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Capítulo 6

La Gestión de Almacenes

Ing. Pablo Azálgara Neira


2018
El Origen de los Almacenes
• El Almacén, constituye un eslabón de servicio que muchas
veces es minimizado u olvidado.
• La influencia del Almacén en el funcionamiento de la Entidad, y
en los costos de los productos, es esencialmente directa y llega
en muchos casos a variar las utilidades.
• El almacenaje tiene enorme importancia especialmente en los
aspectos financieros, técnico y contable.
• En el caso del agotamiento de determinadas existencias
conduce a la paralización de las operaciones fabriles
(industrias) o de las Ventas (Comercio).
• Tratándose del Almacenamiento, es interesante determinar
cómo y por qué se origina el Almacén, cuál es la razón que
determina que en todas las Organizaciones, existan almacenes.
• Producir es contar con la materia prima conveniente, para que
elaborada en la fábrica, pueda convertirse en el Producto
El Origen de los Almacenes

• Se forma un ciclo, que podremos


denominar: "Ciclo de la Producción",

Materia Prima Fábrica

Cliente Producto

Este ciclo da origen a los almacenes


C LIE N T E S

T RANSFO RMACIO N

ALMACENAMIENTO
PRO VEEDO RES

ALMACENES
MANIPULEO O
INVENTARIO S
PRO CEDIMIENTO S P C
Clases de Almacenes
1. Según la función que realizan
– Almacenes centrales (de fábrica o centros de distribución)
– Almacenes regionales
– Centros o puntos de transito
2. Según la naturaleza de los artículos almacenados
– Almacenes de materias primas.
– Almacén de productos semielaborados.
– Almacén de productos terminados.
– Almacén de materiales auxiliares.
– Almacén de piezas de recambio de los productos vendidos.
– Archivos de información, puesto que también se almacena
información.
3. Según su régimen jurídico
– Almacén propio.
– Almacén en alquiler.
– Almacén en leasing.
* No hay inversión fija
* Almacenamiento barato * Costos bajos
* Flexibilidad de ubicación
* Servicios Especializados
* Alto grado de control * Diferentes tipos de almacenes
- Almacén de productos
- Almacén de paquetes
* Personal y equipo especializado - Almacén frigorífico
- Almacén de productos del hogar
- Almacenes generales
Es una opción de alquilar
un espacio de almacén y la
compra del mismo.

Cuando los ítems


permanecen en el medio de
transporte hasta la entrega
Zonas a Diferenciar en un Almacén
• Muelles y zonas de maniobra
• Zona de recepción y control
• Zona de stock-reserva
• Zona de picking y preparación
• Zona de salida y verificación
• Zona de oficinas y servicios
• Otras zonas
* El almacenamiento es una necesidad cuando nos enfrentamos a
una demanda con variaciones e incertidumbres.
* Un eficaz almacenamiento significa menores costos.

* Reducción de los costos por la


disminución de los transportes y por
tanto reducción del costo de producción
* Coordinación entre la Demanda y el
Aprovisionamiento.
* Apoyo al proceso de producción.
* Apoyo al proceso de comercialización
(Tiempo de entrega)
Comprende el mantenimiento de inventarios (almacenamiento y
manejo de los ítems).

Almacenamiento: Mantenimiento de los


* Carga y descarga
ítems en forma controlada y sistemática.
* Traslado dentro del almacén
Consolidación: Aglutinar varios envíos * Preparación de pedidos
a través de un almacén de distribución.
División de Envíos: Grandes envíos se
trasladan a pequeños envíos con varios
productos.
Combinación de Mercaderías: Varios
productos se combinan para varios
clientes.
RECEPCIÓN Este elemento del Almacén es
1. Descarga
2. Desembalaje
el encargado de recibir los
3. Inspección artículos
4. Ingreso

