PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK MUTU

OLEH MARGONO SLAMET

Mutu tidak akan datang dengan sendirinya, perlu usaha khusus. Peningkatan mutu yang terus-menerus adalah hasil dari budaya kerja. Budaya kerja yang baik adalah hasil pembinaan jangka panjang. Agar budaya kerja yang baik tercapai perlu perencanaan jangka panjang yang bersifat strategik. Rencana jangka panjang perlu tujuan-tujuan yang jelas, yang berfokus pada kepentingan dan kebutuhan para pelanggan. Rencana jangka panjang harus realistik, berdasarkan kondisi diri dan lingkungan.

# Mengapa Fakultas MIPA ini ada atau diadakan ? # Untuk apa dan untuk siapa Fakultas ini ada ? # Apakah Fakultas ini mengejar pencapaian tujuan-tujuan yang benar ? .

VISI dan MISI Apakah yang kita inginkan ? Apakah visi. misi dan nilai-nilai kita ? PERSYARATAN DARI PELANGGAN Siapakah yang menjadi pelanggan-pelanggan kita ? Apa saja yang diharapkan dari kita oleh para pelanggan ? Kita perlu baik dalam hal apa saja agar mampu memenuhi hapapan-harapan para pelanggan ? Apakah yang dituntut mahasiswa dari institusi kita ? Metoda apa yang kita gunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan para pelanggan ? .

kelemahan-2. kesempatan-2 dan ancaman-2 yang kita miliki dan hadapi ? Faktor-2 mana yang menentukan kesuksesan kita ? Bagaimana kita akan dapat meraih sukses ? KINERJA YANG BERMUTU Standar kinerja mana yang akan kita pakai ? Bagaimana kita akan menyajikan mutu ? Mutu yang akan kita sajikan itu menuntut biaya dan pengorbanan apa dari kita ? .(Lanjutan) JALAN MENUJU SUKSES Apakah kekuatan-2.

( Lanjutan ) INVESTASI PADA SDM SDM kita harus dikembangkan menjadi bagaimana ? Apakah kita sudah sudah berinvestasi untuk mengembangkan SDM ? MENGEVALUASI PROSES Apakah kita telah menjalankan proses peningkatan mutu dengan benar ? Bagaimana kita tahu bahwa kita telah meraih suskses ? .

Misi dan Nilai2 Bidang apa yang kita geluti Identifikasi Pelanggan & Kebutuhan Analisa SWOT + FPK Rencana Perguruan Tinggi Kebijakan Mutu dan Rencana Mutu Siapa pelanggan2 kita dan apa yang mereka butuhkan dan harapkan Kita harus mampu lebih baik dalam hal apa saja Bagaimana kita akan meraih sukses Bagaimana kita akan menyajikan mutu Biaya Mutu Apa dan berapa biaya dan pengorbanan yang diperlukan Evaluasi dan Umpan balik Bagaimana kita tahu kalau kita sukses .URUTAN LANGKAH PERENCANAAN STRATEGIS Visi .

.IMTAQ dan ber-IPTEK. NILAI dan TUJUAN Pemisahan secara jelas keempat hal tersebut akan membuat jelas institutsi apa yang ingin dikembangkan. MISI . Dari pernyataan singkat itu kemudian dijabarkan agar menjadi lebih jelas. Contoh : = Menyajikan pendidikan yang bermutu tinggi = Mencari dan memberi yang terbaik = Mewujudkan masyarakat yang sadar akan kebesaran Tuhan dan alam ciptaannya.VISI . = Membangun masyarakat yang ber. VISI adalah pernyataan tentang maksud akhir yang ingin diwujudkan oleh/dengan adanya institusi itu.

memanfaatkan kesempatan-kesempatan yang ada bagi .M I S I adalah pernyataan yang berkaitan erat dengan visi. # Misi harus dapat dijabarkan menjadi tindakan-tindakan dengan . maka tidak perlu khawatir misi tidak akan dapat dilaksanakan. institusinya. . # Kriteria Mudah dihafal untuk menyusun pernyataan misi : Mudah dikomunikasikan Sifat bidang garapan jelas Ada komitmen pada mutu Mengandung maksud jangkapanjang Memfokus pada pelanggan Harus fleksibel . dan memberi arah yang jelas yang akan ditempuh pada sekarang ini dan yang akan datang. # Pernyataan tentang misi ini membuat suatu institusi berbeda de` ngan yang lain. # Bila misi ini didukung oleh adanya strategi mutu jangka panjang.

