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GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Curso:
PROJECT MANAGEMENT
GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
Procesos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el
trabajo requerido (qué hacer y qué no hacer), para completar el proyecto con éxito.

ALCANCE DEL PRODUCTO


El alcance del producto es el conjunto de características y funciones que caracterizan
a un producto, servicio o resultado.

ALCANCE DEL PROYECTO


El alcance del proyecto es el trabajo que se necesita realizar para entregar un
producto, servicio o resultado, con las características y funciones especificadas.
PROCESOS DE GESTIÓN DEL ALCANCE
Procesos para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el
trabajo requerido (qué hacer y qué no hacer), para completar el proyecto con éxito.

6. Controlar del alcance gestionar los cambios


en el alcance.

5. Validar el alcance conseguir la aceptación formal.

descomponer el proyecto en
4. Crear EDT
partes más pequeñas.
desarrollar el enunciado del
3. Definir el alcance
alcance detallado.

2. Recopilar requisitos documentar las necesidades de


los interesados.

cómo se llevarán a cabo el resto de los procesos


1. Planificar
(requisitos, definición, etc.).
PLANIFICAR LA GESTION DEL ALCANCE
El plan de gestión del alcance describe cómo el alcance del proyecto será planificado,
ejecutado y controlado.

Entradas
1.Acta de constitución del proyecto
2. Plan para la dirección del proyecto
• Plan de gestión de la calidad
Herramientas
• Descripción del ciclo de vida del proyecto
1. Juicio de expertos
• Enfoque de desarrollo
2. Análisis de datos
3. Factores ambientales de la empresa • Análisis de alternativas
4. Activos de los procesos de la organización 3. Reuniones

Salidas
1. Plan para la gestión del alcance
2. Plan de gestión de los requisito
RECOPILAR REQUISITOS
Proceso de determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos de
los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto. La importancia del
proceso es proporcionar la base para definir el alcance del producto y el del proyecto

Entradas Herramientas
.1 Acta de constitución del proyecto .1 Juicio de expertos
.2 Plan para la dirección del proyecto .2 Recopilación de datos
• Plan para la gestión del alcance • Tormenta de ideas
• Plan de gestión de los requisitos • Entrevistas
• Plan de involucramiento de los interesados • Grupos focales
.3 Documentos del proyecto • Cuestionarios y encuestas
• Registro de supuestos • Estudios comparativos
• Registro de lecciones aprendidas .3 Análisis de datos
• Registro de interesados • Análisis de documentos
.4 Documentos de negocio del proyecto .4 Toma de decisiones
• Votación
• Caso de negocio
• Análisis de decisiones con múltiples criterios
.5 Acuerdos
.5 Representación de datos
.6 Factores ambientales de la empresa
• Diagramas de afinidad
.7 Activos de los procesos de la organización • Mapeo mental
.6 Habilidades interpersonales y de equipo
• Técnicas de grupo nominal
• Observación/conversación
Salidas • Facilitación
.1 Documentación de requisitos .7 Diagramas de contexto
.2 Matriz de trazabilidad de requisitos .8 Prototipos
DEFINIR EL ALCANCE
Consiste en desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
Describe los límites del producto, servicio o resultado y los criterios de aceptación.

Entradas Herramientas
.1 Acta de constitución del proyecto .1 Juicio de expertos
.2 Plan para la dirección del proyecto .2 Análisis de datos
• Plan para la gestión del alcance • Análisis de alternativas
.3 Documentos del proyecto .3 Toma de decisiones
• Registro de supuestos • Análisis de decisiones con múltiples criterios
• Documentación de requisitos .4 Habilidades interpersonales y de equipo
• Registro de riesgos • Facilitación
.4 Factores ambientales de la empresa .5 Análisis del producto
.5 Activos de los procesos de la organización