ALMACENAJE

El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO

CONTROL
Recepción
• Este elemento del Almacén es el encargado de
recibir los artículos que Compras adquiere, ya sea
por solicitud de los propios almacenes o por la de
aquellos que usan el material, y su labor consisten
en:
– Descarga
– Desembalaje
– Inspección, verificación o chequeo
– Ingreso o entrega a los depósitos, informando sobre su
llegada y elaborando un parte o informe de ingreso.
• Efectúa todas las tareas necesarias para recibir el o
los artículos y poderlos entregar a aquellos
elementos que deben guardarlos hasta su utilización.
Recepción
a) Descarga.
• Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los
artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el
lugar en que serán recibidos.
• Su principal preocupación, debe ser reducir al mínimo los
gastos de recepción y evitar pérdidas de tiempo o maltratos de
los bultos ya que esto puede dar lugar a deterioro en los
artículos.
• El encargado de la recepción tendrá que disponer de espacio
suficiente donde depositar los bultos que llegan, al mismo
tiempo que este espacio deberá estar situado de manera tal
que los vehículos o medios en que han sido transportados los
artículos, puedan acercarse a el lo más posible, evitando así
largos recorridos que demorarán la tarea.
• Se debe contar con personal experto en la descarga, logrando
así un buen manipuleo de los bultos.
Recepción
b) Desembalaje.-
• Es la labor de retirar los artículos de los bultos en
que han llegado, es decir, quitar a los artículos el
embalaje que traen.
• Se debe contar con personal especializado en
esta labor, por cuanto generalmente es en ella
que se producen las mayores pérdidas por
deterioro, sobre todo cuando se trata de
materiales o artículos frágiles.
• Se requiere que el desembalaje se realice en una
zona o espacio que permita ir sacando cada
artículo y colocándolo sin que se mezclen, en el o
los lugares donde se efectuará la verificación o
chequeo.
• Muchas veces esta labor de verificación se realiza
conforme se va desembalando, en ese caso debe
evitarse que los artículos ya verificados se
mezclen con los por verificar.
Recepción
c) Inspección, Verificación o Chequeo.-
• Consiste en determinar si se trata verdaderamente de los
artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida y si
la calidad y requisitos técnicos exigidos en el pedido
corresponden con los artículos llegados.
• Esta parte de la recepción es la más importante, por cuanto de
ella depende que los artículos llegados puedan ser usados.
• El encargado de la recepción debe preocuparse de realizar una
inspección organizada, siguiendo un procedimiento y no
tomando lo que sea y como sea.
• Es conveniente guiarse en este caso por el pedido, de manera
de ir verificando los artículos en el orden en que se encuentran
en dichos documentos.
• De esa manera se evitan equivocaciones que posteriormente
darán lugar a lamentaciones que no se podrán remediar.
Recepción
• La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una
cuantitativa y otra cualitativa,
• La primera de estas inspecciones puede ser realizada por
personal que solo sepa contar, en cambio la segunda requiere
de personas que conozcan los artículos y en muchos casos de
verdaderos técnicos en la materia.
• Hay que tener en cuenta que la verificación de los artículos a su
llegada, debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los
errores que en ella se produzcan repercutirán posteriormente
en:
– devoluciones;
– rendimientos inferiores;
– errores de inventario y de distribución
– errores de comprobación por la falta de peso, volumen, capacidad,
etc.;
• Producirá pérdidas para el almacén y diferencias entre la
situación contable y la de hecho.
Recepción
Normas o pautas que ayudan al recepcionista y faciliten su labor.

• Igualdad de terminología y clasificación entre Compras y


Almacenes.
• Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a
acondicionamiento de los artículos, lotes o forma en que deben
llegar, notas de entrega que deben enviar, etc.
• Modalidad de recepción para cada tipo de material,
estableciendo:
– criterio de comprobación cuantitativa
– criterio de estibaje antes del control
– registros a efectuar
– métodos y medios a usar en el transporte interno.
– Responsabilidad en cuanto a la recepción en sí, al control
de la calidad, condiciones técnicas exigibles, cantidad, etc.
– Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no
reúnan las condiciones necesarias o que lleguen a
deteriorarse; reclamos al seguro en caso de que la
mercadería este asegurada.
Recepción
d) Entrega a los Depósitos, ingreso de los artículos, informes o
partes
• Para dar por terminada la recepción, hay que entregar el o los artículos
a los depósitos que van a almacenarlos, y comunicar a los interesados
y al Jefe del Almacén de la llegada de la mercadería,.
• Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos
que denoten alteraciones.
• Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan
líquidos, no sea que se hayan derramado.
• Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.
• Utilizar el pedido para efectuar la verificación y realizar esta en orden
sin apresuramientos y de acuerdo aun plan.
• Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un
artículo, con ello solamente se está asegurando que lo que se recibe
es conforme.
• Preparar los medios para realizar la identificación no buscarlos a última
hora
• Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en
recepción, pensar que se pueden necesitar con urgencia, pero no por
ello, descuidar el control.
RECEPCIÓN
1. Descarga Consiste en guardar los
2. Desembalaje artículos ubicándolos y
3. Inspección
4. Ingreso cuidándolos de manera
que puedan entregarse en
condiciones de ser usados
ALMACENAJE

