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CONTROL PRESUPUESTARIO

(FM/BCS)
Diagrama General de la Capacitacin

Resumen

Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Cierre de Ejercicio
Resumen de la Capacitacin

Meta Principal de la Capacitacin


Objetivos de la Capacitacin
Contenido de la Capacitacin

Diagrama General de la
Capacitacin
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Cierre de Ejercicio

Reporteo
Datos Maestros I

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivisin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Elementos Organizativos en Finanzas

EA-PS
Entidad CP
egresos / ingresos

PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
BUDGET PLAN
2000 2001
1996
EXP 1995
EXP
EXP
50.490 48.320
50.490362 . . .370
362
1.470 . 1.470
..
1.470 23 . . . 25
23547 . . .538
547
45.145 ...
42.873
45.145 12 ... 9
12 78 . . . 70
78 . . . ... ...
...... ... ...
...... ... ...
...... ... ...
...... ... ...
...... ... ...
...... ... ...
...... ... ...
...... ... ...
... ...
FI

CO Sociedad
gastos / ingresos

Sociedad CO
costos / ingresos
Parmetros Generales de la Entidad CP

Moneda de Entidad CP

Dic. Ene.
Nov. Feb.
12 01
11 02
Oct. Mar.
10 03
Variante de Ao
Sep. 09 04 Fiscal
Abr.
08 05
Ago. 07 06
May
Jul. Jun.
Representacin de la Estructura Presupuestal

Introduccin

La estructura presupuestal representa la estructura


funcional y organizacional de una empresa desde el puento
de vista del Control Presupuestario.
Esta es la base para la planeacin y ejecucin del
presupuesto.
Representacin de la Estructura Presupuestal en el
Sistema SAP

Centro Gestor

Estructura Presupuestal Estructura en Sistema SAP


PRESUPUESTO
2000 2001
TDM TDM
50.490 48.320
362 370
1.470 1.470
23 25
547 538
45.145 42.873
12 9
78 70
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...
... ...

Posicin Presupuestal
Mapeo de escenarios Jerarquas de Datos Maestros

Escenario 1: Planeacin de Presupuesto Escenario 2: Gobierno Alemn


y jerarquas de Centros Gestores
Centro Gestor Presupuestal
Pos. Presupuestal
Combinaciones =
Objetos de Ppto.
(Admn. de Ppto.
basada en Asig. Cont.)
Jerarqua Centros Gestores

Escenario 3: Presupuestacin y Control


de Disponibilidad no-jerrquicos

Posiciones Presupuestales

Posiciones Presupuestales

Centros Gestores
Datos Maestros II

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Dependencia Anual de Datos Maestros

X
Year X

1900 1901 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Year X
Activacin Anual de Datos Maestros

Antes de que usted defina las posiciones


presupuestales y los centros gestores como
dependientes del ejercicio, estos deben ser convertidos
como dependientes del ejercicio en la Parametrizacin
usando el programa RFFMMDACT.
El programa ejecuta lo siguiente:
Verifica si el presupuesto y la estructura presupuestal son
dependientes del ejercicio
Verificacin y activation de los centros gestores como
dependientes del ejercicio
Verificacin y activation de las posiciones presupuestales
como dependientes del ejercicio
Si la conversin es exitosa, los Datos Maestros serpan
dependientes del ejercicio a partir del ao deseado.
Datos Maestros III

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Posiciones Presupuestales

Atributos
Operacin presupuestal y Tipo de Posicin
Mantenimiento de la Jerarqua
Mascarilla de Edicin
Estructura de Posicin Presupuestal
Estructuracin y agrupacin de Textos
Copia de Posiciones Presupuestales
Posicin Presupuestal : Atributos I

Documentos de Cambio Texto Explicativo Entidad CP

Posicin Presup. 2100. 4000.000


Ejercicio 2003 Crear con Modelo
Entidad CP 9000

Datos Bsicos 1 Jerarqua Alterna

Datos Bsicos

Contab. Directamente No Contab. Directamente

Operacin presupuestal 30 Presupuesto Negativo


Tipo de Posicin 3 Pos. Pptal. Estadstica
Posicin Presupuestal: Atributos II

nderungsbelege
Documentos Langtext
de Cambio Finanzkreis
Texto Explicativo Entidad CP

Finanzposition
Posicin Presup. 2100.4000.000
2100. 4000.000 Anlegen mit Vorlage
Geschftsjahr
Ejercicio 2003
2003 Crear con Modelo
Finanzkreis
Entidad CP 9000
9000

Grunddaten
Datos 1 1 Alternative
Bsicos JerarquaHierarchie
Alterna

Grunddate
Datos Bsicos
n
Direkt bebuchbar nicht direkt Directamente
bebuchbar
Contab. Directamente No Contab.
Finanzvorgang
Operacin presupuestal 30 30 Negatives Presupuesto
Presupuesto Negativo
Positionstyp
Tipo de Posicin 33 Stat.Pptal.
Pos. Finanzposition
Estadstica
Posicin Presupuestal: Operacin presupuestal y
Tipo de Posicin

Oper. Finan. Tipo Posicin Transaccin


30 3/2 Contabilizacin Egresos/Ingresos

40 3/2 Entrada/Salida de Mercanca

60 3/2 Cuentas por Pagar/por Cobrar


Contabilizacin de Dbitos
80 3/2 Clearing de Bancos
Contabilizacin Real

90 1/5 Flujo de Efectivo


Lista de Clarificacin (IS-PS-CA)
Contabilizacin Real
Asignacin a Jerarqua

Documentos de Cambio Texto Explicativo Entidad CP

Posicin Presup. 2100. 4000.000


Ejercicio 2003
Entidad CP 9000

Datos Bsicos 1 Jerarqua Alterna

Asignacin a Jerarqua

Pos. Presupuestal Superior 2100.4000.000

Variante Estndar
Posicin Presupuestal: Jerarquas Alternas

Jerarqua: Jerarqua:
Reporte a la Reporte para
Federacin o fondos
al Estado privados
Mantenimiento de Jerarquas Alternas

Documentos de Cambio Texto Explicativo Entidad CP

Posicin Presup. 2100.4000.000


Ejercicio 2003
Entidad CP 9000

Datos Bsicos 1 Jerarqua Alterna

Jerarqua Alterna
Variante Posicin Presupuestal Superior
001 2100.0000.000
Jerarqua de Posiciones Presupuestales

Oper. presupuestal 30 30 40 60 90
Tipo Posicin 2 3 3 2/3 1

Nombre Ingresos Gastos Ent. Mercanca/ Cuenta Bancos


Recepcin de asociada de
Factura proveedores/
clientes

La Posicin puede ser


presupuestada y
contabilizada
Mantenimiento de Texto Explicativo

Documentos de Cambio Texto Explicativo Entidad CP

Posicin Pptal. 2100.3333.000


Ejercicio 2000
Entidad CP
9000

Pantalla Texto Expl. Nuevo Languaje Borrar Datos Bsicos 1 Datos Bsicos 2 Jerarqua Alterna

Asignacin de Jerarqua

Posicin Presupuestal Superior 2100.3330.000

Entidad CP 9000 Standard Variant

Ejercicio 2003
Pos. Presupuestal 2100.4000.000

Languaje Tipo de Texto Denominacin Linea de Texto


DE 1 Texto Estndar Presupuesto Plan

DE 2 Texto Estndar Reporteo


EN 1 Plan Presupuestario
Ejemplo de Ampliacin de Cliente: Posicin
Presupuestal

2. Field Check
Documentos de Cambio Texto Explicativo Entidad CP
FMMD0016
Posicin Presup. 2100.3333.000 (EXIT_SAPLFMCI2_002)
Anlegen mit Vorlage

Ejercicio 2000
1.Entidad
Crear /Cambio
CP 9000
FMMD0015
(EXIT_SAPLFMCI2_001)
Datos Bsicos 1
Grunddaten Jerarqua Alterna

Contab. Directamente No Contab. Directamente


3. Insert Additional
Operacin presupuestal 30
Fields
Tipo de Posicin 3
FMMD0017
(EXIT_SAPLFMCI2_003
EXIT_SAPLFMCI2_004)
Mascarilla de Clave de Posicin Presupuestal

Caracter Especial

:-.
Mascarilla Parametrizacin
XXXX.XXX.XXXX

Registro Maestro

Pos. Pptal XXXX.XXX.XXXX

Ejercicio 2003

Entidad CP 9000
Copia de Posiciones Presupuestales

Posicin Posicin
Presupuestal Presupuestal
Fuente: ECP. 9000 Fuente: ECP. 9005
Ejercicio 2002 Ejercicio 2003

EXPORTAR IMPORTAR
RFFMDBI81 RFFMDBI85
Archivo UNIX/
Archivo PC
Ejemplo: Cambio de Registro Maestro

Modificar Posicin Presupuestal


Los campos pueden
modificarse
Descripcin

Datos Bsicos
Oper. presupuestal
Tipo Posicin
Pos. Superior
Los campos no pueden
Contab. Directamente modificarse
No Contab. Directa.
Pos. Pptal. Estads.
Ppto. Negativo

Valor predeterminado
Centro Gestor
Datos Maestros IV

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Jerarqua de Centros Gestores

Entidad CP
Centro Gestor 1
Responsable

Centro Gestor 2 Centro Gestor 3

Responsable Responsable

Centro Superior Centro Superior


Variante de Jerarqua: Asignacin de Centro
Gestor dependiente del Tiempo

J F M A

2002
M J J A S O N D

J F M A

2001
M J J A S O N D

V A1 A3

A1 A2 A3 A1.1 A1.2

A1.1 A1.2 A1.21 A1.22

A1.21 A1.22
Centro Gestor: Intervalo de Existencia

Crear Centro Gestor

Entidad CP
Ctr. Gestor
Validez
De Ao 2001 A Ao 2003
Crear Centro Gestor: Detalles de Periodos

Modificar Centro Gestor

Ctr. Gestor A1
De Ao 2000 A Ao 2005

Periodo de Anlisis
Nombre del Departamento (De...A)
Detalles 01.01.2000 30.09.2001 Administracin A1
variables
de tiempo: 01.10.2001 31.12.2005 Gerencia A1

Responsable: (De ... A)


01.01.2000 31.12.2001 Meyer

01.01.2002 31.12.2005 Schneider


Variante de Jerarqua: Seleccin de Centro Gestor

Variante de Jerarqua

J F M A

2001
M J J A S O N D

Centro Gestor est Centro Gestor no


asignado: est asignado:

Vlido Desde-Hasta
Vlido Desde-Hasta
V : 1900 - 2010 V
B1: 1900 - 2000
A1: 2002 - 2005
C1: 2000 - 2000
A1 A2 A3
A2: 2001 - 2004
C2: 2005 - 2006
A3: 2001 - 2002
Copia de Centros Gestores

Centro Gestor Centro Gestor


Fuente: ECP 9000 Fuente: ECP 9010
Var.Jer. 0000 Var.Jer. 0010

EXPORTAR IMPORTAR
RFFMBI91 Archivo UNIX/ RFFMBI95

Archivo PC
Datos Maestros V

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Activacin de Elementos de Imputacin

Fondos

Area Funcional

Programa presupuestario

Subvencin
Activacin de los Fondos y del Area Funcional

AA Definicin de fondo / area


funcional en los Datos
Maestros

CO Imputacin adicional
= fondo / rea funcional
Contabilidad de Fondos Ampliada

Nota !!!!!
La activation del fondo y rea funcional en el Control
Presupuestario es la misma que la activacin de
Contabilidad de Fondos Mejorada, una solucin
integrada desarrollada para el mercado de US.
La Nota 518610 contiene una descripcin de los
prerrequisitos para usar La Contabilidad de Fondos Mejorada
o partes de dicha funcionalidad.
Activacin del Programa Presupuestario

Definicin del programa presupuestario


en el registro maestros de activos fijos

AA

CO Imputacin Adicional
= programa presupuestario
Activacin de la Subvencin

AA Definicin de la subvencin en
registro maestros de activos fijos

CO Imputacin adicional
= subvencin
Elemento de Imputacin BLANK

Centro Gestor A1 Centro Gestor A1

Pos. Pptal. 50010 Pos. Pptal. 50010

Fondos Fondos NUEVO

Area Area
NUEVO
Funcional Funcional

Programa Programa
Presupuestario Presupuestario NUEVO

Subvencin Subvencin NUEVO


Datos Maestros VI

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Fundos y Financiamiento con Fuentes Secundarias

Introduccin
Los fondos de fuentes secundarias son tipos normales de
fondos. Los fondos secundarios pueden ser separados por
completo del presupuesto operativo, usualmente
administrado de acuerdo con reglas estrictas. Estos
fondos secundarios son frecuentemente disponibles para
proyectos.
Tcnicamente, no existe diferencia entre los fondos y los
fondos de fuentes secundarias.
Mapeo de Fondos

Cliente SAP
Estructura Presupuestal
Fondos Fuentes Secundarias 1

Presupuesto

Fondos Fuentes
Secundarias 2

...
3
2
Presupuesto Fondos fuentes Sec. 1
Registro Maestro de Fondos

Entidad CP: 9000

Fondos: Presupuesto

Datos Bsicos:

Vlido desde: 01.01.2002 Vlido Hasta: 31.12.2005

Tipos de Fondos: Agrupacin por fondos posible

Datos Adicionales:

Perfil de Pppto.: Control Individual de Disponibilidad de


Presupuesto
Balance: Operaciones de cierre de ejercicio de
Fondos
Cliente : Coneccin a los registros maestros de
deudores de FI
Datos Maestros VII

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Area Funcional

Fondos / Area Funcional

Imputacin CP

Pos.
Pptal.

Centro Area
Gestor Funcional
El Area Funcional
es una nueva
dimensin
Fondos
Datos Maestros VIII

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Clave de Seleccin de Campos para Datos Maestros

Modificar clave de Seleccin de Campos


de Posiciones Presupuestales

Clave Seleccin Descripcin


Campos
FIPOS Seleccin de Campos FK01
FIPOS_2 Seleccin de Campos FK02

Parametrizacin
Modificar status campo para clave de Seleccin de Campos

Nombre Campos Descripcin Ocultar Visual. Opnal. Oblig.

