Pengurusan dan Penyelenggaraan Koleksi Perpustakaan

Oleh:

Harith Faruqi Sidek
Pustakawan Bahagian Arkib, Galeri dan Khas Perpustakaan Tun Seri Lanang

Bab 1: Pengurusan Koleksi Perpustakaan

Pengenalan
‡ Koleksi perpustakaan tidak terhad kepada satu jenis bahan atau bidang perkara tetapi meliputi pelbagai jenis bahan bercetak, bahan pandang dengar (media) dan meliputi puluhan bidang perkara. Kesemua bahan ini perlu diurus dan diselenggara secara sistematik dengan kaedah-kaedah dan tatacara pengurusan tertentu agar segala khazanah ilmu dan maklumat dapat dimanfaatkan sepenuhnya oleh pelanggan perpustakaan. Perpustakaan perlu membuat perancangan rapi samada yang berbentuk jangka pendek atau jangka panjang demi untuk mencapai kualiti pengurusan koleksi perpustakaan. Pengurusan dan penyelenggaraan koleksi perpustakaan tidak boleh disempurnakan bersendirian tetapi perlu didahului atau saling berkait dengan polisi perolehan, pengurusan kewangan, pengurusan sumber manusia serta perancangan dan rekabentuk perpustakaan.

‡

‡

suhu dan kelembapan yang tidak sesuai supaya dapat digunakan dalam jangkamasa yang optimum Meningkatkan keselamatan bahan daripada risiko kecurian ‡ ‡ ‡ . Menarik perhatian pelanggan ke arah penggunaan perpustakaan yang lebih berkesan dalam suasana yang kemas dan selesa untuk pembelajaran.Matlamat Pengurusan Koleksi Perpustakaan ‡ Memudahkan pencarian bahan di rak oleh pengguna dan kakitangan perpustakaan dengan cepat dan tepat. Melindungi bahan perpustakaan yang mudah rapuh dan rosak akibat persekitaran.

tunjuk arah.Kaedah Penyimpanan Bahan ‡ Susun bahan menurut sistem pengkelasan dan pengkatalogan yang dipilih oleh perpustakaan sama ada LC ( Library of Congress). koleksi tertutup dan pinjaman terhad. sains sosial agama dan lain-lain bagi memudahkan penyeliaan Rak buku tidak boleh disusun terlalu rapat. Sistem pencahayaan dan pendingin udara yang sesuai dapat menjamin ketahanan bahan yang disimpan Sediakan label. Susun bahan berdasarkan katagori penggunaan bahan seperti koleksi am. sains. Susun bahan menurut pembahagian perkara secara umum. dan pelan yang sesuai bagi memudahkan pengaksesan bahan. Perlu ada ruang untuk troli dan mengambil kira beban berat lantai dan ketinggian rak bagi kemudahan pengguna. UDC ( Universal Decimal Classification) atau NLM (National Library of Medicine) dan asingkan bahan bercetak dan bahan media. ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ . DDC ( Dewey Decimal Classification).

buku panduan. atlas. almanak. kamus. Koleksi Tanda Merah Koleksi tertutup yang terdiri dari buku-buku teks asas untuk setiap kursus Koleksi Rujukan Bahan-bahan rujukan seperti ensaiklopedia. indeks dan abstrak ‡ ‡ .Penyusunan Bahan Perpustakaan 1) Susunan Mengikut Koleksi ‡ Koleksi Am Koleksi terbuka di mana pengguna boleh membaca lama di rak dan memilih bahan untuk pinjaman keluar.

jurnal kebelakangan. Jabatan.‡ Koleksi Terbitan Bersiri Jurnal terkini. buku nadir dan bahan-bahan sejarah institusi Koleksi Buku Teks Buku-buku bacaan wajib di Pusat Sumber sekolah. jurnal popular dan akhbar Koleksi Media Bahan pandang dengar. Fakulti atau Institut untuk rujukan. Koleksi Khas Buku-buku mahal. bahan mikro dan peta rampaian. ‡ ‡ ‡ .

