Analisis Pekerjaan

Wahid A. Jauhari UNS 2010 2010

Analisis Pekerjaan
‡ Analisa jabatan (job analysis) merupakan suatu proses penggambaran dan pencatatan informasi yang berkaitan dengan perilaku dan kegiatan yang dilakukan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan usaha untuk menyatakan dalam katakata apa yang dikerjakan oleh seseorang pada suatu jabatan tertentu ‡ Analisa Jabatan ( Job Analysis) juga merupakan proses dari serangkaian kegiatan yang secara sistematis mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan dengan jabatan tersebut dalam kurun waktu tertentu

Analisis Pekerjaan Vs Desain Pekerjaan
‡ Analisi pekerjaan lebih sempit sifatnya ‡ Suatu sistem formal yang mengumpulkan data tentang apa yang dikerjakan orang dalam pekerjaannya ‡ Fokus utama :mendapatkan pengertian yang jelas tentang apa yang dilakukan dalam suatu pekerjaan dan kemampuan apa yang diperlukan untuk mengerjakannya sesuai dengan desainnya ‡ Desain pekerjaan lebih luas sifatnya ‡ Tujuan : ± mencocokkan kebutuhan produktivitas organisasi dengan kebutuhan individu ± Memberikan individu pekerjaan yang cocok dan efektif dalam gerak organisasi ‡ Perhatian : mengubah, menyederhanakan, memperluas, memperkaya, usaha membuat pekerjaan sedemikian rupa usaha dari setiap tenaga kerja sejalan dengan pekerjaan lainnya

Pihak yang membutuhkan analisis pekerjaan ‡ Rekruter ± Rekruter harus mengetahui apa yang dibutuhkan oleh suatu jabatan dan orang seperti apa yang akan mendudukinya. ‡ Perencana organisasi ± Perencana organisasi harus mampu membuat suatu rencana untuk mengembangkan organisasi termasuk kebutuhan pengembangan jabatan. ‡ Perencana karir ± Perencana karir harus mampu menilai jabatan mana yang berhubungan dengan maksud dan tujuan pengembangan serta mampu menempatan pekerja sesuai dengan aspirasi dan kompetensi yang dimiliki individu dan kebutuhan perusahaan. ‡ Trainer ± Trainer harus mengetahui dan memahami jabatan tersebut untuk menentukan bentuk pelatihan seperti apa dan bagaimana yang akan diberikan kepada pemegang jabatan agar pemegang jabatan tersebut dapat melakukan tanggung jawabnya dengan baik. ‡ Assessor/Penaksir ± Assessor harus dapat mengukur kinerja individu dibandingkan dengan hasil kerja yang sebenarnya dibutuhkan jabatan tersebut. .

‡ Pekerja (Pemegang jabatan) ± Pemegang jabatan harus memiliki pengetahuan tentang pekerjaan/jabatannya agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik . Para manajer harus mengetahui dan melihat agar dapat melakukan perbaikan seperlunya serta mampu mengarahkan usaha pekerja (karyawan) yang memegang jabatan tersebut. ‡ Jajaran Manager ± Para manajer memperoleh hasil melalui kerja para bawahannya. dan harus mengembangkan organisasi untuk memenuhi kebutuhan perubahan dan memastikan keberadaannya dapat dilanjutkan. ‡ Chief Executive ± Chief Executive harus dapat memimpin dan memotivasi semua pekerjanya dalam organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan.Pihak yang membutuhkan analisis pekerjaan (cont¶d) ‡ Penilai kerja ± Penilai kerja harus dapat menimbang tingkat kesukaran dan kepentingan jabatan dibandingkan dengan jabatan yang lainnya dalam suatu organisasi.

kemampuan. Abilities.Langkah utama dalam analisis pekerjaan ‡ Penentuan tugas-tugas utama. tingkah laku. aktivitasaktivitas. dan karakteristik lainnya (KASOCs. Knowledge. maupun kewajiban-kewajiban yang harus dilakukan. and other Characteristics) yang harus dimiliki untuk melaksanakan tugas-tugasnya ‡ . keahlian. Melakukan identifikasi terutama berkaitan dengan pengetahuan. Skills.

