TEMA 5

“Si un navío no sabe a qué puerto se dirige, ningún viento le es favorable”

SENECA

SENECA
Dinámica del PA: CONTROL
5.1 Concepto, importancia y principios.
5.2 Proceso de control.
5.3 Control por áreas funcionales.
5.4 Técnicas cuantitativas y
cualitativas.
5.5 Control de inventarios.
 CONCEPTO DE CONTROL
 “ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS QUE PERMITEN
MEDIR RESULTADOS ACTUALES Y PASADOS EN
RELACIÓN CON LOS ESPERADOS, CON EL FIN DE
SABER SI SE HAN OBTENIDO LOS QUE SE
ESPERABAN, Y CORREGIR, MEJORAR Y FORMULAR
PLANES”
Agustín Reyes Ponce
CONTROL
INTRODUCCIÓN
 Responde a la pregunta ¿Cómo se ha realizado?
 Es la medición y corrección del desempeño, a fin de
garantizar que se han cumplido los objetivos de la
empresa y los planes ideados para alcanzarlos.
 Existe una premisa administrativa que señala que
“sólo lo que se mide se puede mejorar”.
 Esto obliga a las empresas a establecer controles para
conocer las variables entre lo que se planeó y lo que se
está logrando o se logró.
IMPORTANCIA
3. Establece medidas para corregir las actividades, de tal
forma que se alcancen los planes exitosamente.
4. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a las
actividades.
5. Determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a
presentar en el futuro.
PRINCIPIOS
 1. Equilibrio
 2. objetivos
 3. Oportunidad
 4. de las Desviaciones
 5. Costeabilidad
 6. De excepción
 7. De la función controlada
Establecimiento de estándares.
 Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que
sirve como modelo, guía o patrón con base en cual se efectúa el
control.
 Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de
hecho no son mas que los objetivos definidos de la organización.
 TIPOS DE ESTANDARES.
 Existen tres métodos para establecer estándares, cuya
aplicación varía de acuerdo con las necesidades especificas
del área donde se implementen:
1. Estándares estadísticos; Llamados también históricos, se elaboran
con base en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de
las misma empresa o de empresas competidoras.
2. Estándares fijados por aprobación; Son especialmente juicios de
valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en
áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.
3. Estándares técnicamente elaborados: Son aquellos que fundamentan
en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo
especifica.
CLASIFICACION DE ESTANDARES.
MEDICIÓN DE RESULTADOS
 Consiste en medir la ejecución y los resultados,
mediante la aplicación de unidades de medida, que
deben ser definidas de acuerdo a los estándares

 Es determinar las diferencias entre lo planeado y lo

ejecutado.

 Es comparar los resultados con los estándares y

detectar las desviaciones
CORRECCIÓN
 La utilidad concreta y tangible del control esta en la
acción correctiva.

 El establecimiento de las medidas correctivas da lugar

a la retroalimentación
RETROALIMENTACIÓN
 Las medidas correctivas y/o la información obtenida se
ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo

 De la calidad de la información, dependerá el grado y

rapidez con que se retroalimente el sistema.
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
 1. Reflejar la naturaleza de la estructura
organizacional
 Es decir el control debe ajustarse a las
necesidades de la empres y tipo de actividad