DESPACHO El Ciclo de Almacenaje

CONTROL
Almacenamiento
• Este aspecto del almacenaje consiste en guardar los artículos
ubicándolos y cuidándolos de manera que puedan entregarse
en condiciones de ser usados, en el momento que los necesiten
los consumidores.
• Hay que contemplar varios aspectos relacionados con el
espacio del que se dispone y los artículos que se deben
almacenar.
• Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y complejas
tecnologías.
• La elección del sistema de almacenamiento de materiales
depende de los siguientes factores:
– Espacio disponible para el almacenamiento de los
materiales.
– Tipos de materiales que serán almacenados.
– Número de artículos guardados.
– Velocidad de atención necesaria.
– Tipo de embalaje.
Almacenamiento
• Los puntos que hay que contemplar en lo
referente al almacenamiento son:
– Ubicación de los artículos
– Distribución de los locales
– Métodos y Procedimientos de Almacenes
– Control de los artículos
– Clasificación y simbolización de los artículos
– Reportes
Almacenamiento

Las principales técnicas de


almacenamiento de
materiales son:
• Carga unitaria.
• Cajas o cajones.
• Estanterías.
• Columnas
• Apilamientos.
• Contenedores flexible.
RECEPCIÓN
1. Descarga
Consiste en entregar los
2. Desembalaje artículos que guarda el
3. Inspección
4. Ingreso
almacén

ALMACENAJE

El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO

CONTROL
Despacho
• Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a
cambio de una orden o vale de salida denominada Nota de
Entrega, y que es un comprobante del movimiento.
• El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en
el hay que tener en cuenta normas y procedimientos que
faciliten y regulen la salida de los artículos.
• Hay que salir de los artículos antes que hayan alcanzado el
límite de conservación.
• Se tiene que decidir sobre la forma o método de atención.
– El Sistema de lo que entra primero sale primero (FIFO).
• Sistema a base de cupones.
• Sistema de doble área.-
• Sistema de separación móvil.
• Sistema de alimentación por gravedad.
Despacho
b) Entrega de artículo.
• Los artículos solo pueden ser entregados por el Almacén a
cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada.
c) Formas de entrega.
• La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo
Almacén o puede ser éste el que lo lleve hasta donde el
consumidor.
• En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan
generalmente ambas formas, pues se entrega en el propio
almacén o se envía al consumidor por medio del elemento o
dependencia de Transportes de la Entidad.
• Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u
Orden de Salida, y que sea firmada por la persona que retira o
recibe el artículo, por cuanto constituye el comprobante de
salida o entrega efectuada y representa para el almacenero lo
que los cheques en el banco, salvo que en vez de entregar
dinero, se entrega su equivalente en el artículo que se está
despachando.
RECEPCIÓN
1. Descarga
Se realiza durante todo el
2. Desembalaje ciclo
3. Inspección
4. Ingreso

ALMACENAJE

El Ciclo de Almacenaje
DESPACHO

CONTROL
Control
• Este aspecto del
almacenamiento se realiza
durante todo el ciclo, desde la
recepción hasta la entrega y
debe ser hecho por el propio
personal del Almacén, salvo en
los controles cualitativos en que
muchas veces tendrá que
intervenir personal especialista y
conocedor de las condiciones
técnicas que debe requerir el
artículo.
• En muchas empresas, por la
magnitud de artículos y del
movimiento de éstos, existe una
dependencia especial separada
del Almacén que se encarga del
Control de las existencias, es
decir del control del movimiento
de ellas para así poder evitar su
agotamiento o su inmovilidad.
Organización de los almacenes
• El almacén es un servicio logístico que se brinda a las
diferentes áreas de la empresa.
• Su fin es realizar las operaciones necesarias, a objeto de
suministrar los bienes en el momento justo que son requeridos,
evitando paralizaciones por falta de ellos, o en caso contrario,
por la inamovilidad de Capitales asignados a sobre existencias.
• Permite conservar los materiales en buen estado para su uso
posterior.
• Sus actividades debe cumplirlas con eficacia y prontitud.
• Se debe designar en la empresa la zona de almacenaje con el
espacio requerido.
• La organización del almacén depende de:
– La dependencia a la que se sirve
– El espacio disponible.
– La naturaleza de los artículos que se van a guardar
Organización y Distribución

