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COMPONENTES DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO
-PLANEACIÓN-
Facultad de Ingeniería Industrial
U.T.P.
Administración

CONTENIDOS
• Proceso administrativo.
• División del proceso administrativo.
• Planeación.
• Fases de la planeación.

PROCESO ADMINISTRATIVO
• PROCESO: Conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo
una actividad.

• PROCESO ADMINISTRATIVO: Conjunto de pasos o etapas, sucesivas e
interrelacionadas, a través de las cuales se realiza la administración.

PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEAR

PROCESO
CONTROLAR ADMINISTRATIVO
ORGANIZAR

DIRIGIR

• Control.DIVISIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO • FASE MECANICA O ESTRUCTURAL: • Planeación. . • Organización. • FASE OPERATIVA O DINÁMICA: • Dirección o ejecución.

• No es un acto. es la primera de las funciones administrativas. • Se define como la acción de tomar decisiones para el futuro. • La planeación es el proceso mediante el cual se definen las situaciones que deseamos a futuro y se diseñan las estrategias para alcanzarlas.PLANEACIÓN • Es la base. . es un proceso.

Toma de decisiones. . Elaboración de planes.FASES DE LA PLANIFICACIÓN 1. 4. 3. Acciones empresariales. Determinación de objetivos. 2.

Los objetivos son la expresión actual de lo que queremos vivir a futuro. Que tengan metas intermedias. Actividad inicial: saber para donde vamos.FASES DE LA PLANIFICACIÓN – Determinación de objetivos 1. Verificables. 2. 4. Realistas. 3. 5. 6. Que planteen desafíos. 3. 2. Que tengan un plazo de tiempo. 7. . Requisitos para su construcción: 1. Específicos. Que generen compromiso.

• Constituyen una red jerárquica e integrada que orienta la acción empresarial hacia los objetivos organizacionales. Objetivos operacionales.JERARQUÍA DE LOS OBJETIVOS • Acorde con su importancia y predominio: 1. . Objetivos del departamento. 4. Objetivos de la división. 2. 3. Objetivos organizacionales.

DESDOBLAMIENTO DE LOS OBJETIVOS: Objetivos organizacionales Políticas A Directrices M Metas P Programas L Procedimientos I T Métodos U Normas D Menor DETALLE Mayor .

• Implica un proceso para comparar alternativas posibles y elegir las más adecuadas. • Diagnóstico + Alternativas + Evaluación + Selección + Ejecución = RESULTADOS. .TOMA DE DECISIONES: • La toma de decisiones es necesaria para el cumplimiento de los objetivos.

• Según la jerarquía .TIPOS DE PLANEACIÓN • Planeación estratégica: más amplia – objetivos y estrategias generales. • Planeación operativa: detallada – corto plazo – para actividades. • Planeación táctica: a nivel departamental.

• Implica un análisis del entorno (Amenazas vs Oportunidades). • Abarca la organización con una mirada “global”. • Se plantea con proyección al largo plazo.PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • Se define en la cúpula estratégica de la organización. • Requiere de un análisis interno profundo (Debilidades vs Fortalezas). • PREPARA LA EMPRESA PARA AFRONTAR LOS RETOS FUTUROS .

• Incluye actividades recurrentes y no recurrentes. • PREPARA LA EMPRESA PARA ASUMIR EL DIA A DIA.PLANEACIÓN OPERATIVA • Se define desde el área específica donde se realiza cada actividad. • Planea el futuro inmediato. • Permite asumir las tareas o acciones por separado. • Programa los detalles requeridos para incorporar los planes estratégicos a la cotidianidad de la empresa. • Separa los objetivos en tareas o acciones independientes. .

Relacionados con el dinero. Relacionados con el tiempo. . Relacionados con los métodos. Presupuestos Expresión monetaria de los programas. Políticas Guías para la toma de decisiones. Relacionadas con el comportamiento. Procedimientos Instrucciones para las acciones. Reglas Medidas específicas para situaciones esperadas.CLASES DE PLANES NOMBRE APLICACIÓN Programas Actividades en un marco temporal. Proyectos Programas específicos.

VISIÓN PLANTEAMIENTO ESTRATÉGICO MISIÓN .

• Escenarios esperados. . • Futuro. • Valores. conductas y actitudes.VISIÓN: • Está soportada desde los siguientes elementos: • Propósito principal de la empresa. • Mercados a atender.

¿Cuál es la oferta de valor? • Para quien lo hacemos .¿Cuál es el negocio? • Donde lo hacemos .MISIÓN: • Su declaración incluye: • Lo que hacemos .¿Cuál es el mercado? • La forma en que lo hacemos .¿Qué necesidad satisfacemos? .

DE LA ADMINISTRACIÓN A LA PLANIFICACIÓN Definición del objetivo Flexibilidad durante su búsqueda .

• Siempre está orientada al futuro. . • Considera los sistemas y subsistemas que conforman la empresa. • Pretende racionalidad en la toma de decisiones. • Busca seleccionar una acción entre varias alternativas.Características de la planeación (1) • Es un proceso permanente y continuo.

• Es cíclica. • Es una forma de asignar recursos. • Es una técnica de cambio e innovación. recurrente. • Es una técnica de coordinación e integración.Características de la planeación (2) • Es repetitiva. INTERACTÚA CON LAS DEMÁS FUNCIONES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO . permite evaluación y medición para mejorar.

¿QUÉ ES EL ANÁLISIS DOFA? .

PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEAR PROCESO CONTROLAR ADMINISTRATIVO ORGANIZAR DIRIGIR .

2.ORGANIZACIÓN • Desde el punto de vista administrativo tiene dos definiciones: 1. Parte del proceso administrativo. • SIEMPRE está precedida por la planeación. Empresa. . • Pretende la mayor eficiencia para el logro de los objetivos.

• “Proceso de disponer y destinar al trabajo la autoridad y los recursos”.Definiciones de organización: • “Consiste en dividir y relacionar el trabajo para alcanzar las metas fijadas”. niveles y actividades de los recursos materiales y humanos de un organismo social”. • “Estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones. .

Asignarlas a los funcionarios de acuerdo a sus responsabilidades. 3. Identificar las tareas requeridas. ES LA PROMOTORA DE LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA . Jerarquizarlas de acuerdo a puestos y funciones. 4. Agruparlas en áreas. 5.La organización consiste en: 1. 2. Distribuirlas entre los puestos de trabajo.

• Define jerarquías (Grado de autoridad y responsabilidades). • OBJETIVO PRINCIPAL: “Ayudar a que las metas de la empresa tengan significado y sean importantes para todos sus miembros” • ADEMÁS … • Establece áreas funcionales.La organización … • Define y orienta el trabajo al interior de la empresa. • Elabora y describe perfiles de puestos. .

• Tiene una estructura claramente definida. • Cuenta con políticas y reglamentos. .TIPOS DE ORGANIZACIÓN: • FORMAL: Establecida de manera deliberada para la consecución de los objetivos. • Las políticas y reglamentos son conocidos por todos sus miembros.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN: • INFORMAL: Corresponde a las relaciones sociales que surgen espontáneamente entre los miembros de una organización. • Son libres. • No tienen reglamentos. GENERA LINEAS DE COMUNICACIÓN QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA EN TODOS LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA. • No se acogen a estructuras específicas. .

ORGANIGRAMA • Descripción gráfica de los puestos y la organización de los puestos (cargos) en una compañía”. • “Estructuración gráfica de las funciones y actividades organizacionales”. . • “Es un retrato de la estructura de mandos y diversas actividades que se realizan al interior de una empresa”.

ORGANIGRAMA • LINEA: Representa la relación de dependencia. • CUADRO: Representa diferentes trabajos. . • TITULOS: Representan las funciones desempeñadas. • Superior a subordinado.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS: • VERTICAL • HORIZONTAL • MATRICIAL .

