COMPONENTES DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
-PLANEACIÓN-
Facultad de Ingeniería Industrial
U.T.P.
Administración
CONTENIDOS
• Proceso administrativo.
• División del proceso administrativo.
• Planeación.
• Fases de la planeación.
PROCESO ADMINISTRATIVO
• PROCESO: Conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo
una actividad.

• PROCESO ADMINISTRATIVO: Conjunto de pasos o etapas, sucesivas e

interrelacionadas, a través de las cuales se realiza la administración.
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR

PROCESO
CONTROLAR ADMINISTRATIVO
ORGANIZAR

DIRIGIR
DIVISIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
• FASE MECANICA O ESTRUCTURAL:
• Planeación.
• Organización.

• FASE OPERATIVA O DINÁMICA:

• Dirección o ejecución.
• Control.
PLANEACIÓN
• Es la base, es la primera de las funciones administrativas.

• Se define como la acción de tomar decisiones para el futuro.

• No es un acto, es un proceso.

• La planeación es el proceso mediante el cual se definen las

situaciones que deseamos a futuro y se diseñan las estrategias para
alcanzarlas.
FASES DE LA PLANIFICACIÓN
1. Determinación de objetivos.
2. Toma de decisiones.
3. Elaboración de planes.
4. Acciones empresariales.
FASES DE LA PLANIFICACIÓN
– Determinación de objetivos
1. Actividad inicial: saber para donde vamos.
2. Los objetivos son la expresión actual de lo que queremos vivir a
futuro.
3. Requisitos para su construcción:
1. Específicos.
2. Realistas.
3. Verificables.
4. Que tengan un plazo de tiempo.
5. Que planteen desafíos.
6. Que tengan metas intermedias.
7. Que generen compromiso.
JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS
• Acorde con su importancia y predominio:
1. Objetivos organizacionales.
2. Objetivos de la división.
3. Objetivos del departamento.
4. Objetivos operacionales.

• Constituyen una red jerárquica e integrada que orienta la acción

empresarial hacia los objetivos organizacionales.
DESDOBLAMIENTO DE LOS OBJETIVOS:

Objetivos organizacionales
Políticas
A Directrices
M Metas
P Programas
L
Procedimientos
I
T Métodos
U Normas
D

Menor DETALLE Mayor

TOMA DE DECISIONES:
• La toma de decisiones es necesaria para el cumplimiento de los
objetivos.

• Implica un proceso para comparar alternativas posibles y elegir las

más adecuadas.

• Diagnóstico + Alternativas + Evaluación + Selección + Ejecución

= RESULTADOS.
TIPOS DE PLANEACIÓN
• Planeación estratégica: más amplia – objetivos y estrategias
generales.

• Planeación táctica: a nivel departamental.

• Planeación operativa: detallada – corto plazo – para actividades.

• Según la jerarquía
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
• Se define en la cúpula estratégica de la organización.
• Abarca la organización con una mirada “global”.
• Se plantea con proyección al largo plazo.
• Implica un análisis del entorno (Amenazas vs Oportunidades).
• Requiere de un análisis interno profundo (Debilidades vs Fortalezas).

• PREPARA LA EMPRESA PARA AFRONTAR LOS RETOS FUTUROS

PLANEACIÓN OPERATIVA
• Se define desde el área específica donde se realiza cada actividad.
• Programa los detalles requeridos para incorporar los planes
estratégicos a la cotidianidad de la empresa.
• Incluye actividades recurrentes y no recurrentes.
• Planea el futuro inmediato.
• Separa los objetivos en tareas o acciones independientes.
• Permite asumir las tareas o acciones por separado.

• PREPARA LA EMPRESA PARA ASUMIR EL DIA A DIA.

CLASES DE PLANES
NOMBRE APLICACIÓN
Programas Actividades en un marco temporal. Relacionados con el tiempo.

Presupuestos Expresión monetaria de los programas. Relacionados con el

dinero.
Proyectos Programas específicos.

Políticas Guías para la toma de decisiones.

Procedimientos Instrucciones para las acciones. Relacionados con los métodos.

