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PRODUCCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE

MICROFORMAS:
LINEAMIENTOS NORMATIVOS Y TÉCNICOS

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Archivística

La archivística es el estudio teórico y práctico de los

principios, procedimientos y problemas

concernientes al almacenamiento de documentos,

buscando que dicha documentación se mantenga en

el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

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Documentos

Código Procesal Civil


Artículo 192.- Medios probatorios típicos.- Son
medios de prueba típicos:

1. La declaración de parte;
2. La declaración de testigos;
3. Los documentos;
4. La pericia; y
5. La inspección judicial.
3
Archivo

Servir como testimonio e información a la


persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia.

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Principios generales de la función archivística

FINALIDAD

- Documentos como medio de poder.

- Documentos como medio de prueba

- Archivos como memoria

- Archivos como institución


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Principios generales de la función archivística

RESPONSABILIDAD

Los servidores públicos son responsables


de la organización, conservación, uso y
manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las


autoridades por el uso de los mismos.

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Principios generales de la función archivística

ADMINISTRACIÓN Y ACCESO

Es una obligación del Estado la


administración de los archivos públicos y un
derecho de los ciudadanos el acceso a los
mismos, salvo las excepciones que
establezca la Ley.

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Principios generales de la función archivística

MODERNIZACIÓN

El Estado propugnará por el fortalecimiento


de la infraestructura y la organización de
sus sistemas de información, estableciendo
programas eficientes y actualizados de
administración de documentos y archivos.

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Principios generales de la función archivística

FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos en un Estado de Derecho


cumplen una función probatoria,
garantizadora y perpetuadora.

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Principios generales de la función archivística

Finalidad de los Importancia de


los Archivos Responsabilidad
Archivo
Disponer de la Administración Son Los servidores
Documentación soporte fundamental públicos son
en la toma de responsables de
ORGANIZADA
decisiones y
Con miras a la la organización,
cumplida su
RECUPERACIÓN conservación,
vigencia
para su USO administrativa su uso y manejo
ADMINISTRATIVO valor es Patrimonial de los
y Cultural. documentos.

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Ciclo de vida del documento de archivo

1ra. Edad: circulación y tramitación. Consulta muy


frecuente (archivo de gestión).

2da. Edad: Conservación para consulta eventual


(archivo central).

3ra. Edad: Valor histórico. Conservación indefinida


(archivo histórico).

La duración de cada edad varía según las series


documentales.

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11
Ciclo vital del documento
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Documentación Documentación Documentación
Activa Semi-activa Inactiva

Valores Valores
Primarios secundarios

Administrativo Histórico
Legal Cultural
Fiscal Investigación
Contable Científico
Técnico
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Aspectos o Facetas del Valor Primario

Administrativ Legal Contable


oEs análogo al valor
Todo doc. tiene Existe en los
Legal, pero solo un valor Legal: documentos
para el ámbito •Los doc. que que expresan
interno de la
Institución. Poseen
afecten a la un movimiento
éste valor mientras organización en de Dinero.
sustentan derechos su orden
y obligaciones. general.
•Los doc.
testimoniales.
•Contratos.
•Actos
administrativos

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Documento

Código Procesal Civil

Artículo 233.- Documento.- Es todo escrito u


objeto que sirve para acreditar un hecho.

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Documento Electrónico

Un documento electrónico (informático o digital)


es un documento cuyo soporte material es algún
tipo de dispositivo electrónico, y en el que el
contenido está codificado mediante algún tipo de
código digital que puede ser leído o reproducido
mediante el auxilio de medios técnicos.

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Documento Electrónico

Código Procesal Civil. Artículo 234.- Clases de documentos.-

Son documentos los escritos, públicos o privados, los impresos, fotocopias,


planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas cinematográficas y
otras reproducciones de audio o video, la telemática en general y demás
objetos que recojan, contengan o representen algún hecho, o una actividad
humana o su resultado.(*)

(*) Artículo sustituido por el Artículo 5 de la Ley Nº 26612, publicada el


21-05-96, cuyo texto es el siguiente:

Son documentos los escritos públicos o privados, los impresos, fotocopias,


facsímil o fax, planos, cuadros, dibujos, fotografías, radiografías, cintas
cinematográficas, microformas tanto en la modalidad de microfilm como
en la modalidad de soportes informáticos, y otras reproducciones de audio
o video, la telemática en general y demás objetos que recojan, contengan o
representen algún hecho, o una actividad humana o su resultado".

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Decreto Legislativo 681

MICROFORMA: Imagen reducida y condensada, o compactada, o


digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio
físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador,
mediante un proceso fotoquímico, informático, electrónico,
electromagnético, o que emplee alguna tecnología de efectos
equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y
leída con la ayuda de equipos visores o métodos análogos; y pueda ser
reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento
original.

