You are on page 1of 70

BIMBINGAN TEKNIS KELOMPOK BUDAYA KERJA

(KBK)
Pemkab Nganjuk
Tanggal 29 s/d 30 April 2013
MATERI BIMTEK KELOMPOK BUDAYA KERJA

I. Pemahaman Tujuh Langkah Tujuh
Alat
II. Teknik Penyusunan Risalah KBK
Langkah 1: Menentukan Tema & Judul
• MENENTUKAN TEMA

Tema disebut juga sebagai Masalah yaitu kesenjangan
antara kinerja Aktual dengan Target atau Sasaran.

Tema KBK diambil dari masalah yang berkembang
dilingkungan tempat kerja. Untuk menetapkan tema
dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara yaitu:

1. Mengambil salah satu masalah yang menjadi prioritas
dari beberapa masalah yang ada di tempat kerja.
2. Mengambil satu masalah yang ada ditempat kerja
yang menjadi kesepakatan dari semua anggota KBK
Masalah terjadi atau timbul yang tempat kerja antara lain
dikarenakan :

1. Terjadinya penyimpangan atas SOP yang ada.
2. Tidak tercapainya sasaran atau target yang sudah
ditetapkan.
3. Keluhan Masyarakat atas mutu pelayanan.
4. Kelanjutan dari kegiatan KBK sebelumnya.
5. Improvement (Perbaikan/Peningkatan)
CARA MENGIDENTIFIKASI
MASALAH:

1. Data Sekunder / Data Historis
Kejadian.
2. Berdasarkan Observasi /
Pengamatan.
3. Menyebarkan Kuesioner
4. Curah Pendapat.
TAHAPAN PENENTUAN TEMA :

1. Kumpulkan data-data yang sudah tersedia.
Syarat: Data harus berdasarkan fakta bukan hasil
rekayasa, data harus dapat diukur, data harus dapat
dipercaya dan data tidak kadaluwarsa.
2. Lakukan analisis atas data yang telah dikumpulkan
dengan menggunakan alat bantu yang tepat.
3. Beri penjelasan yang menggambarkan alasan pemilihan
prioritas masalah tersebut.
HAL-HAL YANG MEMPENGARUHI PENENTUAN
PRIORITAS MASALAH :

1. TINGKAT KESULITAN PADA SAAT
PENANGGULANGAN.
2. BERHUBUNGAN DENGAN TARGET ATAU RENCANA
KEGIATAN.
3. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN.
4. HASIL YANG DIHARAPKAN ATAU DICAPAI.
5. TINGKAT PEMAHAMAN DAN PENGETAHUAN
ANGGOTA KBK.
6. KEPENTINGAN DAN KEBIJAKAN BARU.
Pertanyaan yang bisa digunakan membantu
mencari Tema:

Apakah bisa dibuat lebih
• AKURAT
• CEPAT
• MUDAH
• AMAN
• BERSEMANGAT
• DITINGKATKAN
Pernyataan kalimat TEMA harus menggunakan kata kerja
seperti: Meningkatkan, Menurunkan, Mengurangi, dsb-nya.

Contoh-contoh kalimat TEMA:
a. Meningkat jumlah peserta keluarga berencana.
b. Menurunkan jumlah keluhan masyarakat.
c. Menurunkan frekuensi kecelakaan kerja.
d. Menurunkan jumlah reklame liar.
e. Mengurangi kesalahan cetak pembuatan Akte Kelahiran.
f. dsb
• MENENTUKAN JUDUL

Judul atau Sub Tema adalah turunan dari tema.

Tema mempunyai cakupan yang luas sehingga sulit untuk
diambil tindakan lebih lanjut. Untuk itu maka harus ditetapkan
persoalan yang benar-benar harus ditangani dengan suatu
sasaran atau target yang disebut dengan Judul.