• Cada empresa es una realidad


independiente que requiere una
solución propia.
• Se deben satisfacer los siguientes
objetivos:
– Obtención de los artículos rápido
y al menor costo.
– Poder controlar los materiales.
– Flexibilidad para aceptar cambios
con mínima inversión.
– Previsión para el futuro.
– Facilidad para que se realice el
ciclo de almacenamiento.
• Se tienen que considerar las
operaciones que se realicen en el
almacén.
Medios de Almacenaje
• Se tienen que seleccionar los medios necesarios que se
requieran.
1. Recursos Humanos
– Se debe tomar en cuenta la función a desempeñar, los
conocimientos requeridos y condiciones que deben tener.
– Se encargan de la dirección, recepción, despacho, custodia y
control.
– En la selección se tendrán que evaluar:
– Cualidades morales.
• Personas de suma confianza y honradez.
• Con gran sentido de responsabilidad y entereza.
• Sociables, con iniciativa, minuciosos y con criterio
– Cualidades Intelectuales.
• Se deben determinar para cada puesto.
• Se define el grado de instrucción, habilidad, conocimientos técnicos y
capacidad para aprender.
– Cualidades físicas.
• Buen estado físico y agilidad.
Medios de Almacenaje
2. Materiales.
– Comprende el área física de almacenamiento, estanterías, medios
de transporte interno y equipo de almacenaje.
– Locales.
• Se dividen en áreas de acuerdo a las funciones:
• Recepción.
– Debe permitir la descarga de los materiales, por lo que debe
contar con un espacio amplio.
– Delimitar las zonas de verificación y desembalaje y dotarlas
de equipos adecuados.
• Almacenamiento
– Reservar el área para guardar y conservar los artículos.
– Se le dota con estanterías y medios convenientes.
– El espacio hay que distribuirlo adecuadamente.
– Para esto se considera: tipo de artículos, cantidad de
existencias, condiciones de cobertura, seguridad,
iluminación, protección del medio ambiente.
– El ancho de los pasillos entre los estantes debe ser entre
1,50 a 3,00 m.
Medios de Almacenaje
• Para su distribución se debe tomar en cuenta:

Artículos de movimiento rápido Lugares accesibles y cercanos a


despacho.
Lento movimiento Lugares alejados de despacho

Pesados o voluminosos Lugares bajos y accesibles.

Livianos y de poco volumen Lugares altos.

En bolsas o sacos Plataformas con capacidad conocida.

Tuberías o varillas Estantes especiales

– Despacho.
• Debe tener facilidad para el acceso de los usuarios y la
entrega de materiales.
Medios de Almacenaje
– Estanterías.
• Permiten un mejor ordenamiento de los
materiales y aumentar la capacidad del local.
• Pueden ser de madera, metal o mixtos.
Medios de Almacenaje
– Medios de Transporte.
• Hay que determinar cuales son los más apropiados
considerando:
– Las características de los artículos.
– Características de las zonas de almacenaje.
– Las distancias a recorrer.
– El volumen de las operaciones
Medios de Almacenaje
– LAS PALETAS (Parihuelas)
• Es un elemento utilizado para sostener, cargar, descargar,
transportar y almacenar productos.
• Las paletas se definen como plataformas horizontales utilizadas
como base para apilar, almacenar, manipular y transportar
cargas en general, mediante el uso de carretillas elevadoras de
horquilla, transpaletas o cualquier otro mecanismo elevador
adecuado.
• Están concebidas para permitir que los productos sean
manipulados, agrupadamente, por métodos mecánicos.
• Se pueden clasificar las paletas bajo dos criterios: en función de
su forma y del uso a que se destinen.
• La clasificación más generalizada es la que atiende a su forma
constructiva que viene recogida en la norma UNE-49900
«Paletas para manipulación de mercancías».
• La que merece más atención es la paleta de madera
denominada europea, por ser la más utilizada en la distribución
de productos de gran consumo. Sus dimensiones son 800 x
1.200 mm.
- Servicio de terceros: Compatibilidad
- Almacén propio: Eficiencia

*El ahorro en el manejo de carga es


proporcional al tamaño de la carga
*Tipos de Unidades de Carga
- Pallet
- Contenedores

*Factores:
- Diseño enfocado en el
almacenamiento
- Diseño enfocado en el recojo y
preparación de pedidos
*Los dispositivos en el almacén ayudan
a una utilización plena del almacén
*Estantería especial de madera o de metal
para el almacenamiento de mercaderías.
*Estantería especial para el
almacenamiento vertical del suelo al
techo.

- Equipo Manual: Carretillas, plataformas, etc.


