You are on page 1of 44

KLASIFIKASI FAIL SEKOLAH-

SEKOLAH
DAERAH KUALA PILAH
PANDUAN PENGENDALIAN FAIL RASMI
Pengendalian fail adalah suatu kaedah pengurusan yang
perlu dilakukan dengan betul oleh setiap penjawat awam.
Kaedah pengendalian fail adalah asas kepada pengurusan
rekod kerajaan yang cekap serta teras kepada akauntabiliti
dan integriti Perkhidmatan Awam.
Ketidakseragaman pengendalian fail rasmi di pejabat awam
pada masa ini berada pada tahap kurang memuaskan.
Keadaan ini boleh menyebabkan maklumat penting yang
diperlukan dalam membuat sesuatu keputusan tidak dapat
dicapai pada masa yang diperlukan.
TUJUAN PEMBUKAAN FAIL
Fail perlu dibuka apabila:
1. Fail yang diperlukan belum ada;
2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail
jilid baharu;
3. Fail asal tidak dapat dikesan;
4. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan
dengan kulit baharu;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar
kepada sistem klasifikasi yang baharu.
JENIS KULIT FAIL
TERBUKA :
Kulit fail berwarna
putih
(Am 435 - Pin. 1/80)
SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna
kuning
(Am 435A - Pin. 1/82)

Kulit fail yang digunakan


sebagai fail sementara apabila
fail asal tidak dapat dikesan
atau apabila lebih daripada
seorang pegawai perlu
mengambil tindakan segera ke
atas fail yang sama.
TERHAD :
Kulit fail berwarna
putih
(Am 435 Pin. 1/80)
dengan cap TERHAD
SULIT:
Kulit fail berwarna
hijau
(Am 436)
RAHSIA :
Kulit fail berwarna
merah jambu
berpalang merah
(Am 437)
RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna
kuning muda,
berpalang merah
(Am 438)
KAEDAH PEMBUKAAN FAIL BARU
1. Kenal pasti dan Semak Surat/ Dokumen
i. Baca isi kandungan surat dengan cermat dan semak
perkara utama dalam surat;
ii. Semak Manual Klasifikasi Fail dan Daftar Fail bagi
menentukan tajuk fail dan nombor rujukan fail; dan
iii. Buka fail menggunakan jenis kulit fail yang sesuai,
catatkan tajuk fail dan nombor rujukan fail selaras
dengan (ii) di atas;
iv. Tebuk lubang di sudut atas sebelah kiri kulit fail
2.5sm dari penjuru kiri dan atas;
v. Masukkan tali hijau dan kertas minit;
vi. Daftarkan nombor dan tajuk fail ke dalam Daftar
Fail.
2. Catat Butiran Pada Kulit Fail
Baharu
Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail
Tajuk fail dan Nombor Rujukan Fail
hendaklah dicatatkan pada kulit fail
dengan jelas menggunakan dakwat
kekal warna hitam atau biru.

Kertas-kertas Yang Berhubung


Catatkan nombor rujukan fail lain yang
ada hubung kait dengan fail ini
umpamanya fail dasar, mesyuarat,
jawatankuasa, undang-undang,
peraturan dan sebagainya bagi tujuan
rujuk silang.
Di samping itu sekiranya ada rombakan
kepada skima klasifikasi fail catatkan
nombor rujukan fail lama di kulit fail
baharu dan nombor rujukan fail baharu
di kulit fail lama.
Didaftarkan di Bawah Perkara
Catatkan indeks perkara utama bagi
sesuatu fail yang baharu dibuka di ruang
ini selaras dengan sistem klasifikasi fail.

Tarikh Kandungan Pertama


Catatkan tarikh dokumen kandungan
pertama di ruang ini. Tarikh kandungan
adalah merujuk kepada tarikh surat atau
dokumen dan bukan tarikh penerimaan
ataupun tarikh kandungan didaftarkan
ke dalam fail ini.

Tarikh Kandungan Akhir


Tarikh dokumen kandungan terakhir
dicatat di ruang ini apabila fail ditutup.
Tarikh kandungan terakhir adalah tarikh
surat atau dokumen dan bukan tarikh
penerimaan ataupun tarikh kandungan
didaftarkan ke dalam fail ini.
Dihantar Kepada dan Tarikh Dihantar
Butiran ini adalah perihal pergerakan
fail. Catatkan dengan jelas singkatan
nama jawatan pegawai yang
menggunakan fail ini untuk
mengambil tindakan dan tarikh fail itu
dihantar kepada beliau

Butiran yang sama perlu juga


dicatatkan pada Kad Pergerakan Fail
KAD PERGERAKAN FAIL
Pengedaran fail perlu direkodkan bagi
memudahkan pengawalan dan
pengesanan fail. Kaedah yang boleh
digunakan adalah Kad Keluar/Masuk
Fail dan Borang Pergerakan Fail.