Judul merupakan kalimat yang mengungkapkan upaya untuk
: Meningkatkan, Menurunkan, Mengurangi, Menekan,
Meniadakan/Menghilangkan penyimpangan atau deviasi.
Penetapan JUDUL tidak boleh menyimpang dari TEMA,
untuk itu Judul harus mengandung 3 (tiga) unsur pokok yaitu:

1. Hasil yang akan direncanakan untuk dicapai (target hasil
kuantitatif).
2. Batas waktu (minggu/bulan) yang diperlukan untuk
menyelesaikan keseluruhan proses (target waktu
penyelesaian sesuai dengan jadwal rencana perbaikan).
3. Menentukan Target Awal (Initial Goal) - Min 70%.
DASAR PENENTUAN TARGET AWAL / INITIAL GOALS :

1. Mencari data pencapaian tertinggi dari masalah sejenis
baik di bagian sendiri maupun di bagian lain.
2. Memprediksi kemungkinan yang bisa dicapai oleh KBK,
memperhitungkan hasilnya dalam bentuk prosentasi (%)
3. Mendasari pada hukum alam yang berlaku bahwa dalam
12 bulan masalah akan berkurang 50% dengan sendirinya
meski tanpa perbaikan apapun.
Dalam menentukan Jumlah Target Awal (hasil yang
direncanakan) dalam menentukan judul menggunakan “Initial
Goal” sedangkan penentuan besaran jumlah intial goal
tergantung pada kesepakatan kelompok.

Contoh-contoh Kalimat Judul :

1. Menekan waktu keterlambatan penerbitan Akte Kelahiran
sebesar 80 % dalam jangka waktu 2 bulan.
2. Mengurangi jumlah reklame tak berijin sebesar 70%
dalam jangka waktu 2 bulan.
3. Menekan keterlambatan pelayanan pasien oleh petugas
loket sebesar 70% selambat-lambatnya 3 bulan.
4. Meningkatkan jumlah akseptor KB Suntik sebesar 80%
dalam waktu 12 Minggu.
Keterangan :

1. Lamanya waktu (Bulan/Minggu) yang ditentukan pada
JUDUL harus sesuai dengan Jadwal (sampai Langkah 5).

2. Kalimat yang digunakan untuk menentukan Tema dan
Judul bisa berkonotasi NEGATIF atau POSITIF. Tetapi
kalimat pada KEPALA IKAN harus berkonotasi NEGATIF.
I. MENENTUKAN TEMA & JUDUL

A. Alur dan Posisi Masalah
1. Buat Alur Proses kerja yang saat ini dilakukan.
2. Beri Tanda dimana posisi permasalahan tersebut.

B. Analisa Masalah (semua masalah yang terjadi ditempat
kerja)
1. Tampilkan Lembar data
Periode Pengambilan Data :
Sumber Data :
Lokasi Pengambilan Data :
Pengolah Data :
2. Buat Diagram Pareto, masalah terbesar yang akan
diangkat sebagai TEMA.
Buat kesimpulan dari Diagram Pareto yang ditampilkan.
1.1. MENENTUKAN TEMA

1. Tampilkan Lembar data.
Periode Pengambilan Data :
Sumber Data :
Lokasi Pengambilan Data :
Pengolah Data :

2. Tampilkan data tabel/rata-rata periode waktu tertentu

3. Buat Diagram (Pareto, Batang) yang menunjukkan
pecahan masalah dari masalah besar di analisa
permsalahan (semakin banyak pecahan masalah semakin jelas dan mudah
menemukan masalah dominan).
4. Buat Diagram (Pareto, Batang) yang menunjukkan
pecahan masalah dari masalah besar di analisa
permsalahan (semakin banyak pecahan masalah semakin jelas dan mudah
menemukan masalah dominan).
Buat kesimpulan dari Diagram yang dibuat, ambil
permasalahan yang paling terbesar/dominan untuk
dijadikan sebagai TEMA.

