Cmo hacer proyectos

Manuales de gestin bolunta 3

ESCUELA NORMAL DE SINALOA
LICENCIATURA EN EDUCACIN PREESCOLAR
EDUCACIN GEOGRFICA

JORGE LUIS HERNNDEZ CALDERN

JORGE LEY SAUCEDA
 Autora: Enara Solabarria
Edita: bolunta, agencia para el voluntariado y la participacin social
Diseo grfico: ST3 Elkartea
Imprenta: Berekintza
Dep. Legal:
 Introduccin 4

Qu es un proyecto? 5

Lo primero: la idea 6

Elaborar el proyecto 7

Criterios generales 7
Partes del proyecto 8 3

Ttulo 9
Descripcin 9

Manuales de gestin bolunta

Justificacin 10
Marco institucional 11
Objetivos 11
Personas destinatarias 13
Localizacin fsica y mbito territorial 13
Actividades y tareas. 14
Metodologa 14
Calendario de trabajo 15
Administracin del proyecto 16
Recursos necesarios 17
Presupuesto 18
Evaluacin 20
Factores externos 21

Bibliografa 22
 El proyecto es, al mismo tiempo, carta de presentacin, gua para

Introducci
la accin y argumento para la financiacin. Es, por tanto, un ins-
trumento clave en el desarrollo de nuestra entidad. Este manual
pretende mostrarnos las herramientas y las pautas que hemos de
utilizar para elaborar correctamente un proyecto eficaz, desde su
planteamiento inicial hasta su redaccin final.

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Manuales de gestin bolunta
Qu es un proyecto?

Es el documento que delimita lo qu queremos hacer y detalla todos los

aspectos de nuestra idea:

- la realidad que queremos cambiar;

- los objetivos a conseguir;
- la metodologa;
- los plazos de realizacin;
- las actividades a desarrollar:
- los recursos econmicos, materiales y humanos;
- los resultados que queremos obtener.

Para qu sirve un proyecto

Manuales de gestin bolunta

Para ordenar, concretar, comunicar y compartir nues-
tras ideas.

y por qu es importante
Porque nos ayuda a reflexionar, a resolver dudas, a aclarar y a madurar las
ideas, a definir bien lo que queremos hacer, cmo y cundo.
 Lo primero: la idea
El primer paso es tener una buena idea, es decir
clara, bien definida;
innovadora, diferente a otras propuestas;
realista, que est al alcance de nuestros recursos;
transformadora, que provoque algn tipo de cambio.

Y para centrar nuestra idea respondamos a estas preguntas:

Qu queremos hacer?
Por qu?
Para qu?
Dirigido a quin?
Cmo?
6 Con quin?
Con qu recursos?
Cundo?
Manuales de gestin bolunta

Dnde?

Cuando tengamos claras las respuestas po-

dremos empezar a redactar nuestro proyecto.
Elaborar el proyecto
Criterios generales

Un proyecto ha de estar redactado

con claridad, en un lenguaje comprensible;
con precisin, explicando lo necesario de forma rigurosa;
con coherencia, relacionando bien todas sus partes;
con concisin, diciendo slo lo esencial.

Manuales de gestin bolunta

Y ha de tener en cuenta los siguientes temas transversales.

Gnero
Participacin de la mujer y aportacin a la igualdad.
Participacin
Implicacin la poblacin destinataria, cuyos intereses han de
primar sobre los de la entidad.
Interculturalidad
Recoger la diversidad cultural de nuestro entorno, tanto en el
desarrollo del proyecto como en sus resultados.
Sostenibilidad
El proyecto debe de ser factible y ha de poder continuar des-
pus de que termine la ayuda.
Medio Ambiente
Respetuoso con los aspectos ambientales.
 Al finalizar la redaccin de un proyecto, es conveniente revisarlo a fin de
corregir errores y de garantizar la coherencia del texto. Su diseo ha
de ser atractivo pero sin adornos intiles, con pginas desahogadas y
limpias, con mrgenes y particiones que rompan la monotona en un
texto que ha de estar bien estructurado y ordenado. Y no ha
de tener demasiadas pginas, la brevedad es una virtud. Si se
estima necesario, se puede encuadernar.

Partes del proyecto

Los apartados que debe contener un buen proyecto son,
8 como mnimo, los siguientes.

1. Ttulo.
Manuales de gestin bolunta

2. Descripcin.
3. Justificacin.
4. Marco institucional.
5. Objetivos.
6. Personas destinatarias.
7. Localizacin fsica y mbito territorial.
8. Actividades y tareas.
9. Metodologa.
10. Calendario de trabajo y actividades.
11. Administracin del proyecto.
12. Recursos necesarios.
13. Presupuesto.
14. Evaluacin.
15. Factores externos.

Vayamos uno a uno.

 Ttulo

1. Nombre. El proyecto ha de tener nombre y ha de ser

atractivo. Es conveniente que sea corto y de fcil pro-
nunciacin.

2. Portada. Es la tarjeta de presentacin: es importante

cuidar su esttica y ha de ser clara y ligera. Siempre
debe incluir al menos estos tres elementos: el nombre
del proyecto, la fechas de realizacin y las instituciones
que lo promueven.
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Manuales de gestin bolunta

Descripcin

Antes de abordar en profundidad el proyecto es necesario

hacer una breve descripcin a modo de presentacin. Debe
mostrar su finalidad y sus caractersticas generales, ha de
ser breve e incluir los siguientes aspectos:

- la idea y el objetivo principal;

- el contenido de la intervencin;
- la poblacin beneficiaria;
- el resultado que se espera obtener.

Ejemplo:
Este proyecto propone incorporar personas voluntarias para colaborar con familias que tienen
a su cargo personas con discapacidades, que no pueden contar con ayuda de otras personas
para atenderlas, facilitando el cuidado de las mismas durante determinados das y horas, de
manera que puedan disponer de tiempo libre.
 Justificacin

Consiste en identificar el problema sobre el que vamos a

trabajar, aportando datos como la realidad social y cultural
del lugar donde se va a desarrollar el proyecto, las carac-
tersticas socioeconmicas de las personas destinatarias,
estudios de poblacin, etc. Igualmente, es necesario argu-
mentar por qu es necesario el proyecto y las razones que
nos llevan a plantearlo.

Por eso, el proyecto debe iniciarse con una fundamentacin que ex-
prese:
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- la situacin de partida.
- los beneficios que aporta.
Manuales de gestin bolunta

- las circunstancias que avalan su pertinencia.

- la innovacin o mejora que propone.

Al final, la justificacin es la defensa de nuestro proyecto,

para lo cual nos ayudar mucho el anlisis previo de la reali-
dad que hayamos realizado.

Un consejo: la fundamentacin debe de ser el texto ms literario del

proyecto. Su lectura debe resultar comprensible y atractiva. Hay que
esmerar la redaccin y lograr un texto bien construido que combine
la emotividad que impulsa el cambio con el rigor tcnico.

Pero nuevamente es conveniente la concisin y la precisin.

Una sola pgina suele ser suficiente. El proyecto debe de
ser un documento de fcil lectura y comprensin, y no un
discurso genrico.
 Marco institucional

Se trata de presentar a la organizacin responsable del pro-

yecto de manera que queden claros sus objetivos, su forma
de trabajo, sus actividades, su estructura en resumen, un
currculo de la entidad.

Es por tanto interesante que aparezcan los siguientes datos:

naturaleza de la organizacin, su situacin jurdica y adminis-
trativa, sus instalaciones y servicios, sus polticas y priorida-
des, y sus relaciones con otras instituciones y programas.
Para proyectos presentados a financiacin, es ms prctico
adjuntar esta informacin en un dossier separado.
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Manuales de gestin bolunta

Objetivos

Los objetivos indican aquello que se pretende alcanzar y, en con-

secuencia, es una de las partes ms importantes. No hay que es-
catimar tiempo para definirlos lo mejor posible. Y recordemos que
para su redaccin suele emplearse el infinitivo.

Ejemplos:
- Luchar contra las desigualdades entre hombres y mujeres.
- Dar a conocer la realidad en que viven las personas de los
pases empobrecidos.
- Ofrecer un servicio de atencin permanente para personas in-
migrantes.

Los objetivos se estructuran en tres niveles: generales, especficos

y operativos.
 Objetivo general
Define lo que se quiere conseguir; es el fin ltimo, la misin del
proyecto.

Objetivos especficos
Concretan el objetivo general definiendo lo que desea lograrse
para las y los beneficiarios, e indican la manera en la que consegui-
remos el objetivo general.

Objetivos operativos
Expresan lo que se prev obtener al final del proyecto, definiendo
cmo conseguir los objetivos especficos. Llevan asociados indica-
dores cuya funcin es medir los resultados alcanzados.

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OBJETIVO OBJETIVOS
OBJETIVOS OPERATIVOS
GENERAL ESPECFICOS
1.1. Disear 1.1.1. Dar charlas sobre el maltrato de gnero.
Manuales de gestin bolunta

materiales de Indicador: doce charlas.

coeducacin para
1.1.2. Elaborar un vdeo para el debate sobre la
las escuelas de
desigualdad entre hombres y mujeres. Indicador:
primaria y
elaboracin del vdeo.
secundaria.