Setiap para tidak boleh di isi terlalu longgar atau padat. Para yang mengikut piawaian untuk buku dianggarkan sebanyak 30 buah buku untuk satu bahagian paras paranya. besar atau panjang boleh di susun secara melintang.2) Susunan buku di rak ‡ Buku disusun menurut nombor panggilan atau nombor pengenalan secara menegak supaya nombor panggilan mudah dilihat dan juga kulit buku tidak mudah lekang daripada isi buku. ‡ ‡ .satu timbunan tidak boleh lebih dari 3 atau 4 naskah buku. Buku yang tebal. Buku-buku lama dan nadir disimpan dalam kotak yang bebas asid supaya tahan lama. selain menjamin adanya pengudaraan di sekeliling buku. tetapi tidak boleh ditindih dengan banyak . Para yang paling bawah dikosongkan supaya dapat menampung penambahan koleksi. Rak seharusnya diisi kirakira 60% penuh. Urutan penyusunan buku bermula dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.

Pamerkan jurnal terkini untuk menarik perhatian dan memudahkan pengguna mendapatkannya. jurnal popular dan akhbar. hendaklah disusun di rak menurut nombor panggilan.jurnal terkini. ‡ ‡ ‡ . Sediakan label yang lengkap dan tunjuk arah di rak sebagai panduan kepada pelanggan. Jurnal kebelakangan yang telah lengkap bilangannya dan telah dijilid. Akhbar harian disusun di rak khas dengan kemas secara harian dan mingguan. jurnal kebelakangan.3) Susunan Majalah / Jurnal ‡ Asingkan bahan terbitan bersiri .

Peta dan carta sesuai digantung. Bahan mikro perlu disimpan dalam kotak serta disusun dalam kabinet khas. Kit pelajaran disimpan dalam satu kotak. Pita audio disimpan dalam kabinet menurut turutan tertentu.4) Susunan Bahan Media Simpan bahan media perlu ditempatkan mengikut kesesuaian fizikal bahan seperti : ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Slaid dan pita kaset disimpan dalam album khas. .

‡ .‡ ‡ Cakera Padat perlu disusun di rak khas Bahan artifak seperti arca. model dan pelan ditempatkan di ruang yang mempunyai pengudaraan dan suhu yang berpiawaian. Bilik Tayangan dan peralatan media harus ditempatkan berhampiran dengan koleksi.

buku fiksyen. pengetahuan umum dan rekreasi sesuai disusun di rak khas. Surat Berita. 4) Susunan Risalah. . ‡ Bahan-bahan seperti ini perlu disusun dalam kotak yang diberi nombor seperti di katalog atau indeks bahan. Brosur dan Pamplet.3) Susunan Bahan Bacaan Lewa / Rekreasi ‡ Buku-buku bacaan ringan seperti novel.

Penyemakan stok perlu dilakukan pada suatu jangka masa yang tertentu atau mengikut keperluan. . ‡ 1. Susunan buku di rak adalah sama dengan senarai susunan rak (shelf list). ruang koleksi yang terlibat ditutup sementara kepada pelanggan.Penyemakan Stok ‡ Koleksi perpustakaan yang telah di susun di rak perlulah dibuat penyemakan secara sistematik bagi mengesan kewujudan buku dan untuk memastikan rekodnya adalah sepadan. Kaedah penyemakan stok adalah : 1. Senarai susunan rak (shelf list) digunakan sebagai alat untuk menyemak kewujudan buku dalam koleksi perpustakaan. Bagi membolehkan kerja semakan stok mencapai matlamatnya.

Pilih buang dapat menjimatkan ruang. ‡ .Pilih Buang / Pilih Simpan ‡ Pilih buang adalah proses mengasingkan bahan-bahan yang tidak lagi sesuai untuk koleksi perpustakaan. kos baik-pulih dan mengoptimumkan penggunaan bahan-bahan yang relevan kepada pelanggan.