Lihat slide berikutnya cara penulisan TEMA.
1.2. MENENTUKAN JUDUL

1. Tampilkan Lembar data.
Periode Pengambilan Data :
Sumber Data :
Lokasi Pengambilan Data :
Pengolah Data :

2. Tampilkan data tabel/rata periode waktu tertentu

3. Buat Diagram (Pareto, Batang) yang menunjukkan
pecahan masalah dari masalah besar di Tema (semakin
banyak pecahan masalah semakin jelas dan mudah menemukan masalah dominan).
4. Buat Diagram (Pareto, Batang) yang menunjukkan
pecahan masalah dari masalah besar di analisa
permsalahan (semakin banyak pecahan masalah
semakin jelas dan mudah menemukan masalah
dominan).

Buat kesimpulan dari Diagram yang dibuat, ambil
permasalahan yang paling terbesar/dominan untuk
dijadikan sebagai JUDUL (setelah Initial Goal atau Target
Awal ditetapkan)...lihat slide berikutnya CARA PENULISAN
JUDUL.
MENENTUKAN INITIAL GOAL

1. Initial Goal atau Target Awal.
a. Jika sudah ada penetapan target dari manajemen maka
yang dipakai adalah target manjemen (menuju 100% ke
target yag ditetapkan manajemen).
b. Jika belum ada penetapan target dari manajemen maka
dilihat dari pencapaian tertinggi dan terendah yang pernah
dicapai dalam periode 1 tahun.
c. Minta ketetapan dari manajemen.
d. Initial Goal atau Target Awal sebaiknya minimal 70%.
CARA PENULISAN JUDUL

Dalam penulisan Judul harus memperhatikan hal-hal sbb:

• Terdiri dari APA yang akan dilakukan.
• DIMANA akan dilakukan perbaikan.
• BERAPA PERSEN (%) besaran nilai yang akan diperbaiki).
• BERAPA WAKTU (minggu atau bulan) yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan (waktu dihitung dari mulai KBK sampai
selesai langkah MENELITI HASIL).
AKHIR LANGKAH 1

Diskusikan dengan Fasilitator dan Kepala Unit Kerja minta
tanggapan atau komentarnya serta minta Pengesahan untuk
bisa melanjutkan aktifitas berikutnya.
Langkah 2: Menganalisa Penyebab
Langkah ke-2, berisi penelusuran faktor-faktor yang
menyebabkan terjadinya penyimpangan (faktor utama )
yang dituangkan dalam diagram Tulang Ikan (fishbone).
Langkah ke-2 ini mencakup pengumpulan dan
pengorganisasian data untuk mendokumentasikan
penyebab-penyebab masalah.

Faktor-faktor penyebab masalah bersumber dari faktor
4M+L: Manusia, Metode, Material, Mesin dan Lingkungan.
Proses Menganalisa Faktor Penyebab:

1. Kumpulkan semua ide sebanyak-banyak dari seluruh
anggota KBK dengan Brainstorming. Jangan membuat
fishbone sebelum mengumpulkan ide terlebih dahulu,
karena sudah pasti ketajaman analisa akan berkurang.
Ketajaman analisa sangat penting, oleh karena itu
setiap ditemukan satu penyebab harus digali lagi untuk
menemukan turunannya (cabang duri) yang lebih
spesifik (biasakan dengan kata Tanya : mengapa? 5 kali
Untuk menggali penyebab).
2. Buatlah stratifikasi/kelompokan faktor-faktor yang
sejenis, secara benar dan terinci.
3. Perhatikan kebenaran dan keeratan korelasi antara
sebab dan akibat.
4. Usahakan untuk mendapatkan penyebab yang paling
nyata (konkrit ) agar bias diatasi.
5. Gambarkan Diagram Tulang Ikan, dengan menyusun
ide-ide yang telah terkumpul ke dalam masing-masing
faktor penyebab.
6. Tentukan penyebab-penyebab yang dianggap/diduga
dominan dengan pendekatan Nominal Group Technic
(NGT), kemudian beri tanda LINGKARAN.
7. Langkah ke-2 harus berakhir dengan suatu kesimpulan
yang menyebutkan bahwa : KBK memutuskan bahwa
penyebab-penyebab yang dianggap/diduga dominan
adalah ………!
II. MENGANALISA PENYEBAB