1.2.1. Hacer una campaa de sensibilizacin entre

1. Luchar contra las empresas para incorporar a mujeres mayores de
las desigualdades 50 aos.
entre hombres y 1.2. Elaborar Indicador: desarrollar una campaa.
mujeres. un plan para la
1.2.2. Formar a mujeres en nuevas profesiones.
incorporacin en el
Indicador: dos cursos de formacin para 20
mercado de trabajo
mujeres.
a mujeres mayores
1.2.3. Hacer una gua de buenas prcticas para la
de 50 aos.
incorporacin de mujeres mayores de 50 aos en
las empresas.
Indicador: elaborar la gua.
 Personas destinatarias

Son las personas a las que va dirigido el proyecto. Podemos

distinguir entre destinatarias directas e indirectas.

Directas: las beneficiadas directamente por el proyecto.

Ejemplo: mujeres maltratadas por sus parejas.

Indirectas: personas en las que repercuten indirectamen-

te los beneficios del proyecto.
Ejemplo: los hijos e hijas de stas mujeres.

Cuando el destinatario sea un grupo, se deben identificar

todas las variables que lo definen de la forma ms precisa
13
posible.

Ejemplo:

Manuales de gestin bolunta

Adultos / con edades comprendidas entre 35 y 50 aos /
residentes en Bilbao / que no finalizaron el bachillerato / y
que tienen trabajos ocasionales.

Localizacin fsica y mbito territorial

La localizacin fsica hace referencia al lugar concreto donde

se desarrolla el proyecto. El mbito territorial al rea geogrfica
que abarca.

Ejemplo:
El proyecto se desarrolla en Bilbao pero se atiende a personas de
toda Bizkaia.
Localizacin fsica: Bilbao.
mbito territorial: Bizkaia.
 Actividades y tareas

Actividad es cada una de las acciones llevadas a cabo para

la consecucin de un objetivo. Tarea, cada una de las fun-
ciones necesarias para el desarrollo de una actividad.

Ejemplo:
Actividad: fiesta de presentacin de la asociacin
Tarea: mandar invitaciones, poner carteles, poner
msica

En el diseo del proyecto se han de precisar las actividades de ma-

nera ordenada y coherente desarrollando sus contenidos.
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Tambin identificaremos las tareas para cada actividad, pero slo
incluiremos las que tengan especial importancia para evitar que el
Manuales de gestin bolunta

proyecto sea demasiado farragoso.

Metodologa

Es el modo, los procedimientos y las tcnicas que vamos a

emplear para desarrollar el proyecto. As, hemos de explicar
cmo vamos a llevar a cabo la intervencin, qu protocolos
vamos a seguir, qu herramientas vamos a utilizar, qu tipo
de relaciones vamos a establecer, etc.

Hablaremos tambin del estilo que vamos a marcar a la hora de

ejecutar el proyecto, de las maneras de hacer: en colaboracin con
otras organizaciones, de manera participativa, etc.

Existen multitud de metodologas y tcnicas, todas ellas v-

lidas. Hay que elegir y planificar bien ya que los aspectos
metodolgicos son, junto con los objetivos, una de las partes
ms importantes del proyecto. Hay que dedicar el tiempo
que sea necesario.
 Calendario de trabajo

Tiene que elaborarse un programa de actividades especifi-

cando las fechas de inicio y de finalizacin de cada una. Hay
que ordenarlas en el tiempo diciendo cul es la relacin de
sucesin o simultaneidad entre ellas.

Es interesante presentarlo grficamente para que se puedan

visualizar de manera rpida y fcil los tiempos de ejecucin. 15
A este grfico le llamamos cronograma.

Ejemplo:

Manuales de gestin bolunta

2008
Noviembre
ACTIVIDADES
Octubre Primera Segunda Diciembre
quincena quincena
Anlisis de antecedentes
Recogida de datos
Anlisis de datos
Reflexin conjunta y contraste
Informe final
 Administracin del proyecto

En este apartado se deber explicar cmo va a ser la gestin del proyecto. Deben
indicarse los aspectos siguientes.

Organizacin interna. mbito de gestin del proyecto (departamento, servicio,

unidad); equipo responsable (personas, cualificacin profesional, responsabili-
dad en la organizacin); persona coordinadora del equipo; dinmica de trabajo
(reuniones, acciones).

Coordinacin externa. Relacin con otros agentes indicando cules son, por
qu y para qu con ellos, modo de coordinacin, periodicidad...

Promocin y difusin. Mtodos para dar a conocer el proyecto entre las

personas destinatarias o colectivos ms amplios, indicando el contenido, el
16 pblico a quien se dirige y los instrumentos a utilizar (folletos, apariciones
en medios).

Participacin. Puede referirse a las personas destinatarias del proyec-

Manuales de gestin bolunta

to o a entidades o personas del entorno en el que se va a llevar a cabo.

En cualquier caso, ser necesario precisar el alcance de esta participa-
cin, quines van a participar y a travs de qu cauces. Conviene que la
participacin de la gente implicada est planteada desde el inicio
y que sus pasos sean acordados con ellos y ellas, de modo que las
personas beneficiarias sean efectivamente sujetos de su accin y
no meras comparsas.

Adems de estos cuatro puntos, tambin es interesante sea-

lar las vas de financiacin del proyecto y su capacidad de
autogestin y continuidad atendiendo a criterios de sosteni-
bilidad.

En todos estos aspectos es suficiente con expresar lo

esencial. Un exceso de detalles puede resultar confuso.
Por eso, si en alguno de ellos parece oportuno extenderse,
es mejor que, tras citar lo esencial, se remita a un anexo.
Recursos necesarios

Los recursos humanos

Primero describiremos las perso- nas
remuneradas, es decir, el per- sonal
contratado necesario: nmero,
competencias profesionales, funcio-
nes, horas de trabajo semanales, retri-
bucin bruta total, salario y retenciones
segn convenio, seguridad social y total
del coste laboral. Posteriormente, esta-
17
bleceremos el personal voluntario sea-
17
lando su nmero, tareas y dedicacin.

Los recursos materiales y tcnicos

Nos referimos a instalaciones, maquinaria,
vehculos, materiales fungibles Es preciso
enumerar todos los recursos necesarios inclu- bol
so cuando no representen costes. Se debe se- unt
alar cmo ser su vinculacin al proyecto: ad- a
quisicin, alquiler, cesin, edicin, reparacin

Los recursos monetarios ge

Nos referimos a fondos necesarios para prestar sti
ayuda econmica a personas, familias o grupos
como parte de la intervencin prevista, siempre que
n
el proyecto lo contemple. No estamos hablando, por
d
lo tanto, de la financiacin del proyecto, que va en el
captulo siguiente de presupuesto.
e

Man
uale
s
 18
Manuales de gestin bolunta
 19

Manuales de gestin bolunta

 Evaluacin

Ningn proyecto puede darse por concluido hasta que no se evala, es decir, hasta que no
vemos si se han cumplido los objetivos previstos y si han sido adecuadas la metodologa, las
actividades, los plazos la gestin, los recursos, el presupuesto es decir, todos los elementos
que componen el proyecto.
Los aspectos que deberemos evaluar en un proyecto son
dos:

- la eficacia, es decir, el grado de consecucin de los

objetivos, las personas destinatarias a las que hemos
llegado, los resultados obtenidos, las intervenciones rea-
lizadas y la satisfaccin de las personas;

- la eficiencia, o la relacin entre resultados obtenidos

y recursos empleados. Se puede ser eficaz (conseguir
20
lo que se propone), pero no eficiente (si el coste es muy
alto). Un proyecto ser ms eficiente si consigue los mis-
mos resultados con menor coste en tiempo, dinero y
Manuales de gestin bolunta

recursos.

Para analizar estos dos aspectos nos valdre-

mos de los indicadores. Son hechos concre-
tos que nos permiten verificar el cumplimiento
de nuestros objetivos. Podemos tener indica-
dores cuantitativos (nmero de asistentes, de
intervenciones, de actividades) y cualita-
tivos (grado y tipo de colaboracin con otros
agentes, la participacin de un colectivo de
especial dificultad o inters, sacar a la luz un
problema latente).

En la evaluacin deberemos identificar...

1. los aspectos que se considera necesario evaluar;
2. los indicadores que se van a utilizar;
3. las personas que van a evaluar: gestoras del proyecto, usuarias o destinatarias, entorno
social, responsables institucionales, etc.;
4. los plazos y los cauces de evaluacin;
5. los documentos donde registrar los datos de evaluacin.
Factores externos

Son factores sobre los que no tenemos control pero que son necesarios para que el proyecto
logre sus objetivos. Los ejemplos son mltiples, desde el clima a la concesin de una subven-
cin o la necesidad de incorporar personas voluntarias. Han de conocerse y, si se ve necesario,
especificarse con realismo, precisin y una buena fundamentacin.

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Manuales de gestin bolunta

 Bibliografa
AGUADO, M.E.; DE ASS, A.; MELNDEZ, F. (COORD.) (2005): Manual de ayuda para la
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Madrid.
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