Fakultas MIPA Univ. sebaik-baiknya. dikan dengan mutu yang setinggi mungkin. ilmu Alam dan Matematik kepada para mahasiswanya dengan . Fakultas MIPA Univ. 2. Alamiah menyiapkan SDM yang mengua. Purbakala bermaksud mengajarkan ilmu. Fakultas MIPA Univ. standar mutu tinggi agar bermanfaat setelah lulus. sai ilmu MIPA dengan mutu tinggi agar bisa diamalkan dengan . Semenanjung memberi pelayanan pendi-.CONTOH : 1. . 3. .

3. institusi yang bersangkutan. Pernyataan nilai harus singkat. Tata nilai mendorong dan memberi arah bagi institusi. serta . Mengutamakan kepentingan pelanggan. Bekerja dengan jujur sesuai standar profesional yang tinggi. dalam mencari dan mewujudkan visi dan misinya.TATA NILAI Tata nilai suatu institusi adalah prinsip-prinsip yang digunakan . mudah dihafal. menjamin adanya maksud yang konsisten. 2. . Bekerja sambil melakukan perbaikan mutu secara berkelan. jutan. munikasikan. CONTOH : 1. dan mudah diko-. Tata nilai institusi menyatakan keyakinan-2 dan aspirasi-2 dari .

. . .. TUJUAN harus realistik dan mungkin untuk dicapai. MISI dan TATA NILAI dijabarkan menjadi tujuan.TUJUAN VISI. sehingga hasil yang dicapai dapat dievaluasi secara terukur. TUJUAN seharusnya dirumuskan dalam bentuk yang dapat diukur. tujuan yang dapat dicapai.

Masing-masing fungsi PT (pendidikan. pengabdian dan administrasi) memiliki kelompok pelanggan yang berbeda. Masing-masing kelompok pelanggan memiliki kebutuhan dan harapan.IDENTIFIKASI PELANGGAN DAN KEBUTUHANNYA Mengidentifikasi berbagai kelompok pelanggan perguruan tinggi secara spesifik sangatlah penting. sekunder dan tersier) maupun internal. Dengarkan dan baca kebutuhan dan harapan pelanggan. baik aktual maupun potensial. baik pelanggan eksternal (primer. Perguruan tinggi harus berusaha memenuhi kebutuhan dan harapan itu. penelitian. . Produk dan jasa yang dikatakan bermutu tak berarti apa-apa tanpa analisa pasar ini.

MATRIK KEBUTUHAN PELANGGAN PERGURUAN TINGGI Pelanggan Fungsi PT Eksternal Internal Primer Sekunder Tersier Dosen Pegawai Pendidikan Penelitian Pengabdian pd Masyarakat Administrasi .

Meminimalkan kelemahan c.ANALISIS S W O T DAN FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN SWOT analisis merupakan alat yang paling efektif untuk mengetahui potensi institusi. analisis internal memfokus pada kinerja institusi: kekuatan dan kelemahan dalam berkinerja. Tujuan analisis SWOT adalah: a. Memaximalkan kekuatan b. b. Mengurangi acaman . analisis kondisi dan situasi lingkungan: kesempatan dan ancaman berada dan berasal dari lingkungan eksternal. SWOT analisis dapat dibagi dua : a. Memanfaatkan secara maximal kesempatan yang ada d.

Strategi perguruan tinggi perlu dikembangkan sedemikian rupa agar dapat melindungi dirinya dari persaingan dan dapat meningkatkan daya tariknya terhadap pelanggannya. . maka menghasilkan identitas yang membedakan dari pesaingpesaing-pesaingnya. Persyaratan yang dituntut pelanggan. Keunggulan kompetitif dari institusi. dan b.(Lanjutan Analisis SWOT) Aktivitas SWOT dapat diperkuat bila analisis difokuskan pada : a. Bila analisis ini dipadukan dengan misi dan nilai-nilai yang nilaidimiliki. Kedua hal itu (a dan b) adalah kunci untuk menyusun strategi jangka panjang.