Están incluidos en el concepto de microforma tanto los documentos


producidos por procedimientos informáticos o telemáticos en
computadoras o medios similares como los producidos por
procedimientos técnicos de microfilmación siempre que cumplan los
requisitos establecidos en la presente ley.
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Decreto Legislativo 681

Artículo 2°.- Se rigen por esta ley los efectos legales


y el mérito probatorio de las microformas, de las
copias fieles autenticadas de ellas y de sus
microduplicados, siempre que en su preparación se
cumplan los requisitos prescritos en los artículos que
siguen.

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Decreto Legislativo 681

Artículo 3°.- Son competentes para actuar


como funcionarios de la fe publica, para los
efectos de esta ley:

a) Los notarios públicos.


b) Los fedatarios públicos y particulares
juramentados

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¡Cuidado!

Téngase presente la Ley Nº 28186 (publicada el 05 de marzo de


2004), el cual señala en su Artículo 1° lo siguiente:

“Artículo 1.- Conservación de documentos con contenido


tributario

No podrán destruirse, aun cuando se hubieren conservado


mediante microformas, de acuerdo al Decreto Legislativo Nº 681,
normas modificatorias, ampliatorias y reglamentarias, los
originales de los documentos, información y antecedentes de las
operaciones o situaciones que constituyan hechos generadores de
obligaciones tributarias así como toda otra documentación
relacionada con hechos que determinen tributación, mientras el
tributo no esté prescrito.”
20
Decreto Legislativo 681

Artículo 19°.- La falsificación, y la adulteración de


microformas, microduplicados y microcopias, sea durante el
proceso de grabación o en cualquier otro momento, se
reprime como delito contra la fe pública, conforme a las
normas pertinentes del Código Penal.

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…Haciéndolo desde diversas fuentes

Valor legal con -> firma digital


Escáneres

Faxes

MFs

Directorio
de Red
PROCESO
Email CAPTURAR CLASIFICAR EXTRAER VALIDAR ENTREGAR

eForms
Flujo Estándar – Línea de Digitalización

INICIO
Recepción de Preparación de
Lotes Documentos
Apertura y Clasificación Digitalización

Conversión
Fotografía y Indexación
Video a Digital QA Imágenes
Empaquetado y
Gestión Devolución
Documental
Si es con
Fedateo Valor Legal

Bóveda Certificada
Si es con
Valor Legal FIN

Grabación y
Almacenamiento
Preparación de Output DVD
y Almacenamiento
Digitalización

Beneficios
Podemos…

TRANSFORMAR LA INFORMACIÓN EN UNA VENTAJA

GERENCIAR, ADMINISTRAR Y TRABAJAR SIN PAPEL

ADMINISTRACIÓN INTELIGENTE DE LA INFORMACIÓN


Áreas de oportunidad
Es una solución para:
 Gerencia:
 Obtener más tiempo productivo de sus
equipos
 Mejorar ciclos y calidad de proceso
 Lograr el cumplimiento de plazos
legales y objetivos

• Finanzas
– Reducir costos directos (papel, fotocopias, toner)
– Costos Indirectos (Courier, servicio técnico)
Áreas de oportunidad
Es una solución para:
 Recursos Humanos:
– Medir indicadores de productividad y
rendimiento
– Garantizar que los procesos estén
alineados y no se queden sin atender
– Reducción de horas extra

• Empleados
– Encontrar rápida y fácilmente
documentos
– Manejarlos solo con el mouse,
transferirlos con un botón
¿Por qué conviene digitalizar?
Reduce Costos de Mantenimiento,
Aumenta la Rentabilidad

Se siguen los
lineamientos normativos

Auditoría y Seguridad
en la Integridad (No
alteraciones)

Disponible, Distribuida,
Correcta, Integrada
¿Por qué buscar una solución?

Retorno de Inversión
Obtener el mayor valor de su contenido creándolo una sola vez y compartiéndolo a través de la
Organización a través de múltiples canales, interna y externamente

Eficiencia
Disminuir los costos e incrementar la eficiencia operativa al automatizar procesos de negocio y
Asegurar la distribución de contenido a usuarios correctos en el tiempo correcto.

Cumplimiento y Control
Asegurar el cumplimiento de leyes, regulaciones y estándares impuestos por políticas y procesos
Internos o externos

Colaboración
Mejorar la eficiencia y la toma de decisiones permitiendo a los equipos de trabajo compartir
Ideas e información a través de la organización
G. Patricia Gamio Franco
MBA – Abogada
Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática
Presidencia del Consejo de Ministros

Centic 2009 30