A. Buat Stratifikasi Masalah

1. Tulis sebanyak mungkin penyebab-penyebab yang
memungkinkan menimbulkan masalah (teknik sumbang
saran).
2. Gunakan metode 4M + 1L (Manusia, Mesin, Metode,
Material dan Lingkungan).
3. Lakukan verifikasi secara cermat semua penyebab agar
tidak terjadi “ambivalen”.
4. Buat Matrik 4M + 1L sesuai hasil verifikasi.

:
B. BUAT DIAGRAM TULANG IKAN

1. Arah PANAH UTAMA ke kanan dan KEPALA IKAN
adalah AKIBAT.
2. Duri-duri dari PANAH UTAMA adalah PENYEBAB dan
duri-duri KECIL adalah SUMBER (AKAR)
PENYEBAB.
3. Tuliskan masing-masing PENYEBAB dan AKAR
PENYEBAB sebanyak-banyaknya minimal 5 akar
masalah per-penyebab (dengan pertanyaan MENGAPA
5X).
4. Akar penyebab HARUS bisa diuji terbalik ke arah
TULANG UTAMA dan harus berkorelasi.
5. BERI TANDA atau LINGKARI tanda pada akar
penyebab terkecil.
C. PENETAPAN PENYEBAB YANG DIDUGA DOMINAN

1. Tulis semua SUMBER/AKAR penyebab masalah.
2. Masing-masing Sumber/Akar penyebab masalah diberi
POINT.
3. Masing-masing anggota memberikan POINT, dengan
berdasarkan pada alasan dan data yang jelas dan
mendukung.
4. Jumlahkan TOTAL POINT per-akar masalah.
C. PENETAPAN PENYEBAB YANG DIDUGA DOMINAN

1. Metode Nominal Group Teknik (NGT)

a. Tulis semua SUMBER/AKAR faktor penyebab
masalah.
b. Masing-masing Sumber/Akar faktor penyebab masalah
diberi POINT.
c. Masing-masing anggota memberikan POINT, dengan
berdasarkan pada alasan dan data yang jelas dan
mendukung.
d. Jumlahkan TOTAL POINT per-akar masalah.
2. Perhitungan NGT

a. Hitung jumlah faktor penyebab
b. Masukan Rumus : ½ N + 1
N adalah Jumlah Faktor
c. Buat kesimpulan berdasarkan perhitungan tersebut dan
tetapkan sebagai faktor yang diduga dominan.
d. Lakukan pengamatan tentang faktor yang diduga
dominan tersebut apa yang terjadi pada saat
sebelum dilakukan perbaikan.
Langkah 3: Menguji & Menentukan
Penyebab Dominan
Setelah diketahui beberapa penyebab yang diduga dominan,
maka langkah ke-3 adalah kegiatan untuk mengukur
seberapa besar kontribusi penyebab masalah tersebut
terhadap akibat yang ditimbulkannya.

Tools yang paling teliti untuk mengukur seberapa besar
kontribusi penyebab terhadap akibat dengan DIAGRAM
PENCAR (SCATTER DIAGRAM) . Semua penyebab pasti
memiliki korelasi terhadap akibat maka seluruhnya harus
dibuktikan dengan cara : satu demi satu dibuat scatter
diagram (sebanyak jumlah penyebab/root cause)
1. Menguji pada langkah ke-3 adalah UJI HOPTESA,
bukan UJI COBA. Oleh karenanya KBK tidak dibenarkan
mengotak atik proses kerjanya untuk mencari data.
Melainkan cukup dengan mengamati proses, kemudian
mengumpulkan data untuk menguji keeratan
hubungan antara penyebab dan akibat dengan Diagram
Pencar.

