El control como sistema

EL ESTUDIO DE COMO LOS SISTEMAS DINÁMICOS LOGRAN UN ESTADO DE

EQUILIBRIO O ESTABILIDAD, AUN CON LAS CONDICIONES CAMBIANTES
DEL MEDIO AMBIENTE, SE DENOMINA COMO CIBERNÉTICA.
TODOS LOS ORGANISMOS VIVIENTES SON POR DEFINICIÓN SISTEMAS
CIBERNÉTICOS, PORQUE DEBEN MANTENERSE EN EQUILIBRIO PARA
SUBSISTIR. ESTE CONCEPTO ES APLICABLE TAMBIÉN A ORGANISMOS
SOCIALES.

Un sistema de control es aquel que sirve, para mantener

las características de los productos de un sistema de
referencia, dentro de un rango de tolerancia
predeterminado, con el fin de que los productos se
ajusten a un patrón o norma predeterminada.
El sistema de control persigue el objetivo de eficacia para la empresa, esto
abarca que el administrador se aboque a tres grandes aspectos:
 Lograr objetivos dentro de plazos oportunos.
 Lograrlos con economía de medios, logrando beneficios.
 Mantener motivado al equipo humano.

Por medio del control, el administrador debe verificar que los recursos de la
empresa, son aplicados mediante una racionalización y una
sistematización.
Controlar las actividades de la organización, consiste en analizar las causa
de sus resultados, sobre todo los relevantes, corrigiendo aquellos cuya
influencia es negativa.
El propósito del sistema administrativo consiste, en ayudar a los administradores a
incrementar el éxito, es decir, la eficacia y la eficiencia.
El propósito del sistema de control, consiste en ayudar a los administradores a
facilitar el éxito del sistema administrativo.

Componentes del sistema de control

Características del sistema de
control
El control es indispensable en las organizaciones para lograr sus
objetivos.
El control es importante, porque es el eslabón final en el proceso de
administración: verificar las actividades, para asegurar que van
conforme a los planes y cundo hay desviaciones significativas, tomar
las medidas necesarias para corregir las desviación.
El propósito del control es, comparar los resultados de la actividad
conforme a lo planeado y tomar las medidas necesarias para corregir
las desviaciones en forma oportuna.
El sistema de control debe ser comprendido, por los miembros que
ejecutan u operan las actividades y por los administradores.
Características del sistema de control:
 Adaptabilidad
 Eficiencia y eficacia
 Continuidad
 Objetividad
 Adecuación
 Oportunidad
 CLARIDAD Y SISMPLICIDAD
Permite efectuar posibles correcciones en un periodo de tiempo mas reducido
 ADAPTABILIDAD
Un control debe ser capaz de llevar en si mismo el mecanismo de regulación, para adaptarse a
las circunstancias.
 EFICIENCIA Y EFICACIA
La eficiencia de un sistema reside en su capacidad para producir medidas correctivas en los
momentos oportunos. La eficacia es una cualidad de gran interés puesto que la rentabilidad de
todo el sistema es de gran utilidad.
 CONTINUIDAD: debe llamar la atención al dirigente, de que no se controla exclusivamente en
momentos prefijados para luego olvidar el asunto hasta la siguiente comparación.
 OBJETIVIDAD: todo control debe alejarse de lo subjetivo buscando el conocimiento de aquello
que es mensurable mientras sea factible.
 ADECUACION: para que los resultados de un dispositivo de control sean operantes y
significativos, a de estas el mismo adecuadamente establecido respecto de la función o
actividad del objeto de control.
 OPORTUNIDAD: pertenece al sistema de información, la razón es lógica, porque el control se
refiere a la oportunidad de conocer las desviaciones y corregirlas.
Objetivos del sistema de control

El sistema de control tiene por objeto, el asegurar la eficiencia y la

eficacia de la actividad mediante:
 Conseguir los objetivos en los plazos indicados
 Lograr los objetivos con la economía de medios.
El control trata de asegurar los anteriores aspectos, proporcionando a
los administradores la medida de desviación que los resultados
pueden tener respecto a los plazos propuestos.
El propósito del control se basa en la comparación de dos hechos
anteriores a el: la planeación y el desarrollo de la actividad.
Entonces los objetivos del control son los siguientes:
o Comparar los resultados con los objetivos asignados.
o Suministrar información sobre el tipo y tamaño de las desviaciones.
o Proporcionar políticas, reglas y medios para evaluar dichas desviaciones.
o Suministrar a los responsables, los antecedentes e informes de valoración para
efectuar la toma de decisión.
o Conocer las causas que producen las desviaciones, para modificarlas
favorablemente.
o Que los administradores mantengan una constante atención, sobre el desarrollo
de las operaciones, para evitar futuras desviaciones.
o Apoyar y guiar la actuación de los ejecutores.
o Verificar que todos los recursos y medios de la empresa sean utilizados en la
cuantía prevista en el cumplimiento de los objetivos de la misma.
Niveles de decisión
Todo este proceso esta escalonado en niveles, entre los cuales podemos distinguir
tres:
 Directivo
 Gerencial
 Operativo
En la realidad estos niveles no están perfectamente diferenciados.
el nivel directivo fija objetivos y políticas, el gerencial traza panes de acción y
programas, el operativo emite ordenes y vigila su concreción en acciones
especificas.
Niveles de decisión
a) Necesidad de controlar
 La adopción de decisiones, genera la necesidad de ejercer una vigilancia sobre
estas y sus derivaciones
Se deben formular las siguientes preguntas:
Lo que se decidió:
 ¿es compatible con el contexto?
 ¿es compatible con los objetivos y políticas?
 ¿es coherente con los planes y programas?
 ¿se realiza lo que se decidió?
Responder a estas preguntas, significa contar con un sistema de control
convenientemente estructurado que sea capaz de suministrar antecedentes
validos y contables.
La función de control aplicada a
los niveles de decisión
Se puede inferir que el sistema de control, debe estas formado por tes
subsistemas, que se corresponden con los de decisión.
 De control estratégico: Mide la coherencia de objetivos y políticas
con el contexto, así como la coherencia de planes.
 De control gerencial (managment information system) : Examina la
correspondencia de las decisiones con los planes, los programas, es
decir programar.
 De control operativo (control information system): definirá la
consistencia de las acciones, en relación a las ordenes y a la
variación de resultados.
A nivel operativo las decisiones generan acciones y hechos,
que pueden controlarse en tiempo real, observando las
variaciones para disponer de inmediato de correcciones.