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CURSO DE PLANIFICACIÓN Y

ORGANIZACIÓN

TERCERA UNIDAD

DOCUMENTOS DE GESTIÓN
INSTRUMENTOS DE GESTIÓN

Tema
 Instrumentos de Gestión de la
Administración Pública.

 Reglamento de Organización y Funciones.


 Cuadro para Asignación de Personal.
 Manual de Organización y Funciones.
 Inventario y Manual de Procedimientos
 Texto Único de Procedimientos Administrativos.
ORGANIZACIONES – SU NATURALEZA
NATURALEZA
Unión de 2 o mas personas para el logro de objetivos comunes
mediante el uso de recursos

TIPOS DE ORGANIZACIONES

1) Según su Naturaleza Jurídica


* Públicos * Privadas * Mixtas

2) Por sus Resultados o Productos

2.1 Organizaciones que hacen y mueven cosas


- Manufacturas - Pesquería
- Agricultura - Construcción
- Minería - Transporte
2.2 Organizaciones de Trabajo Intelectual y de servicios
* Educación * Religión
* Salud * Ideologías
* Cultura * Entretenimiento
* Científicos * Investigación
* Servicios
FORMALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES
PÚBLICAS
 Ley Orgánica / Estatuto
 Reglamento de Organización y Funciones
 Cuadro para Asignación de Personal
 Manual de Organización y Funciones
 Plan Operativo Institucional
 Manuales de Políticas
 Presupuesto Analítico de Personal
 Manual de Procedimientos
 Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA
 Guía de Servicios al Ciudadano
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (ROF)

 Es un documento de gestión que precisa: funciones/ unidades orgánicas/ relaciones funcionales y


atribuciones especificas.

 ESTRUCTURA DEL ROF


 INTRODUCCION
 INDICE
 GENERALIDADES
 TITULO PRIMERO : DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES
GENERALES
 TITULO SEGUNDO : DE LA ESTRUCTURA, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES
 TITULO TERCERO : DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
 TITULO CUARTO : DEL REGIMEN LABORAL
 TITUTLO QUINTO : DE LAS DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS
 TITULO SEXTO : DE LAS DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
 ORGANIGRAMA GENERAL
 GLOSARIO DE TERMINOS

 BASE LEGAL: D.S. N° 043-2006-PCM.


CARACTERÍSTICA DEL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES (ROF)
Todas las entidades de la Administración Publica deben contar con su respectivo ROF.

 La propuesta del ROF de una entidad debe ser el resultad o de un estudio que
comprenda

 La disposiciones legales administrativas de creación


 La factibilidad de implementar la organización propuesta
 Los principales servicios que corresponda a la organización
 El sustento técnico de la estructura y funciones

 El ROF debe ser empleado como un instrumento de gestión.

 Para establecer los tipos de órganos


 Para establecer campos funcionales
 Precisar atribuciones funcionales
 Precisar responsabilidades funcionales
 Precisar la interrelaciones funcionales
 Determinar el régimen laboral
 Determinar el régimen económico financiero
 Servir como un instrumento para el proceso de dirección y control

El ROF formaliza unidades orgánicas solo hasta el tercer nivel


 El ROF tendrá las siguientes características

 Debe estar organizado en una forma sistemática

 Debe contener información pertinente concreta y clara

 Debe ser redactado en términos de fácil lectura y


comprensión

 Debe ser presentado e impreso para permitir su fácil


manejo

 Su contenido se presentara en títulos, capítulos y artículos


ETAPAS DEL DESARROLLO DEL ROF

Comprende las siguientes etapas

 FORMULACIÓN
 APROBACIÓN
 DIFUSIÓN
 ACTUALIZACIÓN
METODOLOGÍAS PARA LA ELABORACIÓN DEL ROF

 Fijación de la naturaleza, finalidad y alcance.

 Determinación de las funciones.

 Agrupación de las funciones.

 Por sistemas.
 Por proceso administrativo.
 Por funciones u órganos.

 Determinación de la estructura orgánica.


METODOLOGÍAS PARA DETERMINAR LA ESTRUCTURA
ORGÁNICA

 Debe previamente definirse la política institucional sobre los


niveles jerárquicos y sobre los tipos de
Departamentalización.