FICTR Centro Gestor


FIVOR Operacin presupuestal
HSART Tipo Pos. Pptal.
Seleccin Masiva de Datos Maestros

Seleccin de valores
Seleccin Entidad CP: 9000
Masiva Ejercicio: 2002
Pos. Pptal.: +++1*

Ent. 9000 Ejercicio 2002


CP. Pos. Pptales. Descripcin
X 0001150000 Cargos por uso
X 0001400000 Renta/Aquiler

Transferir Mantenimiento
Valores Mantenimiento Masivo
Secuencial
Seleccin Masiva de Datos Maestros

Seleccin de Datos Maestros para procesamiento posterior


Modificar posiciones presupuestales
Selecciona posiciones presupuestales para planificaccin
presupuestal
Bsqueda Genrica de Datos Maestros
+ representa un caracter especfico (longitud conocida del
objeto)
* representa una cadena de caracteres de una longitud no
especfica
Seleccin de valores individuales (sin seleccin de intervalos
en la mascarilla)

Mantenimiento Individual
00001++++++
+ 00003++++++
+ ......
Ejemplo de Mantenimiento Masivo

Ent. 9000 Ejercicio 2002


CP. Pos. Pptales. Descripcin
Seleccin X 0001150000 Charges for Use
Masiva X 0001400000 Rent/Lease

0001150000

Grupo de
Nuevos valores 0815
Autorizacin
para actualizacin:
Grupo de
Autorizacin 0001400000
...
Grupo de
Autorizacin 0815
Datos Maestros IX

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Nuevo concepto de Plan de Estructura Presupuestal

Sin Estructura Con Estructura Libro Alterno


Presupuestal Presupuestal
X

1 1
Derivacin de
Direcciones
1.1 1.1 Presupuestales

1.1.1 1.1.2 1.1.1 1.1.2

Objeto de contabilizacin Objeto de Contabilizacin no


presupuestable y contabilizable usado

Direccin de Contabilizacin Direccin de Presupuesto


Estructura Presupuestaria: Idea Bsica

Las direcciones de Presupuesto y Contabilizacin son definidas


por la entidad CP y Ejercicio de forma independiente.
Esta estructura presupuestal se define por separado para cada
categora de presupuesto (Presupuesto de Pago y de
Comprometido)
Es posible definir tantas estructuras presupuestales como sean
necesarias
De esta forma se definir un primer nivel de control sobre
aquellas direcciones que pueden ser presupuestadas y
contabilizadas y las que no (Ej. Manejo de Plan de Caja a un nivel
superior al del presupuesto).
Definicin de ligas entre imputaciones de presupuesto y
contabilizaciones
va reglas de derivacin
El uso de reglas es opcional
Estructura Presupuestaria: Herramientas

IMG Parametrizacin:

Crear la estructura presupuestaria


Definir la estrategia de derivacin
Crear la estructura presupuestaria (por Entidad CP)
Asignar a la Entidad CP, una estructura presupuestaria y
una estrategia

Generar las Imputaciones


Imputaciones Presupuestarias
Imputaciones Contables

Borrar las imputaciones si es necesario


Imputaciones Presupuestarias
Imputaciones Contables
Estructura Presupuestaria: Herramientas

Transacciones
Generar estructura presupuestaria
Copiar del ao fiscal anterior

Mantener
Imputacin Presupuestaria
Manualmente
Proceso masivo
Imputacin Contabilizacin
Manualmente
Proceso masivo

Indices
Mostrar inconsistencias
Reconstruir

Correr Controles
Mostrar inconsistencia en Imputaciones presupuestarias
Mostrar Imputaciones con datos no presupuestables
Mostrar inconsistencia en Imputaciones contabilizables
Mostrar Imputaciones con datos no contabilizables
Estructura Presupuestaria: Visin General Grfica
Posicin Presupuestaria
Control Centro Gestor
Disponibilidad
Fondo
rea Funcional
Programa Presupuestario

Libro
Disponibilidad
Presupuestacin
Posicin Presupuestaria
Centro Gestor
Fondo
rea Funcional
Subvencin
Programa Presupuestario
Estructura
Presupuestaria
Compromiso/Real

Posicin
Precompromisos Presupuestaria
Compromisos Centro Gestor
Fondo
Pagos - Nmina rea Funcional
Programa
Datos Maestros XI

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Grupo de Autorizaciones

Gastos RH

Salarios
Grupo de
Comisiones Autorizacin
Contribuciones HR
al Seguro Social

Gastos de
Relocalizacin
Objetos de Autorizacin FM

Autorizacin F_FICB_VER
Entidad CP Autorizacin F_FICB_FKR
bjeto de Imputacin F_FICA_TRG
Fondos F_FICA_FOC
Centro Gestor F_FICA_FSG
Centro Gestor Interno F_FICA_SIG
Centro Gestor Cruzado F_FICA_SEG
Posicin Presupuestal F_FICA_FPG
Area Funcional F_FMMD_FAR
Programa Presupuestario F_FMMD_MES
Subvencin F_FIGM_GNT
Grupo de Autorizaciones para Posiciones
Presupuestales

Objreto de
F_FICA_FPG
Autorizacin

Posicin Presupuestal en Entidad CP


Valores

Entidad CP FMA1
Ejercicio
2003 Actividad
Posicin Presupuestal 10500
Grupo de
Operacin Estadstica Autorizacin
Tipo de Posicin
Categora de Arrastre
Entidad CP
Grupo de Autorizacin
Datos Maestros XII

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Subdivisin de Datos Maestros

Crear Programas (Proyectos):

Substring 1 (Categora) DES Desarrollo

Substring 2 (Sub-Categora) 003 Ambiental

Substring 3 (Programa) 04 Finca Villa Ligia

DES.003.04
Datos Maestros XIII

Estructuras Organizacionales
Datos Maestros dependientes del Ejercicio
Posiciones Presupuestales
Centros Gestores
Activacin de Elementos de Imputacin
Fondos
Area Funcional
Parmetros Generales
Estructura Presupuestal
Grupos de Autorizacin
Subdivicin de Datos Maestros
Herramienta de Derivacin de Imputacin
Herramienta de Derivacin de Imputacin

Reglas de Derivacin de Imputacin Predefinidas


Tipos de Derivacin
Reglas de Derivacin de Imputacin Predifinidas

Parametrizacin

Seleccin de Reglas Predefinidas para Derivacin de Imputacin FM

Funcin de Cuenta de Mayor


Posicin Presupuestal de Cuenta de Mayor
Area Funcional de Centro de Costo
Centro Gestor de Datos Maestros Posicin Presupuestal
Fondos de Datos Maestros de Centro Gestor
Area Funcional de Datos Maestros de Orden Interna
Elemento PEP de datos maestros de Orden

Pasos de Derivacin Activados


Pasos de Derivacin no Activados pasa su organizacin
Tipos de Derivaciin

Regla de
Derivacin

Llamada de Acceso a Tabla


Funcin

Tipos de
Derivacin

Ampliacin Asignacin

Inicializacin
Asignacin

Parametrizacin

Campo fuente Campo Destino


Contenido total del Campo
COST_CENTER FUND_CENTER Contenido parcial del Campo
A partir de Caracter
(Empezando desde 0) 0
No. de Caracteres 6
Longitud de caracter 16

Contenido total del Campo


Contenido parcial del Campo
A partir de Caracter(Empez. desde 0) 5
No. de Caracteres Long. caracter 16 6
Definir Regla de Derivacin

Parametrizacin
Solo realizar la regla si todos
los requerimientos han sido
Campo Fuente Campo destino reunidos.
CO_AREA COMMIT_ITEM COMPANY_CODE = 1000
COST_ELEMENT

Atributos de regla
Mensaje de error cuando
Atributos del campo fuente no es encontrado valor
Valor inicial permitido Detener procesamiento de
estrategia de si es
encontrado el campo
Las entradas deben ser
Atributos del campo destino
mantenibles periodo de
Copiar nuevo valor si el validez
valor existe
No copiar nuevo valor si
el valor existe
Mantenimiento de la Tabla

Campo origen desde valores hasta IN/OUT

Sociedad CO Clase Costo Vlido desde Posicin Presupuestal

9000 500301 01.01.2003 = 50030

9000 500302 01.01.2003 = 50040


Asignacin de Imputacin HR/FM para Sueldos y
Salarios

Asignacin de distribucin de costos para sueldos/salarios


1. (infotipo 0027/01) a centro gestor / fondo / rea funcional /
programa presupuestario / subvencin

Pagos/Deducciones Peridicas (infotipo 0014) y pagos


2.
adicionales (infotipo 0015) a centro gestor / fondo / rea
funcional / programa presupuestario / subvencin

Asignacin organizacional de un empleado (infotipo 0001) a


3. centro gestor/fondo / rea funcional / programa presupuestario /
subvencin
Datos Maestros: Resumen de Unidad I
Mapeo de Datos Maestros
rganos Cuentas
Ejecutores Presupuestales

Centros Gestores
Posiciones Presupuestales

Proyectos y
Actividades
Institucionales
EA-PS Subvenciones
Programa FM
Presupuestario

Fuente de
Programas Financiamiento
y Subprogramas

rea Funcional
Fondos
Datos Maestros: Resumen de Unidad I: Catlogo de
Estructura Organizacional Presupuestal

Centro Gestor = Unidad Responsable


Quen Gasta?

Direccin de Finanzas
y Administracin

Direccin de Finanzas Direccin de Recursos


Humanos
Datos Maestros: Resumen de Unidad I: Catlogo
de Partidas Presupuestales

Partida Presupuestal =
Objetos de Gasto
En qu se gasta? Egresos

Servicios Personales Mats. y Suministros Servicios Generales

Sueldos

Catlogo de Ingresos, Gastos y Auxiliares (Naturaleza de la partida)


.......
de fcil mantenimiento.
Permite definir caractersticas adicionales para propsitos de
....... reporteo.
Su codificacin puede seguir ciertas reglas.
Una vez definida su naturaleza esta no se puede modificar; si el dato
maestro contiene movimientos, el sistema impide su eliminacin.
Ingresos

............. ................. .................


Datos Maestros: Resumen de Unidad I: Integracin
Unidades Responsables y Partidas Presupuestales

Direccin de Finanzas
y Administracin
Egresos Ingresos

............. ................. .................


Servicios Personales Mats. y Suministros Servicios Generales

Sueldos

.......

.......

Direccin de Finanzas Direccin de Recursos


Humanos
Egresos Ingresos

Egresos Ingresos

............. ................. .................


Servicios Personales Mats. y Suministros Servicios Generales
............. ................. .................
Servicios Personales Mats. y Suministros Servicios Generales

Sueldos

Sueldos

.......

.......

.......

.......

CENTRO GESTOR

POSICION PRESUPUESTAL
Datos Maestros: Resumen de Unidad I: Fondos

Fondos = Origen de los Recursos


Con qu fuentes de financiamiento?
Fondo 3
Direccin de Finanzas
y Administracin
Egresos Ingresos

Servicios Personales

Sueldos
Mats. y Suministros
Servicios Generales
............. ..................................

Controla en forma
.......

.......
automtica la validez del
Fondo 2
fondo. (ej. Un fondo de
Secretara
Direccin de FinanzasA
y Administracin Egresos Ingresos
Direccin de Recursos
Humanos prestamo para desastres)
Egresos Ingresos

Egresos Ingresos

............. ..................................
Servicios Personales
Mats. y Suministros
Servicios Generales
............. ..................................
Servicios Personales
Mats. y Suministros
Servicios Generales
Sueldos ............. ..................................
Servicios Personales
Mats. y Suministros
Servicios Generales Sueldos
.......
Sueldos
.......

....... .......
.......

Fondo 1 .......

Direccin de Finanzas
Fondo 1
Secretara A Direccin de Recursos
y Administracin Humanos
Egresos Egresos Ingresos Ingresos
Egresos Ingresos

............. .................
............. ................. ..................................
Servicios
Mats. yPersonales
Servicios Personales Mats. y Suministros
Suministros
Servicios Servicios Generales
Generales ............. ..................................

Validez de
Servicios Personales
Mats. y Suministros
Servicios Generales
Sueldos Sueldos
Sueldos

....... .......
.......

....... .......
.......

Validez a
Direccin de Finanzas Direccin de Recursos
Egresos Ingresos
Humanos
Egresos Ingresos
Clase de fondo
............. ..................................
Servicios Personales
Mats. y Suministros
Servicios Generales
............. ..................................
Servicios Personales
Mats. y Suministros
Servicios Generales
Sueldos
Sueldos
.......
.......

.......
.......

Perfil de ppto.
Contempla en forma natural Deudor
CENTRO GESTOR
el soporte para la generacin Utilizacin
POSICION PRESUPUESTAL de Informes de origen y
FONDO
aplicacin de Recursos.
Datos Maestros: Resumen de Unidad I: Area
Funcional
Area Funcional = Programa de Gobierno
Para qe se gasta?

Area Funcional 2000 Ampliacin de Capacidad

Fondo 3
Direccin de Finanzas
y Administracin

Area Funcional 1000 Proyectos Estratgicos


Egresos Ingresos

Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos
.......
.......

Fondo 2
Secretara A
Organismo Secretara B Fondo 3
Egresos
Egresos

Ingresos
Ingresos
Egresos Ingresos

Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos Direccin de Finanzas
Sueldos .......
....... .......
....... y Administracin

Fondo 1
....... Egresos Ingresos
.......

Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos
.......
.......
Direccin de Finanzas
Secretara A
y Administracin
Egresos
Egresos Ingresos
Ingresos
Secretara B
Egresos Ingresos
Fondo 2
.............
.................
.................

Secretara A
ServiciosyMats.
Personales
y Suministros
Servicios .............
Generales .................
.................
Servicios Mats.
Personales
Suministros
Servicios Generales
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
................. Direccin de Recursos
SueldosSueldos
Sueldos Direccin de Finanzas Humanos
....... .......

.......
....... y Administracin
Egresos Ingresos
Egresos Ingresos
....... ....... Egresos Ingresos
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos .............
.................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros
Servicios Generales Sueldos
Sueldos ....... .......
....... .......

Fondo 1
.......
Direccin de Finanzas
Egresos Ingresos
Secretara B .......

Egresos Ingresos

Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos
Direccin de Finanzas
.......
.......
Sueldos
....... Secretara A
y Administracin
Direccin de Recursos
Humanos
....... Egresos
Egresos Ingresos
Ingresos
Egresos Ingresos

Servicios .............
............. .................
................. .................
.................
Servicios Mats. yMats.
Personales
Personales y Suministros
Servicios
Suministros
Servicios Generales
Generales Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
SueldosSueldos Sueldos
....... .......
.......
....... .......
.......

Direccin de Finanzas Direccin de Recursos


Humanos
Egresos Ingresos
Egresos Ingresos

CENTRO GESTOR Servicios Mats.


Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos
Sueldos
.......
.......
.......
.......

POSICION PRESUPUESTAL

FONDO

AREA FUNCIONAL
Datos Maestros: Resumen de Unidad I: Programa
Presupuestario
Programa Presupuestario = Proyectos y Actividades
Para qe peoyectos y actividades especficas se gasta?

Area Funcional 1000 Proyectos Estratgicos

Fondo 3
Direccin de Finanzas
y Administracin
Egresos Ingresos

Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos
.......
.......

Fondo 2
Secretara A
Direccin de Finanzas
Direccin de Recursos
Humanos
y Administracin
Egresos Ingresos
Egresos Ingresos
Egresos Ingresos
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos .............
.................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros
Servicios Generales Sueldos
Sueldos ....... .......
....... .......

Fondo 1
.......
.......

Direccin de Finanzas
Secretara A
y Administracin
Direccin de Recursos
Humanos
Egresos
Egresos Ingresos
Ingresos
Egresos Ingresos

Servicios .............
............. .................
................. .................
.................
Servicios Mats. yMats.
Personales
Personales y Suministros
Servicios
Suministros
Servicios Generales
Generales Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
SueldosSueldos Sueldos
....... .......
.......
....... .......
.......

Direccin de Finanzas Direccin de Recursos


Humanos
Egresos Ingresos
Egresos Ingresos

Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Servicios Mats.
Personales
y Suministros .............
Servicios Generales .................
.................
Sueldos
Sueldos

CENTRO GESTOR .......


.......
.......
.......

POSICION PRESUPUESTAL

FONDO Construccin Mantenimiento Mejora de


AREA FUNCIONAL Nuevo Distribuidor Mayor Planta II Imagen Corporativa

PROGRAMA PRESUPUESTARIO
Datos Maestros: Resumen de Unidad I

La Entidad de Control Presupuestario (Entidad CP)


es el elemento organizacional en el control
presupuestario. El ambiente de operacin contable
es mapeado asignando Sociedades y Sociedades
CO a la Entidad CP.

Las Posiciones Presupuestales son usadas para


representar la estructura funcional del presupuesto,
mientras los centros gestores representan la
estructura organizacional.

Las fuentes de financiamiento secundario son


usadas para represnetar un tipo especial de fondos.

Esta disponible una dimensin adicional con el uso


del rea Funcional para subdividir las Imputaciones
del Control Presupuestario.
Datos Maestros: Resumen de Unidad II

Es posible estructurar los egresos de acuerdo con


aspectos de medidas de inversin usando el
programa presupuestario.
Es posible administrar los fondos de patrocinadores
para propsitos comerciales o cientficos (p.ej.)
usando la subvencin.
Los Grupos de Autorizacin reducen la cantidad de
mantenimiento para el control de autorizaciones.
Es posible dividir los Datos Maestros en diferentes
substrings usando la subdivisin.
La integracin entre los otros componentes por
ejemplo, CO/FI y FM es controlada por medio de la
herramienta de derivacin.
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Presupuestacin: Objetivos de la Unidad

Al concluir esta unidad usted comprender


El proceso de Planificacin y Ejecucin en el Control
Presupuestario de SAP R/3

Las principales caractersticas de BCS


Categoras de Presupuesto
Versiones
Valores de Presupuestos
Clases de Documentos
Procesos
Clases de Presupuesto

Como estructurar el uso del presupuesto en BCS:


Procesos
Clases de Presupuesto

Usted comprender el control de operaciones


presupuestales mediante el uso de la Gestin de Status
Presupuestacin: Objetivos de la Unidad

Al concluir esta unidad usted:


Conocer las herramientas de planificacin
presupuestaria de SAP
Planificacin en BCS
Layouts de Planificacin
Integracin con Hoja Excel

Planificacin en SEM-BPS
Flujo de datos

Usted ser capaz de interactuar con la Mesa de


Presupuestacin
Usted comprender la estrategia de derivacin para el
ingreso de Presupuesto

Conocer los conceptos acerca de los Ratios


Fuentes de datos
Aplicacin
Presupuestacin: Objetivos de la Unidad

Al concluir esta unidad usted se familiarizar con:


Las diferentes clases de verificacin de consistencia y
sus usos
Las bases del control activo de disponibilidad (AVC) de
BCS, los objetivos principales de la nueva herramienta,
los libros de control de disponibilidad, filtros de
disponibilidad, reglas de derivacin para objetos de
control, perfiles de tolerancia y control de disponibilidad
complejo.
El uso de herramientas de presupuestacin adicionales
para procesamiento masivo.
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros
Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Reporteo

Apndice
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Proceso de Planificacin: Visin General

01.04.2003 01.07.2003 01.01.2004

Copia de Presupuesto Presupuesto Presupuesto Decreto o


valores Preliminar Preliminar Final Presupuesto
de aos 2004 2004 2004 Ley
previos Versin 0
versin 2 versin 3 versin 4

Liberaciones
5% Incremento
BCS y Presupuestacin Clsica

Nuevo para EA-PS 1.10

Sistema de
Control de Presupuestacin
Presupuesto Clsica
(BCS)
Visin General y Posicionamiento: Sistema de
Control de Presupuesto (BCS)
Contabildad

Datos Maestros Sistema Gestin Real /


Presupuetaria Compromisos
Posiciones
Presupuestarias
Planificacin Documento
Presupuestario
Centros Gestores
Documentos de
Entrada Ordenes
de Presupuesto
Fondos

Traslado de
Recursos
Area
Funcional
Control
Disponibilidad
Transferencia
Programa Pagos
Presupuestario Estructura
Presupuestaria
Caja Efectivo
Subvenciones

Control Presupuestario
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Trminos usados en BCS

Imputacin de Presupuesto: Combinacin de dimensiones donde


se ingresa (contabilizado, contabilizacin preliminar, creacin)
presupuesto
Fondo1, CG1, PP1, 0001
Objeto de Presupuesto: Imputacin Presupuesto + importe
Imputacin de Contabilizacin: Combinacin de dimensiones
donde se ingresan (contabilizado, contabilizacin preliminar,
creacin) imputaciones reales (pagos, compromisos)
Objeto de Contabilizacin: Imputacin Contabilizacin + importe
Imputacin de AVC: Combinacin de dimensiones donde se
realiza el control de disponibilidad
Objeto de AVC: Imputacin AVC + importe
Categoras de Presupuesto y Versiones en BCS

Categoras de Presupuesto
Presupuesto de Pago (Ledger 9F)
Presupuesto Comprometido (Ledger 9G)
Versiones
Versin 0
Cualquier nmero de versiones para planificacin.
Es posible realizar el control de disponibilidad sobre
cualquier versin.
Generalmente slo se debera controlar la disponibilidad
presupuestal sobre una versin, sin embargo la necesidad
final depende del cliente.
Tipos de Proceso Presupuestales en BCS

Se han definido tipos de proceso para soportar todas


Tipos de Proceso las operaciones Presupuestales (estos procesos son
entregados en el estndar y no pueden modificarse)
Se utiliza este proceso cuando se desee contabilizar un plan o un nuevo
presupuesto en una imputacin de presupuesto de FM. Generalmente se
Entrada ingresan estos valores antes de ejecutar este presupuesto. Los datos de
planeacin que se transfieren como valores presupuestales a un objeto FM
son contabilizados con este proceso.

Si el presupuesto en una imputacin de presupuesto FM es insuficiente, este


Suplemento puede incrementarse por medio del proceso de suplemento. El presupuesto es
incrementado en el ejercicio fiscal o perodo indicado.

Si se desea reducir presupuesto en una imputacin de presupuesto FM se


utiliza el proceso de devolucin. Se reduce entonces el presupuesto
Devolucin disponible en el objeto FM para el ao fiscal especificado.

Si se desea distribuir o transferir el presupuesto de una imputacin de


Traslado presupuesto FM a otra, en un mismo ao fiscal se utiliza el proceso de
Traslado. El presupuesto total no es modificado.

Se usa el proceso de arrastre si se desea transferir presupuesto no consumido


Arrastre a otro ao fiscal al final del ejercicio actual. El arrastre del presupuesto
residual al siguiente ejercicio es un ejemplo del proceso de Arrastre.
Clases de Presupuesto en BCS

Las Clases de Presupuesto son usadas para clasificar el


presupuesto de acuerdo con las necesidades individuales
de su organizacin:
Subdivisin en un mismo procesos
Ejemplo: distincin entre diferentes clases de suplementos
Clasificacin del presupuesto independientemente del
proceso
Ejemplo: mantener clasificacin de presupuesto original (clase de
presupuesto) durante una transferencia.
Ejemplo: contingencia versus presupuesto operativo.
Diferenciacin de los pasos en el ciclo presupuestario
Ejemplo: apropiacin inicial diferenciada de las distribuciones.
Separacin de presupuesto relevante y no relevante para el
control de disponibilidad
Customizing de Clase de Presupuesto

Gestin Publica Control presupuestario Administracin Publica


Sistema gestin presupuestos (BCS) Presupuestacin BCS
Presupuestacin Parametrizaciones Basicas Def. datos
Presupuestarios Clases de Presupuesto
BCS, Tipos de Documento

Tipos de
Documento

Presupuesto
Distribuido
Finalmente se definen tipos de
documento para utilizar en el Budgeting
Presupuesto
Workbench:
Inicial

Actualmente no existe una


Tipos de Devoluciones
funcionalidad que asocie los
Presupu 1er Periodo
tipos de Documento con los
esto Tipos de Presupuesto.
Transferencias
1er Periodo Para generar esta liga se
recomienda el diseo de una
Suplementos
1er Periodo
validacin.
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Gestin de Status: Conceptos Bsicos

El ciclo presupuestario se puede dividir en diferentes fases.


Dependiendo de la fase, algunos procesos presupuestarios pueden
ser o no permitidos.
Adicional a que un proceso de presupuestacin sea permitido o no en
una determinada fase, es posible definir esta autorizacin por
usuario.

Parametrizaciones de Status:
Los Status deben reflejar los procesos de presupuestacin
permitidos.
La asignacin de un status se realiza para un ambiente de
presupuestacin especfico (por Entidad CP), para definir su fase
correspondiente.
Los objetos de autorizacin son ligados a un status.
Gestin de Status

Se definen Status para Controlar las Operaciones Presupuestales.


Entidad A cada Status, por Categora de Presupuesto, se asignan los Procesos
CP 9000 Presupuestales y con sus respectivos Suptipos de Presupuesto que podrn
ejecutarse para esa combinacin de Status-Categora de Presupuesto

Presupuesto
de Pagos Inicial Inicial
Presupuesto
Aprobado Presupuesto de Transfe- Distri-
Compromisos rencia buciones

Presupuesto Primer
de Pagos Suplemento
Suplemento
Bloqueado
Presupuesto de Transfe- Transfe-
Compromisos rencia rencias

Presupuesto Segundo
de Pagos Suplemento
Suplemento
Plan
Presupuesto de Devolu-
Devolucin
Compromisos ciones
Clase de
Status Categora de Presupuesto Proceso
Presupuesto
Gestin de Status: Ejemplo

Calendario Entidad CP 0460

Presupuestario para: Versin 0


Categora Presupuesto: PP
Ao fiscal 2004
Fondo FEDERAL_1

2002 2003

Julio1 Sept 1 Dic 24 Mar 1 Julio 15 Ago 20 Dic 31 t

Status 1 Status 2 Status 3 Status4 Status 6 Status 7

Preparacin Cons. de Operacin 1 Operacin 2 Bloqueo


Ajustes internos
preparacin

Original Original Transferencia 1 Transferencia 3 Nada


Transferencia 2 permitido
Transferencia 2
Transferencia 3

Grupo de usuarios
restringido
Customizing de Status de Operaciones
Activacin de Versiones por Fondo y por Ejercicio

Entidad Ambiente de Trabajo


CP 0460

GENERAL
Presupuesto
2003 Versin 0 Ley
PLEY FINANCIEMIENTO
EXTERNO

Finalmente se asigna el Status a la versin por Ejercicio Fiscal

Este control es posible limitarlo a determinados Fondos.

De esta forma las combinaciones de Tipos de Presupuesto - Procesos Presupuestales


Categora de Presupuesto que fueron asignadas a un determinado Status podrn recibir
valores de presupuesto en los Fondos-Versin-Ejercicios especificados definidos.
Revisin de Funcionalidad de Status

Entidad CP
Versin
Categora Presupuesto
Ao fiscal
Fondo
Asignac
in
Definicin de Status Status del objecto
de autorizacin

Comb. de procesos permitidos/ clases


de presupuesto

Combinacin 1

Combination 2
...
...

Combinacin n Usuario
Resumen: Pasos para la Gestin de Status

Definir clases presupuesto

Definir combinacin proceso / clase presupuesto

Definir status

Especificar combinacin de proceso / clase


presupuesto para la categora de presupuesto y
para el status elegido

Asignar el status a entorno presupuestario


(Versin, Ejercicio y Entidad CP)
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Planificacin Presupuestaria en SAP

BCS incluye una herramienta de planeacin con funciones


bsicas para planificacin presupuestal.
PSM - BCS

Si se desea tener una herramienta de planificacin ms


compleja, es posible intercambiar datos con SAP Strategic
Enterprise Management.

SAP SEM
Proceso de Planificacin - BCS

Posicionamiento del Proceso de Planificacin (BCS) con


respecto a el Workbench de Presupuestacin:

Planificacin BCS Workbench de


Presupuestacin
Fase Preparacin
Presupuestaria Fase ejecucin presupuestaria
Para tabla de Por documentos

registros totales
Alcance funcional del proceso de planificacin - BCS

Definicin flexible de Layouts de planificacin


Definiciones de usuario para cabecera y para hoja de clculo
Mostrar columnas adicionales
Definicin de frmulas
Definicin de Perfil de Planificador
Definicin de parmetros por default
Agrupar tareas de planificacin (Layout Planificacin)
Integracin con Hoja Excel
Proceso Planificacin - BCS (1)
Comienzo Planificacin (Transaccin GP12N): Pantalla entrada
Proceso Planificacin - BCS (2)

Pantalla de totales planificados (valores anuales)

Cabecera

Hoja de
Trabajo
Proceso Planificacin - BCS (3)

Pantalla planificacin por perodos (valores por perodos)

Cabecera
Cambiar
comb.