Reglas Medidas específicas para situaciones esperadas. Relacionadas

con el comportamiento.
VISIÓN

PLANTEAMIENTO
ESTRATÉGICO

MISIÓN
VISIÓN:
• Está soportada desde los siguientes elementos:
• Propósito principal de la empresa.
• Futuro.
• Mercados a atender.
• Valores, conductas y actitudes.
• Escenarios esperados.
MISIÓN:

• Su declaración incluye:
• Lo que hacemos - ¿Cuál es el negocio?
• Donde lo hacemos - ¿Cuál es el mercado?
• La forma en que lo hacemos - ¿Cuál es la oferta de valor?
• Para quien lo hacemos - ¿Qué necesidad satisfacemos?
DE LA ADMINISTRACIÓN A LA PLANIFICACIÓN

Definición del
objetivo

Flexibilidad
durante su
búsqueda
Características de la planeación (1)

• Es un proceso permanente y continuo.

• Siempre está orientada al futuro.
• Pretende racionalidad en la toma de decisiones.
• Busca seleccionar una acción entre varias alternativas.
• Considera los sistemas y subsistemas que conforman la
empresa.
Características de la planeación (2)
• Es repetitiva, recurrente.
• Es una forma de asignar recursos.
• Es cíclica, permite evaluación y medición para mejorar.
• Es una técnica de coordinación e integración.
• Es una técnica de cambio e innovación.

INTERACTÚA CON LAS DEMÁS FUNCIONES DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
¿QUÉ ES EL ANÁLISIS DOFA?
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR

PROCESO
CONTROLAR ADMINISTRATIVO
ORGANIZAR

DIRIGIR
ORGANIZACIÓN
• Desde el punto de vista administrativo tiene dos definiciones:
1. Empresa.
2. Parte del proceso administrativo.

• SIEMPRE está precedida por la planeación.

• Pretende la mayor eficiencia para el logro de los objetivos.

Definiciones de organización:
• “Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas
fijadas”.

• “Proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos”.

• “Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las

funciones, niveles y actividades de los recursos materiales y humanos
de un organismo social”.
La organización consiste en:
1. Identificar las tareas requeridas.
2. Agruparlas en áreas.
3. Distribuirlas entre los puestos de trabajo.
4. Asignarlas a los funcionarios de acuerdo a sus responsabilidades.
5. Jerarquizarlas de acuerdo a puestos y funciones.

ES LA PROMOTORA DE LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA

La organización …
• Define y orienta el trabajo al interior de la empresa.

• OBJETIVO PRINCIPAL:
“Ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes
para todos sus miembros”

• ADEMÁS …
• Establece áreas funcionales.
• Define jerarquías (Grado de autoridad y responsabilidades).
• Elabora y describe perfiles de puestos.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN:
• FORMAL: Establecida de manera deliberada para la consecución de
los objetivos.
• Tiene una estructura claramente definida.
• Cuenta con políticas y reglamentos.
• Las políticas y reglamentos son conocidos por todos sus miembros.
TIPOS DE ORGANIZACIÓN:
• INFORMAL: Corresponde a las relaciones sociales que surgen
espontáneamente entre los miembros de una organización.
• Son libres.
• No tienen reglamentos.
• No se acogen a estructuras específicas.

GENERA LINEAS DE COMUNICACIÓN QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA

EN TODOS LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA.
ORGANIGRAMA
• Descripción gráfica de los puestos y la organización de los puestos
(cargos) en una compañía”.

• “Es un retrato de la estructura de mandos y diversas actividades que

se realizan al interior de una empresa”.

• “Estructuración gráfica de las funciones y actividades

organizacionales”.
ORGANIGRAMA
• LINEA: Representa la relación de dependencia.
• Superior a subordinado.

• CUADRO: Representa diferentes trabajos.

• TITULOS: Representan las funciones desempeñadas.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS:
• VERTICAL

• HORIZONTAL

• MATRICIAL
Elementos importantes del organigrama:
• Tramo de control: numero de subordinados que reportan a un jefe o
supervisor.

• Autoridad: derecho legitimado para tomar decisiones e impartir

instrucciones.
• Recae más sobre el cargo que sobre la persona.

IMPLÍCITOS EN EL ORGANIGRAMA
Diseño de la estructura organizacional:
• Basada en cuatro elementos:
1. División del trabajo.
2. Departamentalización.
3. Longitud del tramo de control.
4. Delegación de autoridad.

• De acuerdo a ellos se define el tipo de organigrama.

Estructura organizacional vertical:
• Se caracteriza por presentar una línea de mando angosta y muchos
niveles jerárquicos.

• Implica la existencia de muchos niveles entre los administradores de

mayor y menor jerarquía.
La estructura organizacional vertical
Gerente
General

Gerente de Gerente de Gerente de

División División División

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de

Departamento Departamento Departamento Depatamento Departamento Departamento

Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de
Sección Sección Sección Sección Sección Sección Sección ´Sección Sección Sección Sección Sección

Clase Angosta y de muchos niveles jerárquicas

Estructura organizacional horizontal:
• Se caracteriza por una línea de mando amplia y pocos niveles
jerárquicos.

• Cada administrador tiene un numero de personas amplio a su cargo,

lo que lo independiza de los demás administradores.

• Esta estructura facilita la toma de decisiones funcionales pero puede

generar dificultades de comunicación entre administradores.
Estructura organizacional matricial
• Utilizada específicamente para el desarrollo de proyectos específicos
y temporales, en los cuales se necesita la interrelación de las
diferentes áreas de la organización.
• Necesidad de desarrollos rápidos.
• Necesidad de comunicación eficiente y efectiva.
• Basada en la creatividad y la innovación.
• Con jefes alternos en las divisiones y en los proyectos.
Concepto de departamentalización:
• Provee la diferenciación y el agrupamiento de actividades de acuerdo
a los productos, las líneas de productos o los servicios que presta la
empresa.

• Es un concepto de división y especialización del trabajo y sus

responsabilidades.

• Permite una delegación “especializada” de funciones y obligaciones.

Tipos de departamentalización:
• Por producto o servicio:
• Urgencias, hospitalización, ayudas diagnósticas, etc.

• Por función:
• Producción, mercadeo, talento humano, finanzas, etc.

• Por proyectos:
• Especiales, gubernamentales, privados, logísticos, etc.

• Geográfica o territorial:
• Zona norte, zona centro, zona este, etc.
Tramos amplios:
VENTAJAS DESVENTAJAS

Los superiores se obligan a delegar. Sobrecarga de trabajo de los

Debe haber políticas claras de
funcionamiento.
La selección de los subordinados
debe ser cuidadosa.
superiores.
Demora en la toma de decisiones.
Riesgo de perdida de control de los
superiores.
Tramos estrechos:
VENTAJAS DESVENTAJAS

Estrecha supervisión. Aumenta el número de niveles

administrativos.
Estricto control. Los superiores se involucran
mucho en el trabajo de los
subordinados.
Fácil comunicación.
Otros conceptos de la organización:
• Delegación de autoridad.

• Poder.

• Autoridad.

• Centralización y descentralización.
Delegación de autoridad:
• Proceso mediante el cual los superiores distribuyen la autoridad a sus
subalternos asignando responsabilidades nuevas o adicionales.

• Requiere cuatro aspectos básicos:

• Quien delega asigne objetivos.
• Quien delegue conceda autoridad.
• Quien acepte se responsabilice.
• Quien acepte se haga responsable por los resultados.
Poder y autoridad:
• Poder: habilidad para influir en las personas o grupos, esencial para el
logro y realización de los objetivos individuales, organizacionales y
sociales.

• Autoridad: Derecho conferido por el rango o cargo (puesto) para dar

ordenes.
Centralización y descentralización:
• Organización centralizada: los problemas fluyen de abajo hacia arriba,
hasta encontrar algún directivo que tome decisiones.

• Organización descentralizada: La autoridad se dispersa hacia abajo

dentro de la jerarquía organizacional.

EN NIVEL VARÍA DE ACUERDO AL TIPO DE EMPRESA E INCLUSO AL

INTERIOR DE LOS DEPARTAMENTOS DE CADA EMPRESA.