 El diseño de la estructura orgánica debe efectuarse sobre la


base de los siguientes criterios.

Objetividad.
Simplicidad.
Funcionalidad.
Flexibilidad.
Economía de recursos.
Separación de funciones y atribuciones.
LOS TIPOS DE ÓRGANOS SON:

 Órganos de Alta Dirección.


 Órganos Consultivos.
 Órganos de Control Institucional.
 Órganos de Apoyo.
 Órganos de Línea
 Técnicos Normativos de Ejecución.
 Órganos Desconcentrados.
 Estos órganos podrán desagregarse en otras unidades
orgánicas de menor nivel de acuerdo a la
especialización, carga de trabajo, complejidad, servicios y
productos a producir.
CRITERIOS PARA EL PROCESO DE
DEPARTAMENTALIZACIÓN

 Por funciones o propósitos.


 Por procesos o técnicas.
 Por productos.
 Por clientes.
 Por territorio.
 Por turnos.
 Mixtas.
INSTRUCCIONES PARA EL DESARROLLO DE LOS
RUBROS QUE CONTIENE EL ROF

 REFERENCIA : D.S. N° 043-2006-PCM (DIRECTIVA NO 005-82-INAP /


DNR)

 INTRODUCCIÓN.

 ÍNDICE.

 TITULO PRIMERO: DE LAS DISPOSICIONES GENERALES


 Naturaleza jurídica
 Entidad de la que depende
 Jurisdicción
 Funciones generales
 Base legal.

 TITULO SEGUNDO: DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA


 De la estructura orgánica (asignándoles un código según tipo
de órganos.
 Funciones de cada órgano y unidades estructuradas
 TITULO TERCERO

 De las Relaciones Interinstitucionales.

 TITULO CUARTO

 De las disposiciones complementarias y finales.

 ANEXO

 ORGANIGRAMA GENERAL

 GLOSARIO DE TERMINOS
CRITERIOS PARA ELABORACIÓN DEL ROF

 Observar las disposiciones sobre creación, organización y


funciones, referidas al proceso de modernización y
descentralización.
 Diseñar la organización con criterios de simplicidad y flexibilidad.
 Observar el principio de especialidad.
 Observar el principio de legalidad de las funciones.
 Todas las funciones y competencias que le competan a la entidad
deben ser asignadas a algún órgano de esta.
 Cuidar la coherencia entre asignación de competencias y
rendición de cuentas.
 La estructura orgánica de una entidad debe guardar equilibrio
entre las necesidades de jerarquización de la autoridad y de
coordinación entre órganos.
NIVELES ORGANIZACIONALES

NIVELES
ORGANIZACIONALES NIVELES JERÁRQUICO

1er Nivel ALTA DIRECCIÓN

ÓRGANOS DE LÍNEA ÓRGANOS DE


2do Nivel ASESORAMIENTO Y
ÓRGANOS DE APOYO

UNIDADES Unidades orgánicas de


ORGÁNICAS DE órganos de
3er Nivel
ÓRGANOS DE LÍNEA asesoramiento y de
apoyo
CUADRO DE ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)

 El CAP es un documento técnico normativo de gestión


institucional que contiene los cargos necesarios de una
dependencia para su óptimo funcionamiento en base a la
estructura de la organización vigente, prevista en el ROF.

 El CAP deberá elaborarse tomando como base el Reglamento de


Organización y Funciones y la clasificación de cargos
institucional vigente.

 El CAP deberá ser utilizado como un documento de previsión de


la planta orgánica de una Entidad para un periodo definido,
asimismo, como un documento de regulación para la previsión
de plazas contenidas en el Presupuesto Analítico del Personal
(PAP).

REF.: D.S. N° 043-2004-PCM


METODOLOGÍAS PARA ESTABLECER NECESIDADES
DE CARGOS

 Analizar los Objetivos.

 Determinar las Funciones Básicas.

 Establecer la Estructura Básica.

 Determinar Actividades Servicios Productos.

 Establecer Planta Orgánica.

 Establecer las Situaciones Diferenciales de los Cargos.

 Establecer la Nomenclatura de Cargo.