- Equipo Motorizado: Carritos de transporte.
- Equipo Mecanizado: Fajas transportadoras
y otros medios automatizados.
Costos de Almacenamiento
• Todo material almacenado genera determinados costos, a los
cuales denominaremos, los costos de existencias.
• Dependen de dos variables;
– la cantidad en existencias y
– el tiempo de permanencia en existencias.
• El costo de existencias (CE) es la suma de los dos costos: el
costo de almacenamiento (CA) y el costo de pedido (CP):
a) Costo de Almacenamiento:
– El costo de almacenamiento (CA) se calcula mediante la
siguiente ecuación:
Donde:
Q Q= cantidad de material en existencia
CA   T  P  I en el periodo considerado.
2 T= Tiempo de almacenamiento.
P= Precio Unitario de material y,
I= Tasa de almacenamiento expresada
en porcentaje del precio unitario.
Costos de Almacenamiento
• Sin embargo, el CA esta compuesto por una parte variable (la
cantidad de material y el tiempo) y una parte fija (alquiler de la
bodega, salarios del personal de la bodega, seguro contra
incendio y robo, maquinarias y equipos instalados, entre otro).
• La parte fija no depende de la cantidad y tiempo de
almacenamiento.
• Por ello, es prudente utilizar una formula más amplia, la tasa de
almacenamiento (TA) que constituye la suma de las siguientes
tasas (todas expresadas en porcentaje):
• Ta = Tasa de almacenamiento Físico:
Donde:
100  A  Ca A= Área ocupada por las existencias.
Ta  Ca= Costo anual del metro cuadrado
CP de almacenamiento.
C= Consumo anual del material.
P= Precio Unitario material.
Costos de Almacenamiento
• Tb= Tasa de retorno del capital detenido en existencias:
100  Ganancia
Tb 
Q P
– Donde: Q x P= Valor de los productos almacenados.
• Tc= Tasa de seguros del material almacenado
100  CostoAnualdelEquipo
Tc 
Q P
• Td= Tasa de transporte, manipulación y distribución del material

100  DevaluaciónAnualdelE quipo


Td 
Q P

• Te= Tasa de obsolescencia del material:

100  Pérdidasan ualesporan tiguedad


Te 
Q P
Costos de Almacenamiento
• El CAP se calcula a través de los siguientes gastos
efectuados en el año:
– Mano de obra utilizada para emisiones y procesamiento de los
pedidos.
– Materiales utilizados en la confección del pedido (formularios,
papel, sobres, etc.).
– Costos indirectos: gastos efectuados indirectamente, como luz,
teléfono, fax, gastos de oficina, entre otras).
– Calculados el CA y el CP, se obtiene el CE:

CE = CA + CP

• Todos los esfuerzos para calcular y controlar las existencias


se hacen para reducir al mínimo el CE.
Costos de Almacenamiento
– En resumen, la tasa de almacenamiento (Ta) es la suma de
todas las tasas explicadas:

TA= Ta + Tb + Tc + Td + Te + Tf

b) Costo de pedido:
– El costo de pedido (CP) es el valor en peso de los costos
incurridos en el procesamiento de cada pedido de compra. Para
calcular el CP, se parte del costo anual de todos los costos
involucrados en el procesamiento de los pedidos de compra,
divididos por el número de pedidos procesados en el pedido.

Costo anual de los pedidos (CAP)


CP=
Número de pedidos en el año (N)
Costos para la empresa

a b c d
Volumen anual
a: Rango económico para almacenamiento alquilado
b: Rango económico, almacenamiento en leasing y manual
c: Rango económico, almacenamiento propio y mecánico
d: Rango económico, almacenamiento propio y automatizado
Manipuleo de materiales
• Esta función involucra el movimiento, la preparación,
colocación y embalaje de las existencias.
• Se realiza tanto al ingresar al almacén como en el despacho o
salida.
• Es necesaria, por lo que no puede eliminarse pero si
simplificarse.
• Constituye uno de los elementos de costo más importantes
dentro del almacén.
• Encierra cuatro aspectos importantes:
– Movimiento.-
– Tiempo.-
– Cantidad.-
– Espacio.-
• El objetivo es lograr la manipulación en el menor tiempo posible
y con el menor esfuerzo realizado.
Manipuleo de materiales
Objetivos de la Manipulación.
• Reducción de costos.
• Aumentar la capacidad productiva.
• Reducción de desperdicios.
• Mejorar las condiciones de trabajo.
• Mejorar la distribución física.