staf pengajar & staf pendukung Ancaman Kehilangan identitas dan reputasi Kehilangan dosen senior yang berpengberpengalaman Munculnya perguruan tinggi baru Berkurangnya lulusan SMU .ANALISIS SWOT Kekuatan Memiliki banyak mahasiswa Tim pimpinan yang bersemangat Hasil ujian yang sangat baik Jurusan Kimia & Biologi kuat Dukungan orang tua kuat Moral staf baik Dukungan Pemda Kelemahan GedungGedung-gedung tua yang tak menarik Staf pengajar kebanyakan masih muda Anggaran yang kecil Kurang fasiltas laboratorium Mutu mahasiswa baru kurang Buku di perpustakaan sangat kurang Kesempatan Merger dengan PTS berreputasi kurang tapi punya fasilitas baik Mengembangkan reputasi penelitian Semangat menghadapi situasi baru Kesempatan meningkatkan keahlian .

eksternal : kepuasan pelanggan. FPK adalah kegiatan-kegiatan kunci yang diidentifikasi sendiri kegiatandengan berporos pada misi yang diembannya. FPK merupakan kunci untuk bisa meningkatkan mutu kinerja. internal : jumlah peningkatan keprofesionalan staf dan keberhasilan kerja tim-tim yang ada.FAKTOR PENENTU KEBERHASILAN FPK adalah indikator yang harus ditemukan bila perguruan tinggi ingin memuaskan pelanggannya dan memenuhi misinya. FPK mencakup indikator-indikator : indikatora. b. tim- . ketanggapan terhadap kebutuhan/kepentingan masyarakat.

TimAmbang batas kelulusan ujian yang diperbaiki. Sarana belajar-mengajar yang memenuhi kebutuhan mahasiswa. personal.‡FPK INTERNAL mencakup antara lain : Sistem penerimaan mahasiswa yang terbuka. . budaya dan etikal mahasiswa. belajarMelibatkan sebagian besar staf dalam tim-tim perbaikan mutu. Pembinaan nilai-nilai sosial. nilaiPerbaikan strategi belajar-mengajar. timKemudahan dan kecepatan lulusan mendapatkan pekerjaan dan meneruskan pendidikan. belajarTim-tim perbaikan mutu yang berfungsi dengan baik.

‡FPK EKSTERNAL mencakup antara lain : Peningkatan akses ke perguruan tinggi. Meningkatnya pangsa pasar. Hubungan yang semakin baik dengan industri dan bisnis. Meningkatnya ketanggapan terhadap kebutuhan dan kepentingan masyarakat. . Bertambahnya partisipasi masyarakat dari kelompok minoritas dan penyandang cacat. Meningkatnya kepuasan pelanggan melalui survei.

berkiat. prinsip-prinsip. Rencana strategis disusun berdasarkan visi.l. dan nilai-nilai/prinsip-prinsip tertentu untuk memenuhi nilai-nilai/prinsipkebutuhan para pelanggan masa kini dan masa depan. serta hasil identifikasi pelanggan dan kebutuhannya. Dalam rencana strategis dicantumkan juga tujuan-tujuan jangka tujuanpanjang. .MENYUSUN RENCANA STRATEGIS DI PERGURUAN TINGGI Rencana strategis adalah langkah-langkah kegiatan yang tersusun langkahsecara rasional. prinsiphasilhasil-hasil analisis SWOT dan FPK. serta berdasarkan visi. Berdasarkan rencana strategis inilah rencana kerja tahunan disusun. Rencana strategis perguruan tinggi disusun untuk k. misi. 10 tahun. misi. dan berjangka panjang.

. Analisis SWOT dan FPK. Sistem Penyusunan Biaya Mutu. misi dan nilai-nilai/ nilaiprinsip-prinsip. Kebijakan Mutu. Prinsip-prinsip Penyusunan Rencana Kerja PrinsipTahunan.ISI POKOK RENCANA STRATEGIS Pernyataan tentang visi. Sistem Pemantauan dan Evaluasi. Sistem Perencanaan Mutu. prinsipAnalisi umum pelanggan dan kebutuhannya.