 Formular el CAP.
CRITERIOS PARA DETERMINAR LA NATURALEZA Y
CANTIDAD DE LOS CARGOS

CONSIDERAR Y/O ANALIZAR LOS SIGUIENTES FACTORES:

 El alcance o cobertura de las acciones que debe desarrollar cada


unidad orgánica.
 Complejidad de estas acciones.

 Cantidad de servicios y/o productos que cada unidad orgánica debe


brindar u obtener.

 Disponibilidad Presupuestal.

 Hombres necesarios para cumplir las actividades asignadas a la


Unidad Orgánica.

 Dificultad de obtención de determinado personal idóneo para


determinar cargos.
CUADRO PARA ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

SECTOR: ENTIDAD: COD: Nº HOJA:

Nº Cargo Cargo Total


Orden Clasificado Estructural Necesario

01 Director de Sistema Adua II Director Ejecutivo 01


02-05 Espec. Planificación II 04
06-07 Espec. Racionalizac. III 02
FORMATO PARA CUADRO DE ASIGNACIÓ DE PERSONAL
(CAP)
MANUAL DE ORGANIZACIONY FUNCIONES

1.a contenido

 JERARQUIA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE GESTION.

 CONCEPTO DEL MOF.

 FINES Y USO DEL MOF.

 CONTENIDO ESQUEMATICO DEL MOF.

 DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF.

 CARACTERISTICAS DE LAS FUNCIONES.


JERARQUÍA FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS
DE GESTIÓN

 Ley Orgánica de Creación.

 Estatuto.

 Reglamento de Organización y Funciones (ROF).


 Cuadro para Asignación de Personal (CAP).

 Manual de Organización y Funciones (MOF).

 Manual de Procedimientos.
CONCEPTO DE MOF

 El Manual de Organización y Funciones, es un


documento normativo que describe las funciones
especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo
desarrollándolas a partir de la estructura orgánica
y funciones generales establecidas en el
Reglamento de Organización y Funciones, así
como en base a los requerimientos de cargos
considerados en el Cuadro para Asignación de
Personal.
NORMAS PARA LA FORMULACIÓN DEL
MOF

 REFERENCIA LEGAL

 DIRECTIVA NO 001-95-INAP/DNR
 Metología y Lineamientos para formular el MOF
 ALCANCE
 EL MOF ES OBLIGATORIO PARA TODOS LOS ORGANISMOS DE
LA ADMINISTRACION PUBLICA.
NATURALEZA DEL MOF
 Es un documento normativo que describe las funciones
especificas a nivel de cargo o puesto de trabajo a partir de
la estructura orgánica y funciones generales establecidas
para cada dependencia orgánica en el respectivo
reglamento y funciones de la entidad así como a los
requerimientos y nomenclatura de los cargos considerados
en el Cuadro para Asignación de Personal.

CARACTERÍSTICA
 El MOF no será empleado para crear nuevas unidades
orgánicas distintas a las contenidas en el ROF.
 No se utilizara el MOF para crear cargos al margen de los
establecidos en el CAP.
 El MOF se elaborará independientemente en cada unidad
orgánica establecido en el segundo nivel organizacional.
FINALIDAD DEL MOF

 Determinar las funciones especificas, responsabilidades,


autoridad y requisitos mínimos del cargo dentro de la
estructura orgánica de cada dependencia.
 Proporcionar información a los trabajadores sobre sus
funciones y ubicación dentro de la estructura general de
la organización así como las interrelaciones formales que
corresponda.
 Ayuda institucionalizar la simplificación administrativa.
 Facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el
de adiestramiento y orientación de personal en servicio.
MANUALES DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