Bab 2: Penyelenggaraan Koleksi Perpustakaan .

perawatan. penyimpanan dan penggunaan bahan perpustakaan. dalam penjagaan. membaiki dan menyenggara sumber perpustakaan.Pengenalan Penyelenggaraan bahan perpustakaan boleh dilakukan melalui kaedah kaedah berikut: ‡ Pemeliharaan Langkah-langkah dan peraturan yang mencukupi untuk menjaga. Pemuliharaan Langkah-langkah dan peraturan yang berpatutan serta penggunaan prosedur teknikal makmal. ‡ .

Penyahsidan Proses menaikkan nilai alkali sesuatu dokumen khasnya kertas ke paras minimum 7.‡ Pengawetan Penggunaan prosedur teknikal makmal didalam proses membaiki dan membaikpulih bahan perpustakaan hampir ke bentuk asalnya. ‡ .0pH untuk membantu pemeliharaannya.

Menentukan bilangan naskah yang mencukupi.Aktiviti Pemeliharaan a) ‡ ‡ ‡ ‡ Perolehan : Mengutamakan bahan asal mana yang sesuai. ‡ . Mengutamakan perolehan buku kulit keras. Mendapatkan mikrofilem atau salinan fotostat sekiranya tiada bahan asal diperolehi. Mengutamakan cakera padat untuk bahan terbitan elektronik.

Mengutamakan rawatan minimum.b) Pengawetan ‡ ‡ ‡ Membuat pewasapan sebelum diawet. Menggunakan bahan awetan yang bebas asid dan bermutu tinggi ‡ ‡ . Menggunakan teknik pengawetan yang boleh proses balikan. Membuat penyahsidan untuk koleksi yang mempunyai 5.5 pH atau kurang.

c) Penjilidan ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Menggunakan teknik penjilidan berkualiti. Menggunakan bahan jilidan yang bermutu tinggi . Menyeragamkan warna dan jenis kulit bahan. Mengekalkan kulit asal bahan terutamanya bahan nadir. Mengekalkan keaslian bentuk jilidan.

Menggunakan filem bermutu tinggi. Menentukan bilangan salinan yang mencukupi. ± 35mm bagi surat khabar dan manuskrip. Membuat permafilm protection untuk salinan induk.d) Pemikrofileman ‡ ‡ ‡ ‡ Menggunakan teknik penyalinan berkualiti. ‡ ‡ ‡ . buku dan risalah. ± 16mm bagi buku dan majalah Menggunakan nisbah pengecilan yang bersesuaian: ± 16:1 shingga 20:1 bagi surat khabar. Menyemak master mikrofilem setiap tahun. Menggunakan saiz filem yang bersesuaian.

Memastikan pendigitan dilaksanakan mengikut piawaian yang diiktiraf. Memastikan kesahihan bahan yang didigit mengikut dokumen asal ‡ . Bahan yang ingin didigitkan adalah berkeadaan baik dan memenuhi piawaian. Mengenalpasti format yang sesuai untuk memastikan bahan yang telah didigit mudah dikesan semula.e) Pendigitan ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ Bahan yang ingin didigitkan hendaklah lengkap. Memastikan bahan yang telah ada dalam bentuk digital terkawal dan terpelihara. Memastikan kawalan kualiti terjamin di semua peringkat bermula dari penyimpanan dan seterusnya memastikan proses pengaksesan boleh dilakukan dengan mudah.

Memastikan backup dan peyeliaan data dilakukan secara berterusan Memastikan komputer terhindar dari virus Memastikan sistem mempunyai kemudahan untuk migrasi data kepada sistem yang lebih tinggi.‡ Memastikan tidak ada bahan yang rosak atau hilang semasa proses pendigitan. Memastikan peralatan yang bersesuaian dan berkemampuan untuk menyimpan dan mengakses koleksi digital. ‡ ‡ ‡ ‡ ‡ . Memastikan kawalan keselamatan bagi pengurusan penyelenggaraan pengkalan data.