Factores de importancia.
• Naturaleza de la Industria
• Naturaleza del Proceso.
• Relación de Valor a Volumen.
• Peso y tamaño de los elementos.
Manipuleo de materiales
Funciones.
• Ingeniería de Manipulación.
– Comprende el planeamiento de las actividades a realizar y
dotarlas del equipamiento suficiente.
– Involucra las siguientes actividades:
• Selección y mejoramiento de los métodos y sistemas a
emplear.
• Planeamiento de la mano de obra, control y medición de
resultados.
• Distribución de planta.
• Diseño de los equipos.
• Especificación y selección de los equipos adecuados.
– Incluye el análisis de las herramientas a emplear para minimizar o
eliminar las operaciones manuales.
• Operaciones.
– Se trata de la ejecución de los planes de manipulación diseñados.
• Transporte.- interno y externo.
• Movimientos en la recepción, almacenaje, flujo y despacho.
• Control
– Entrenamiento
• Busca lograr operaciones eficientes.
Manipuleo de materiales
Principios de la Manipulación.
1) Planeamiento
a) La manipulación debe planearse de acuerdo a la economía del
conjunto.
b) Los conceptos de manipulación deben ser aplicados por todos los
miembros de la organización.
c) Las instalaciones se deben distribuir para simplificar la
manipulación.
d) La responsabilidad de la actividad debe estar centralizada.
e) Uso de las tres dimensiones.- aumentar la altura de almacenaje.
f) Empleo del almacenamiento móvil.
2) Explotación.- se refiere a la operación de manejar los materiales.
a) La manipulación eficiente es segura.-
b) La doble manipulación debe evitarse.
c) Las operaciones deben ser realizadas con cargas unificadas.
d) Se debe usar la gravedad siempre que sea posible.
e) Usar medios mecánicos prácticos cuando la gravedad no basta.
Manipuleo de materiales
Principios de la Manipulación.
3) Equipo.-
– Selección del equipo apropiado en relación a los materiales,
espacio, altura, etc.
– Incorporación del equipo al sistema de la empresa.
– Coordinación del trabajo en forma precisa para reducir
tiempos ociosos de las máquinas y equipos.
– Reducción del tiempo de parada de los equipos.
– Normalización de equipos y métodos.
– Flexibilidad del equipo considerando las posibilidades de
cambios.
4) Costo.
– Conocimiento de los costos de manipulación.
– Elegir el equipo según el costo más bajo de manipulación.
– Amortización del equipo en tiempo razonable.
Existencias o Inventarios
• Son la variedad de materiales que se requieren en la empresa y
se guardan para ser utilizados, consumidos o vendidos.
• Varían en función del consumo, utilización o venta.
• Se clasifican según:
1. Uso y movimiento.
– Inventario normal o activo.
• Está formado por los artículos de uso constante y
seguro, por lo que deben existir en forma permanente.
• Su renovación se regula en función del consumo y su
periodo de reposición.
– Inventario de seguridad o reserva.
• Está formado por los artículos que permiten enfrentar
cualquier demora en el abastecimiento.
• Su magnitud depende del estudio de necesidad, del
servicio y del tiempo de demora en abastecerse
• También se le conoce como inventario mínimo.
Existencias o Inventarios
– Inventario de protección.
• Es una cantidad extra de ciertos materiales que se
almacena para enfrentar imprevistos.
• Su empleo o consumo es excepcional.
• Su no disponibilidad puede conducir a paralizaciones o
pérdidas mayores de la empresa.
• Muchas veces no se usan y se rematan cuando dejan de
ser útiles.
– Inventario sobrante.
• Está formado por aquellos materiales que han dejado de
consumirse o se ha reducido su consumo (son sobre
stocks).
– Inventario de recuperación.
• Está formado por los materiales que ya no tienen uso o
están deteriorados pero que pueden usarse
adaptándolos o reparándolos.
– Inventario promedio.
• Es la media aritmética de cada material que existe en el
almacén al fin de varios periodos.
Existencias o Inventarios
– Inventario máximo.
• Es la cantidad máxima de cada material que puede existir en el
almacén.
– Inventario mínimo.
• Es la cantidad mínima de cada material que debe existir en el
almacén.
• Permite evitar roturas de stocks y hacer frente a los atrasos.
2. Su situación respecto al Sistema Productivo.
– Necesarios para el proceso.
• Materia prima.- forman parte del producto
• Productos semi terminados.
• Artículos de consumo, auxiliares o accesorios.-.
• Utilaje.- herramientas, matrices, accesorios, moldes, etc.
• Material de mantenimiento.
• Material de embalaje.- cinchos, cajas, papeles, etc.
Procedentes del Proceso productivo.
• Son los productos que fabrica la empresa.
3. Según su obtención.
– Adquiridos en el exterior.
– Fabricados en la empresa.
Existencias o Inventarios
– Inventario máximo.
• Es la cantidad máxima de cada material que puede existir en el
almacén.
– Inventario mínimo.
• Es la cantidad mínima de cada material que debe existir en el
almacén.
• Permite evitar roturas de stocks y hacer frente a los atrasos.
2. Su situación respecto al Sistema Productivo.
– Necesarios para el proceso.
• Materia prima.- forman parte del producto
• Productos semi terminados.
• Artículos de consumo, auxiliares o accesorios.-.
• Utilaje.- herramientas, matrices, accesorios, moldes, etc.
• Material de mantenimiento.
• Material de embalaje.- cinchos, cajas, papeles, etc.
Procedentes del Proceso productivo.
• Son los productos que fabrica la empresa.
3. Según su obtención.
– Adquiridos en el exterior.
– Fabricados en la empresa.
Ubicación de las Existencias
• En todo momento se debe conocer donde se encuentran las
existencias, aún si no las conocemos.
• Para ello se puede desarrollar un sistema de ubicación, con un
código que nos permita acceder rápidamente a cualquier
material.
• De esta manera se evitan las personas indispensables.
• Para desarrollar el sistema se sigue la siguiente metodología:
1. Distribuir la zona de almacenaje en áreas.
2. En cada zona determinar el número de estantes o
andamios y la cantidad de áreas libres de almacenamiento.
3. Definir tipo y número de casilleros de cada estante.
4. A las áreas libres se les da el mismo tratamiento que a los
estantes.
5. Se elige una simbolización y se arma el código.- puede ser
alfabético, numérico o mixto.
Ubicación de las Existencias
• Es conveniente tomar en cuenta las reglas siguientes:
1. Emplear letras para designar bodegas.
2. Designar los estantes con números de dos dígitos o con dos letras.
3. Nominar cada casillero por su ubicación según fila y columna, en cada
estante.
4. Las filas enumerarlas de abajo hacia arriba.
5. Las columnas, según puedan ampliarse.
6. Conviene tener los estantes pares a un lado del pasillo y los impares al
otro.
7. Evitar el uso de las letras: I, O, Q y Z para evitar confusiones con los
dígitos 1, 2 y 3.
8. El código de ubicación debe figurar en la tarjeta de control y en la relación
de materiales.