2. Penyebab-penyebab yang diuji adalah penyebab-
penyebab yang tercantum pada kesimpulan akhir dari
langkah sebelumnya (langkah2).

3. Suatu penyebab dikatakan dominan bila nilai koefisien
korelasi (r) minimal sebesar 0,714. berarti hal ini
menunjukan keeratan hubungan yang signifikan (r 2 =
4. Membuat diagram pencar bukanlah hal yang sulit, karena
computer pun dapat melakukannya hanya dalam hitungan
detik.

Akhir dari langkah ke-3 adalah penggambaran factor-faktor
penyebab yang telah teruji sebagai FAKTOR-FAKTOR
PENYEBAB yang dominan.
III. MENGUJI & MENENTUKAN PENYEBAB DOMINAN

A. Pengujian Penyebab Dominan

1. Pengujian Faktor yang PERTAMA
a. Tampilkan data scatter (X,Y), sebanyak-banyaknya
data pengamatan (lampirkan data lapangan).
b. Tuliskan JUDUL pengujian korelasi
b.1. Indikator Y adalah :
b.2. Indikator X adalah :
b.3. Periode Pengamatan :
b.4. Lokasi :
b.5. Penangungjawab :
c. Tampilkan Diagram Scatter
d. Tuliskan kesimpulan pengujian dengan jelas.
e. Tampilkan data scatter (X,Y), sebanyak-banyaknya
dari data pengamatan (lampirkan data lapangan).
f. Lampirkan hasil oleh Regresi.
2. Pengujian Faktor yang KEDUA

DAN SETERUSNYA..........................PENGUJIAN
DILAKUKAN UNTUK SEMUA FAKTOR PENYEBAB
YANG DIDUGA DOMINAN.
B. Penentuan Penyebab Dominan

a. Keterangan penentuan penyebab dominan
a.1. Faktor penyebab :
a.2. Periode pengujian :
a.3. Lokasi pengujian :
a.4. Penangung jawab :

b. Tampilkan data tabel penyebab dominan, nilai r, r% dan
5 akumulatif.
c. Tampilkan Diagram Pie hasil prosentase penyebab
dominan.
d. Tulis kesimpulan di Diagram Pie yang akan dipakai untuk
merencanakan perbaikan.
Langkah 4: Membuat Rencana &
Melaksanakan Perbaikan
MERENCANAKAN & MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Langkah ke-4 ini bertujuan mencari pemecahan untuk
menghilangkan semua penyebab (penyebab yang
dominan). Rencana Perbaikan hanya dilakukan terhadap
penyebab-penyebab yang termasuk dalam Pie Diagram
(Kesimpulan Langkah 3).

URUTAN LANGKAH KE-4

1. Membuat rencana perbaikan dengan alat bantu 5W +
2H.
Kolom 1 diisi dengan mencantumkan nomor urut

Kolom 2 diisi dengan faktor penyebab dominan

Kolom 3 (WHY) diisi alasan yang menyatakan mengapa rencana perbaikan perlu
dilakukan terhadap penyebab utama .

Kolom 4 WHAT : diisi apa wujud perbaikan untuk mencapai kondisi yang diinginkan
kolom 3

Kolom 5 WHERE : Dimana lokasi untuk melaksanakan rencana perbaikan

Kolom 6 WHEN : Berapa lama waktu yang ditargetkan untuk menyelesaikan perbaikan
tersebut

Kolom 7 WHO :Siapa penanggung jawab terhadap pelaksana perbaikan termasuk
mengumpulkan data dan membuat laporan kemajuan perbaikan.