Ditebuk di penjuru atas sebelah


kiri.
Kad pergerakan fail hendaklah
dimasukkan ke dalam fail di antara
kertas minit dengan lampiran di
sebelah kanan fail menggunakan
tali hijau semasa fail tersebut
disimpan di registri;
Apabila fail tersebut diminta
oleh pegawai untuk
tindakannya kad ini hendaklah
dikeluarkan dan dicatatkan
singkatan ringkas jawatan
peminjam dan tarikh fail
dipinjam;
Apabila fail dikembalikan ke
registri kad ini hendaklah
dimasukkan semula ke dalam
fail.
PENUTUPAN FAIL
Penutupan fail perlu dibuat berasaskan kriteria seperti
berikut:
Kandungan sudah mencapai 100 lampiran atau ketebalan
4cm (1.5 inci), mana yang terdahulu;
Fail telah selesai segala tindakan dan tiada rujukan yang
perlu diambil atas fail tersebut;
Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi
dikehendaki untuk pentadbiran harian;
Perubahan fungsi pentadbiran sesuatu pejabat awam
disebabkan oleh penstrukturan semula organisasi;
Perubahan skima klasifikasi fail; atau
Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi
beroperasi (defunct);
Kaedah penutupan fail
adalah seperti berikut:
Fail dipalang di muka
hadapan kulit fail;
Membuat catatan dengan
menggunakan dakwat kekal
berwarna hitam atau biru;
Menggunakan dakwat kekal
berwarna merah untuk dua
garisan palang.
PENYEDIAAN DESKRIPSI KLASIFIKASI
Semua fungsi dan aktiviti yang disenaraikan hendaklah
disediakan deskripsi yeng lengkap dan mendalam.
Ia harus menerangkan skop liputan fungsi, aktiviti, sub-
aktiviti dan transaksi yang boleh memudahkan kerja
memfail serta pencarian maklumat dengan menggunakan
pencarian katakunci (keyword search).
Deskripsi bagi peringkat Fungsi akan mengandungi tajuk
semua aktiviti yang disenaraikan dalam hierarki
klasifikasi.
Deskripsi peringkat Aktiviti pula akan menyenaraikan
tajuk semua sub-aktiviti yang terdapat dalam klasifikasi.
Pendeskripsian di peringkat Sub-aktiviti pula akan terdiri
daripada semua tajuk transaksi (fail).
Deskripsi di peringkat Transaksi pula akan terdiri
daripada skop kandungan fail tersebut dan ia mesti
disediakan secara terperinci dan mendalam.
Deskripsi tersebut akan membantu penjawat awam
untuk memilih fail yang tepat untuk memasukkan surat.
Deskripsi yang terperinci juga dapat mengelakkan
kesilapan dalam kerja memfail.
PENGHARMONIAN KLASIFIKASI FAIL
Semua draf klasifikasi fail fungsian yang telah dibangunkan perlu diharmonikan di
antara Pasukan Kerja Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam dan Pasukan
Pembangunan Klasifikasi Fail ANM.
Draf klasifikasi fail dalam format pengharmonian hendaklah dikemukakan kepada
ANM untuk pengharmonian di peringkat Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi
Fail ANM.
Pejabat awam perlu membuat pindaan pada draf klasifikasi fail sepertimana
yang disyorkan oleh Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM.
Klasifikasi fail yang telah dipinda hendaklah dikemukakan semula untuk
persetujuan oleh Jawatankuasa Pengharmonian Klasifikasi Fail ANM.
Selepas penyemakan ANM akan menghantar surat persetujuan.
PENYEDIAAN KOD KLASIFIKASI FAIL
PEMBERIAN KOD
Setiap fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi yang
disusun dalam hierarki klasifikasi yang telah
diluluskan perlu diberi kod.
ANM menetapkan Kod Sistem Blok Nombor bagi
semua rekod Urusan Am bermula dari 100 sehingga
500 untuk diguna pakai oleh semua pejabat awam.
Manakala kod nombor 600 ke atas akan digunakan
bagi rekod Urusan Fungsian (core business)
sesebuah pejabat awam.
Klasifikasi Fungsi dibahagikan kepada dua (2) iaitu;
Urusan Am (housekeeping) [100 500]
Urusan Fungsian (functional) [600 900]

Fungsi merujuk kepada tanggungjawab utama/ khusus yang dilaksanakan oleh


sesebuah pejabat awam dalam mencapai objektif penubuhannya.
Aktiviti pula merujuk kepada kegiatan yang dilaksanakan oleh sesebuah
pejabat awam dalam mencapai fungsi khusus penubuhannya.
Sub-aktiviti adalah kegiatan-kegiatan khusus yang dilaksanakan di bawah
aktiviti.
Transaksi merupakan fail-fail dengan tajuk khusus di bawah sesuatu sub-
aktiviti. Ia merupakan peringkat keempat dalam Klasifikasi Fail dan
mengandungi dokumen-dokumen yang berkaitan dengan tajuk fail tersebut.
Rekod Urusan Am (untuk semua pejabat awam)
100 Pengurusan Pentadbiran
200 Pengurusan Tanah, Bangunan dan Infrastruktur
300 Pengurusan Aset dan Stor
400 Pengurusan Kewangan
500 Pengurusan Sumber Manusia

Rekod Fungsian Sekolah-sekolah PPD K.Pilah


600 Pengurusan kurikulum
700 Pengurusan Murid
800 Pengurusan Kokurikulum
900 Pengurusan Asrama
SUSUNAN HIERARKI KLASIFIKASI FAIL
a. Penyelarasan Penggunaan Tanda Pemisah
Tanda yang diguna pakai untuk memisahkan
fungsi, aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi
hendaklah diselaraskan seperti berikut:

Tanda sengkang ( ) hendaklah digunakan untuk


memisahkan fungsi dan aktiviti.

Tanda serong ( / ) hendaklah digunakan untuk


memisahkan aktiviti, sub- aktiviti dan transaksi.
SUSUNAN HIERARKI
Sumber
Peringkat 1 Manusia Fungsi

Peringkat 2 Latihan
Aktiviti

Kursus
Peringkat 3 Profesional Sub-aktiviti
Dalam Negara

Latihan Dalam
Peringkat 4 Perkhidmatan Transaksi (Fail)

Hierarki yang dibangunkan mengikut warna iaitu fungsi (merah) diikuti


dengan aktiviti (biru), sub aktiviti (hijau) dan transaksi/fail (hitam).
Contoh:
500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (Fungsi)
500-5 Latihan (Aktiviti)
500-5/1 Kursus Profesional Dalam Negara (Sub-aktiviti)
500-5/1/2 Latihan Dalam Perkhidmatan (Transaksi/Fail)
PENYEDIAAN MANUAL
KLASIFIKASI FAIL
Setelah klasifikasi fail selesai dibangunkan, pejabat awam
hendaklah menyediakan
i. kaedah penggunaan klasifikasi fail
ii. kod klasifikasi
iii. kaedah pembukaan, penamaan dan penutupan fail
iv. lain-lain perkara mengenai klasifikasi fail dan
pengendalian fail yang perlu diketahui oleh kakitangan
pejabat awam berkenaan

Manual Klasifikasi Fail ini perlu dikemaskini oleh pejabat


awam dari masa ke masa sekiranya terdapat perubahan atau
pertambahan fungsi.
CARA-CARA PELAKSANAAN KLASIFIKASI FAIL YANG
BARU
PERSEDIAAN AWAL
1. Pisahkan fail-fail yang aktif daripada fail-fail yang tidak
aktif.
2. Padankan fail-fail yang aktif (yang sedang diguna pakai)
dengan klasifikasi baru dan catatkan nombor fail tersebut
di sebelah nombor fail yang berkaitan dalam klasifikasi
baru.

NOTA: Sekiranya tiada tajuk fail dalam klasifikasi baru yang


berpadanan, sila catatkan tajuk fail tersebut di
bawah sub-aktiviti mana fail tersebut patut dibuka.
PENUTUPAN FAIL AKTIF YANG LAMA DAN
PEMBUKAAN FAIL BARU

1. Tutup fail-fail lama yang aktif dan buka kulit fail


yang baru berdasarkan padanan nombor yang
telah dibuat di (2) di atas.
2. Ikatkan fail baru bersama dengan fail aktif yang
telah ditutup. Fail lama ini boleh dipisahkan
selepas satu tempoh yang sesuai (3 bulan).
3. Semua fail yang telah dipisahkan perlu disusun,
disenarai, dikotak dan disimpan di Registri (unit
atau bahagian khusus di sesebuah pejabat yang
bertanggungjawab terhadap urusan surat-
menyurat, dokumen dan fail-fail) sehingga ia
tidak diperlukan lagi untuk rujukan.
4. Fail-fail ini boleh di ambil tindakan pelupusan
selepas memenuhi tempoh pengekalan yang
dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod (JPR).
REGISTRI
SMK(P)Sri Aman
TINDAKAN KE ATAS FAIL YANG TIDAK AKTIF

1. Semua fail yang tidak aktif perlu ditutup,


disusun, disenarai dan dimasukkan dalam kotak.
2. Fail-fail ini boleh diambil tindakan pelupusan
selepas memenuhi tempoh pengekalan.
SENARAI KLASIFIKASI FAIL
SEKOLAH
PPD KUALA PILAH
SILA RUJUK
KLASIFIKASI FAIL
- FORMAT DESKRIPSI -
100 PENTADBIRAN
100-1 Perundangan
100-2 Perhubungan Awam
100-3 Program Kerjasama Dalam Negeri
100-4 Laporan dan Perangkaan
100-5 Pengurusan Mesyuarat
100-6 Kemudahan (Fasiliti)
100-7 Pertubuhan, Persatuan dan Kelab
100-8 Penerbitan Jabatan
100-9 Teknologi Maklumat dan Komunikasi
100-10 Pengurusan Rekod
100-11 Pembaharuan Pentadbiran
100-12 Piawaian Internationa Organisation for Standardisation (ISO)
100-13 Pengurusan Pejabat
100-14 Majlis/ Sambutan/ Perayaan
100-15 Jemputan
100-16 Harta Intelek
100-17 Lembaga Penasihat/ Pengelola
100-18 Daftar Warisan Kebangsaan
100-19 Pilihanraya
100-20 Penarafan Kendiri Sekolah
200 PENGURUSAN TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR

200-1 Perancangan Perolehan Tanah/ Bangunan

200-2 Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna Tanah

200-3 Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan

200-4 Sewaan

200-5 Keselamatan Bangunan/ Tanah

200-6 Penyelenggaraan
300 PENGURUSAN ASET & STOR

300-1 Penerimaan dan Pendaftaran/ Perekodan

300-2 Pengunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan

300-3 Penyenggaraan

300-4 Pelupusan

300-5 Kehilangan dan Hapuskira

300-6 Tadbir Urus Aset


400 PENGURUSAN KEWANGAN
400-1 Akaun
400-2 Bank
400-3 Bayaran
400-4 Bajet
400-5 Waran Peruntukan
400-6 Bon
400-7 Cek
400-8 Kumpulan Wang Disatukan
400-9 Penurunan Kuasa
400-10 Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja
400-11 Pinjaman Kakitangan Awam
400-12 Audit Kewangan
500 PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

500-1 Perjawatan

500-2 Perkhidmatan

500-3 Cuti

500-4 Kompetensi

500-5 Latihan

500-6 Perhubungan Pekerja

500-7 Kesihatan dan Perubatan

500-8 Pembangunan Sumber Manusia

500-9 Personal (Peribadi)


600 TADBIR URUS SEKOLAH
600-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan Sekolah
600-2 Pengurusan Takwim Sekolah
600-3 Pengurusan Sekolah
600-4 Penggubalan Kurikulum Sekolah
600-5 Pemantauan Kurikulum
600-6 Pengurusan Peperiksaan
600-7 Peningkatan Akademik
600-8 Perluasan Perhubungan Luar Sekolah
600-9 Penganugerahan Pencapaian dan Kecemerlangan
600-10 Pusat Sumber/ Perpustakaan Sekolah
700 PENGURUSAN MURID
700-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan Sekolah
700-2 Tadbir Urus Murid
700-3 Pendaftaran Baru Murid
700-4 Penempatan Murid
700-5 Pertukaran Sekolah
700-6 Pelanjutan Pengajian
700-7 Pemberian Bantuan Pelajaran
700-8 Penjagaan Kesihatan Murid
700-9 Peningkatan Kesedaran Keselamatan Murid
700-10 Pengawasan Disiplin (TERPERINGKAT)
700-11 Pelaksanaan Bimbingan dan Kaunseling Murid
700-12 Pemantauan Hal Ehwal Murid
800 PENGURUSAN KOKURIKULUM
800-1 Penggubalan Dasar dan Peraturan
800-2 Tadbir Urus Kokurikulum
800-3 Pemantuan Kokurikulum

900 PENGURUSAN ASRAMA

900-1 Dasar dan Peraturan Asrama

900-2 Tadbir Urus Asrama