CORRESPONDENCIA

TIC´s
Correspondencia
La función de correspondencia es muy útil para realizar
acuses, etiquetas, memorándums, etc.

Tener una base de datos capturados en Excel con los

elementos que se van a incluir en el documento de Word,
en este caso utilicé la lista sobre las prácticas
Saber perfectamente donde guardamos el documento en excel
Correspondencia con Word

Tener, de preferencia,
preparado el documento
 Correspondencia con Word
Es el texto que redacté
Puedes notar que donde se hallan los círculo es donde van
a ir los datos que se encuentran capturados en la hoja de
Excel
Correspondencia con Word
No vamos a Barra
de Menú
Correspondencia,
después a Iniciar
combinación de
correspondencia,
Paso a paso por el
Asistente para
combinar
correspondencia…
 Se abre un submenú, nos
pregunta el tipo de
documento elegimos Cartas

Una vez seleccionado nos vamos al siguiente paso

 Utilizar documento actual

Siguiente

Seleccionar destinatario, Utilizar

una lista existente

Utilizar lista existente/Examinar

En este paso debemos de saber donde tenemos guardado el
documento de Excel que utilizaremos
En este caso, yo lo tengo en Mis
Documentos, se abre el archivo y
observarás que ya cambió de
nombre y se llama como el
archivo de Excel

Y te abrirá otra ventana, en este caso te

pedirá que selecciones uno de las hojas
de trabajo que tienes en ese archivo de
Excel, en este ejercicio utilizaremos TICs
 Aparece otro cuadro de diálogo donde
muestra el contenido de la hoja de Excel
que vinculará la información, oprimimos
Aceptar, para continuar
 Observarás que ya cambió de
nombre y se llama como el archivo
de Excel

Una vez seleccionado nos vamos al siguiente paso

En este paso pondrás el cursor donde quieras que
se sustituyan los datos, en este caso lo pondremos
donde va a ir el nombre del alumno.

Posteriormente oprimimos en
Mas elementos
Aparecerá un cuadro de diálogo y nos vamos en la
opción, Campos que muestra los títulos de la base de
datos, seleccionamos Nombre y oprimimos Insertar
 Notarás que ya se insertó la acción <<Nombre>>,
oprimimos cerrar y nos vamos donde vamos a insertar
el siguiente campo.
 Repetimos en procedimiento
Ponemos el cursor en el siguiente campo a insertar
Más elementos
Seleccionamos Licenciatura, Insertar
1
3 2
Observarás que ya se insertó el título <<Licenciatura>>
Se repite cuantas veces sea necesario, en esta ocasión sólo
son 3 campos, por último será el email
Ponemos el cursor en el siguiente campo a insertar
1 Más elementos
Seleccionamos email, Insertar, Cerrar
3 2
Continuamos, Siguiente: Vista previa de las cartas

Nos muestra una vista previa del documento, para

modificar el formato del documento de Excel se hace al
final

Nos muestra
una por una de
las cartas
Siguiente
 Es esta última parte, aparecen
dos opciones
Imprimir
Editar cartas individuales
Si nos vamos a Imprimir,
imprime todos elementos que
conforman la base de datos

Sin en cambio, si oprimimos Editar cartas individuales…

Nos envía a otro cuadro de diálogo, que nos da la

opción sobre la cantidad de registros que deseamos
imprimir, yo me voy a la opción Todos y me mostrará
todos los registros.
Por último dejé un zoom del 30% para que se pueda ver que como
quedaron los formatos de varios estudiantes
FORMATO BASE EN EXCEL

Hallé en la base que faltó iniciar con la

palabra Licenciatura, es decir:
Licenciatura en Pedagogía
Licenciatura en Derecho
…
FORMATO BASE EN EXCEL
Como es una base pequeña se puede hacer uno por uno de los campos, sin
embargo, cuando sea una base grande es recomendable realizar la siguiente acción:
Ctrl + B: Buscar
Nos vamos a la pestaña Reemplazar
Buscar: anotamos Pedagogía
Reemplazar con: Licenciatura en Pedagogía
Reemplazar todos

Si lo hiciste de forma correcta

Te aparecerá este
Cuadro de diálogo
 FORMATO BASE EN EXCEL
Si en nuestra base de datos en Excel tenemos, por ejemplo, el nombre separado
por columnas, y deseamos que aparezca en una sola celda

Utilizamos la función CONCATENAR, nos va a ayudar para dejar, en este caso, el

nombre en una celda.
=CONCATENAR(B2," ",C2," ",D2)
Entre comillas las comillas un espacio ya que si no lo hacemos aparecerá todo
junto el nombre