Kolom 8 HOW : Bagaimana cara yang akan dilakukan untuk memperbaiki faktor
penyebab utama

Kolom 9 HOW MUCH – berapa nilia (%, rupiah, waktu) ) target yang ingin dicapai dari
perbaikan masing masing faktor penyebab
Contoh Matrik : Membuat Rencana & Melaksanakan Perbaikan
Faktor
No. Penyebab Why What Where When Who How How Much
Dominan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

dst
2. Menguji coba rencana perbaikan dan memantau
hasilnya.
3. Bila hasil uji coba belum memuaskan, lakukan
perubahan terhadap rencana dan ganti dengan alternatif
lainnya sampai hasilnya sesuai dengan yang diharapkan.
4. Menetapkan Intermediate Target (Target Antara) pada
kolom How Much.
5. Merencanakan perbaikan dilakukan dengan teknik
sumbang saran/penyampaian ide dari semua anggota
dengan tetap mengacu pada pemilihan langkah
perbaikan yang paling efektif dan efisien.
Menetapkan Intermediate Target
Yang perlu dipahami dalam penetapan Itermediate Target :
a. Tidak ada rumus atau panduan kuantitatif dalam menetapkan target.
Karena langkah DO (pelaksanaan) pada siklus PDCA TULTA tidak
bersifat kuantitatif.
b. Secara logika bahwa semua faktor penyebab dominan harus
diselesaikan, artinya besarnya “how much” = 100%.
c. Pada dasarnya besaran “r” (rho) atau koefisien korelasi tidak
digunakan untuk menentukan besaran intermediate target.
d. Setelah target ditetapkan (100%) pada setiap faktor maka perlu
dikaji apakah pada kolom “who” melibatkan pihak lain atau “how”
harus diperlukan keputusan manajemen? Dalam hal ini maka KBK
dapat memakai hukum PARETO, yakni menetapkan terget sebesar
minimal 80%.
e. Selama besaran target pada faktor penyebab paling dominan
adalah 100%, maka besarnya Intermediate Target untuk seluruh
faktor paling kurang akan sebesar Initial Goal.
Kesimpulan :

a. Penetapan Intermediate Target tidak perlu menggunakan
rumus matematis yang sulit apalagi tidak ada dasar dan
loagika dalam perhitungannya.
b. Yang paling penting adalah bagaimana bahwa rencana
perbaikan per faktor dapat diselesaikan dan pada Judul
dapat dipenuhi.
Perbandingan Sebelum dan Sesudah Perbaikan :

Setelah semua proses perbaikan dan uji coba telah berhasil
sesuai target yang ditetapkan maka buatlan perbandingan
sebelum dan sesudah perbaikan, monitoring dan
kesimpulannya dengan menggunakan alat bantu matrik
sebagai berikut:
Perbadingan Hasil Sebelum & Sesudah Perbaikan
SESUDA MONITORIN KESIMPULA
No. WHAT SEBELUM
H G N

1.

2.

3.

4.

5.

Data masing-masing Grafik harus dilampirkan.
IV. MEMBUAT RENCANA & MELAKSANAKAN
PERBAIKAN

A. MerencanakanPerbaikan

1. Buat Urutan faktor dominan (lihat point B Penentuan
Penyebab Dominan).
2. Gunakan Matrik metode 5W + 2 H
a. Melibatkan semua anggota
b. How Much (kenyakinan penyelesaian masalah per-
penyebab).
c. Komentar dan Pengesahan Pimpinan.
b. Penetapan Intermediate Goal
Berdasarkan kemampuan untuk menyelesaikan semua
penyebab dominan (100%).
c. Melaksanakan Perbaikan
Langkah 5: Meneliti Hasil Perbaikan
Pada langkah 5 ini dapat dilakukan bila kondisi perbaikan
yang dilakukan sudah stabil, sehingga bisa melakukan
perbandingan antara sebelum perbaikan dan setelah
dilakukan perbaikan. Dengan demikian, meneliti hasil harus
meliputi keseluruhan pencapaian yaitu :
1. Teliti keberhasilan perbaikan terhadap target
masing-masing penyebab
2. Teliti keberhasilan perbaikan terhadap judul (initial
goal) apakah tercapai
3. Teliti juga keberhasilan perbaikan terhadap tema,
seberapa besar (persen) tema dapat diselesaikan.
Urutan langkah ke-5 sebagai berikut:

1. Lakukan pemantauan hasil perbaikan dan buatlah
catatan dengan memanfaatkan check sheet, untuk
mengumpulkan data perbaikan
2. Siapkan gambar diagram pareto atau grapik pai yang
memperlihatkan kondisi sebelum perbaikan (data
diambil dari langkah 1 dan 3)
3. Siapkan lembar data untuk diagram pareto atau grafik
pai untuk menganalisa kondisi sesudah perbaikan dan
gambarkan
4. Sajikan gambaran kedua kondisi tersebut
berdampingan agar dapat terlihat perbandingannya.
5. Buatlah kesimpulan tentang perolehan perbaikannya
secara kuantitatif ( bisa dalam persen ) bila ada dampak
sampingan baik positif maupun negatif jangan lupa
untuk dituliskan.
6. Tuliskan manfaat lain yang diperoleh KBK selama
menjalankan kegiatannya
V. MENELITI HASIL
I. EVALUASI HASIL
A. Evaluasi Terhadap Faktor Penyebab Dominan
a. Grafik monitoring penyebab dominan sebelum perbaikan dan
setelah perbaikan (diambil dari pengamatan pada C point 3).
b. Kesimpulan masing-masing hasil monitoring dari grafik
penyebab dominan.

B. Evaluasi Terhadap Judul
a. Judul grafik terhadap pengaruh hasil perbaikan (dilihat dari
kalimat judul perbaikan).
b. Grafik Batang yang menunjukkan perubahan sebelum dan sesudah
perbaikan serta target awal (initial goal) yang sudah ditetapkan.
c. Kesimpulan grafik sebelum perbaikan dan sesudah perbaikan
dilihat Judul.
C. Evaluasi Terhadap Target Awal (Initial Goal)
a. Judul grafik terhadap pengaruh hasil perbaikan (dilihat
dari Initial Goal).
b. Grafik Batang yang menunjukkan perubahan sebelum dan
sesudah perbaikan serta target awal (initial goal) yang
sudah ditetapkan.
c. Kesimpulan grafik sebelum perbaikan dan sesudah
perbaikan dilihat dari Initial Goal

D. Evaluasi Terhadap Tema
a. Judul grafik terhadap pengaruh hasil perbaikan (dilihat dari
kalimat Tema perbaikan).
b. Grafik Batang yang menunjukkan perubahan sebelum dan
sesudah perbaikan dari “mementukan tema” dibandingkan
dengan kondisi saat setelah perbaikan).
c. Kesimpulan grafik sebelum perbaikan dan sesudah perbaikan
dilihat dari Tema.
Langkah 6: Membuat Standar Baru
Setelah langkah perbaikan yang dilakukan sudah
diperiksa dan bisa mengatasi penyebab masalah yang
dihadapi maka langkah berikutnya perlu dibuatkan
standarisasi yang bisa dipakai menjadi acuan kerja di
lokasi kerja dan ditujukan pula untuk mencegah
masalah muncul atau terulang lagi.

Standar baru ini harus disebar luaskan di lokasi kerja
atau tempat lain yang sejenis dengan lokasi kerja KBK.
Standarisasi yang dibuat bisa meliputi standard kerja
(metode), manusia (operator/mekanik), material, mesin
dan lingkungan kerja atau Standar hasil.
a. Standardisasi
Standardisasi harus tertulis dan mengikuti kaidah standar yang
baku. Penulisan standar harus bersifat perintah, singkat, jelas,
terukur (kapan, berapa, dimana dll) dan harus mudah dipahami.
Urutan pelaksanaan pekerjaan harus sesuai dengan apa yang
terdapat pada Langkah ke-5 Pelaksanaan Perbaikan, penggunaan
dokumen yang diperlukan, jenis dan ukuran yang dipakai, material
yang diperlukan, waktu yang diperlukan, kualifikasi personil dsb-
nya.

b . Standard Hasil
Performance dari hasil perbaikan yang sudah dicapai bila prosedur
pelaksanaan dikerjakan dengan benar sesuai prosedur yang sudah
ditetapkan. Standar hasil harus terukur seperti dalam Prosentase,
Nilai (rupiah, jumlah, waktu, frekuensi) . Sebaiknya ada sistem
penetapan pemeriksaan dalam periode waktu tertentu oleh pejabat
terkait.
Proses pelaksanaan langkah ke- 6 :

1. Susunlah prosedur baru sesuai hasil perbaikan, dengan
mengacu pada langkah 4 dan 5.
2. Tuangkan prosedur atau instruksi kerja tersebut dalam
bentuk kalimat perintah, misalnya : Lakukan …..... ,
3. Susunlah instruksi kerja tersebut berurutan dan terakhir
cantumkan (bila ada) spesifikasi khusus, baik teknis
maupun administrasi
4. Standar hasil kerja yang akan dicantumkan, dengan
memperhatikan penggunaan kata-kata.
5. Mendapatkan pengesahan dari Pimpinan Unit Kerja.
Langkah 7: Mengumpulkan Data Baru
& Membuat Rencana Berikutnya
Setiap Kelompok Budaya Kerja (KBK) HARUS
menyerahkan RISALAH / laporan terdokumentasi pada
akhir waktu dari kegiatan KBK.

Langkah berikutnya, buatlah Jadwal Kegiatan Salah satu
janji/komitmen KBK adalah melaksanakan perbaikan terus
menerus (continous Improvement).
Caranya seperti pada Langkah-1 :

Tentukan Tema dan Judul, seperti diketahui bahwa pada
Tema sebelumnya sudah diidentifikasi masalah yang
dominan yang menduduki peringkat 2. Maka apabila
dianggap masih dominan maka masalah pada peringkat
ke-2 bisa dijadikan tema berikutnya, tentunya setelah
dimasukkan data-data terbaru berkaitan dengan masalah
peringkat ke-2 tersebut dan mintakan persetujuan dari
Pimpinan.
• SETELAH KESELURUHAN PROSES DARI LANGKAH 1
SAMPAI LANGKAH 7 SELESAI MAKA SELANJUTNYA
ADALAH MEMBUAT RISALAH KBK YANG
TERSTRUKUR DAN LENGKAP.

• LAMPIRKAN KE DALAM RISALAH SEMUA NOTULEN
RAPAT, DAFTAR HADIR, REKAMAN HASIL
OBSERVASI/MONITORING PENGUMPULAN DATA,
DATA SEKUNDER DAN DOKUMEN LAIN YANG TERKAIT
DENGAN KEGIATAN KBK.

• BUAT SLIDE PRESENTASI YANG SINGKAT DAN
MENARIK UNTUK DIPRESENTASIKAN DIDEPAN
PIMPINAN DAN PERSIAPAN MENGIKUTI GELAR.
Lampiran Dokumen yang wajib dilampirkan dalam Risalah :

1. Surat Keputusan Pembentukan KBK.
2. Daftar Hadir Setiap Pertemuan.
3. Data mentah yang mendukung Tema/Judul dsb-nya
4. Data monitoring
5. Data Perbaikan setelah monitoring.
TIP PERSIAPAN MENGIKUTI GELAR KBK

1. Persiapkan Tim dengan baik.
2. Susun Risalah dengan lengkap dan menarik.
3. Tiap-tiap anggota Tim harus menguasai masalah yang
diangkat.
4. Buat slide presentasi yang singkat namun informatif
JANGAN melakukan copy paste dari risalah.
5. Latihan melakukan presentasi dengan teknik presentasi
yang baik.
6. Buat Yel-Yel yang menarik dan kompak.
7. Latihan dengan baik untuk kreatifitasnya (sesuai tema).