Valores
perodos
Proceso Planificacin - BCS (4)

Pantalla de totales planificados (Planificacin en Excel)

Cabecera

Spread sheet
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Workbench de Presupuestacin

La Presupuestacin usando la Mesa de Trabajo de


Presupuestacin o Budgeting Workbench provee dos
caractersticas principales:
Ingreso de modificaciones de presupuesto (crear documento)
documentos multi-fondos
Gestin de documentos de presupuesto existentes
Soporta procesos de dos pasos (precontabilizacin /
Contabilizacin) con o sin workflow y el manejo de documentos
retenidos
El diseo ofrece:
Flexibilidad del layout de pantalla (layouts)
Pantalla de entrada nica para todos los procesos
Seleccin de Datos (Imputacin presupuesto, retencin y
contabilizacin de documentos)
Datos Informativos (Ratios)
Workbench de Presupuestacin: Visin General

Workbench Presupuestacin
Layout Flexible
Pantalla nica de entrada
Datos Informativos (Ratios)

Ingreso modificacin Presupuesto Gestin de documentos de presupuesto

Crear documento

Seleccin de documentos
Retener Pre-Contab. Contabilizar

Reversin Visualizar Contabilizar


Pre-Contab. Mod. texto Undo
Reversin

Solo documentos originales contabilizados


Solo documentos Pre-contabilizados
Todos los documentos
Workbench de Presupuestacin: Diseo Pantalla

Existen tres reas diferentes para proporcionar diferentes clases


de informacin.
rea Navegacin
Provee una lista de los documentos que pueden ser procesados
directamente (con el botn derecho del mouse):
Los ltimos 20 documentos acesados o creados por el usuario
Todos los documentos retenidos
rea Cabecera
El rea cabecera contiene todos los campos que deben ser nicos
para todo el documento
Los campos son parametrizados en la definicin del layout
En caso de una transferencia, dos valores de cabecera se deben
especificar, respectivamente para el que enva y el que recibe
rea de Lnea
Es el ms detallado
Correspondiente a las lneas del documento
Cada rea se puede expandir o contraer si es necesario.
Overview Funcional del Budgeting Workbench

rea de Cabecera

rea de Partidas

rea de Navegacin
Ingresar modificacin de presupuesto; Crear/
Modificar (1)

Existen varias formas de crear un documento:


Crear
La pantalla esta vaca (excepto por valores default)
Crear con referencia
El usuario puede seleccionar un documento
retenido
contabilizado
Re-utilizarlo como un template.
El nuevo documento se va a llenar con los datos existentes.
Esto no tiene consecuencia para el template.
Modificar documentos retenidos
Un documento retenido es un borrador.
El usuario puede seleccionarlo nuevamente y completarlo o
modificarlo.
Ingresar modificacin de presupuesto; Crear/
Modificar (2)

Durante este proceso, el usuario puede:


Seleccionar datos maestros va men Extras
La asignacin de cuenta seleccionada se va a cargar
automticamente como una lnea nueva, en el documento
Todos los campos son mandatorios (excepto textos y datos
adicionales)
Cada entrada debe ser validada sobre:
Existencia de datos maestros
Estructura presupuestaria
Parametrizaciones en Customizing
El usuario puede especificar
Un valor anual distribuido en perodos
O un valor por perodo (por ejemplo, perodo 02).
La pantalla de perodos
Puede ser accesado para cada lnea del documento si el perodo
es anual.
Muestra el valor del perodo y permite el ingreso de todos los
perodos.
Gestin de Documentos Existentes
Puede encontrar un documento existente va:
El men
Documento -> Encontar -> Documento efectivo -> Document
Visualizar
Modificar
Seleccionar documento via area de navegacin:
Botn derecho mouse
Modificar
En una entrada de documento
Contabilizar
Contabilizacin Preliminar
Solo se pueden modificar los textos.
Para un documento de contabilizacin preliminar, es posible
modificar el status:
El documento puede ser aprobado (contabilizar)
El documento puede ser rechazado (undo)
Como los documentos retenidos son solo un borrador, no son
relevantes en este contexto.
Documentos Preliminares de Presupuesto

Datos Presupuesto
Preliminares Aprobado
de
Presupuesto Versiones
Diferentes
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Estrategia de derivacin para Entrada de
Presupuesto

Una estrategia de derivacin consiste de


una secuencia de pasos de derivacin a
travs de la cual los valores del objeto de
imputacin a ser derivados o
contabilizados automticamente son
derivados uno tras otro de valores
previemente existentes.
Estrategia de derivacin para Entrada de Presupuesto

Estrategia de derivacin

Completado de lineas Generacin de lneas


Ingresadas en los adicionales al ingresar
procesos de Presupuesto
Presupuesto
Tipos de Derivacin

Reglas de
derivacin

Acceso a
Funcin Tabla

Tipos de
Derivacin

Ampliacin Asignacin

Inicializacin
Definicin de Rela de Derivacin

Parametrizacin
Target fields
Mantenimiento de Campos Fuente
Source fields Campos Destino
Entradas en Tabla
CMMT_ITEM FUNC_AREA

Pos. Pttal. rea Funcional

10050 0001
10060 0002
10070 0003
10080... 0003...
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Ratios
Concepto de Ratio
Un ratio define una frmula para agregar valores
Posibles valores (o fuente de datos) son:
Valores de presupuesto
Real/Comprometido
Datos AVC
El resultado de la evaluacin de un ratio es el valor del ratio.
La evaluacin toma en cuenta:
Datos ingresados (ej. Lneas de presupuesto a ser
contabilizadas)
Valores de la Base de Datos
Lneas
Presupuesto Valor
Ratio

BD Evaluac
in
Ratios
Detalles de Ratios

Cada ratio esta compuesto por un nmero de lneas o trminos.


El valor del ratio es definido como la suma de estos trminos.
Cada trmino acta como un filtro en los valores de los datos
fuentes seleccionados.
Los campos disponibles de este filtro dependen de la fuente de
datos.
Ejemplo: Para valores de presupuesto se ofrecen los siguientes
campos:
Versin
Categora de Presupuesto
Clase de valor
Proceso
Clase de Presupuesto
Ao Fiscal, etc.
Verificacin de Consistencia
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Control de Disponibilidad Simple
Bases del control de disponibilidad (1)

El control de disponibilidad verifica que el monto consumido no exceda


el presupuesto consumible en un objeto de control tomando en cuenta
las tolerancias, que pueden ser parametrizadas en el sistema.
Bases del control de disponibilidad (2)

Preguntas ha ser realizadas por el control de disponibilidad:


Qu clase de presupuesto debe ser verificado?
Dnde esta el presupuesto para los consumos?
Presupuestacin: Qu elementos contribuyen al presupuesto
consumible?
Contabilizacin: Qu elementos tienen en presupuesto
consumible?
Cmo debe actuar la validacin?
Respuesta:
Qu? Filtros ( presupuesto consumible )
Dnde? Reglas de derivacin para objetos de control
Cmo? Perfiles de tolerancia
Libro de Disponibilidad Presupuestal (Ledger AVC)
El AVC escribe los datos en un libro de control de disponibilidad
Un Libro de control de disponibilidad es una vista especfica de (o
agregado de) un presupuesto completo y un presupuesto consumo o
asignado.

Objeto
Contabilizacin

BS
Objeto
Budget Objects
Presupuesto

Libro Estrategia Perfil


Filtros
AVC Derivacin Tolerancia

Imputacin Presupuestaria
Control de disoponibilidad

Presupuesto Presupuesto
Consumible Consumido
Filtros AVC

Filtros AVC
Define que valores son relevantes para el control de disponibilidad
Ejemplo: Los filtros para valores de presupuesto determinan que tipos
de valores de presupuesto define el presupuesto consumible para
contabilizacin

Versin de Presupuesto
Clase de valor de presupuesto
Status de documento
Contabilizacin
Contabilizacin Preliminar
Clases de Presupuesto
Reglas de Derivacin para objetos de control

Reglas de Derivacin
Determina donde se comparan los consumos de presupuesto con el
presupuesto consumible ( definicin del objeto de control)
Estn ligados a cada libro de disponibilidad
Son definidos como estrategia o caracterstica de derivacin en la
herramienta de CO-PA

Objeto Control
Estrategia

Estructura de Presupuesto
Objeto Objeto
Presupuesto Contabilizacin

Presupuesto Contabilizacin Real/ Compromisos


Contabilizado
Perfiles de Tolerancia

Los Perfiles de Tolerancia apuntan a diferentes lmites de


tolerancia por accin de control de disponibilidad:

Limite de tolerancia: uso relativo (en %)


AVC accin: error o advertencia
Diferentes lmites tratados por actividad

Advertencia Advertencia + mail Mensaje de Error

Advertencia Advertencia al usuario


al usuario y mail automtico al
responsable del
centro gestor El sistema rechaza
la contabilizacin
Tolerance Limits of Availability Control

FM area Profile PB CB Trans. Action % Usage Abs. diff. deactivated


9000 FM0001 ++ 1 90% 1000 UNI

Deactivation
indicator

Definition of relative or
absolute deviation from
budget value

System reaction:
1 Warning
2 Warning and mail
3 Error message

Restrictioni of defines tolerance limits to particular


transactions for example funds reservations, purchase
orders, actual postings and so on

Separate control of payment budget and commitment budget

Control according to FM area and budget profile. You can also differentiate between
funds center, commitment item, fund and fiscal year, depending on the budget profile.
Control de Disponibilidad
Complejo
Libros de Control de disponibilidad

EL AVC ingresa datos a un libro de control de disponibilidad


El presupuesto disponible y los montos consumidos son guardados
en un libro de FI-SL llamando Libro de Control de Disponibilidad.
Ligado a cada libro de control de disponibilidad existen reglas para
agrupamiento de datos ( filtros y estrategias de derivacin) y reglas
para llevar a delante las verificaciones de disponibilidad ( Perfiles
de tolerancia).
El usuario activa uno o varios libros de control de disponibilidad para
cada categora de presupuesto
Cada libro de disponibilidad debe ser activado por entidad CP y ao
fiscal

AVC Libro 1 AVC libro 2


Pagos Comprometido
(entregado por SAP) (entregado por SAP)

AVC Libro 3 AVC libro 4


Pagos Compromisos
(creado por cliente) (creado por cliente)
Reglas de derivacin para objetos de control
Paso 1: Crear una estrategia
Mantener estrategias (o reglas) para derivar el control de la imputacin
presuspuestaria donde se realiza la verificacin
Una estrategia consiste en varios pasos de derivacin que permiten, por
ejemplo:
Inutilizar una o varias dimensiones (Inicializacin)
Agrupar los datos maestros en cualquier dimensin que se quiera (si el
agrupamiento es encogido en los nombres de los objetos de datos maestros!)
(Asignacin)
Definir derivaciones especficas para objetos especficos (REGLA de Derivacin)
BAdI

1 2 3

AVC slo en dos AVC en posiciones AVC en objetos


dimnesiones presupuestarias especficos
agruoadas
Reglas de derivacin para objetos de control

Herramienta CO-PA: transaccin FMAVCDERIAO

Pasos
derivacin
Consecutivos
Reglas de derivacin para objetos de control

Herramienta CO-PA: transaccin FMAVCDERIAO

Crear nuevo
paso

Clases de pasos
de derivacin
disponibles
Reglas de derivacin para objetos de control

Herramienta CO-PA: transaccin FMAVCDERIAO

Test reglas de
derivacin
Reglas de derivacin para objetos de control

Paso 2: Asignar estrategia al libro de control de


disponibilidad
Una estrategia de derivacin (o regla) debe ser asignada a
cada libro de control de disponibilidad por entidad CP y ao
fiscal

AVC Libro 1 AVC libro 2 AVC libro 1 AVC libro 2


Pagos Comprometido Pagos Comprometido
(entregado por SAP) (entregado por SAP) (entregado por SAP) (entregado por SAP)

2 1 3 2
Perfiles de Tolerancias

Perfiles de Tolerancia que definen diferentes acciones para cada


operacin.
Lmite Tolerancia: uso relativo (en %)
Al momento no es posible con valores absolutos.
AVC accin
informacin, advertencia, error
Diferentes lmites por grupo de actividad
Total Parametrizacin de grupos de actividad
derivados por estrategias de CO-PA
Outlook: Acciones parametrizables AVC (con mail )
BAdI
Perfiles de Tolerancia

Asignacin de perfiles de tolerancia


Perfiles Default: asignados a cada libro de control de
disponibildad por Entidad CP y ao fiscal

Perfil principal (opcional): derivado por el objeto


control y/o el usuario, usando alguna estrategia de
derivacin

Objeto Control
Usuario
AVC libro 1
Pagos
Estrategia
(entregado por SAP)

Usado para
verificacin
Control de disponibilidad Simple

AVC Estndar Objeto Control


Libro 9H

Estructura
Objeto Objeto
Presupuestaria
Presupuesto Contabilizado

Presupuesto Reales/compromisos contabilizados


Contabilizado
Herramientas AVC

Reconstruir AVC
Modificacin en status de activacin
Libro no activo
Activo sin verificacin de disponibilidad
Activo con lgica de verificacin usual
Activo con lgica de verificacin estricta para cadena de documento
Activo con Lgica de verificacin estricta
Modificacin en un componente
Datos Maestros
Estrategias
Clases de Presupuesto

Crear Libro definido por el usuario para control de
disponibilidad
Visualizar datos del Control de disponibilidad
Presupuestacin

Visin General de la Herramienta


Caractersticas Clave de diseo del BCS
Gestin de Status
Planificacin
Mesa de Presupuestacin
Herramienta de Derivacin en Entrada de
Documentos Presupuestarios
Ratios y Verificacin de Consistencia
Control Activo de Disponibilidad
Herramientas adicionales y procesos masivos
Procesos Masivos de Documentos de entrada de
presupuesto
Puede procesar los documentos de entrada de presupuesto en
documentos individuales (mantenimiento individual) en el
Workbench de presupuestacin, o correr un programa donde se
puede procesar un gran nmero de documentos de entrada
(mantenimiento masivo) en forma simultnea.

Orientado a Planificacin
Crear datos de presupuesto
Reinicializar datos planificacin
Cargar datos planificacin desde Excel
Orientado a Entrada de documento
Generar datos de presupuesto
Reversar documentos de entrada
Transferir clases de presupuesto
Otros
Congelar datos de presupuesto de una versin
Transferir presupuesto residual
Generar datos Plan desde datos Plan/Presupueto
(FMCYPREP)

Puede copiar datos plan BCS o de presupuesto de acuerdo al


criterio de seleccin dado desde una versin origen a una versin
destino.
Todos los datos de la tabla de totales que concuerdan con los
criterios de seleccin especificados para la versin origen, son ledos
y copiados en la versin destino.
En la versin fuente, se puede usar:
Datos de planificacin, todos los datos con proceso Preparar
Datos Presupuestarios
Todos los procesos y clases de presupuesto
Procesos y clases de presupuesto especficos
En la versin destino, puede definir:
Clase Presupuesto
Ao fiscal
En la versin destino, los datos planificacin se van a generar porque
el proceso esta siempre fijo para Preparar.
Planificacin: Reinicializar Datos Planificacin
(FMCYRESET)

Este programa restablece los datos planificados del


Sistema de Control Presupuestario (BCS) de acuerdo al
criterio de seleccin dado.

Todos los datos de planificacin relevantes que concuerdan


con los criterios de seleccin van a ser restablecidos a cero
en las tablas de totales. El programa solo restablece valores
del proceso Preparar (= datos planificados en BCS).
Puede decidir restablecer todas las clases de presupuesto
creadas con el proceso Preparar o se puede restringir para
clases de presupuesto especficas.
Fondo Centro Pos. Area Clase Proceso Monto
G.estor Presp. Funcional Presup.

