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COMIENCE CON UNA CLARA COMPRENSIÓN DE

LOS REQUISITOS DE SU TAREA

Considerar software (bases de datos, paquetes de


estadísticas, sistemas de modelado financiero,
lenguajes de programación matemáticos y lenguajes
de programación informática tradicionales)

Un error aquí puede ser difícil de solucionar,


requiriendo reordenamientos masivos de la
estructura de la hoja de cálculo o nuevas entradas de
nuevas fuentes.
HAGA SU HOJA DE CÁLCULO TAN SIMPLE
COMO SEA POSIBLE

La mayoría de las hojas de cálculo


funcionan lo suficientemente bien
con unos pocos SUM y IFs, y el uso
funciones como SUMPRODUCT o
funciones como fórmulas de matriz,
o escribir sus propias macros y
funciones, puede hacer que una
hoja de cálculo sea más difícil de
leer y entender de lo que debería ser
DISEÑO PARA EL CAMBIO
la mayoría evolucionan y crecen a
través de innumerables versiones, y
luego se pueden copiar con un nuevo
nombre el próximo mes cuando el
proceso se inicie de nuevo

El mejor lugar para planificar el cambio


es durante el diseño inicial de la hoja
de cálculo
Mantenga la entrada, la lógica y los informes en
secciones separadas de una hoja de cálculo,
preferiblemente en diferentes pestañas.
• se pueden ver los supuestos ordenadamente en un
solo lugar, las fórmulas tienen menos
probabilidades de ser sobrescritas, usted sabe
dónde ir para hacer cambios, y la salida puede ser
formateado para el lector, mientras que la lógica
puede ser establecida para el desarrollador.
MANTENGA TODA LA HOJA DE CÁLCULO EN UNA
SOLA PESTAÑA, ENTREMEZCLANDO LA
ENTRADA, LA LÓGICA Y LOS INFORMES.

No se puede ver toda la hoja de cálculo de un vistazo si


ocupa varias hojas de cálculo.

Varias hojas hacen que las fórmulas sean más largas y


difíciles de leer, ya que debe incluirse el nombre de la hoja

La barra de herramientas de auditoría falla con varias hojas


porque las flechas no van a las celdas de hoja externa y las
búsquedas se limitan a la hoja de cálculo seleccionada
.

Haga que su hoja de


Construir una hoja de
cálculo se lea de arriba
cálculo complicada en
a abajo y de izquierda a
etapas.
derecha
• Todas las flechas • Solucionar problemas
dependientes deben inmediatamente; no
apuntar hacia abajo, a los deje para la
la derecha o en algún próxima versión.
punto intermedio.
DOCUMENTE EL DISEÑO DE SU HOJA DE
CÁLCULO EN UNA PESTAÑA HOWTO
SEPARADA.

Indique el propósito de su hoja de cálculo en una sola oración

Haga una lista de todas las fichas individuales de su hoja de cálculo y


escriba una sola frase describiendo cada una.

Describa brevemente su diseño general y señale cualquier punto


inusual o difícil.

Incluya instrucciones para que otra persona pueda cambiar la entrada


y obtener resultados sin su ayuda

Actualice su documentación cuando cambie la hoja de cálculo.


PROPORCIONE LA DOCUMENTACIÓN
BÁSICA CON PROPIEDADES DEL LIBRO.

• Es un lugar cómodo para poner la


documentación de resumen, y es de
búsqueda.
• Los campos Categoría y Palabra clave
son útiles
• La pestaña Personalizada proporciona
muchos campos adicionales, incluyendo
Propósito y Comprobado por.
UTILICE NOMBRES DE RANGO
DESCRIPTIVOS.

Pero no utilice las etiquetas de


lenguaje natural de Excel, que algunas
veces fallan de manera inesperada. Es
más fácil leer = Sales-Cost_Of_Sales-
Fixed_Cost que = R [-3] C-R [-2] C-R [-
4] C y entender que dice lo que usted
espera

Los nombres deben ser significativos,


breves y distintivos
COMPRENDER A FONDO LA DIFERENCIA
ENTRE REFERENCIAS ABSOLUTAS Y
RELATIVAS.