Ejemplos: A09E05 => Bodega A, estante 9, columna E, fila 5.


CA1A02 => Bodega C, estante A1, columna A, fila 2
Ubicación de las Existencias
Ventajas de un Sistema de Ubicación.

1) Facilita y aligera la atención a los usuarios.


2) Reduce el tiempo de espera en las entregas o despachos.
3) Evita el personal indispensable en el almacén.
4) Facilita el control y ordenamiento de los materiales.
5) Agiliza la toma de inventarios.
6) Permite una mejor organización del almacén.
7) Se pueden ordenar los materiales según su movimiento.
Catalogación de los materiales
• Mediante la catalogación se busca ordenar la información y
eliminar variedades innecesarias, así como la reducción de
inventarios.
• No se debe permitir el aumento de variedades por el empleo de
diferentes marcas y especificaciones.
• La catalogación permite disminuir costos.
• Catalogación: Significa, inventario de todos los artículos
existentes sin omitir ninguno. La catalogación permite la
presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una
idea general de la colección.
• Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de
artículos empleados con una misma finalidad. Cuando existen
dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda que la
simplificación favorece la normalización.
• Especificación: es la descripción detallada de un artículo,
como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc.
Catalogación de los materiales
• Normalización: Indica la manera en que el material debe ser
utilizado en sus diversas aplicaciones.
• Estandarización: significa establecer idénticos estándares de
peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no
existan muchas variaciones entre ellos.
• Procedimiento para Catalogar.
• Se pueden distinguir varias etapas.
– Determinar las normas que regirán la catalogación.
– Identificación de cada uno de los materiales existentes.
– Preparación de la catalogación, seleccionando clases, subclases,
secciones, etc.
– Ordenamiento de los materiales.
– Distribución de los materiales de acuerdo a la norma y las clases
definidas.
– Elección de los símbolos de la catalogación.
– Asignación del código a cada artículo.
– Generar el catálogo de materiales.
Catalogación de los materiales
Programa de Catalogación.
– Se emplea para preparar el
proceso e catalogación.
– Se deben tener las
siguientes condiciones:
1. Preparación
2. Ejecución
3. Responsabilidad
4. Participación
Catalogación de los materiales
• Objetivos del Programa de Catalogación.
– Ayudar con la catalogación en la solución de ineficiencias y
costos excesivos.
– Obtener la colaboración del personal.
– Fijar y distribuir las normas.
– Difundir el conocimiento de las normas.
– Resolver los procedimientos relacionados con los
materiales.
– Difundir los resultados.
– Evaluar la ejecución.
Catalogación de los materiales
• Etapas del Proceso de Catalogación.