FU01 CG01 PP01 0001 BT1 PREP 100

FU01 CG01 PP01 0001 BT1 INGT 200

Reinicializar BT1
FU01 CG01 PP01 0001 BT1 PREP -100
Generar documentos de entrada para planificacin
(FMCYLOAD)
Puede generar documentos de presupuesto en una corrida masiva:
Generar datos de presupuesto desde datos de planificacin
Documentos de entrada de presupuesto con el proceso Entrada son
generados en esta actividad.
Copiar los datos de presupuesto de una versin a otra versin. Es
posible seleccionar otra:
Clase de presupuesto, ao fiscal en la versin destino
Revaluar y/o redondear los montos
Solo se puede generar datos de presupuesto en la versin destino usando el
proceso Entrada.
Puede reversar los documentos de entrada de presupuesto generados
usando el programa Reversar Datos Maestros para reversar en forma
masiva.
Los documentos de entrada de presupuesto generados en cada corrida de
programa recibe un nmero comn de entrada para familia de documentos,
adicionalmente al nmero de documento presupuestario individual.
Puede incluso definir las siguientes parametrizaciones comunes.
Clase de Documento
Fecha de Documento
Persona Responsable
Texto informativo corto y estndar
Congelar datos de Presupuesto (FMCYFREEZE)

El programa toma una foto de los datos de presupuesto y los


conserva en otra versin (versin congelada).
Tiene que elegir una versin que es usada exclusivamente como:
Versin Congelada de BCS.
Puede fijar esto en parametrizacin de presupuesto en la
actividad Editar Versin.

Cualquier dato de presupuesto que exista en la versin congelada


seleccionada ser sobrescrito.
El programa no realiza ninguna verificacin en la validacin o
consistencia de los datos de presupuesto copiados.
Los datos resultantes en una versin congelada no puede ser
modificados posteriormente con otra aplicacin.
Transferencia de datos de Planificacin CO/PS

Uso de herramienta
Datos de
de derivacin
Planificacin

CO/PS FM
RFFMCY_CO_COPI

Datos de planificacin CO:


- Costos primarios
- Costos secundarios
- Clase de Ingresos

Datos de Planificacin Presupuesto FM


Ejecucin de Presupuesto en EA-PS

Funciones Bsicas de Ejecucin de Presupuesto


Definicin (Documentos Presupuestarios)
Posicones de Dbito (Ordenes)
Ordenes: Caractersticas Especiales
Ejecucin de Presupuesto EA-PS: Objetivos

Al final de esta unidad Usted conocer:


Cuales procesos bsicos son diferenciados en la
definicin de presupuesto (documentos
presupuestarios)
Cuales procesos bsicos son diferenciados en las
posiciones de dbito de presupuesto (rdenes)
Las caractersticas de las rdenes
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Reporteo

Apndice
Ejecucin de Presupuesto EA-PS I

Funciones Bsicas de Ejecucin de Presupuesto


Definicin (Documentos Presupuestarios)
Posiciones de Dbito (Ordenes)
Ordenes: Caractersticas Especiales
Periodos de Contabilizacin/Abrir Ejercicio Fiscal

Entidad CP 0460 Sector Pblico

Categora Ejercicio Tipo de Elemento Valor Grupo De A


Presup. Valor Imput. Autoriz. Perodo Perodo

Ppto.Pago 2002 * Todos * 1 12

Ppto.Com 2002 * Todos * 1 12

Cat. de Ppto: Presupuesto de Pago y de Comprometido.


Tipo de Valor: Pedidos, Facturas, Pagos, etc.
Elemento de Imputacin y Valor: Centro Gestor,
Posicin Presupuestal y Fondo Definir
Perodos
Grupo de Autorizacin: Acceso a usuarios definidos Abiertos
Ejecucin de Presupuesto EA-PS II

Funciones Bsicas de Ejecucin de Presupuesto


Definicin (Documentos Presupuestarios)
Posiciones de Dbito (Ordenes)
Ordenes: Caractersticas Especiales
Flujo de Proceso: Ejecucin de Presupuesto

Documentos
Ordenes Pagos
Presupuestarios
Flujo de Proceso: Documentos Presupuestarios

Documentos
Ordenes Pagos
Presupuestarios
Documentos Presupuestarios y Traslado de Recursos

Factura de Factura de
Cliente / Proveedor /
rden de rden de
Ingreso Pago
Traslado
de Recursos

Compromiso
de Gastos

Precompromiso
Previsin de Gastos
de Ingresos

Bloqueo de Reserva
Recursos de Recursos

Ppto. Ingresos Presupuesto de Gastos


Documentos Presupuestarios: Tipos de Documento

Documentos: Type
Documentos Bloqueo de recursos 20
Presupuestarios Reserva de recursos 30
Precompromiso de Gastos 40
Compromiso de Gastos 50
Previsin de ingresos 60

Caracteristicas:

Rango de nmeros
Status Campo Tipo de Documento
(definida por usuario)
Tipo de referencia
Relevante p/Workflow

Cabecera de Documento

No. Documento Fecha de Docto.


Tipo de Docto. Fecha Cont.
Sociedad Mon./Tipo Cambio
Documentos Presupuestarios: Parmetros Especficos

Integracin CO
(Slo comp. de
Indicador Gastos) No relevante para
de Terminado cambio de ejercicio

Reserva de Recursos/
Tolerancia de Precompromiso de Gastos/ Imputacin
Sobregiro Compromiso de Gastos/ modificable
Previsin de Ingresos

Indicator de
Posicin Estadstico
Bloqueada
Ajuste de Valor
Obligatorio
Documentos Presupuestarios: Ajuste de Valor

X Ajuste de valor requerido

Partidas de Documento

Partida. Importe Total Imp. modificado Pos. Pptal.


1 5000
2
3

No se pueden Ajuste de valor


hacer cambios
manuales Incremento de valor
Reduccin en valor

Documento Presupuestario de Referencia

Tipo de Documento
No. de Docto.
Partida
Documentos Presupuestarios: Wprkflow de Aprobacin

FM
Documentos
Presupuestarios
Parametrizacin

Nivel 1

Aprobado Nivel 2

Nivel 3
Proceso de Documentos Presupuestarios

EA- EA-
PS FI PS

Depto. de
Recursos Current Reserva de Precomp. Comp. de Ppto.
Budget Recursos de Gastos Gastos Factura Pago Disponible
Materiales

Mat. y Serv.

2101 1000
100
1000 900
100
1000 900
2012 ... 100 - 900
2012 ... - 90 - 910
Servicios - - 90 910
personales

40010 ...

Reserva Precomp. Comp. Factura Pago


En Lnea En Lnea En Lnea Batch
Revaluacin de Documentos Presupuestarios

La moneda local vara con respecto al tipo de


cambio! EA-
PS

Ppto.
Comp. de Fecha de Documento 01.02.2002 Disponible
Gastos Fecha de Contabilizacin 02.01.2002 PESOS
... Moneda/Tipo de Cambio USD/1.75
...
... 1000
Partida Importe USD MXN
1 100.00 175.00 825

Fecha de Revaluacin 03.01.2002


Moneda/Tipo de Cambio USD/1.85

Partida Importe USD MXN Revaluacin


1 100.00 175.00 185.00 815
Ejecucin de Presupuesto EA-PS III

Funciones Bsicas de Ejecucin de Presupuesto


Definicin (Documentos Presupuestarios)
Posiciones de Dbito (Ordenes)
Ordenes: Caractersticas Especiales
Principales Categoras de las rdenes

Documentos FM Documentos FI

rdenes de Pago Factura Proveedor (CP)


rdenes de Ingreso Factura Cliente (CC)
Compensacin Compensacin (GL)
Tipos de rdenes

rden de Ingreso
rden de Compensacin

rden de
Aplazamiento Contabilizacin
rden de Pago
de Partida de
Reduccin Dbito

rden perodica
Suspensin Anulacin
Procesamiento de rdenes

Creacin Liberacin Contabilizacin


Cuentas auxliares
Proveedor Aprobacin

Imputacin
Pos. Pptal. Documento
Centro Gestor
Fondos

Payment Data
Importe
Condicin de Pago Rechazo Posicin de
Fecha Base Debito

Salvar Completamente
Lgica de Contabilizacin EA-PS/ FI

EA-
rden
PS
No. Doc. Fecha
Tipo Doc.
Ent. CP
Determinacin de Cuentas
Partidas

1
Importe Cnt.Gest. Pos.Pptal. Fondos EA-PS FI
2
3

FI Parametrizacin

FI-PP

R/3
Ingreso de Ordenes

Diferencia entre documentos de


Cabecera de Doc. proveedor/cliente, etc.

No. Doc. Fecha Docto.


Tipo Doc. Fecha Cont.
Sociedad Moneda/Tp.Ca
Referencia mbio
Texto de
Cabecera
rden
Cuentas Individual
auxiliares
Entrada Rpida
Imputacin
CP
rden
Datos Pago Colectiva
Ordenes: Determinacin de Cuentas

IPSX IPSY IPSZ Es posible entrada


genrica

Var. Ej. Variante Caract. Pos. Pptal Categora de Prioridad Cta. Mayor
Fiscal Sociedad rden.

ISPS ISPX 100+++++ 400000

2003
Proponr lista de
Cuentas posibles
2004

2005
Ejemplo: Determinacin de Cuentas

EA- FI
PS

Pos. Pptal. 4713 rden de Pago Cuenta Auxiliar


4000,77
Pos. Pptal.: 4713
Proveedor: 1234 Proveedor 1234
Cto. de Costos: 7000 4000,77
Importe: 4000,77
CO

Estado de Prdidas
Cto. de Costos 7000 y Ganancias
Det. de Cuentas (simplificado)
Clase de Costos
400.000 4000,77 Pos. Pptal. Cuenta GL Cta.de Gastos 400000
4000,77
4713 400000
Parametrizacin Detallada: Determinacin de rdenes

Parmetros Globales

Los parmetros son vlidos por


mandante

Variante de Sociedad
Los parmetros son vlidos para la
variante de Sociedad definida
Determinte de la rden : Parametrizaciones Generales

Contabilidad Financiera

rden Ampliacin de Clientes


Ampliacin de Proveedores
Agrupacin Posterior
Clase de Ingreso
Determinacin de la rden : Variante de Sociedad

Clase de Objeto
Tipo de
Tipo de Ingreso
Ingreso
para Grupo Completar
de Clientes

Variente de
Registro Sociedad
Maestro de No agrupar
Proveedor

Bloqueo de
Registro Intereses para
Maestro Ingresos
de Cliente Sin nmero Adicionales
de rden
Ordenes: Contabilizaciones de Anulacin

Deduccin en Lugar de Reversin


Sin compensacin automtica
Transacciones de Reduccin
Las rdenes de reduccin tiene su propia categora de orden
Las rdenes de reduccin son procesadas de la misma forma
que las rdenes originales
La Reduccin tambin es posible usando el indicador +/-
Contabilizacin con las categoras/transacciones originales
Indicador de signo +/- seleccionado
Las contablizaciones de anulacin en FI tambin son posibles
Ejecucin de Presupuesto EA-PS IV

Funciones Bsicas de Ejecucin de Presupuesto


Definicin (Documentos Presupuestarios)
Posiciones de Dbito (Ordenes)
Ordenes: Caractersticas Especiales
Diferentes Fechas de Vencimiento

Esquema de Venc.
Distribucin
Nmero

Fecha Venc. Plan


1. Fecha vencimiento
Entrada Rpida Intervalos mensuales

Pos. Pptal. C. Gestor Fondos Proveedor/Cliente Fecha Base Importe

x 50050 a11 Maier 130199 120


...
Workflow de Aprobacin

Agrupamiento para FI
Documento cada categora de
doctumento usando
EA-PS-PP F899
Documento FI-PP Ordenes Preliminares
Documento MM-PP

Niveles de Aprobacin Uno Dos Tres


Importe 1,000 10,000 100,000

Persona(s) Responsable

Rechazada

Aprobado

En fondo
Contabilizacin
en FI
rden de Ingreso y Clase de Ingreso

FI
Datos Maestros
deCliente
Banco rden de Ingreso
Nmero de Cliente
Cuenta rea de
Nmero de Reclamacin
Banco Clase de Ingreso

Pos. Pptal.

Centro Gestor
Ingreso de una rden Peridica

Cabecera de Documento

Fecha de Docto. Tipo de Documento


Fecha Cont. Periodo
Sociedad Mon./Tipo Cambio

Cuanta Auxiliar Datos peridicos:


Imputacin CP Primero ejecucin
Importe ltima ejecucin
Da de ejecucin
Plan de ejecucin
Crear Compromiso de Gastos a partir de una orden
peridica

Cabecera de Documento
Sociedad Tipo Doc.

Cuenta Auxiliar
Proveedor

Imputacin
Pos. Pptal. Docto. Pres.

Fecha Contabilizacin
Importe

Compromiso
de Gastos
Creacin de Compromiso de Gastos a partir de
rdenes Periodicas
Crear Compromiso de Gastos para rdenes Peridicas para varios
Ejercicios Fiscales

Cabecera de Documento
Sociedad
Ejercicio
Nmero de rden to

Ej. Test

Tipo Doc. Soc. Texto


Compr. Creado exitosamente
Aplazamiento

2001 2002 2003 Tiempo

Administracin
Aplazamiento - Cabecera de Documento

Sociedad
Ejercicio

Aplazamiento individual

Nmero de Documento

Aplazamiento masivo

Cliente

Acreedor
Entradas para contabilizacin posterior
Fecha de contabilizacin
Periodo

Fecha para FI y si es necesario


para Controlling
Distribucin de Cuotas

Distribucin de Cuotas
Procedimiento proporcional
Esquema de vencimientos
Distribcin
Nmero
Fecha de venc. plan
1. Fecha de Venc
Intervalo en meses

Pos. Pptal. Centro Gestor Fondos Referencia Factura Fecha Base Importe

x 50050 a11 1800000000 011002 120


...
Aplazamiento Determinacin de Cuentas

Variante Variante de Cta. Mayor


Ejercicio Sociedad
ISPS ISPX 801000

Cliente 800000 801000


1 100 100 2 100 1 2 100 100 2
2 100

1 Contabilizacin de rden de Ingreso

2 Contabilizacin de Aplazamiento
Inters por aplazamiento

Como?

Clculo de Inters
Frmula de Inters 0001
Fecha para el Clculo 07.01.02

A partir de
cuando?
Contabilizar aplazamientos masivos

1
Facturas de Cliente: 100.-- UNI y 200.-- UNI en 05.15.
2
y 05.31.2002
Aplazamiento: Contabilizacin inversa para CxC
original
FI Contabilizar CxC masivos: 100.-- UNI en 01.07.,
01.08.Cliente
y 01.09.2002 Ing. x Ventas Cta. Aplaz.
05.15.00 1 100 100 2 100 1 2 100 100 2

05.31.00 1 200 200 2 200 1 2 200 100 2

07.01.00 2 100 100 2

08.01.00 2 100
09.01.00 2 100
rden de Aplazamiento: Anulacin Individual

Documento a anular
Nmero de rden
Sociedad
Entradas para contabilizacin
posterior

Fecha de Venc. de docto. de anulacin


Fecha del documento original
Fecha de Cont. como fecha de venc. neto
Fecha del documento ms antiguo
Fecha de vencimiento neto
Suspensin / Anulacin

X
Administracin
Suspensin / Anulacin - Cabecera de Documento

Sociedad
Ejercicio

Suspensin / Anulacin Individual

No. Documento

Suspensin / Anulacin Masiva

Cliente

Proveedor
Entradas para procesamiento posterior
Fecha de contabilizacin
Periodo

Fecha para FI y si es
necesario para Controlling
Suspensin / Anulacin: Contabilizacin en FI

3. Anulacin de
1. Contabilizacin 2. Suspensin /
Suspensin /
de CxC Anulacin
Anulacin

Cliente Cliente Cliente

1) 600.00 1) 600.00 2) 600.00 1) 600.00 1) 600.00


3) 600.00
rden de Compensacin (1)

Emisor Receptor

Pos. Pptal. Pos. Pptal.