. maupun tingkah laku fisik ataupun mental yang diperlukan dalam melaksanakan suatu pekerjaan. perilaku. ‡ Kemampuan (Ability) mengacu pada kompetensi yang ditunjukkan dalam melakukan perilak yang dapat diamati ataupun perilaku yang menghasilkan produk yang dapat diamati.Identifikasi knowledge. dan termasuk pengolahan data. other characteristic ‡ Pengetahuan (knowledge) disini mengacu pada struktur informasi yang teratur (an organized body of information) biasanya berupa fakta ataupun prosedur alami yang diaplikasikan langsung dalam kinerja suatu fungsi tertentu. maupun secara mental. skill. orang maupun benda baik secara manual. verbal. ‡ Karakteristik lainnya (other characteristics) adalah kepribadian. ‡ Keahlian (Skill) adalah kompetensi untuk mempelajari tingkah laku psikomotor. ability.

trainer dapat merencanakan program pelatihan. Uraian jabatan berisi informasi tentang jabatan tersebut. ‡ Job deskripsi yang baik adalah dapat memberikan sebuah dokumen sehingga semua orang dapat membuatnya secara benar (rekruiter dapat menyiapkan spesifikasi orangnya. .Uraian Pekerjaan ‡ Uraian Jabatan (Job Description) merupakan hasil dari analisa jabatan. dll).

tujuan. mana yang harus ditingkatkan sekarang? Apa yang harus diatur dan kemampuan manajerial mana yang harus dimasukkan ? ‡ Kemampuan hubungan manusia level mana yang dibutuhkan? ‡ Bagaimana struktur jabatannya? Di manakah batas-batasnya? Instruksi. prosedur. pengaturan. kebijaksanaan yang bagaimana yang harus diberikan pada pekerja? ‡ Bagaimana batas-batas otoritas pekerja? kebijaksanaan apayang digunakan untuk pengambilan keputusan? Keputusan apa yang diharapkan dari pekerja dan diharuskan diambil? ‡ Tantangan yang dihadapi oleh jabatan tersebut? Persoalan apa yang mungkin terjadi? Bagaimanakah kebutuhan pemecahannya? . inovasi. evaluasi.Yang harus diperhatikan dalam uraian pekerjaan ‡ Mengapa jabatan tersebut ada? Bagaimana hubungan kerja jabatan tersebut dengan jabatan yang lainnya? ‡ Apa yang diharapkan dari tujuan jabatan tersebut? Pengaruh apa yang dapat ditimbulkannya? ‡ Kemampuan/spesialisasi apa yang dibutuhkan jabatan tersebut? Berapa nilai kompetensinya? ‡ Elemen-elemen seperti perencanaan. dan sebagainya.

‡ ‡ ‡ . Pekerja/pemegang jabatan merupakan sumber utama informasi yang aktual tentang jabatan tersebut. Job Analis adalah bagian yang terlepas dari keduanya yang mencoba melatih memahami jabatan tersebut dan membantu pekerja dan atasan untuk mencoba menggambarkan job deskripsi serta membimbing semua perubahan hingga semua persetujuan atau kesepakatan dicapai antara semua pihak pada bagian akhirnya. Atasan melihat jabatan secara perspektif.Persiapan Uraian Pekerjaan ‡ Persiapan Uraian Jabatan adalah serangkaian proses yang terdiri dari tiga proses antara pekerja/pemegang jabatan. atasan dan analisa jabatan.

. atau apa saja mengenai pekerja. karakter. bukan pertimbangan. menelitinya dan menyusun ulang ke dalam pemahaman yang lebih mudah. dan segala sesuatu yang menyangkut pekerjaan. sejarah karir. Job analist memilah-milah jabatan kedalam bagianbagian yang penting.Wawancara dan kuisioner untuk analisis pekerjaan Ada tiga prinsip dasar yang dipakai dalam pendekatan ini : ‡ Melakukan analisis bukan mendaftar semua pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan. Tugasnya adalah menyampaikan informasi yang aktual dan jelas. Hal ini berhubungan dengan jabatan. Analisis tidak berhubungan dengan performansi. ‡ Yang dianalisis adalah jabatannya bukan orangnya. gaya. ‡ Fakta/kenyataan. Hal ini merupakan aturan dari analis untuk membuat pertimbangan mengenai jabatan.

Format Uraian pekerjaan (uraian jabatan) ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Identifikasi Tujuan Jabatan Dimensi Tanggung Jawab Utama Ruang Lingkup Jabatan Hubungan Kerja Kualifikasi Minimum Jabatan Kedudukan dalam Organisasi .

Identifikasi Identifikasi adalah bagian awal dari Uraian Jabatan yang berisi : ‡Sebutan Jabatan ‡Pemegang Jabatan ‡Melapor kepada ‡Subdit/Fungsi ‡Tanggal ‡Diperiksa ‡Disetujui ‡Dibuat oleh .

peran spesifik jabatan. akibat yang ditimbulkan jika jabatan ini ditiadakan dan mengapa jabatan ini diciptakan .Tujuan jabatan ‡ Berisi satu kalimat (umumnya satu kalimat kecuali yang multitask) yang menjelaskan bagian dari tujuan perusahaan yang hendak dicapai oleh jabatan.