Salidas
.1 Enunciado del alcance del proyecto
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Registro de supuestos
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
• Registro de interesados
ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO ENUNCIADO DEL ALCANCEDEL
PROYECTO
- Propósito del proyecto - Descripción del alcance del proyecto
- Los objetivos medibles del proyecto y los - (elaborado progresivamente)
criterios de éxito asociados - Entregables del proyecto
- Los requisitos de alto nivel - Criterios de aceptación
- La descripción de alto nivel del proyecto, los - Exclusiones del proyecto
límites y los entregables clave
- El riesgo general del proyecto
- El resumen del cronograma de hitos
- Recursos financieros pre aprobados
- La lista de interesados clave
- Los requisitos de aprobación del proyecto
Los criterios de salida del proyecto
- El director del proyecto asignado, su
responsabilidad y su nivel de autoridad
- El nombre y el nivel de autoridad del
patrocinador o de quienes autorizan el acta
de constitución del proyecto
CREAR LA EDT
Proceso de subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en
componentes más pequeños. Proporciona un marco de referencia de lo que se debe
entregar. Se lleva a cabo una única vez o en puntos predefinidos del proyecto.

Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
• Plan para la gestión del alcance
.2 Documentos del proyecto
• Enunciado del alcance del proyecto Herramientas
• Documentación de requisitos .1 Juicio de expertos
.3 Factores ambientales de la empresa .2 Descomposición
.4 Activos de los procesos de la organización

Salidas
.1 Línea base del alcance
.2 Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Registro de supuestos
• Documentación de requisitos
VALIDAR EL ALCANCE
Referido aformalizar la aceptación de los entregables que se hayan completado.
Aporta objetividad al proceso de aceptación y aumenta la probabilidad de que el
producto final sea aceptado. Este proceso se lleva a cabo periódicamente.
Entradas
.1 Plan para la dirección del proyecto
• Plan para la gestión del alcance
• Plan de gestión de los requisitos
• Línea base del alcance Herramientas
.2 Documentos del proyecto .1 Inspección
• Registro de lecciones aprendidas .2 Toma de decisiones
• Informes de calidad • Votación
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
.3 Entregables verificados
.4 Datos de desempeño del trabajo

Salidas
.1 Entregables aceptados
.2 Información de desempeño del trabajo
.3 Solicitudes de cambio
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Registro de lecciones aprendidas
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
CONTROLAR EL ALCANCE
Proceso en el cual se monitorea el estado del alcance del proyecto y del producto, y
se gestionan cambios a la línea base del alcance. La línea base del alcance es
mantenida a lo largo del proyecto. Se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.
Entradas
1 Plan para la dirección del proyecto Herramientas
• Plan para la gestión del alcance .1 Análisis de datos
• Plan de gestión de los requisitos • Análisis de variación
• Plan de gestión de cambios • Análisis de tendencias
• Plan de gestión de la configuración
• Línea base del alcance
• Línea base para la medición del desempeño
.2 Documentos del proyecto
• Registro de lecciones aprendidas Salidas
• Documentación de requisitos
.1 Información de desempeño del trabajo
• Matriz de trazabilidad de requisitos
.2 Solicitudes de cambio
.3 Datos de desempeño del trabajo
.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
.4 Activos de los procesos de la organización
• Plan para la gestión del alcance
• Línea base del alcance
• Línea base del cronograma
• Línea base de costos
• Línea base para la medición del desempeño
.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto
• Registro de lecciones aprendidas
• Documentación de requisitos
• Matriz de trazabilidad de requisitos
CASO PRACTICO
Tenemos la solicitud de un proyecto para ampliar el área de comedor de un
restaurante de mariscos llamado EL PULPO en la Ciudad de Chimbote.
- El presupuesto inicial asignado al proyecto es de S/.57’500.00
- El cliente espera que la remodelación esté lista en 90 días.

1. PLANIFICAR LA GESTION DEL ALCANCE

- Se consolidad el Acta de Constitución del Proyecto.


- Se detallan los tiempos en el que se desarrollarán tanto el proyecto (Expediente
Técnico), trámites municipales, como la ejecución.
- Se determina la fecha de inicio y término de la ejecución.
- Se determinan los requisitos mínimos de calidad, de acuerdo a los objetivos y
características del Restaurante.
CASO PRACTICO
2. RECOPILAR REQUISITOS

La ampliación del restaurante de mariscos EL PULPO ubicado en Chimbote, surge


como una necesidad identificada por el dueño del lugar derivada de la siguiente
problemática:

- En horas pico, las mesas no son suficientes, se forman filas en la entrada y en


muchas ocasiones, los clientes se van, lo que origina fuga de ingresos para el
restaurante.
- Las áreas de paso para los meseros no son adecuadas, por lo que
frecuentemente hay choques y se ocasionan accidentes menores y molestias para
los clientes.
- El aire acondicionado no es suficiente ni está bien distribuido, hay áreas que están
muy frías y otras calurosas.
- Existe un área de jardín amplia al frente, que podría utilizarse para la ampliación.
CASO PRACTICO
3. DEFINIR EL ALCANCE
El proyecto de ampliación del restaurante de mariscos EL PULPO tiene el siguiente
objetivo:
- Ampliar el área de restaurante de 99 m2 a 126 m2.
- Incorporar 4 nuevas mesas de 6 comensales con sus correspondientes sillas.
- Se derribarán las paredes del frente y se construirá una nueva pared con puerta
principal y ventanales con vista al jardín.
- El jardín actual se removerá, se conservará de 1 metro de ancho con plantas
nuevas y llamativas que proporcionen una vista agradable a los comensales.
- Se colocarán 6 aires acondicionados nuevos con una capacidad de 24000 BTU´s
que mantengan una temperatura ambiente cercana a los 24 grados centígrados
con mínima emisión de ruido.
- El proyecto no incluye la sustitución del mobiliario actual, solo se adquirirán 6
mesas nuevas del mismo estilo de las actuales.
- Se incluye la sustitución completa del piso para evitar que se vea añadido.
- No incluye la adquisición de platos, accesorios, ni cubiertos.
- Incluye la compra y colocación de aires acondicionados
- No incluye los trabajos de acometida eléctrica que deben realizarse antes de la
colocación.
- Incluye la herrería de las ventanas y los sistemas de seguridad en la entrada
principal
- La calidad de los acabados y la decoración debe ser similar a la que se tiene
ahora, no debe verse añadido.
CASO PRACTICO
3. DEFINIR EL ALCANCE
CASO PRACTICO
PROBLEMAS SOLUCIONES
Que el presupuesto establecido por el - Asegurarse de que el presupuesto incluya
patrocinador, sea menor a la inversión real. los elementos básicos necesarios.
- Seguimiento y control de costos del
proyecto.
No contar con permisos de municipales para Dar un fuerte seguimiento al proceso con la
la construcción/remodelación ayuda de un asesor legal.
Que los trabajos de remodelación y Establecer un plan claro y detallado con el
acondicionamiento del negocio no concluyan contratista y monitorear que las tareas se
en el tiempo señalado para la apertura del cumplan en las fechas indicadas.
restaurante.
Aumento de los precios del mobiliario y de Comunicar los requerimientos del negocio a
los equipos necesarios que impacten el los proveedores.
presupuesto establecido.
No obtener la aprobación del patrocinador Enviar un recordatorio al menos un día antes
en la finalización de cada entregable. de la reunión.
No realizar reuniones periódicas de avance Establecer un cronograma de reuniones para
del proyecto revisión y aprobación y aprobación de
entregables.
CASO PRACTICO
4. CREAR EDT
CASO PRACTICO
5. VERIFICAR EL ALCANCE

- En este proceso se verifican los entregables con el cliente, de manera que se


revise si cumplen con las características especificadas en el alcance.

- La verificación del alcance difiere del control de calidad en que mientras la


verificación se encarga de la aceptación de los entregables, el control de calidad
se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su
cumplimiento con los requisitos de calidad especificados.

- Por lo general, el control de calidad se lleva a cabo antes de la verificación del


alcance, pero ambos procesos pueden efectuarse en paralelo.
CASO PRACTICO
6. CONTROLAR EL ALCANCE

- El proceso para controlar los cambios al alcance en este proyecto es algo simple,
ya que en nuestro caso solo tenemos un cliente, que es el dueño del restaurante y
cada cambio él directamente es quien lo solicita y una vez que le damos a conocer
el impacto del cambio en el costo, el tiempo o las especificaciones, él mismo es
quien autoriza, a través de un formato que se firma por duplicado.

- En otro caso, cuando se tiene necesidad de un cambio por alguna condición


externa, se identifica la situación y se le informa al cliente, quien debe autorizar o
no el cambo, por ejemplo en el caso de que se tuvo que pagar una fumigación
adicional ya que al levantar el pasto se identificó una plaga de insectos.