Egresos Egresos
Centro Gestor Centro Gestor

Pos. Pptal. Pos. Pptal.


Ingresos Ingresos
Centro Gestor Centro Gestor

Pos. Pptal. Pos. Pptal.


Egresos Ingresos
Centro Gestor Centro Gestor

Pos. Pptal. Pos. Pptal.


Ingresos Egresos
Centro Gestor Centro Gestor
rden de Compensacin(2)

Datos del receptor


Importe Referencia
Pos. Pptal. Aplicacin
Centro Region
Gestor

Texto del emisor


Datos Sociedad Nueva

Pos. Pptal. Centro Gestor Importe Aplication


Ejecucin de Presupuesto: Resumen

Los documentos de compromiso de FM son


representados por la Reserva de Recursos, el
Precompromiso de Gastos y el Compromiso de
Gastos.
Las Previsiones de Ingresos, permiten capturar
aquellos ingresos cuyo monto y fechas de arribo se
desconocen.
Las contabilizaciones de dbito son disparadas por
las rdenes y las contabilizaciones conectadas a
ellas en FI.
El proceso de ejecucin de presupuesto puede ser
sopotado con el workflow de aprobacin.
Ejecucin de Presupuesto: Resumen (2)

En lugar de anular los documentos o crear un crdito,


es posible reducciones para las rdenes.
Una rden periodica puede ser usada para generar
Ingresos y Egresos recurrentes
Los aplazamientos, suspenciones y anulaciones
tambin pueden capturarse con un procedimiento de
aprobacin y workflow
Integracin

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Integracin: Objetivos

Al concluir esta unidad, usted ser capaz de describir:


Los procesos de negocio que estn integrados con el
Control Presupuestario
Diferentes procesos bsicos que toman lugar en
compras, nmina y gastos de viaje
Las formas en las que las aplicaciones de los
componentes de Contabilidad de Costos, Sistema de
Proyectos, Activos Fijos, Mantenimiento de Planta y
Ventas y Distribucin pueden integrarse con el Control
Presupuestario.
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Reporteo

Apndice
Integracin I

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Escenario: Compras sin MM"

Sin usar MM
Compromiso Obligacin / Pago
Pre-
Comp. Devengado
Comp.

Recepcin
Necesi Reserva de de mca. en
dad Recursos destino

Orden de
Sol. P. Factura Pago
Compra

Rec. mca. en
Almacn
Salida de
mca.

Procesos de Compras
Escenario: Compras con MM y sin Almacn"

Compromiso Obligacin / Pago


Pre-
Comp. Devengado
Comp.

Recepcin
Necesi Reserva de de mca. en
dad Recursos destino

Orden de
Sol. P. Factura Pago
Compra

Rec. mca. en
Almacn
Usando MM Salida de
mca.

Procesos de Compras
Compras sin usar Gestin de Almacenes

EA-PS MM MM EA-PS

Ppto. Orden
Instituto X actual Sol. P. de Compra Factura Pago Ppto. Disp.

Gastos de
Operacin
50010 1000 100 - - 900
1000 - 100 900
1000 - 100 - 900
1000 - - 100 900
50020 ...

HR

40010 ...

Sol.P. O.Comp. Factura Pago

En lnea batch
Multiple Imputacin FM para una Orden de Compra

Imputacin FM
Orden de Compra
Centro Pos. Fondo Area Prog. Subv. Porc.
Pos. Gestor Pptal. Func. Pres.
010 ............ ... ... ... ... ... ... 40 %
020 ............ ... ... ... ... ... ... 30 %
030 ............ ... ... ... ... ... ... 30 %
040 ............
050 ............ Centro Pos. Fondo Area Prog. Subv. Porc.
... Gestor Pptal. Func. Pres.
... ... ... ... ... ... . . . 70 %
... ... ... ... ... . . . 30 %
Integracin MM : Documentos de Comprometido

MM Compromiso
EA-PS
Pedido
de Gastos

Solicitud Precompromiso
de Pedido de Gastos

Reserva Bloqueo de
de Recursos Recursos

Presupuesto
Integracin MM : Documentos reales

MM
Doc.
MM
FI
Verificacin de Factura
Orden de Compra

MM Logstica
Verificacin de Factura

Orden de Pago
EA-PS Colectiva para cada Aprobacin Doc.
FM categora de FI
documentos
Orden de Pago
Compromiso
de Gastos

Verificacin de
Reserva de Facturas Logstica
Recursos
Doc.
FI
Factura FI
FI
Compra con Gestin de ALmacenes"

Compromiso Obligacin / Pago


Pre-
Comp. Devengado
Comp.

Recepcin
Necesi Reserva de de mca. en
dad Recursos destino

Orden de
Sol. P. Factura Pago
Compra

Rec. mercanca.
En Almacn

Usando MM Salida de
mercanca.

Procesos de Compras
Escenario con Procesamiento de Almacn

Sub- Orden de
procesos Compra
Ent. Mca. Sal. Mca a consumo Control de actualizacin
Customizing
Funciones en Sol. Ped./ EM (or RF) Salida de mercanca
los mdulos Orden de
operativos Compra Swicth 1 Switch 2
Pedidos/Sol. Salida de
Valores Comprometidos Valores Reales Pedidos no mercancas
Escenario
Imputados.

Centro Gestor de Imp. Manual No relev.


I Dbito a centro gestor de consumo
Consumo default p/pptp. default
No relev. Pos. saldo
II Sin Actualizacin
Sin Actualizacin Centro gestor de consumo p/ppto estadstica
III
Centro gestor Desc. centro
C. Gestor Almacn C. Gestor Almacn Crdito almacn+dbio a CG. consumo Almacn gest. almacn
IV Centro gestor Pos. saldo
C. Gestor Almacn C. Gestor Almacn Centro gestor de consumo Almacn estadstica

+ Definicin de centro gestor


en el sistema
Actualizacin EM/RF

Compromiso Obligacin / Devengado Pago


MM no usado

Reserva

Nece-
sidad EM a consumo

Sol.P. Orden Factura Pago


Usando
MM
EM a almacn SM a consumo

Verificacin de
Entrada de mercanca Factura
La actualizacin puede realizarse en la entrada de mercanca, en la verficacin de facturas o en ambos momentos
Integracin II

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Integracin con finanzas y Activos Fijos

Todas las transacciones y contabilizaciones de Contabilidad


Financiera y de Contabilidad de Activos que pueden ser
generalmente clasificadas como ingresos y egresos sern
actualizadas en Control Presupuestario.

Las rdenes actualizan FI a travs de una transaccin de FM.


Ambas transacciones pueden usarse simultneamente.

Esto es especialmente relevante para la integracin con Activos


Fijos, ya que en la versin actual EA-PS 1.10, slo es soportada la
transaccin de Alta por Compra (tipo de movimiento 100) a travs
de la rdenes. Usted debe usar las transacciones de FI para este
propsito.
Integracin FI - Control Presupuestario

Posicin Presupuestal G/L account

Egresos Materiales 475.000 Mat. de oficina


HR 476.000 Mat. de consumo
... 430.000 Personnel costs

Otros EM/RF 191.100 Cuenta GR/IR


Factura 160.000 Cuenta asoc. Proveedor
Banco 113.100 Banco

Cuenta G/L Posicin Presupuestal FI document


Cta. Asoc. Proveedor
160.000 CC Cuenta Posicin Presupuestal
Factura 31 Proveedor 1 Factura

Mat. e Of. 40 475.000 Mat. de oficina


475.000 Mat. Of.
Integracin AA - Control Presupuestario

Contabilidad de Activos FI-AA EA-PS

Presupuesto 2003
Departamento XY
Gastos de inversin
Ppt. Real Disp.
Alta de Activo Baja de
Activo 120 80 40

Gastos de operacin
...

Es la transaccin relevante para


presupuesto?
Movimientos Relevantes para Presupuesto

FI FI-AA EA-PS

Proceso de Negocio Cuentas Movimiento Op. financiera en la posicin


presupuestal

Compra a Proveedor Cta. Asoc. Proveedor 60


Cta. Activos 100 30
Transferencia Activo nuevo emitido 330 30
Activo nuevo recibido 320 30
Integracin III

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Procesos de Gestin de Viajes

HR HR

Pago por HR
Ingreso de
Solicitud antes Aprobacin documento
antes del viaje Gastos de viaje Actualizacin real en FM
del viaje despus del
viaje

Pago por FI

Actualizacin Actualizacin Control de


estadstica en en FM Disponibilidad, si
FM Control de los costos del
Sin control de Disponibi- viaje > costos
disponibilidad lidad aprobados
Opciones de Imputacin FM para viajes

OPCION 1

Viaje Imputacin FM

de a 30 % Destino 1
a 70 % Destino 2 Todo el viaje

OR
OPCION 2
Documenos
30 % Destino 1
001 HOTEL
_ ________ 70 % Destino 2
002 TAXI
_ ________ Por documento
003 _________
30 % Destino 1
... 30 % Destino 2
40 % Destino 3
Integracin IV

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Control Presupuestario y Controlling

El Control Presupuestario t Controlling pueden tener las mismas


estructuras en las reas de personal de una organizacin o en toda
la organizacin.

Dependiendo del grado de similitud, puede ser til integrar tambin


las transacciones en estas reas.

Usted puede decidir entre visualizar las transacciones internas de


CO como estadsticas o como reales en el Control Presupuestario.

SAP enfatiza que la la actualizacin de los reales y de los


comprometidos en Controlling y en Control Presupuestario pueden
diferir enormemente, dependiendo de la demanda de informacin
que cada uno de estos mdulos tenga.
Opciones de Integracin CO / EA -PS

Sin Estructuras Contenidos


CO paralelas en paralelos en
CO y EA-PS CO y EA-PS

Ayuda de entrada
+
imputacin derivada automticamente a partir de la
Ayuda de integracin de los mdulos
entrada +
derivation de Las contabilizaciones nternas CO- internal son
imputacin actualizadas en EA-PS:
- Liquidacin
- Distribuciones y subrepartos
- Facturacin de interna
- Gastos Generales
Integracin - Transferencias de imputacin
contable
Entradas Posibles y derivacin automtica de
Imputacin FM

MM FI CO

Cuenta 400000 Centro de Costo Colectivo


Importe 1000 UNI MM - CO
Cto.Cst. 4711 1000
Integracin
Ce. Ge.
A1 Mat.

Herramienta de derivacin A1 Mat. Trabajo


EA-PS
Cto.Cst. Clase de CeGe P.Ptal. Fondo
Orden Costos Ce. Gestor: A1
El.PEP Pos.: MAT
Fondo: Trabajo
4711 A1 Mat. 1000.-

4711 400000 A1 Mat. Trabajo


Integracin de contabilizaciones CO - EA-PS

Cto. Cst. colectivo Administracin I Administracin II Departamento ABC

1000.- 1000.- 400.- 300.- 300.-

Ejemplo: Ciclo de distribucin

Derivacin
Obj. CO Obj. FM
EA-PS

Centro Gestor A1 Centro Gestor


MAT Centro Gestor ADM I Centro Gestor ADM II ABC

1000.- 1000.- 400.- 300.- 300.-


Integracin de contabilizaciones CO EA - PS

MM

Partida de
FI
Gastos

1 1
Actualizacin Actualizacin

CO
EA-PS

A1 A1

P11 P12 P11 P12


2

Integracin
Jerarqua de Centros Gestores
Jerarqua de Centros de Costo
Integracin V

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Control Presupuestario y HR

En la mayora de los casos, los gastos de recursos humanos


representan el mayor consumo de presupuesto dentro de una
organizacin. Son posibles diferentes escenarios de integracin
dependiendo de la similitud entre las estructuras de EA-PS y CO.

Proximamente estar disponible una nueva solucin para la


integracin de los compromisos de gasto de personal y FM,
Presupuestacin y Control por Posicin".
Escenario: Integracin con Recursos Humanos sin
comprometido

Pago en HR

Sin datos reales en


Control Presupuestario

Nmina

Unidad Org. / Posicin Empleado Transfer of account Transferencia


Definicin de Imputacin assignments to FI/EA-PS/CO
Validacin de objetos de datos payroll data
maestros
FI: Contabilizacin a G/L
EA-PS Contabilizacin de gastos
y control de disponibilidad
CO: Contabilizacin de Costos

Sin compromiso Sin compromiso


Asignacin EA-PS dependiente del Tiempo

Unidad Organizacional / Posicin / Empleado - Asignacin:


Fecha Fechas Objeto CO Centro Gestor Fondo %
desde hasta

01/01/ 02 06/30/04 Cen. Costo 1001 Centro gestor A1 40

Orden Int. 1007 Centro gestor A2 Fondo 2 60

07/01/02 12/31/04 El. PEP 1001 Centro gestor C3 Fondo 4 100

... ... ...


Integracin VI

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Sistema de Proyectos y Control Presupuestario

El mdulo de Sistema de Proyectos es adecuado para ciertas reas,


tal como para representar medidas de inversin o de investigacin.

Dependiendo del grado de similitud, puede ser til integrar las


transacciones y funciones de estas reas.
Sistema de Proyectos y EA-PS: Estructures y
Funciones

Pueden usarse en paralelo


PS Integracin No automtica de EA-PS
Presupuesto
Doble Control de disponibilidad
,en Sistema de Proyectos y enin
Proyecto EA-PS
...
Las Posiciones Presupuestales
tienen las mismas estructuras si Investigacin XY
usa el control de caja de CO

Fase 1 Fase 2
...

Programa 1 Programa 2
...

App. EDP

Actualizacin de costos Actualizacin de obligacin y y/o de Pago


Control de Disponibilidad Control de Disponibilidad
Actualizacin de pagos opcional
(Gestin de Caja de CO)
PS y EA-PS: Actualizacin de Real y Compometido

PS Compromiso EA-PS

Reserva EA-PS

Comp. manual PS ...


Proyecto
Sol. Ped./ Pedido.
Investigacin XY

Reales
Fase 1 Fase 2
... Programa 1 Programa
2

App. EDP
Contabilizacin de docto.

Cuenta 400000 PEP Cl.Cst. Progr. Part. Fondo


UNI 2000 EDP 400,000 Proy. 2 ... ...
PEP EDP
Status Campo
C. G. //
Pos. Pre. //
Fondo //
Integracin VII

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Integracin con Mantenimiento de Planta

La integracin del componente de Mantenimiento de Planta


(PM) con Control Presupuestario permite el monitoreo de las
actividades de mantenimiento relevantes para presupuesto.