NATURALEZA
Documentos de gestión que exponen con detalle la estructura y
funciones de la dependencia de la que tratan, las relaciones de
cada unidad y de cada cargo, así como la especificación de la
autoridad y responsabilidad inherente al cargo, líneas de
responsabilidad, canales de comunicación, etc.
 FINALIDAD
 Indicar las funciones básicas de cada unidad, delimitado la
naturaleza y amplitud del trabajo.
 Precisar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura
general de la dependencia y sus respectivas funciones
 Delimitar la autoridad de las unidades orgánicas y cargos.
 Describen las interrelaciones formales y funcionales de las
unidades y cargos al interior y exterior
ESTRUCTURA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
 Estructura del MOF.
 Introducción.
 Finalidad alcance.
 Aprobación y actualización.
 Base legal.
 Objetivos.
 Políticas.
 Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación.
 Funciones generales.
 Organización.
 Funciones de las unidades estructurales.
 Cuadro orgánico de asignación de cargos.
 Funciones especificas a nivel de los cargos.
 Organigrama.
CONTENIDO ESQUEMÁTICO DEL MOF
(DIRECTIVA N° 001-95-INAP/DNR)

 PRESENTACIÓN (INTRODUCCIÓN)

 INDICE (CONTENIDO)

 ASPECTOS GENERALES
 OBJETO DEL MANUAL
 FINALIDAD
 ALCANCE
 BASE LEGAL
 APROBACION (ACTUALIZACIÓN)

 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO

 CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS

 INDICE DE CARGOS

 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES A NIVEL DE CARGOS


DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF

Organigrama estructural del órgano


DESARROLLO DEL CONTENIDO DEL MOF
Hoja de Especificación de Funciones
(Alternativa A)
Unidad Orgánica Cargo: Nº
........................................... .................................... HOJA

1. FUNCIONES ESPECIFICAS
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
n. Las demás que le asigne el (Cargo
del Jefe inmediato superior)
2. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
a. Dependencia Directa.
b. Supervisión Directa
(1)
(2)
(n)
3. REQUISITOS MINIMOS
a. Formación
b. Experiencia
c. Alternativa
CARACTERÍSTICAS DE LAS FUNCIONES

 Describe acciones a realizar.


 Los verbos se presentan en imperativo (acción dinámica).
 Su descripción debe ser clara, sencilla. Pero objetiva y lógica.
 Seguir la secuencia del proceso administrativo (planea,
organiza, dirige, coordina, supervisa, controla).
 Describir las funciones en orden de importancia y/o según la
secuencia de su ejecución.
 Describir las funciones permanentes y las periódicas.
 Describir las atribuciones (aprueba, autoriza, firma, visa, dirige,
participa y opina, selecciona, convoca, etc).
ETAPAS PARA LA FORMULACIÓN DEL MOF

 FORMULACIÓN
 PLANEAMIENTOS
 RE COPILACION DE LA INFORMACIÓN
 ESTUDIO DE ANALISIS
 REDACCION DEL PROYECTO
APROBACIÓN
 IMPRESIÓN - REPRODUCCIÓN
 DIFUSIÓN
 ACTUALIZACIÓN
MODELO DE HOJA DE DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

 Contenido:
 Denominación de la unidad orgánica a la cual
pertenece el cargo
 Denominación del cargo
 Funciones generales
 Funciones especificas
 Líneas de autoridad y responsabilidad
 Dependencia directa
 Cargos que supervisan
 Requisitos mínimos (especificaciones)
 Formación
 Experiencia
 Alternativa
DIRECTIVAS

 OBJETO

 FINALIDAD

 ALCANCE

 BASE LEGAL

 VIGENCIA

 NORMAS GENERALES

 NORMAS ESPECIFICAS, COMPLEMENTARIOS O


TRANSITORIAS

 PROCEDIMIENTOS

 FLUJOGRAMA
INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS
FORMULACIÓN Y APROBACIÓN DEL CUADRO DE NECESIDADES.

1.1.- Finalidad
• Contar con Cuadro de Necesidades de Bienes, Servicios u Obras por
Unidad Orgánica Estructurada y/o Unidad Ejecutora a nivel del Ministerio.

1.2.- Base Legal


• Ley N° 28411 – Ley General del Sistema del Presupuesto Público.
• Decreto Legislativo N° 1017 – Ley de Contrataciones del Estado (publicado
en el Diario Oficial El Peruano el 04 de Julio del 2008).
• Decreto Supremo N° 184-2008-EF – Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado, (publicado en el Diario Oficial el Peruano el 1°
de Enero del 2009).
• Ley de Presupuesto para el Sector Público de cada Año Fiscal.
• D.S. N° 002-2002-VIVIENDA.- Reglamento de Organización y Funciones del
MVCS y modificatoria D.S. N° 045-2006-VIVIENDA.
• Resolución Ministerial N° 175-2003-VIVIENDA, Norma que aprueba la
Estructura y Funciones de los Órganos de Menor Nivel Jerarquico que se
encuentran en el ROF.
1.3.- Requisitos.
• Convocatoria oficial y cronograma para inicio y
desarrollo del Proceso de desarrollo de
formulación del Cuadro de Necesidades de
Bienes y Servicios de la Entidad (Directiva u
Oficio)
• Catálogo de Bienes y Servicios actualizado.

Duración.
• Tres (03) meses.

1.5.- Etapas del Procedimiento


1.6.- Diagrama.
REFERENCIAS:
ÁMBITO Y CONTENIDO

 Su aplicación es en todas las


entidades de la Administración
Pública.
 La Ley regula las actuaciones
de la función administrativa
del Estado y el procedimiento
administrativo común
desarrollados en las entidades.
FINALIDAD

 Es establecer el régimen jurídico


aplicable para que la actuación de la
Administración Pública, sirva a la
protección del interés general,
garantizando los derechos e intereses
de los administrados y con sujeción al
ordenamiento constitucional y jurídico
en general.
PRINCIPIOS
Se sustenta que fundamentalmente en:

 P. Legalidad.
 Debido procedimiento.
 Impulso de Oficio
 Razonabilidad.
 Imparcialidad.
 Informalismo.
 Presunción de veracidad.
 Conducta procedimental.
 Celeridad.
 Eficacia.
 Verdad material.
 Participación
 Simplicidad.
 Uniformidad
 Predictibilidad.
 Privilegio de contratos posteriores.
ACTOS ADMINISTRATIVOS

 Son las declaraciones de las


entidades que, en el marco de
normas de derecho público,
están destinadas a producir
efectos jurídicos sobre los
intereses, obligaciones o
derechos de los administrados
dentro de una situación
concreta.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

 Son el conjunto de actos y diligencia


tramitadas en las entidades,
conducentes a la emisión de un acto
administrativo que produzca efectos
jurídicos, individuales o
individualizables sobre intereses,
obligaciones o derechos de los
administrados.
CALIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS

 Procedimientos de aprobación automática.


 De evaluación previa por la entidad.
 Silencio Positivo.
 Silencio Negativo.
Cada entidad señala estos
procedimientos en su Texto Único de
Procedimientos Administrativos TUPA.
PLAZO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
DE EVALUACIÓN PREVIA

30 DIAS HÁBILES


SALVO
DISPOSICIÓN POR
LEY O DECRETO
LEGISLATIVO .
LEGALIDAD DEL PROCEDIMIENTO

 Los procedimientos requisitos y


costos administrativos se
establecen por la máxima
autoridad de la entidad.
 Los procedimientos deben ser
compendiados y sistematizados
en el TUPA, y aprobados por la
entidad.
 Incurre en responsabilidad la
autoridad que procede de modo
diferente.
CONTENIDO DEL TUPA

Todos los procedimientos de iniciativa de parte que se requieran


para satisfacer los intereses, los derechos de los administrados – que
requieran pronunciamiento de la entidad y cuya exigencia cuente
con respaldo legal expresado en el TUPA.
Descripción clara y taxativa de todos los requisitos.
La calificación de cada procedimiento (evaluación previa o
aprobación automática.
Los supuestos en que procede los derechos de tramitación, con
indicación de monto y forma de pago, expresado en UIT.
Las vías de recepción para acceder a los procedimientos.
La autoridad competente para resolver en cada instancia y los
recursos a interponerse .
Los formularios que se sean empleados durante la tramitación

NOTA.- El TUPA también incluirá la relación de aquellos servicios


prestados en exclusividad por las entidades
APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DEL TUPA

El TUPA es aprobado por la


máxima autoridad en la
entidad.
Cada 2 años las entidades están
obligadas a publicar el integro
del TUPA y cuando se
introduzcan modificaciones.
FORMATO NUEVO – TUPA
Ref.: DS Nº 062-2009-PCM