Tujuan jabatan (cont¶d) .

Tujuan jabatan (cont¶d) Tujuan jabatan mengindikasikan : ‡ Key measures ± Indikator untuk mengukur keberhasilan pemegang jabatan ‡ Impact ± Cakupan luasnya sasaran jabatan ‡ Constrain ± Batasan. aturan atau standar yang harus dipenuhi .

Dimensi Merupakan besaran kuantitatif yang menunjukkan skala ³besarnya´ cakupan jabatan. pengeluaran. secara langsung atau tidak langsung. biaya operasional tahunan ±Pendapatan. penjualan tahunan ‡ Non finansial : ±Jumlah bawahan langsung . Ada dua dimensi jabatan yang dipakai dalam format Uraian Jabatan yaitu : ‡ Finansial : ±Anggaran. total karyawan dalam subdit atau unit. ±Jumlah unit pembangkit ±Jumlah proyek ±Jumlah klien .

. jelas . berfokus pada hasil. Tanggung Jawab Utama berupa kalimat singkat. mempunyai perbedaan yang nyata ( distinc ) antara satu dengan lain serta tidak terdapat dalam daftar Tanggung Jawab Utama Jabatan lain.Tanggung jawab utama ‡ Menjelaskan kontribusi utama jabatan dalam memenuhi Tujuan Jabatan.

Tanggung jawab utama (cont¶d) .

tentukan Kegiatan dan Hasil Akhir Format ‡ Penulisan Tanggung Jawab Utama mengacu pada bentuk : ‡ How. What dan Why .Tanggung jawab utama (cont¶d) ‡ Langkah Penulisan Tanggung Jawab Utama ± Langkah 1 : Identifikasi kontribusi utama jabatan (Umumnya 4-8 kontribusi utama ) ± Langkah 2 : Untuk tiap kontribusi utama.

lingkungan kerja.Ruang lingkup jabatan ‡ Berisi narasi dari Uraian Jabatan yang ditulis dalam paragraf prosa yang menggambarkan sifat dan ruang lingkup jabatan dalam konteks organisasi . posisi jabatan. hubungan kerja. tantangan pekerjaan dan sebagainya .

Ini adalah bagian terpenting dari Ruang Lingkup Jabatan yang dapat diceritakan dari Tanggung Jawab Utama tentang bagaimana kerja dilaksanakan.Ruang lingkup jabatan (cont¶d) Acuan yang dapat dipakai untuk penulisan Ruang Lingkup Jabatan : ‡ Kepada siapa jabatan ini melapor ‡ Jabatan apa saja yang melapor/bertanggung jawab kepada atasan yang sama dan bagaimana jabatan-jabatan ini saling berkoordinasi ‡ Jabatan/posisi apa saja yang melapor kepada jabatan ini dan bagaimana kegiatan bawahan diatur dan dikontrol ‡ Aktivitas utama jabatan ini. ‡ Hubungan kerja dengan pihak-pihak diluar atasan dan bawahan langsung ‡ Tantangan utama jabatan . substansi spesialis. teknis dan manajerial dan bagian tuntutan kreatif dan inovatif kerja.

Hubungan kerja ‡ Berisi penjelasan hubungan kerja dengan pihak lain selain atasan dan bawahan langsung yaitu hubungan kerja yang penting dengan : ‡ Kolega dari bagian lain di dalam perusahaan ( Internal) ‡ Kontak Bisnis di luar perusahaan (Eksternal) ‡ Format penulisan : .

Kualifikasi minimum jabatan ‡ Berisi persyaratan minimum jabatan untuk tingkat pemula bukan kualifikasi pemegang jabatan yang ada sekarang. .

memahami pembicaraan. memahami naskah. berbicara atau standar test bahasa .Kualifikasi dalam uraian jabatan ‡ Pendidikan formal ± Dapat ditulis dalam beberapa alternatif jenis / bidang pendidikan ‡ Ketrampilan ± Berkaitan dengan keahlian / skill yang harus dimiliki yang diperoleh baik dari pelatihan atau otodidak ‡ Bahasa Asing ± Kemampuan berbahasa asing yg dapat ditulis lebih rinci misal. menulis. membaca.

± Ada sepuluh jenis soft competence yang dimasukkan dalam format Uraian Jabatan : ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Pemikiran Konseptual ( Conseptual Thinking ) Pencarian Informasi ( Information Seeking ) Pemikiran Analitis ( Analytical Thinking ) Pelayanan Pelanggan ( Customer Service Oriented ) Motivasi Berprestasi ( Achievement ) Inisiatif ( Initiative ) Kerjasama Tim ( Team Work ) Kepemimpinan ( Leadership ) ‡ Dampak dan Pengaruh ( Impact Influence ) ‡ Kepercayaan Diri ( Self Confidence ) .Kualifikasi dalam uraian jabatan (cont¶d) ‡ Kompetensi ± Berupa standar soft competence yang harus dimiliki yang dapat digali dari serangkaian test psikologi (Behavioral Event Interview. dll ).

Dapat berupa alternatif beberapa jenis pengalaman dan lamanya pengalaman dikuasai.Kualifikasi dalam uraian jabatan (cont¶d) ‡ Pengalaman Kerja ± Berisi jenis dan lamanya pengalaman pada bidang tertentu yang harus dimiliki sebelumnya. . atau internasional. ‡ Training ± Persyaratan Pelatihan yang harus dimiliki yang berkaitan dengan bidang pekerjaan / tugas dan tanggung jawab utama jabatan. ‡ Sertifikasi ± Pengakuan keahlian tertentu yang harus dimiliki dan keahlian ini diakui oleh lembaga yang berkompeten sesuai dengan standar nasional.

.Kedudukan dalam organisasi ‡ Berupa bagan organisasi untuk menggambarkan posisi jabatan dalam struktur organisasi.

Jenis analisis jabatan ‡ Traditional Job Analysis ‡ Results-oriented Job Description/ RODs .

yaitu : ± tanggungjawab (responsibilities).Traditional Job Analysis ‡ Model tradisional ini mencari informasi sekitar tiga aspek. harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendali pelaksanaan. ± kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan. dan ± kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan. . merinci unit organisasi dimana suatu kedudukan harus bertanggungjawab.

.ResultsResults-oriented Job Description/ RODs ‡ Analisis jabatan yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description ‡ Analisis jabatan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada para pekerja. dan keterkaitan antara tugas-tugas. kecakapan-kecakapan. standar-standar. dan kualifikasi minimal.

Metode pengumpulan data dalam analisis jabatan ‡ Questionnaire ‡ Checklist ‡ Diary ‡ Observation ‡ Activity Sampling ‡ Activity Matrix ‡ Critical Incident .

Interview mungkin memakan waktu lama dan sulit melakukan wawancara pada pekerja yang berada di berbagai lokasi. Data bisa dikumpulkan dengan survei surat maupun dengan interview langsung. . jobholders atau supervisor menggambarkan pekerjaan yang dianalisis. Selain itu respon yang diperoleh mungkin tidak lengkap dan sulit untuk diinterpretasikan.Questionnaire ‡ Metode ini menggunakan suatu form standar. ‡ Adapun karakteristik dari metode ini adalah adanya variasi untuk menggabungkan kuisioner individu dengan kuisioner grup.

. Lebih murah. Namun kita harus memastikan bahwa semua aspek yang signifikan dari suatu pekerjaan dimasukkan dalam list. mudah untuk dianalisa.Checklist ‡ Disini jobholders maupun supervisor mencek item pada task inventori yang mengaplikasikan pekerjaan khusus mereka. Ceck list bisa dibuat sendiri dan juga bisa dibeli dari luar. Pelaksanaan check list tergantung pada pengakuan.

Keuntungan metode ini adalah dapat mengumpulkan data ketika kejadian terjadi. Data yang terkumpul dalam format yang tidak standar . tapi sering ditemui kesulitan untuk memperoleh masukan yang kontinu dan konsisten.Diary ‡ Jobholders mencatat aktivitas yang mereka lakukan dalam suatu catatan sendiri.

Namun cara ini sangat tergantung pada persepsi dari analyst yang mengamati. .Observation ‡ Pada metode ini analyst mencatat persepsi yang dibentuk dengan mengamati langsung saat pekerjaan dilakukan. Kelebihan dari metode ini adalah analyst dapat melihat sendiri cara pekerja melakukan pekerjaannya sehingga bisa memperoleh data-data yang tidak didapat dari metode lain.

Tapi cukup diambil beberapa sampel saja.Activity Sampling ‡ Pengamatan dilakukan pada rentang waktu yang acak/random. sehingga tidak perlu mengamati seluruh pekerjaan dari awal sampai akhir. .

Activity Matrix ‡ Responden mengidentifikasi waktu yang digunakan dalam hubungannya terhadap tugas dan produk atau pelayanan. Data yang terkumpul dapat dipertanggungjawabkan pada bagian human resources yang lain .

Critical Incident ‡ Analyst menentukan derajat dari masing-masing tingkah laku pekerja termasuk kehadiran dan absensinya .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful