoran yang mengganti proses administrasi berbasis manual ke proses berbasis elektronis dengan memanfaatkan fasilitas jaringan local (LAN)” .Terkait Cakupan Aplikasi OA Otomatisasi perkantoran sering juga diistilahkan dengankegiatan perkantoran elektronis (electronic office/e-office).

13/KEP/M.Terkait Cakupan Aplikasi OA Istilah tersebut dipergunakan dalam keputusan menteri pendayagunaan aparatur Negara No. .PAN/1/2003 tentang Pedoman Umum Perkantoran Elektronis lingkup intranet di lingkungan instansi pemerintah.

. dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis.Terkait Cakupan Aplikasi OA OA tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi.

Terkait Cakupan Aplikasi OA Pakpahan (2006) “Teknologi Perkantoran : Bagaimana proses mencatat. memperbanyak. mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin.” .

dengan kata lain mempertegas definisi sebelumnya bahwa : . Kesimpulan OA Dengan definisi dari sebelumnya oleh pakar dan cakupan aktivitas.

” . penggandaan. penghimpunan. Kesimpulan OA “otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan. dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer. pengolahan. pengiriman.

umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan menjadi beberapa sudut pandang. . Fasilitas dalam Aplikasi Otomasi Perkantoran Mereview teknologi yang lazim diterapkan.

Mesin Listrik (Electric) Mesin mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai. .Dilihat Dari Tenaga Penggeraknya Mesin Manual Mesin mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

berupa kabel-kabel. . Dilihat Dari Cara Kerja & Komponen Mesinnya Mesin Mekanik Mesin mesin yang rangkaian komponenya tampak bergerak dalam operasinya. Mesin Elektronik Mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik.

Mesin Tulis b.Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk mecatat bahan keterangan diantaranya a. Mesin Dikte c. Mesin Penomor d. Asahan Pensil .

Hechmachine d. Pencatat Uang kas . Pembuka Surat b. Mesin Penjilid c.Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk menghimpun bahan keterangan a. Pemotong Kertas e.

Komputer .Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk mengolah bahan keterangan a. Mesin Jumlah b. Mesin Hitung c.

Berbagai Mesin Cetak .Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk memperbanyak bahan keterangan a. Mesin Offset f. Mesin Stensil b. Mesin Stencil Spirtus c. Mesin Perekam Sheet e. Mesin Fotokopi d.

Facsimile . Telepon dan Interphone b.Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk mengirimkan bahan keterangan a. Teleprinter c.

Penghancur Kertas c. Mikrofilm b. Pelubang Kertas/Kartu .Dilihat Dari Fungsinya Dalam Berbagai Pekerjaan Kantor Mesin mesin untuk menyimpan bahan keterangan a.

Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat. Kesimpulan Otamtisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. kebutuhkan peralihan metode dari manual ke otomatis .

. bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja. Kesimpulan Namun. sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.

Sebutkan Aplikasi Perkantoran yang digunakan? Jelaskan tugas dan fungsi dari OA tersebut? . Tugas Tuliskan penerapan aplikasi perkantoran yang ada serta implementasinya dalam masyarakat di perusahaan besar atau kecil yang menggunakan OA.