Los errores en referencias absolutas y


relativas pueden causar errores insidiosos que
son casi imposibles de encontrar.

Asegúrese de entender los diferentes efectos


de inserción, eliminación, copia, clasificación y
otras formas de mover una celda de un lugar a
otro.
Bloquear todas las celdas excepto
Describe tus fórmulas. las celdas de entrada, pero publicar
la clave.
• Si son complicados o hay alguna • Su objetivo es evitar cambios
posibilidad de confusión, describa sus inadvertidos, no prevenir el cambio
fórmulas, en prosa inglesa, necesario. Protección de contraseña
directamente en la salida impresa de Excel es fácil de derrotar, así que
no confíe en él para la seguridad.
• Asegúrese de conocer todas sus
opciones, incluida la seguridad a nivel
de archivo desde el sistema operativo
y los diversos niveles de protección
que Excel ofrece a los libros, hojas de
cálculo y celdas
Documente su trabajo liberalmente usando
comentarios en la celda

• Describa con precisión la fuente de todos los


insumos. Explique fórmulas complicadas.
Documentar funciones y macros definidas por
el usuario.
• Actualiza los comentarios cuando cambia el
contenido de la celda.
UTILICE LAS FUNCIONES REFLECTANTES
DE EXCEL PARA AUTOMATIZAR SU
TRABAJO.

Las funciones CELL, INFO y TYPE devuelven mucha información útil

Los intervalos de nombres dinámicos crecen y se reducen con los


datos.

Defina nombres como filas o columnas completas en lugar de celdas


sólo ocupadas

Familiarícese con el buen uso de las funciones OFFSET e INDIRECT.


Formato utilizando estilos en lugar
Nunca hagas lo mismo dos veces;
de botones de la barra de
grabe una macro en su lugar.
herramientas
• Los estilos se pueden aplicar • La macro hará el trabajo mucho
rápidamente una vez que se más rápido que usted puede, y
configuran y proporcionan una más constantemente.
interfaz consistente al lector • No es difícil escribir macros
sencillas, especialmente si se
utiliza el grabador de macros, y el
esfuerzo que se pone en aprender
a escribir macros será
ampliamente pagado en una
mayor precisión y tiempos de
desarrollo reducidos.
Escribir una función VBA Cree una biblioteca de
en lugar de una macros y funciones de uso
expresión complicada. frecuente.
• VBA proporciona más • Guarde la biblioteca en
poder incorporado que su hoja de cálculo
las expresiones de Excel, PERSONAL.XLS para
por lo que las funciones que esté siempre
de VBA pueden hacer disponible.
más cosas con mayor
facilidad
Imprime una lista de todas
tus fórmulas.
• puede imprimir una lista de todas sus
fórmulas mediante la transposición de
la hoja de cálculo para que los
atributos se ejecuten en la columna
izquierda, mostrando fórmulas en lugar
de valores e impresión
• Es mucho más fácil leer el listado
impreso que desplazarse de una celda
a otra en la pantalla
• . El listado resultante muestra toda la
lógica de su hoja de cálculo, bien
formateada
Utilice una herramienta de auditoría de
hoja de cálculo
• permite localizar precedentes y dependientes y resaltar
datos no válidos, pero de lo contrario está limitado.
• ayudan a identificar los errores con una variedad de
técnicas de identificación, búsqueda, generación de
informes y visualización
• CellMaps colorea las celdas según el tipo , mostrando
celdas de entrada con fondos de color rosa, fórmulas
con fondos de lavanda y fórmulas copiadas a la derecha,
abajo y ambas con fondos azules, verdes y grises
respectivamente.
EVITE ERRORES COMUNES.

Rangos incompletos

-Fijaciones temporales

Confusión entre referencias relativas y absolutas

- Unidades incorrectas

Función argumentos en el orden equivocado


Revise su trabajo antes de publicarlo.

Pida a un colega que revise su trabajo antes de publicarlo.

Active la función de autosave o autorecover.

Domine sus herramientas.

Adquiera el hábito de leer hojas de cálculo.