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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVO: ANALIZAR LOS DOCUMENTOS Y LOS DIFERENTES TIPOS DE


DOCUMENTOS, ESTABLECIENDO SUS CARACTERÍSTICAS, CLASES, TIPOS,
VALORES Y EDADES. VER DOCUMENTO GTC 185. GTC. 185.pdf
DOCUMENTO

• Definición: La palabra documento proviene del


vocablo latín “docere” que significa enseñar.

Se entiende por documento cualquier soporte que
contiene registrada información. En este sentido serían
documentos: los libros, revistas, fotografías, partituras,
mapas etc.

LIBROS REVISTAS FOTOGRAFIAS PARTITURAS MAPAS

DISCOS
SELLOS MEDALLAS CUADROS CASETTES
DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

Registro de información independiente de su


soporte, producida o recibida por una persona o
entidad pública o privada en razón a sus funciones.
Testimonio material de un hecho o acto realizado
en el ejercicio de sus funciones por personas físicas
o jurídicas, públicas o privadas”
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
INTERNAS
LENGUA EMPLEADA, (LATIN,CASTELLANO), AL AUTOR
AL DESTINATARIO, A L AL FORMULARIO Y SUS
CLÁUSULAS CONTENIDO O MENSAJE

EXTERNAS
MATERIA O SOPORTE (PERGAMINO, PAPEL, CINTA,
DISQUETTE, ETC)
MEDIO UTILIZADO PARA FIJAR EL CONTENIDO DEL
DOCUMENTO (ESCRITURA; DIBUJOS Y COLORES),
FORMATO (TAMAÑO: CUADERNILLOS, FOLIO..)
SIGNOS ESPECIALES Y VISIBLES (SELLOS, RUEDAS,
LETRAS INICIALES)
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
· EL SOPORTE

· SU AUTOR

· SU FINALIDAD

· FUNCION EN EL TIEMPO

· SU TRAMITACION
SEGÚN EL SOPORTE

PAPEL
· DOCUMENTOS TEXTUALES: Manuscritos, impresos,
escritos, etiquetas.
· DOCUMENTOS GRAFICOS: Planos, mapas, dibujos
en general.
DOCUMENTOS DE IMAGEN: Fotografías, cuadros
pinturas.
SEGÚN EL SOPORTE

CINTA: Audiovisuales como: videos, películas,


cassetes, cintas magnéticas, microfilm y
microfichas.

OTROS SOPORTES: Disquetes, disco óptico,


sellos, monedas
SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR
• DOCUMENTO PUBLICO:
Expedido por el funcionario público, en ejercicio
de sus funciones como representante del
gobierno.
• DOCUMENTO PRIVADO:

Expedido por particulares o por funcionarios


públicos cuando no están ejerciendo su función.
SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA

 DOCUMENTOS DISPOSITIVOS

AUTORIDAD ASIENTA SU VOLUNTAD CON INTENCIÓN DE SER


OBEDECIDA
Documento esencial

LEYES, DECRETOS, RESOLUCIONES, SENTENCIAS.

MANUALES DE PROCEDIMIENTO, REGLAMENTOS DE TRABAJO,


INSTRUCCIONES ADMINISTRATIVAS.
SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA

DOCUMENTOS INFORMATIVOS

SE ASIENTA INFORMACIÓN O NOTICIA RELACIONADA


CON LA TRAMITACIÓN

DOCUMENTOS TESTIMONIALES

SIRVEN DE PRUEBA O TESTIMONIO


SEGÚN SU FUNCION EN EL TIEMPO
SE AGRUPAN LOS DOCUMENTOS, SEGÚN LA IMPORTANCIA QUE
REPRESENTA PARA LA EMPRESA:

 VITALES: SON AQUELLOS DOCUMENTOS INDISPENSABLES


PARA EL FUNCIONAMIENTO Y CRECIMIENTO DE LA ENTIDAD.

EJEMPLOS: ESCRITURAS DE CONSTITUCIÓN, DE PROPIEDAD,


PATENTES DE FUNCIONAMIENTO, REGISTROS O SUSCRIPCIONES,
PLANOS, DISEÑOS.

 IMPORTANTES: DOCUMENTOS QUE CONTIENEN


INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN POR PERÍODOS DE CINCO A SEIS
AÑOS.
EJEMPLOS: FACTURAS CUENTAS POR COBRAR, POR PAGAR,
ESTADOS FINANCIEROS.
SEGÚN SU FUNCION EN EL TIEMPO

• ÚTILES: DOCUMENTOS QUE AYUDAN A LA GESTIÓN,


GENERALMENTE POR EL AÑO DE LA VIGENCIA.
EJEMPLOS: CORRESPONDENCIA TANTO INTERNA
COMO EXTERNA.

• NO ESENCIALES: DOCUMENTOS QUE YA NO TIENEN


NINGÚN VALOR DESPUÉS DE SEIS MESES.

EJEMPLOS: ANUNCIOS, COMUNICACIONES INTERNAS,


CIRCULARES INFORMATIVAS
SEGÚN SU TRAMITACIÓN
• DOCUMENTOS CORRIENTES:
Todos aquellos que produce o recibe la
institución en desarrollo de sus actividades
mientras cumplen la función que les dió origen

• DOCUMENTOS SEMICORRIENTES
Aquellos que cumplido su trámite, son
remitidos a un archivo donde se conservan
para fines administrativos, jurídicos y fiscales.
SEGÚN SU TRAMITACIÓN

• DOCUMENTOS NO CORRIENTES

Aquellos que pasada su etapa de trámite, se


conservan administrativamente, a juicio de
una autoridad archivística.
SEGÚN SU ORGANIZACIÓN

PRIMARIOS O INMEDIATOS

Interesan a la institución productora y al


iniciador.

SECUNDARIOS O MEDIATOS
Se conservan permanentemente
TIPOS DE DOCUMENTOS
CORRESPONDENCIA COMERCIAL
Cartas, memorandos, circulares
DOCUMENTOS ESPECIALES
Actas, informes, escrituras, certificados
DOCUMENTOS CONTABLES
Cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas,
cheques, letras pagarés.
DOCUMENTOS LEGALES
Decretos, leyes, resoluciones, hojas de vida,
solicitudes de empleo.
IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS

 Permiten la comunicación humana


 Son un medio valioso de información
 Constituyen un medio probatorio ya
que aseguran la comprobación de
cualquier actividad ya sea técnica,
económica o investigativa.
 Dejan constancia por algún medio
material de las gestiones administrativas
 Sirven para la toma de decisiones
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

1. Edad administrativa o de gestión 0 – 5


años.

2. Edad Intermedia o central 5 – 30 años

3. Edad Histórica o Permanente 30 años


Ciclo vital de los documentos
A. INACTIVO
A. ACTIVO A. SEMIACTIVO
Histórico
De Gestión Archivo Central

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

Administrativo, legal, fiscal, Cultural, histórico,


contable y técnica científico
MUCHAS GRACIAS