Normalización

Identificación

Clasificación

Codificación
Normalización
• Tiene como objetivo disminuir las variedades existentes
estableciendo normas.
• Hay que seleccionar los materiales que se deben emplear y los
productos a fabricar.
• Todas las empresas tienen ciertas especialidades que
procuran mantener, por lo que hay que observarlas y
analizarlas.
• Normalización de los materiales.
i. Materiales de Producción.
• Materiales de metal.- planchas, varillas, tubos, barras,
platinas, etc., de acero, acero inoxidable, fierro, bronce, cobre.
• Alambres y cables.- variedad de dimensiones, hilos, tipos y
material.
• Repuestos.- mecánicos, eléctricos, etc.
• Dispositivos de fijación.
ii. Materiales de Construcción.
iii. Materiales de embalaje y manipulación.
iv. Equipos de manipulación y sus repuestos.
v. Materiales y equipos de mantenimiento y sus repuestos.
vi. Equipos de oficina y útiles de escritorio.
Normalización
• También hay que clasificarlos por.
i. Materiales activos.
ii. Materiales de movimiento moderado.
iii. Materiales misceláneos.
iv. Materiales de protección.
v. Materiales sin movimiento
Identificación

• A cada material se le
da una denominación
única y se definen sus
especificaciones.
• Esto permitirá ubicar a
la familia y clase a la
que pertenece el ítem.
• Se tiene que evitar
duplicidades y
variedades excesivas.
Clasificación

• Consiste en el ordenamiento sistemático de todas las


existencias similares.
• Se deben analizar las descripciones y características
consideradas en la identificación.
• Se clasifican por familias, clases, subclases, grupos,
subgrupos, etc.
• Ejemplo de clases:
– Materiales de ferretería en general.
– Rodamientos, repuestos y accesorios.
– Pinturas, barnices y otros revestimientos de protección,
equipos para pintar, repuestos y accesorios.
– Productos básicos de metal.
– Material para instalaciones eléctricas.
– Vehículos, automóviles, repuestos y accesorios.
Clasificación.

• Ejemplo:
– Clase: Materiales de
ferretería en general.
– Subclases:
• Aseguradores.- clavos,
tachuelas, pernos,
prisioneros, tornillos, etc.
• Cerrajería.- cerrojos,
picaportes, chapas, aldabas,
etc.
• Arandelas, anillos, huachas y
similares.
• Poleas, soportes, tecles y
similares.
• Bocinas, pines, pasadores y
similares.
Codificación
• Consiste en asignar códigos únicos a cada uno de los artículos con
la finalidad de diferenciarlos.
• Hay que elaborar tablas de equivalencias con el sistema anterior.
• Se definen códigos que permitan futuras expansiones en la
codificación.
• Antes que nada se tiene que hacer una revisión completa de los
materiales.
• Se pueden emplear símbolos: numéricos, alfabéticos o nombres
nemotécnicos.
• Se debe decidir entre emplear códigos inteligentes o simples
correlativos.
• Ejemplo:
– 18 Material eléctrico.
– 1806 Lámparas incandescentes.
– 18060025 Lámparas incandescentes de 25 Watts.
• Ejemplo:
– 100HC2016B0 Hilado de alpaca baby en cono, dos hilos título
2016 blanco.
– 120T0N5 Top de alpaca superfine, negro teñido.
Codificación
• Se puede considerar el empleo de:
a) Códigos en secuencia.
b) Códigos en bloques.- se reservan símbolos en la secuencia.
c) Código de grupo.- donde se ordena por campos
Ejemplo.- 31082467
31 Clase
08 Subclase
2467Correlativo del ítem
d) Códigos Decimal.- es un sistema muy empleado para
clasificar libros en las bibliotecas (sistema Dewey).
Ejemplo:
• 15-28-35-49-0778
• 15 Familia
• 28 Clase
• 35 Subclase
• 49 Grupo
• 0778 Correlativo
Codificación
Factores que afectan el Plan de Codificación.
• Material que se va a codificar.
– Hay que empezar viendo las necesidades de información que necesita la
empresa.
– Si se tienen pocos ítems se puede emplear un código secuencial.
– Si hay gran variedad y cantidad, conviene un código más complejo. Se
requerirá elaborar un catálogo.
– El código debe ser flexible, de forma tal que permita introducir nuevos
ítems sin problemas.
• El empleo que se dará a los datos del código.
– Generalmente sirven para varios objetos => en este caso se requieren
códigos flexibles.
• Ahorro en el trabajo del personal.
– Los códigos empleados deben facilitar y simplificar las funciones del
almacén.
• Adaptabilidad del personal.
– El código debe adaptarse al personal que lo va a utilizar.
– Hay que definir quien tendrá a cargo el mantenimiento del catálogo así
como los procedimientos a seguir en el caso de ingresar nuevos ítems o
darles de baja.
– El personal deberá estar entrenado en el uso del código.
Codificación
Ventajas de la Catalogación.
• Simplifica los inventarios reduciendo el número de artículos y su
variedad.
• Disminuyen los errores, pues se logra una clara identificación
de los artículos.
• Permite ordenar mejor el inventario.
• Mejora el cálculo de necesidades.
• Elimina los artículos obsoletos.
• Mejora el control de las operaciones logísticas.
• Todas estas ventajas inciden en los resultados económicos de
la empresa.