• Autoridad: derecho legitimado para tomar decisiones e impartir instrucciones.Elementos importantes del organigrama: • Tramo de control: numero de subordinados que reportan a un jefe o supervisor. • Recae más sobre el cargo que sobre la persona. IMPLÍCITOS EN EL ORGANIGRAMA .

Diseño de la estructura organizacional: • Basada en cuatro elementos: 1. 4. 2. • De acuerdo a ellos se define el tipo de organigrama. Longitud del tramo de control. 3. División del trabajo. . Delegación de autoridad. Departamentalización.

Estructura organizacional vertical: • Se caracteriza por presentar una línea de mando angosta y muchos niveles jerárquicos. . • Implica la existencia de muchos niveles entre los administradores de mayor y menor jerarquía.

La estructura organizacional vertical Gerente General Gerente de Gerente de Gerente de División División División Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Departamento Departamento Departamento Depatamento Departamento Departamento Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de Sección Sección Sección Sección Sección Sección Sección ´Sección Sección Sección Sección Sección Clase Angosta y de muchos niveles jerárquicas .

Estructura organizacional horizontal: • Se caracteriza por una línea de mando amplia y pocos niveles jerárquicos. • Cada administrador tiene un numero de personas amplio a su cargo. • Esta estructura facilita la toma de decisiones funcionales pero puede generar dificultades de comunicación entre administradores. lo que lo independiza de los demás administradores. .

• Con jefes alternos en las divisiones y en los proyectos. . en los cuales se necesita la interrelación de las diferentes áreas de la organización. • Necesidad de comunicación eficiente y efectiva.Estructura organizacional matricial • Utilizada específicamente para el desarrollo de proyectos específicos y temporales. • Necesidad de desarrollos rápidos. • Basada en la creatividad y la innovación.

• Es un concepto de división y especialización del trabajo y sus responsabilidades. las líneas de productos o los servicios que presta la empresa. .Concepto de departamentalización: • Provee la diferenciación y el agrupamiento de actividades de acuerdo a los productos. • Permite una delegación “especializada” de funciones y obligaciones.

zona centro. • Por proyectos: • Especiales. finanzas. mercadeo. logísticos. etc. etc. etc.Tipos de departamentalización: • Por producto o servicio: • Urgencias. gubernamentales. privados. . hospitalización. • Por función: • Producción. talento humano. ayudas diagnósticas. etc. zona este. • Geográfica o territorial: • Zona norte.

funcionamiento. Debe haber políticas claras de Demora en la toma de decisiones. superiores.Tramos amplios: VENTAJAS DESVENTAJAS Los superiores se obligan a delegar. La selección de los subordinados Riesgo de perdida de control de los debe ser cuidadosa. Sobrecarga de trabajo de los superiores. .

Estricto control. Fácil comunicación. Aumenta el número de niveles administrativos. .Tramos estrechos: VENTAJAS DESVENTAJAS Estrecha supervisión. Los superiores se involucran mucho en el trabajo de los subordinados.

Otros conceptos de la organización: • Delegación de autoridad. • Poder. • Autoridad. • Centralización y descentralización. .

. • Requiere cuatro aspectos básicos: • Quien delega asigne objetivos. • Quien delegue conceda autoridad.Delegación de autoridad: • Proceso mediante el cual los superiores distribuyen la autoridad a sus subalternos asignando responsabilidades nuevas o adicionales. • Quien acepte se responsabilice. • Quien acepte se haga responsable por los resultados.

Poder y autoridad: • Poder: habilidad para influir en las personas o grupos. • Autoridad: Derecho conferido por el rango o cargo (puesto) para dar ordenes. organizacionales y sociales. esencial para el logro y realización de los objetivos individuales. .

EN NIVEL VARÍA DE ACUERDO AL TIPO DE EMPRESA E INCLUSO AL INTERIOR DE LOS DEPARTAMENTOS DE CADA EMPRESA.Centralización y descentralización: • Organización centralizada: los problemas fluyen de abajo hacia arriba. . • Organización descentralizada: La autoridad se dispersa hacia abajo dentro de la jerarquía organizacional. hasta encontrar algún directivo que tome decisiones.