± Menyediakan kemudahan pendingin udara 24 jam terutamanya untuk bilik kebal manuskrip. ± Menyediakan lokasi yang baik unruk menyimpan bahan iaitu tempat yang jauh dari pancaran matahari. bahan makanan. koleksi negara dan audiovisual. ± Menghindarkan habuk.Penyimpanan Penyimpanan bahan perpustakaan perlu mengambil kira beberapa faktor seperti berikut: a) Ruang simpanan ± Menentukan persekitaran mempunyai kelebapan dan suhu yang konsisten mengikut kesesuaian jenis bahan. . minutan dan pencemaran lain. bahan nadir. medan magnet dan elektrik.

± Menyediakan tempat simpanan yang diperbuat dari kayu atau nonmagnetic metals bagi bahan-bahan elektronik. anai-anai dan lain-lain. . kulat. ± Menggunakan rak yang sesuai bagi bahan tertentu. ± Menentukan persekitaran bebas dari makhluk dan agen perosak seperti serangga.

b) Suhu yang sesuai bagi ruang simpanan adalah seperti berikut:- Jenis bahan Suhu Kelembapan Manuskrip Buku Media Magnetik Mikrofilem 15.5-20 C 18-21 C 16-20 C 16-20 C 45%-50%RH 50%-55%RH 40%-45%RH 40%-45%RH .

‡ ‡ . Thermohydrograph Alat thermohydrograph digunakan untuk kadar suhu dan kelembapan.c) Peralatan kawalan persekitaran Tiga alat yang digunakan untuk mengawal pencemaran udara iaitu: ‡ Dehumidifier Alat dehumidifier adalah digunakan untuk mengawal kelembapan didalam udara. Air Purifier/Ionizer Alat Air Purifier atau ionizer digunakan untuk memerangkap debu dan habuk.

d) Ruang Bacaan ‡ Menentukan persekitaran mempunyai kelembapan suhu 21ºC. 50% RH dengan ‡ Menghindarkan ruang dari habuk dan pencemaran lain .

e) Pencahayaan ‡ Menentukan penggunaan cahaya lampu yang tidak panas dan bebas dari cahaya ultra-unggu. Menentukan haba yang rendah dan seragam serta tidak merosakkan koleksi. ‡ .

Memastikan peralatan khas yang dapat menjamin keselamatan keadaan fizikal bahan tertentu digunakan.Penyelenggaraan Memastikan penyelenggaraan ke atas koleksi perpustakaan dijalankan sepanjang masa dan pemeriksaan rambang dijalankan 4 kali setahun. Memastikan peralatan yang digunakan untuk memelihara koleksi perpustakaan dipantau dan disenggarakan secara berjadual. ‡ . 1) Aspek Penggunaan ‡ ‡ Menyediakan panduan pengendalian sumber perpustakaan. Memastikan amalan pengendalian sumber perpustakaan yang cermat.

2) Aspek Keselamatan dan Bencana ± ± Menyediakan sistem kawalan keselamatan yang terjamin. Menyediakan alat pencegah kebakaran yang sesuai dan mencukupi disetiap ruang koleksi dan makmal mengikut Akta Perkhidmatan Bomba 1998 (Akta 341) Menyediakan peralatan dan mengadakan prosedur keselamatan untuk menghadapi kecemasan mengikut dasar dan polisi keselamatan organisasi ± .

Kesimpulan ‡ Pelaksanaan pengurusan Koleksi Perpustakaan seharusnya menggambarkan keperluan pelanggan. Koleksi yang dibangunkan oleh perpustakaan mestilah berkait rapat dengan keperluan pelanggan dan organisasi. Bahan-bahan perlu diselenggarakan supaya berkeadaan baik untuk menarik pengguna dan menggalakkan suasana keilmuan. .

Sekian. Terima Kasih .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful