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ORGANIZACION

FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

Hector Jorge Saldarriaga D.


ORGANIZACION
PROCESO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIÓN
1. Agrupar, estructurar e integrar los
recursos organizacionales
2. Dividir el trabajo que se ha de realizar
3. Agrupar organos y actividades en una
PLANEACION
estructura logica
4. Designar a las personas para su
ejecicion
5. Coordinar las diferentes actividades

CONTROL DIRECCION
ORGANIZACION
¨ Es agrupar, estructurar e
integrar recursos
organizacionales; definir la
estructura de los órganos
que los deberán administrar;
establecer la división del
trabajo mediante la
diferenciación; definir los
niveles de autoridad y
responsabilidad.
Vista desde el proceso
administrativo agrupa y
estructura todos los recursos
para alcanzar los objetivos
planteados en la
planeación¨.
ORGANIZACION
La organización es una
actividad discreta, se presenta
cada vez que la situación y el
contexto ambiental donde se
desarrolla su actividad
cambia.
Los cambios traen nuevas
oportunidades y generan
nuevas amenazas,
proporcionan nuevas
tecnologías y nuevos recursos,
incentivan la competencia,
condicionan nuevas
regulaciones legales y
gubernamentales.
ORGANIZACION

Ajustarse a los cambios es necesario


para asegurar el éxito del negocio.
Reorganizar los recursos es modificar
la estructura organizacional para
ajustarla a las nuevas condiciones
ambientales.
ORGANIZACION

LA ORGANIZACIÓN EN LOS TRES NIVELES ORGANIZACIONALES


Nivel Organización Contenido Amplitud
Organizacional
Institucional Diseño Genérico y Sintético Enfoca la organización
Organizacional como una totalidad
Intermedio Diseño Menos Genérico y Enfoca la unidad
Departamental mas Detallado organizacional por
separado
Operacional Diseño de Cargos Detallado y Analítico Aborda cada operación
y Tareas por separado
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional
La estructura organizacional se puede definir como:
– Conjunto de tareas asignadas a las unidades
organizacionales (divisiones, departamentos) y a las
personas.
– Las relaciones de subordinación, incluidas líneas de
autoridad y responsabilidad en las decisiones,
numero de niveles jerárquicos y amplitud de control
administrativo.
– El diseño de sistemas para garantizar la coordinación
eficaz entre las personas de las diferentes unidades
organizacionales.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional

PASOS TRADICIONALES PARA ORGANIZAR


1. División del Trabajo y Especialización: Dividir la carga total
del trabajo en tareas que puedan ejecutarse lógicamente por los
individuos o los grupos
2. Departamentalización: Combinar y agrupar las tareas de
manera lógica y eficiente en unidades organizacionales.

3. Jerarquía: Especificar quien se debe subordinar a quien en la


organización.
4. Coordinación: Establecer los mecanismos para integrar las
unidades departamentales en un todo coherente y monitorear
la eficacia de esa integración.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional
¨Es la forma de dividir,
organizar y coordinar las
actividades de la organización.
Constituye la arquitectura o
formato organizacional que
asegura la división y
coordinación de las actividades
de los miembros de la
organización¨.
La estructura se puede abordar
desde dos caminos:
– La Especialización Vertical.
– La Departamentalización.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional
ESPECIALIZACION HORIZONTAL
Areas de Departamentalizacion
Recursos
Finanzas Produccion Marketing
Humanos
ESPECIALIZACION Director Director Director Director de
Directores
VERTICAL Financiero produccion Marketing R.H.
Gerentes
Gerentes area Gerentes Gerentes de
Gerentes area
financiera produccion area R.H.
marketing
Supervisores Supervisores
Supervisores Supervisores
Supervisores de de
area financiera de R.H.
produccion marketing
Empleados Empleados
Empleados del Empleados
NIVELES Empleados de de
area financiera de R.H.
JERARQUICOS produccion Marketing
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional

ESPECIALIZACION VERTICAL
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Especialización Vertical

La especialización vertical trata tres aspectos


principales del proceso de toma de decisiones
de la organización:

1. Jerarquía Administrativa.
2. Amplitud de Control
3. Grado de Centralización y Descentralización de
la Toma de Decisiones
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Especialización Vertical
Autoridad,
JERARQUIA Cadena Jerárquica o
División del Trabajo Responsabilidad,
ADMINISTRATIVA de Mando
Delegación

Autoridad: es el
derecho formal y
legitimo de tomar
decisiones.
Numero de niveles de Responsabilidad: es el
administración que Línea de autoridad deber de ejecutar la
Grado de división y
adopta una que une todas las tarea o actividad
fragmentación de las
organización para personas de la asignada a un
tareas
garantizar la organización y indica empleado.
organizacionales en
realización de las quien se subordina a Delegación: proceso
actividades separadas.
tareas y el alcance de quien. mediante el cual el
sus objetivos. administrador
transfiere
responsabilidad y
autoridad a sus
subordinados
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Especialización Vertical

Amplitud Administrativa
o de Control: Es el
numero de empleados
que deben reportar a un
Administrador. A mayor
amplitud de control,
mayor numero de
subordinados por
Administrador.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Especialización Vertical
AMPLITUD ADMINISTRATIVA
Estrecha Extensa Nivel Jerárquico
Trabajo creativo e innovador, Trabajo rutinario previsible,
tareas diversificadas, dispersión tareas semejantes,
física de personas, necesidad de concentración física de
orientación, falta de normas y personas, personal preparado y
procedimientos, pocos sistemas entrenado, reglas y
de soporte, muchas actividades procedimientos, sistemas de
no administrativas, costo apoyo y soporte, pocas
administrativo mayor. actividades no administrativas,
costo administrativo menor
Amplitud 1:4 Amplitud 1:8 Gerencia General
16 64 Subgerencia
64 512 Supervisores
256 3096 Empleados no
Administrativos
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Especialización Vertical

Centralización y Descentralización: ¨el grado de


Centralización o Descentralización se refiere a
cuanta autoridad para tomar decisiones se
concentra en la cima o se dispersa en la base de
la organización. Centralización significa que la
autoridad para decidir se localiza en la cúpula de
la organización; Descentralización significa que
la autoridad para decidir se encuentra dispersa
en los niveles mas bajos.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Especialización Vertical

CENTRALIZACION - DESCENTRALIZACION
Factores Ventajas Ventajas
Decisión Descentralización Centralización
Agilidad Control
Duración, Independencia Costos
Impacto, Costo Nuevas Nuevas
Tecnologías Tecnologías
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional

DEPARTAMENTALIZACION
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Departamentalización

La Departamentalización:
es la agrupación de
actividades en unidades
organizacionales y la
agrupación de estas
unidades en una
organización total. Es la
forma de utilizar la cadena
jerárquica para agrupar
personas que ejecuten juntas
el trabajo.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Departamentalización
ENFOQUES PARA LA DEPARTAMENTALIZACION

Las personas se agrupan en departamentos por habilidades


Enfoque Funcional
semejantes y actividades comunes de trabajo.
Los departamentos se agrupan en divisiones separadas y
Enfoque Divisional autosuficientes basadas en un producto, proyecto, programa o
región geográfica común.
Se implementa simultáneamente las cadenas jerárquicas
Enfoque Matricial
funcional y divisional; las personas se subordinan a dos jefes.
Enfoque de La organización crea equipos multifuncionales para cumplir
Equipos tareas especificas y coordinar grandes departamentos.
La organización se convierte en un pequeño centro
intermediario conectado electrónicamente a otras
Enfoque de Redes organizaciones que desempeñan funciones vitales para el
negocio.
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Departamentalización
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Cadena de Mando
JERARQUIA ADMINISTRATIVA
Gerencia
General
Gerente

Subgerencia Subgerencia Subgerencia Subgerencia


Administrativa Operaciones Financiera Mercadeo/vtas Subgerente

Departamentalizacion Depto. Depto. Depto. Depto.


Funcional Tal. Humano Produccion tesoreria ventas Jefe

Seccion Seccion Seccion Seccion


Capacitacion Planeacion Caja Internacional Supervisor
ORGANIZACIÓN
Estructura Organizacional: Departamentalización Redes

Mercadeo

Finanzas
Compañía Redes de
Esencial Concesionarios

Insumos
EVOLUCIÓN DE LA EMPRESA

PRIMERA ERA SEGUNDA ERA TERCERA ERA

ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN


FUNCIONAL EN RED CONECTADA

• Isla de tecnología • Empresa integrada • Empresa Ampliada


• Especialización • Cadena de Valor • Red de Valor
Agregado
• Responsabilidad • Responsabilidad
por funciones • Equipos
• por resultados autodirigidos y de
• Centro de Costo alto desempeño
• Centro de utilidad
• Procesos • Centro de Inversión
• Procesos
ORGANIZACIÓN : Procesos
Estrategia

Mano de Obra

Tecnología

PROCESO
Proveedor Cliente
Insumos Producto

ACTIVIDADES
Equipos

Recursos Financieros
LA ORGANIZACIÓN POR PROCESOS

Es un prototipo o modelo de estructura


administrativa, válido para cualquier clase de
empresas o entidades, desarrollado
modernamente para materializar el enfoque
sistémico de las organizaciones.

Proceso Proceso Proceso


A B C
ORGANIZACIÓN POR PROCESOS

OBJETIVO
E COMÚN
S
T
R
A PRODUCTO
ACTIVIDAD ACTIVIDAD ACTIVIDAD O
T A B C SERVICIO
E
G
I
A
Como consecuencia de lo anterior, cada uno
de los procesos que componen el sistema
debe contribuir a la consecución de los
objetivos de la organización, lo que implica la
existencia de una relaciones «causa – efecto»
entre los resultados de los procesos
individuales y resultados globales del sistema
¿QUÉ ES UN PROCESO?

• “Conjunto de actividades secuenciales que


realizan una transformación de una serie de
inputs en los outputs deseados añadiendo
valor”
• “Conjunto de actuaciones, decisiones,
actividades y tareas que se encadenan de
forma secuencial y ordenada para conseguir un
resultado que satisfaga plenamente los
requerimientos del cliente al que va dirigido”.
¿QUÉ ES UN PROCESO?

Todas las actividades de la organización, desde la planificación


de las compras hasta la atención de una reclamación, pueden
y deben considerarse como procesos. Para operar de manera
eficaz, las organizaciones tienen que identificar y gestionar
numerosos procesos interrelacionados que interactúan. La
identificación y gestión sistemática de los procesos se realizan
en la organización y en particular en las interacciones entre
tales procesos se conoce como

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS


PROCESOS ESTRATÉGICOS

Procesos estratégicos son los


que permiten definir y
desplegar las estrategias y
objetivos de la organización.
Los procesos que permiten
definir la estrategia son genéricos
y comunes a la mayor parte de
negocios (marketing estratégico y
estudios de mercado,
planificación y seguimiento de
objetivos, revisión del sistema,
vigilancia tecnológica, evaluación
de la satisfacción de los
clientes…).
PROCESOS ESTRATÉGICOS

Los procesos que permiten desplegar la


estrategia son muy diversos, dependiendo
precisamente de la estrategia adoptada. Así, por
ejemplo, en una empresa de consultoría
que pretenda ser reconocida en el
mercado por la elevada capacitación de
sus consultores los procesos de formación
y gestión del conocimiento deberían ser
considerados estratégicos.
PROCESOS CLAVE

Son aquellos que


añaden valor al cliente o
inciden directamente en
su satisfacción o
insatisfacción. Componen
la cadena del valor de la
organización. También
pueden considerarse
procesos clave aquellos
que, aunque no añadan
valor al cliente, consuman
muchos recursos.
PROCESOS CLAVE

Por ejemplo, en una


empresa de transporte de
pasajeros por avión, el
mantenimiento de las
aeronaves e instalaciones
es clave por sus
implicaciones en la
seguridad, el confort
para los pasajeros la
productividad y la
rentabilidad para la empresa.
PROCESOS CLAVE

El mismo proceso de mantenimiento puede ser


considerado como proceso de apoyo en otros
sectores en los que no tiene tanta relevancia,
como por ejemplo una empresa de servicios de
formación. Del mismo modo, el proceso de compras
puede ser considerado clave en empresas dedicadas
a la distribución comercial, por su influencia en los
resultados económicos y los plazos de servicio
mientras que el proceso de compras puede ser
considerado proceso de apoyo en una empresa
servicios. Los procesos clave intervienen en la misión,
pero no necesariamente en la visión de la
organización
PROCESOS DE SOPORTE

En este tipo se encuadran los procesos necesarios para el


control y la mejora del sistema de gestión, que no puedan
considerarse estratégicos ni clave. Normalmente estos procesos
están muy relacionados con requisitos de la normas que
establecen modelos de gestión. Son procesos de apoyo, por
ejemplo:
• Control de la Documentación
• Auditorías Internas
• No Conformidades, Correcciones y
Acciones Correctivas
• Gestión de Productos No conformes
• Gestión de Equipos de Inspección,
Medición y Ensayo Etc.
• Estos procesos no intervienen en la
visión ni en la misión de la organización