 2. Oportunidad
 Antes que suceda una falla de control
CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL
3. Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y
fáciles de interpretar para facilitar su aplicación
4. Ubicación Estratégica
Solo a las actividades prioritarias o más
problemáticas
TIPOS DE CONTROL
PERIODICIDAD DEL CONTROL
 Control preliminar, este tipo de control tiene lugar
antes de que principien las operaciones e incluye la
creación de actividades por adelantado. políticas,
procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que
las actividades planeadas serán ejecutadas con
propiedad. Son deseables debido a que permiten a la
administración evitar problemas en lugar de tener que
corregirlos después, desafortunadamente este tipo de
control requiere tiempo e información oportuna y
precisa que suele ser difícil de desarrollar.
PERIODICIDAD DEL CONTROL
 Control concurrente, este tipo de control tiene lugar
durante la fase de la acción de ejecutar los planes e
incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las
actividades según ocurran, en otras palabras, pueden
ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el
tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
 La forma mejor conocida del control concurrente es la
supervisión directa, el administrador puede verificar
las actividades del empleado y corregir los problemas
que puedan presentarse.
PERIODICIDAD DEL CONTROL
 Control de retroalimentación o posterior, este tipo
de control se enfoca sobre el uso de la información de
los resultados anteriores para corregir posibles
desviaciones futuras de estándar aceptable. Es decir se
han reunido algunos datos, se analizan y se regresan
resultados a alguien o a algo en el proceso que se está
controlando de manera que puedan hacerse
correcciones. El inconveniente de este control es que
en el momento en que el administrador tiene la
información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a
cabo después de está acción.
CONTROL POR ÁREAS
FUNCIONALES
CONTROL DE LA PRODUCCIÓN
 Control de la calidad.
 Control de inventarios.
 Control de producción.
 Control de compras.
 BENEFICIOS
 Incrementa la productividad.
 Evita demoras.
 Existe disminución de tiempos.
CONTROL DE FINANZAS
 INCLUYE:
 PLANEACIÓN FINANCIERA Y
PRESUPUESTOS
 CRÉDITO Y COBRANZAS
 CONTROL CONTABLE
 COSTOS
 AUDITORIA
 IMPUESTOS
CONTROL DE RECURSOS
HUMANOS
 INCLUYE:
 AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS
 EVALUACIÓN DE LA ACTUACIÓN
 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
 CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
 ADMINISTRACIÓN DE NÓMINAS
 SUELDOS Y SALARIOS
 RELACIONES LABORALES
 HIGIENE Y SEGURIDAD
CONTROL DE LA MERCADOTECNIA
 VENTAS
 PRODUCTO
 DISTRIBUCIÓN
 PUBLICIDAD
 PROMOCIÓN
 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
 SEGMENTACIÓN DE MERCADOS
 MEZCLA DE MERCADOTECNIA
 TÉCNICAS DE CONTROL
 LLAMADAS TAMBIÉN; TÉCNICAS CUANTITATIVAS
Y CUALITATIVAS.
 “SON HERRAMIENTAS QUE UTILIZA O
DE LAS QUE SE AUXILIA EL
ADMINISTRADOR, PARA LLEVAR A
CABO EL PROCESO DE CONTROL.”
 Técnicas del control
Ahora bien, una técnica de control es un procedimiento
que representa información de la organización de una
manera tal que permita desarrollar e implementar una
estrategia adecuada señalando los puntos fuertes y
débiles de la unidad o unidades en las cuales se basa.
 FORMAS DE TÉCNICAS DE
CONTROL
 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
 GRÁFICAS-DIAGRAMAS
 ESTUDIO DE MÉTODOS
 MÉTODOS CUANTITATIVOS
 CONTROL INTERNO (programas)
 SISTEMAS DE GRÁFICAS-
ESTUDIO DE MÉTODOS
INFORMACIÓN DIAGRAMAS
Analiza las actividades en
Son los medios donde Gráficas, se refiere a tiempo y movimientos, con
los esquemas de el propósito de mejorarlos.
se obtiene información.
Son variables en cada actividades y MÉTODOS
empresa de acuerdo a tiempos. CUANTITATIVOS,
sistemas que controlan
sus necesidades.
Diagramas, programas, costos,
Deben ser confiables, presentan la tiempos, secuencias,
oportunos, accesibles relación de actividades,
continuidad de las entre otros
en su costo y manejo. actividades.
 CONTROL INTERNO
 Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo
el funcionamiento de la organización, establece políticas y
procedimientos para salvaguardar los activos de la empresa.
 1. La obtención de información correcta y segura.
 2. La protección de los activos de la empresa.
 3. La promoción de la eficiencia en la operación de la
empresa.
 4. El grado de realización de la misión, estrategias y
objetivos estratégicos.
 5. La adecuación del punto anterior, a las amenazas y
oportunidades del ambiente.
 6. La eficiencia del personal, y otros factores internos.
TÉCNICAS DE CONTROL
 AHORA, Cómo podemos adquirir o reunir información que nos
auxilie para mejorar algunas Técnicas de Control?, por
ejemplo:
 Reportes e informes
 Inspección visual
 Reuniones con los equipos de trabajo
 Cuestionarios llenados por los clientes, como los usados en
bancos, aviones, hoteles, etc.
 Sistemas automatizados de recolección y procesamiento de
información.
 Informes verbales o escritos.
 Gráficos y mapas, entre otros muchos.
CONTROL DE INVENTARIOS