Principalmente, las rdenes de mantenimiento disparan la


compra de materiales (Compras MM) y el movimiento de
materiales de almacn.
Transacciones de PM Relevantes para el Control
Presupuestario

Solicitud de Pedido

Reserva de Salida de
Material mercanca
Objeto Orden de
Tcnico Mantenimiento

Ubicacin Tcnica Notificaciones


(Internas)
Equipo Liquidaci
n de
Orden
Centros de Costo
Elemento PEP
...
Imputacin FM en la Orden de Mantenimiento

Imputacin CP
Order de Mantenimiento 4711
C.Gest. A1

...
Operacin 10 Pos.Pptal.
...
Operacin 20 Fondo

Operacin 30 A. Func. ...

Subvencin ...
Integracin VIII

Compras
Integracin con Finanzas y Activos Fijos
Contabilidad de Gastos de VIaje
Control Presupuestario y CO
Control Presupuestario y HR
Integracin con Sistema de Proyectos
Integracin con Mantenimiento de Planta
Integracin con Ventas y Distribucin
Integracin con PS-CD
Integracin con Ventas y Distribucin

Los ingresos por ventas que deben de mostrarse como


ingresos en el Control Presupuestario pueden contabilizarse
en este usando la Facturacin en el mdulo de Ventas y
Distribucin.

La siguiente seccin describe como ejecutar la integracin


entre estos dos mdulos.
Transacciones en SD: Pedido de Ventas / Notas de
Crdito y de Dbito

Centro Gestor A2
Pos. Pptal. E221
Fondo
Pedido de Ventas 4711 rea Funcional
Subvencin
Part 10 -> Imputacin
CP
Part 20 -> Imputacin CP Facturacin
Factura FI
SD
Part 30 -> Imputacin CP
Entrega SD
Imputacin CP:
transferencia desde el
Imputacin CP: pedido SD
propuesta automtica
entrada manual
Centro Gestor A1
Pos. Pptal. A321
Entrega MM Fondo Y + F
rea Funcional
Subvencin
Imputacin CP:
transferencia desde pedido SD
reclculo automtico
Imputacin FM en el Pedido de Ventas SD

C.Gest. a12
Posicin 10
Pos.Pptal.
Pedido de Ventas 4711 Fondo
rea Funcional
Subvencin

Posicin C.Gest. ?
10
Posicin rea Funcional
20 Subvencin
Posicin 30
C.Gest. ?
rea Funcional
Subvencin
Integracin de Pedidos SD y rdenes PM

Posicin Pedido 30
Pedido SD Suprimir Opcional Requerido Posicin Pedido 20
Centro Posicin Pedido 10
Gestor Centro
Gestor ?
Pos. Pptal.
Pos. Pptal.
Fondo
rea Fondo
Funcional rea
Funcional
Subvencin
Subvencin
Orden PM Suprimir Opcional Requerido
Centro
Gestor Orden 4711
Centro
Pos. Pptal. Fondo Gestor ?

Fondo Pos. Pptal.


rea
Funcional Fondo
rea
Subvencin Funcional

Subvencin
Escenarios de Ingresos

Una organizacin puede tener diferentes escenarios de ingresos. Las


diferentes opciones de procesamiento tambin son importantes por
su impacto en el Presupuesto.
Escenarios de Ingresos

Sin compromisos

Transferencia SD -> FI
Datos reales
Pedido Facturacin
de
ventas

Cuenta
Sistemas por Cobrar (Banco,
Ingresos
operativos FI Caja)

Factura FI u orden
de ingreso FM
IIntegracin: Resumen

Esta unidad explic los procesos de egresos e


ingresos que se integran con el Control
Presupuestario.
Fueron examinados los procesos bsicos de
Compras, Nmina, Gastos de Viaje y Activos Fijos.
Fue explicada la integracin de Controlling y del
Sistema de Proyectos con el Control Presupuestario.
El tpico final fue la integracion entre Mantenimiento
de Planta y Ventas y Distribucin con el Control
Presupuestario.
Actualizacin

Funciones de Dilogo
Conceptos Bsicos de Actualizacin
Perfiles de Actualizacin
Control de Actualizacin Tcnica
Actualizacin: Objetivos

Al concluir esta unidad usted ser capaz de:


Listar las funciones de dilogo del Control
Presupuestario con otras aplicaciones
Determinar la forma en que es manejado el IVA y como
es usado el nivel de arrastre para el arrastre de
documentos de comprometido.
Especificar las opciones de control al ser usadas en el
when using the Perfil de Actualizacin.
Describir las nuevas tablas del Control Presupuestario
Explicar las actualizaciones tcnicas con base en las
operaciones financieras y los Tipos de Valor
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Reporteo

Apndice
Actualizacin I

Funciones de Dilogo
Conceptos Bsicos de Actualizacin
Perfiles de Actualizacin
Control de Actualizacin Tcnica
Funciones de Dilogo

EA-PS
Status campo de
rdenes

HR Status campo de Gastos de Viaje FI Status campo Cta. de mayor


Status campo de Nmina Status campo Bloque Imp.

Cmo puede ingresar el


objeto de imputacin?
Son relevantes las contabilizaciones Bloque de Imputacin
para el Control Presupuestario?

Status campo de docto.


AA Movimientos Relevantes MM Movimientos relevantes
para presupuesto para presupuesto
Actualizacin II

Funciones de Dilogo
Conceptos Bsicos de Actualizacin
Perfiles de Actualizacin
Control de Actualizacin Tcnica
Conceptos Bsicos de Actualizacin
La Transaccin de Parametrizacin de Control de Actualizacin
(OFUP) es usada para
Concepto de Almacnes
Manejo del IVA

Momento en que debe de actualizarse la obligacin devengado


(entrada de mcia., verificacin de factura o ambos si es necesario)
Imputacin
Definicin del nivel de arrastre
Definicin de nicamente actualizar FM cuando se usen objetos CO
reales

El control de actualizacin adicional es definido en los perfiles:


Categora de presupuesto, presupuesto anual o por periodo
Fecha de Actualizacin
Manejo de Impuestos

Contabilizacin en Actualizacin en
FI FI EA-PS Control Presupuestario

I IVA bruto (Default)

Gastos
Gastos
100 Gasto 116

II IVA neto
IVA
Gastos
16 Gasto 100

III IVA separados


CxP
Gastos
116 Gasto 100
Impuesto
16
Nivel de Arrastre

2000 2001 2002

Reserva Reserva Factura 2011


4711 4711 para res. 4711
Arrastrada Arrastrada

- Nivel de arrastre
(CFLEV)
Actualizacin III

Funciones de Dilogo
Conceptos Bsicos de Actualizacin
Perfiles de Actualizacin
Control de Actualizacin Tcnica
Perfiles de Actualizacin

Parametros / Control

Categora de presupuesto (PC, PP)


Ao / Periodo

Perfil
Annual
Control de Control Fecha de Control
Tipo de Valor Control
Anual Actualizacin de Ppto.

Tipo Doc. Fecha


Perfil de Actualizacins

Slo para Disponibilidad


Clientes especiales
General

Perfil
000100
Perfil Perfil
000200 000101
Perfil
Perfil
000351
000102
Perfil
000500 Perfil
000350
Perfil de Actualizacin 000100

Perfil de
Si no se realiza ninguna distincin entre estas
Actualizacin transacciones, nicamente se acualiza una
000100 categora de presupuesto.

Comp/ Presupuesto Presupuesto


Real comprometido de pago

Solicitud de
X(2)
Pedido

Pedido
X(2)

Reserva de
X(2)
Recursos

Factura X(2)

Pago X(2)

X(2) : Actualizacin con fecha de vencimiento


Perfil de Actualizacin 000350

Perfil de Presupupuesto de Presupupuesto de Pago:


Actualizacin Comprometido: Separado Separado para cada
000350 para cada ejercicio ejercicio

Comp/ Presupuesto Presupuesto


Real comprometido de pago

Solicitud de
Pedido X(1)
Pedido
X(1)
Reserva de
Recursos X(1)
Factura X(1)
X(1)
Pago X(2)

X (1) : Actualizacin con fecha de contabilizacin


X(2) : Actualizacin con fecha de vencimiento
Perfil de Actualizacin 000351

Perfil de Presupupuesto de Presupupuesto de Pago:


Actualizacin Comprometido: Separado Separado para cada
000351 para cada ejercicio ejercicio

Comprometido Presupuesto de Presupuesto


/ Real Comprometido de Flujo

Reserva de Recursos (CDP)


Solicitud de Pedido

Pedido y
Comp. de Gastos (RPC)

Facturas

Pagos

Solicitudes de Anticipos

Anticipos

X (1) : Actualizacin con fecha de contabilizacin


X(2) : Actualizacin con fecha de vencimiento
Actualizacin Estadstica

La posicin prsupuestal es marcada como estadstica en el


registro maestro
Posicin Presupuestal no puede ser presupuestada
La partida de un documento presupuestario es marcada
como estadstica
Bloqueo de recursos, Reserva de Recursos, Precompromiso de
Gastos, Compromiso de Gastos
El tipo de movimiento es marcado como no relevante para
presupuesto en MM
El tipo de movimiento es marcado como no relevante para
presupuesto en Activos Fijos
La transaccin CO, cuando est activa la integracin CO-FM
y el indicador de asignacin de presupuesto es desactivado
El Tipo de Valor is defined como estadstico en el Perfil de
Actualizacin
Period-Based Encumbrance Tracking

Orden de Compra

02/01/2002 UNI 500

Partidas individuales Control Presupuestario

Tipo de Valor Periodo Importe


Cambio a 600
03/05/2002 Pedido 01 500
Pedido 03 100
Actualizacin IV

Funciones de Dilogo
Conceptos Bsicos de Actualizacin
Perfiles de Actualizacin
Control de Actualizacin Tcnica
Tipos de Operacin y Tipos de Valor

Actualizacin

Operacin 30 AZBU 30 Only: 30 60


90 90 30 60 90

Tipos de 61 66 54 57
54 Factura
Valor Anticipo +57 Pago Traslado Factura Pago

RFFMS200
Han sido compensadas las
facturas?

57
Pago
Actualizacin: Resumen

El Control de Actualizacin es ejecutado de acuerdo con la


parametrizaciones para el concepto de almacn, manejo de
impuestos, etc. del Perfil de Actualizacin.
El nivel de arrastre selecciona documentos arrastrados.
Estos pasan este indicador a sus documentos subsiguientes.
Los Perfiles de Actualizacin especifican la fecha de
actualizacin relevante, la categora de presupuesto, la
ctualizacin por ejercicio o por periodos y si la actualizacin
es estadstica.
La actualizacin tcnica es controlada por las operaciones
financieras y el Tipo de Tipos de Valor.
Si no eciste una lnea de contabilizacin que contenga una
posicin presupuestal con tipo de operacin 30, no se
ejecuta ninguna actualizacin.
Caja Menor

Procedimiento de Reclamacin Pblico


Seleccin de Pago
Caja Menor
Caja Menor: Objetivos

Al terminar esta unidad, usted ser capaz de:


Describir la conversin de la mayora de los procesos
de la caja menor en el sistema R/3.
Ejecutar todos los pasos del proceso de la caja menor
en el sistema R/3.
Realizar las definiciones necesarias para el area de la
caja menor.
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Reporteo

Apndice
Caja Menor I

Procedimiento de Reclamacin Pblico


Seleccin de Pago
Caja Menor
Procesos de Caja Menor (I)

Documentos
de Cobros
Caja Menor

Pago Caja
Menor
Dbito

Cobro
Procedimiento de Cobro Pblico

Clases de Ingreso y Areas de Reclamacin


Cargos de Cobro
Intereses de Cobro
Clases de Ingreso y Areas de Cobro

Registro Maestro
del Cliente

Proced. De reclamacin
Deposito de reclamacin
Bloqueo de reclamacin
Ultima notif. de recla.
Nivel de reclamacin
Procesador de reclamacin
Clase de Ingreso

Perro Licencia Perro Areas de Reclamacin

Parametrizacin
Cargos de Cobros: Cobro Pblico

Datos Generales Adicionales (FM) para Procedimiento de Reclamacin

Procedimiento de Recl. 0001

Recl. Pblico Contab. CI Cargo Clase de Doc. Venc. Cargo


Proced. recl. Cargo recl.

X X Cargo Recl. DR 1

Datos Adicionales para Procedimiento Reclamacin Pblico

Procedimiento de Cobro 0001


Moneda EUR

Monto Base Cobro Max. % Cargo C. Red. Monto Red. Cargo Dwn Up

10,00 1.000,00 1,00 100 100 X


Intereses de Cobro: Cobro Pblico

Datos Generales Adicionales (FM) para procedimiento de reclamacin

Procedimiento de Cobro 0001

Cobro Publ. Contab. CI D. Int. Clase de Doc. Venc. Int. Cobr.


Proced.Cobro Interes

X X Inter. Recl. DR 1

Datos Adicionales para Procedimiento de Cobro Pblico

Procedimiento Cobro 0001


Moneda EUR

Monto Basico Cobro Max. % Int. Rec.. Red. D.Int. Down Up

10,00 1.000,00 1,00 10000 X


Caja Me
Menor (II)

Procedimiento de Cobro Pblico


Seleccin de Pago
Caja Menor
Procesos de Caja Menor (II)

Documentos
de Cobros
Caja Menor

Pago Caja
Menor
Dbito

Cobro
Seleccin de Pago

EA-
FI
PS

Factura
Factura

Pago RFFMS200 Pago

Pago RFFMS201 Pago


Pagos con referencia de factura

Parametrizacin

Funcin Ampliada Funcin Original


Balanceo de Pagos en FM Menor validacin de
con Pagos en FI perodo
Funcionalidad ampliada Sin restricciones de
contabilizacin
- Mayor validacin de
Perodos - Sin funcionalidad
ampliada
- Restricciones de
Contabilizacin
Funcin Ampliada Funciones Adicionales

Parametrizacin

Proces. Paralelo en Controlling

......

......
Control para ao fiscal idntico

......

Modo de Procesamiento

Activar proced. de particin

Actualiz. Verif. / Comp. Banc.


Funcin Ampliada Restricciones Contables

EA-
FI PS

Factura
Factura

Pago RFFMS200 Pago


Ejemplo de Contabilizacin con referencia de
factura

Ao Fiscal Transaccin Clase de Importe Tipo Valor Importe


2002 Fondos Comprom. 0100 51 250+

2002 Reduccin Reg. 0200 51 150-

2002 Factura 0100 54 150+

Pago en FI y Seleccin de Pago RFFMS200

Vista de Pago EA-PS

2002 Reduccin Reg. 0200 54 -150

2002 Pago 0250 57 +150


Ejemplo de Verificacin / Compensacin Bancaria

1
Operacin 60 Pago a travs de comp. bancaria
RFFMS200
Financiera
80

FM: Actualizacin estadstica


del pago, tipo de valor 57

2
Operacin 60 Contab. bancaria
RFFMS200
Financiera
90

FM: Actualizacin real del


pago, tipo de valor 57
Pagos sin referencia de Factura

Parametrizacin

Reversin de borrado

Pagos sin referencia de Factura

Borrar documentos cuando reset.

Centro Gestor D1
Posicin Presup. 99996666
Caja Menor (III)

Procedimiento de Cobro Pblico


Seleccin de Pago
Caja Menor
Procesos de Caja Menor (III)

Documen
tos de
Cobros
Caja
Menor Pago Caja
Menor
Dbito

Cobro
Procedimiento de Caja Menor: Resumen

EA-
PS Sub-libro Caja Menor
1
Caja Menor Pagos:
doc. entrado - Pagos recibidos
- Salida de Pagos
2
Cierre Caja Menor
FI Contabilidad
Leer datos
documentos Financiera
FI/ generara Cuenta Proveedor.
bloqueo pago Caja Menor
doc. liberado Cuenta Cliente

Caja Menor Cuenta G/L

3 Transfer. a
Contabilidad Fin.
Prosedimiento de Caja Menor: Documetnos

Ingresar y guardar los documentos de la caja menor

Sociedad Fecha Cont.


Pago
Transacc. Pago
Monto/moneda
Aplic. de fondo
Asig. de cuenta
Cliente/Clase Ing.
Proveedor
Posicin Presup.
Centro Gestor
Fondo
Cuenta G/L
Documento Presup.
Ref. Factura
Procedimiento de Caja Menor: Operaciones de Cierre

Cierre y Liberacin de Caja Menor

Sociedad Ao Fiscal Transacc Nombre Transac. Ingresos Gastos Balance

9000 2000 AUSZ Salida pago 26.00- 26.00-


9000 2000 EINZ Ingreso Pago 1,025.00 1,025.00
9000 2000 BEST MIND Red. balance 50.00- 50.00-
* 1,025.00 76.00- 949.00

Ingresos 1,025.00
Gastos 76.00-
949.00
Clculo del monto de caja menor(Da Ant) 100.00
Nuevo monto calculado caja menor 1.049.00
Monto actual de caja menor ingresado 1.049.00
La caja menor es Balanceada
Procedimiento de Caja Menor: Transferencia a FI

Prerequisito: Autorizado

Subsequen.y post incorr. docs


Sociedad 0100
Ao Fiscal 2002
Nmero Doc. to
Creado por to

Comp. Partidas abiertas

Cuenta Cliente
Doc. Caja. con
F8 100.00 UNI 100.00 UNI
N documento FI
Transferido a Contabilidad

Transf. 10 documento(s)?
Doc. caja sin Cuenta Cliente
N documento FI
100.00 UNI

Carpeta batch-input
Document Nuevas partidas abiertas
os
Incorrecto
s caja
Procedimiento Caja Menor: Parametrizacin

Definiciones y entradas ms importantes para cada transaccin de negocio

Transac. Clase. Revl. D/C Ind. Ind. Bloqueo


Transaccin D/C Ind.
Estad. Doc.Clase DocInd. Doc FI Cuenta Pago
Ingreso P. Deb Cta. Dbito DZ DA X - X -
Salida P. Deb Cta. Crdito KZ KA X - - -
Ingreso P. Ref. Inv. Dbito DZ DA - X X X
Salida P. Ref. Inv. Crdito KZ KA - X - X
Aumento Balance Dbito SK SA - - - -
Dism. Balance Crdito SK SA - - - -
Anticipos Dbito DZ DA A - - -
Caja Menor: Ejemplo Ingreso de Pago con Referencia
de Factura

1 Solicitud
Aceptacin Cliente Becker AG
Caja Menor 1 46.000 46.000 4
Transacc.
Pago
3 Liberacin
Cuenta de Ingreso

46.000 1
Monitoreo

2 Sociedad N Doc. Monto ...

Cuenta Cajero

4 46.000
1 Aceptacin sol.
Contab.
2 Guardar Pago de
Caja
3 Liberacin
Caja Menor: Resumen

El procedimiento de reclamacin de la ley pblica


est derivado del rea de reclamacin de los
documentos procesados.
Para inters de reclamacin y cargo de reclamacin,
los escenarios pueden ser realizados para calcular y
contabilizar la reclamacin de derecho pblico.
La vista de pago en Control Presupuestario es
creada usando el programa RFFMS200/RFFMS201.
Los procesos de negocio de la caja menor son
realizados en la forma de contabilidad del libro
mayor.
Los documentos son ingresados y liberados en la
contabilidad del libro mayor de la caja menor.
Despus de cerrar la caja menor, los documentos
son transferidos a contabilizacin en Contabilidad
Financiera.
Cierre de Ejercicio

Visin General
Administrador de Actividades
Monitor para Operaciones de Cierre de Ejercicio
Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Cierre de Ejercicio: Objetivos

Al finalizar esta unidad, usted sera capaz de:


Entender el monitoreo de las operaciones de cierre
Describir la funcionalidad de los parmetros de
arrastre y clases de arrastre
Copiar reglas de arrastre
Entender el flujo de proceso de arrastre de
compromisos y arrastre de presupuesto en el
sistema R/3
Definir el procedimiento para reversar arrastres de
compromisos
Usar el monitor para tener una vista de traspaso de
ao / y arrastres
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Reporteo

Apndice
Cierre de Ejercicio

Visin General
Administrador de Actividades
Monitor para Operaciones de Cierre de Ejercicio
Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Cierre de Ejercicio: Descripcin
Aunque llevar adelante las operaciones de cierre de
Ejercicio no es un requerimiento legal desde el punto de
vista del sistema R/3, sus decisiones afectaran:
El presupuesto
El presupuesto utilizado
La forma en que compromisos, valores reales y
presupuesto son mostrados en reportes
Si no realiza las operaciones de cierre de Ejercicio:
Los valores reales no son arrastrados para fondos con
valores anuales
Documentos de compromisos abiertos quedan en el ao
fiscal anterior
Presupuestos residuales en aos anteriores no estan
disponibles para actividades del nuevo ao. Simplemente se
pierden
Resultado (ejemplo): Una reserva de recursos del 2002 es
reducida en el 2003 por una orden de compra. La orden de
compra solo consume presupuesto del 2003.
Cierre de Ejercicio: Descripcin

Flexibilidad de Regulaciones
Gestin de Presupuesto
Descentralizada
Incentivo para el ahorro
Eficiencia Econmica
Sin apuros en los cierres
...
Cierre de Ejercicio

Ao Fiscal Anterior Nuevo Ao Fiscal

Arrastre presupuesto
Presupuesto residual de
Residual ao anterior
31.12.

Compromisos Abieros Arrastre compromisos


abiertos

Mantener reglas de arrastre


Tratamiento de casos especiales
Proceso Tcnico
Cierre de Ejercicio

Reporte: Centro Gestor Instituto p/ Invest. Med. de 12.31.02


Perodo 01 - Perodo 12
Linea Presup. Act. Comp. Actual Pres. Res.

MAT 5000 1000 3000 1000


HR 7000 6500 500
EDP 3000 1000 2000 0

Compromisos abiertos Presup. Residua


(+ presupueto asociado) actual
Cierre de Ejercicio

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Administrador de Actividades
Monitor para Operaciones de Cierre de Ejercicio
Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Administrador de actividades

Crear las Mail a la Cierre Mail a la Arrastre


reglas de persona Comp. persona de partidas
arrastre responsable abiertos responsable abiertas

Agosto 20 Agosto 25 Diciembre 18 Diciembre 19 Diciembre 30


Cierre de Ejercicio

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Monitor para Operaciones de Cierre de Ejercicio
Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Monitor

Informacin:
Para que objetos son
permitidas las operacioens de
Definiciones Default cierre de ejercicio?

Compromisos

Presupuesto para Visualizar y Mantener:


Compromisos Parmetros
Definiciones de parametrizacin
Presupuesto Residual para cada Entidad CP, ao,
tipo de valor
Reglas
Cierre de Ejercicio

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Monitor para Operaciones de Cierre de Ejercicio
Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Clases de Arrastre

Clase de Arrastre

Cambio Nmero de Cuanto


Asignacin Cta? Receptores? Presupeusto?

si uno 100%
no varios distribucin
requerida
Parmetros de Arrastre y Clases de arrastre

Arrastre Presupuesto
Cambio Enva / % Arrastre
Clase Asig. Cta.? Receptor
Presupuesto Pago
10 No 1 Receptor 100 o 0%
Residual 20 Permitido 1 Receptor 100 o 0%
30 Permitido 1 Receptor Arbitrario
Parmetro 2: PresupuestoCom.
40 Permitido n Receptor Arbitrario
Residualal

Arrastre Compromisos
Cambio Enva / % Arrastre
Clase Asig. Cta.? Receptor
10 No 1 Receptor 100 o 0%
Parametro n: Reservas
20 Permitido 1 Receptor 100 o 0%
Fondos
Cierre de Ejercicio

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Monitor para Operaciones de Cierre de Ejercicio
Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Reglas de Arrastre

Arrastre Presupuesto

Debe existir un parmetro de arrastre


Definir el porcentaje final del arrastre del
presupuesto para compromisos y presupuesto residual
Definir relacin entre envio / receptor

Arrastre Compromisos

Debe existir un parmetro de arrastre


Definir el arrastre de un 100% o 0%
Definir relacin entre envio / receptor
Mantenimiento Reglas de arrastre

*.* - Entrada
solo
Usted esta Todos los centros
aparece si
nivel 1 gestores y Pos.
no ha
presup.
restringido
Sub Lvl Centro Gestor / Pos. Presup. Porcentaje
la seleccin
Este
nivel + 1 * * de alguna
100%
esta + S * forma
100%
sub- + * 40000 ...
dividid ..
o .

Todos las Pos. Presup.


Todos Centros Gestores en
En centro gestor S
posicin Presup. 40000
Copia Reglas de arrastre

Copia Reglas
Copiar Reglas
para cada
parmetro Entidad CP9000
a un ao
Parmetro 1:1_2002
posterior Referencia
Ao 2002
Parmetro
Objetivo 1:1_2003
Ao 2003
Cierre de Ejercicio

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Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Arrastre Compromisos abiertos

Solicitud de Solicitud de
Pedido Pedido
December
Orden de
Orden de
Compra
Compra

Documentos
31 Documentos
Presupuesto
Presupuesto
Facturas
Facturas*
* Cuando se actualiza en base a pago
Procedimiento de Arrastre para Compromisos

Orden Compra
Nmero 4511 2003
Fecha 10/10/2002
Monto 100 UNI
Comp

Definir: Asign: Mantener: Arrastre:


Por Arrastre Definir Reglas de Seleccionar
Default: permitido parmetro Arrastre para documentos
Arrastre P/ cada De arrastre Todas asign. Y arrastrar
Entidad CP, Asignar clase Presup.
permitido ao fiscal, De arrastre
clase valor

Reversin
Arrastre de Partidas abiertas

Asignar valores
Automticamente
Ajustado durante arrastre

Seleccin y arrastre en
Hacer Procesos
un paso
Paralelos

Arrastre partidas
abiertas
Documentos Cerrados Procesos con Dilogo

Arrastre automtico
De documentos con
Monto Cero
Proceso de arrastre de Presupuesto

Presupuesto Presupuesto
2002 2003

Por Definir: Asign: Mantener: Arrastre:


Arrastre Definir Reglas de Preparar
Default: permitido parmetro Arrastre para Determinar
Arrastre P/ cada De arrastre Todas asign. Ejecutar
Entidad CP, Asignar clase Presup.
permitido
ao fiscal. De arrastre
Cierre de Ejercicio

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Parametros de Arrastre y Clases de Arrastre
Reglas de Arrastre
Cierre de Ejercicio: Flujo de Proceso
Arrastre de valores deFondos
Arrastre de Valores de Fondos

Introduccin
La vida de los fondos desde recursos secundarios generalmente cubre
varios aos fiscales. Esta forma de inters tienen los valores totales de
varios aos de presupuestos disponibles.

A diferencia de las actividades de fin de ao para comprometidos y valores


de presupuesto, el traslado de valores de fondos procesa ingresos de
ejecucin real y gastos de ejecucin real y actualiza tales valores totales .
Arrastre de Valores de Fondos

Vida del Fondo

Real 2001 Real 2002 Real 2003 Real 2004

C/fw 01 02 . . . C/fw 01 02 . . . C/fw 01 02 . . . C/fw 01 02 ...


Gastos
Mat 640
Mat1 100 200 0 70 80
Mat2 50 150 0 20 40
Mat3 80 60 0 10 90
Inver
Inv1
Inv2
...
...
...
Fondo
item: Mat3
Arrastre: Mat
Proceso Cierre de Ejercicio: Arrastre Saldo de
Fondo

1. Definir tipo de posicinde arrastre y asignarlo


a una posicin presupuestaria
(Parametrizacin)

2. Ingresar tipo de posicin de arrastre al registro


maestro de la posicin presupuestaria
(Mantenimiento Datos mestros)

3. Marcar Fondos como relevantes para arrastre


(Mantenimiento Datos mestros)

4. Registrar saldo de arrastre (SAPFMVTR)


Cierre de Ejercicio: Resumen (1)

Los presupuestos residuales de ejecucin real,


presupuestos para compromisos y
compromisosabiertos pueden ser tomados en
consideracin cuando se arrastran los datos de un
ao a otro

Los parmetros de arrastresiguiente estn


consolidados por las clases de arrastre. Hay cuatro
tipos de arrastres para compromisos y
presupuesto

Las reglas de arrastre pueden ser definidas para


arrastres de presupuesto y arrastre de
compromisos
Cierre de Ejercicio: Resumen (2)

Las reglas de arrastre se pueden copiar de un ao


a otro.
El Administrador de actividades esta disponible
para planificacin y ejecucin de las actividades
de cierre de ao.
El monitor de operaciones de cierre permite
obtener una visin rpida de las definiciones
relevantes y permite conectarse a las definiciones
de parametrizacin y el rea de men
Arrastre de Fondos Permite generar una vista de
ingresos y gastos reales para varios aos.
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Sistema de Informacin

Apndice
Sistema de Informacin

La funcionalidad de Report Writer a sido incorporada


como nueva herramienta de reporteo para el mdulo de
PSM-FM si usted usar la funcionalidad de BCS.
Para su incorporacin favor de leer las notas:
615597, Adding Report Writer functionality to BCS
625373, Missing table entries from note 615597
642070, Miscellaneous fixes for RW for BCS in EA-PS 1.10
647548, Add group authorizations for RW BCS
648042, Some select options block all data
Diagrama General del Curso

Resumen del Curso


Datos Maestros

Presupuestacin

Ejecucin de Presupuesto

Integracin

Actualizacin

Caja Menor

Cierre de Ejercicio

Sistema de Informacin

Apndice