. Kebijakan Mutu biasanya berisi : a. . perbaikan mutu secara terus menerus. kemampuan bersaing dengan mutu c. misi dan nilai-nilai. partisipasi seluruh tenaga kerja e.KEBIJAKAN MUTU adalah ketetapan organisasi tentang mutu yang akan dicapai. pentingnya mutu b. hubungan dengan pelanggan d. Kebijakan Mutu ditetapkan secara tertulis. Kebijakan Mutu berkaitan erat dengan visi.

. 2. . QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT atau Pengaturan Fungsi Mutu adalah teknik untuk menterjemahkan kebutuhan pepelanggan menjadi disain mutu. RENCANA MUTU adalah jabaran operasional dari kebijakan mutu. yaitu menyusun disain mutu bagianmenjadi suatu sistem. . . yang berisi terjemahan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu yang tersusun menjadi suatu sistem. . dan proproses. perencanaan produk (barang atau jasa).. .proses terbaik untuk menghaskan mutu yang sesuai sesdengan disain mutu. yaitu menerjemenerjemahkan kebutuhan pelanggan menjadi disain mutu. pengaturan bagian-bagian. PFM terdiri dari empat fase : . 1.

perencanaan proses. perencanaan produksi. PFM biasanya dibantu oleh Diagram Rumah Mutu atau House of Quality Diagram. . yaitu langkah-langkah langkahpelaksanaan produksi dan pengendaliannya.3. 4. yaitu penentuan prosesprosesproses yang paling tepat untuk menghasilkan mutu sesuai dengan disain mutu.

Ada dua jenis biaya mutu : 1. # tim kerja yang mantap. Biaya pencegahan (prevention cost) 2. . # sistem dan proses yang bermutu. # pelatihan yang bermutu. CROSBY : ³Mutu tidak mahal. yang mahal adalah kesalahan´ Agar tidak terjadi kesalahan diperlukan : # SDM yang bermutu. Biaya kegagalan (failure cost).BIAYA MUTU adalah biaya atau korbanan lain yang diperlukan untuk meraih mutu. BIAYA PENCEGAHAN ialah biaya yang diperlukan untuk mencegah terjadinya kegagalan/kesalahan dalam proses pengadaan barang atau jasa dan dalam penyajiannya.

rasa kecewa. Di perguruan tinggi biaya pencegahan perlu untuk : # pimpinan yang bermutu. Biaya kegagalan sering sulit diperhitungkan secara tepat. dosen- # tenaga administrasi yang terampil. atau akibat tidak sesuainya barang atau jasa dengan kebutuhan pelanggan. waktu yang terbuang. karena dapat mencakup ketidakketidakpuasan pelanggan. # perpustakaan dan laboratorium yang lengkap. # peraturan yang jelas dan sampai pada yang bersangkutan. # dosen-dosen yang bermutu. terlebih dalam hal jasa. # lulusan banyak menganggur.BIAYA KEGAGALAN ialah biaya yang timbul akibat terjadinya kesalahan dalam proses pengadaan dan penyajian barang atau jasa. mengulang kembali pekerjaan. # disiplin yang baik. Dalam jangka panjang biaya kegagalan lebih besar dari biaya pencegahan. Biaya kegagalan diperlukan untuk : # mahasiswa gagal studi. . dll. dll.

pemantauan dan evaluasi pencegahan.RENCANA KERJA adalah rencana kegiatan-kegiatan operasional kegiatanyang tersusun secara rasional. Pemantauan dan evaluasi mempunyai dua tujuan : 1. HasilHasil-hasil pemantauan dan evaluasi sangat diperlukan dan berguna dalam usaha perbaikan mutu. dan jika tidak berhaberhasil apa sebabnya. 2. dan berjangka pendek. . EVALUASI adalah kegiatan untuk mengetahui apakah pelaksapelaksanaan rencana kerja itu berhasil atau tidak.. Rencana kerja adalah jabaran rencana strategis yang mengutamengutamakan mutu. rencana kerja dan mengumpulkan informasi-informasi tentang pro. biasanya untuk satu tahun. berkiat. .. informasiproses pelaksanaannya. . . pemantauan dan evaluasi perbaikan. PEMANTAUAN dan EVALUASI PEMANTAUAN adalah kegiatan mengamati pelaksanaan renca.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful