DIAGNOSTICO Y EVALUACION EMPRESARIAL

IMPARTIDA POR: LUDY MAGNOLIA VALDEZ MARTINEZ

EQUIPO 2 ‡Luis Alberto Carrillo Ramos. ‡Luis Armando García Rodríguez ‡Jorge Pedro Mares López ‡María Monserrat Mejía Fernández ‡Ismael Adrian Rivera Rodríguez ‡Rodolfo Zavala Martínez

UNIDAD2 PROCESO PARA REALIZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TEMAS: 2.1: MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. 2.1.1: TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN. 2.1.2: ESCALAS DE EVALUACIÓN.

2.1 MÉTODOS PARA EL DESARROLLO DE UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA .

Existe una delineación para el desarrollo de una auditoria administrativa y se divide en cuatro partes: 1. . Crear procedimientos de auditoría administrativa. 3. Establecer normas de desempeño. Analizar el criterio para una auditoría administrativa. Elaborar informes sobre auditoría administrativa. 2. 4.

la calidad de los procesos mediante los cuales operan. Esta definición puede satisfacerla un auditor con experiencia. En este aspecto se pueden establecer tres premisas: La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. la calidad de la función social. Se define lo objetivo como desprendido.1. y sin prejuicios. . Analizar el criterio para una auditoría administrativa. etc. que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes). imparcial.

De esta manera. Respecto a la relación con el futuro. . sin embargo esto no quiere decir que el futuro se ignore totalmente. una auditoría no puede hacer un pronóstico. lo que el auditor administrativo debe hacer. El auditor debe examinar y evaluar aquello que existe actualmente.La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro. es medir y evaluar si la dirección está llevando a cabo adecuadamente o no su función orientada al futuro.

ya que los resultados de decisiones actuales pueden ser el mejor medio de considerar resultados futuros. y en la evaluación de los mismos. . Por lo tanto.Parte del procedimiento de auditoría debe preocuparse por el presente. la otra parte de la auditoría administrativa se centra en la elaboración de un informe final de resultados del presente.

La auditoría administrativa debe generar un resultado final que sea fácil de comprender y utilizar por los diferentes interesados: los usuarios de la información que arroje el informe. .La auditoría debe producir un resultado que sea fácil de entender y usar.

. Para desarrollar una auditoría administrativa.2. Establecer normas de desempeño. un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos.

es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo. la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos. . El propósito principal que la dirección superior busca.Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. a fin de alcanzar este control.

Aunque los procedimientos por sí solos no pueden crear el control. . es recomendable evaluar la efectividad del control administrativo. por medio de la valoración de los sistemas y procedimientos que la organización ha establecido.

3. El informe debe ser elaborado de manera sistemática. para ello con-viene considerar los aspectos siguientes: . Elaborar informes de auditoría administrativa. Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis.

 Planeación del informe En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir. para lo cual se deberán determinar dos cosas: ¿Quién lo va a leer? ¿Qué uso va a tener? .

éstas son: a) Material preliminar: Es la parte introductoria y abarca: Portada. Sumario. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe.     . el estudio principal y las conclusiones. sin embargo. Prefacio. Organización del informe Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial. el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad. Carta de presentación.

. cuestionarios empleados y personal entrevistado. Conclusiones y recomendaciones. métodos utilizados. Deficiencias de la administración general.    b) Informe (contenido principal): En esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la auditoría. Apreciación de la empresa. especificación del alcance. Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido: Deficiencias de las áreas funcionales.

Formas. Cuadros. Hojas de datos (entrevistas). entre los anexos más comunes están los siguientes: Gráficas. . se clasifica como material complementario (anexos). Hojas de trabajo. Programas de trabajo. útil a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposición básica. Cuestionarios. Diagramas de flujo.        c) Material complementario: En este apartado se incluirá la información diversa.

éste deberá:    Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos. Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor. . El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones pro-puestas en él se sigan y se cumplan. Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados. Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos. Control de las conclusiones y recomendaciones.

Crear procedimientos de auditoría administrativa. Para efectuar la auditoría. es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo. sin embargo. Respecto a la revisión del control interno. la auditoría tradicional (financiera) centra su atención en el control financiero. .4. para la auditoría administrativa asume mayor importancia el control administrativo.

el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. una mayor confianza en las entrevistas con gerentes. los procedimientos asociados con la auditoría administrativa implicarán un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluación del control interno. .En una auditoría administrativa. incluirán el uso de cuestionarios bien estructurados. Por tanto. y requerirán un estudio a fondo del sistema de información.

para generar lo que se denomina ´procedimientos de auditoríaµ. En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas de auditoría.En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se re-quieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. .

. sujetos a examen y evaluación.Los procedimientos de auditoría se definen como: ´Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos. relativos a la administración. El auditor deberá aplicar su criterio profesional y tomar la decisión. mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciaciónµ. de cuál procedimiento de auditoría será el más indicado y eficiente.

1: TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN. .1.2.

documentos. diagramas. procedimientos. expedientes. Significa juntar varios tipos de formas. entre otras técnicas se lista las siguientes: . códigos y secuelas relacionados con el sujeto investigado.La obtención de información se refiere a la realización de entrevistas. La recolección de datos en la auditoria administrativa demanda el uso de técnicas que permitan una revisión adecuada. cartas.

Tratados y convenios. .        ‡ NORMATIVA Acta constitutiva. Normas . Ley que ordena la creación de la organización. Reglamentación especifica. Oficios circulares. INVESTIGACION DOCUMENTAL . Reglamento interno.

Proyectos estratégicos. . Inventarios de mobiliario y equipo. Indicadores financieros y de gestión. Auditorias administrativas previas. Cuadros de distribución del trabajo. Redes para el análisis lógico de problemas. Plantilla de personal. Estadísticas de trabajo.‡ ADMINISTRATIVA             Organigramas. Estudios de mejoramiento. Sistemas de información y certificación. Manuales administrativos.

Ingresos. Situación futura (previsible). Características. Situación actual. . Factores limitantes. Comportamiento de la demanda. Determinación de precios. Situación actual.              ‡ MERCADO Productos y/o servicios. Análisis del régimen de mercado. Comportamiento de la oferta. Áreas. Población. Situación futura (proyectada).

. Análisis y proyecciones financieras. Programas de financiamiento.‡ ESTUDIOS FINANCIEROS.     Recursos financieros para inversión. Evaluación financiera.

Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización. Es recomendable que el auditor responsable la encabece. . OBSERVACION DIRECTA. comente y analice su percepción con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento del área y definir los criterios a los que deberá sujetarse en todo momento la auditoria. para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante.

a su vez. extranet. proveedores. lo que. ACCESO A REDES DE INFORMACION. El acceso a redes. permite detectar información operativa o normativa de clientes. intranet. organizaciones del sector por ramo. empleados. entre otras. . facilita en intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno. socios.

 Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Para que una entrevista se desarrolle positivamente.  Atender el compromiso.  Concertar previamente la cita.ENTREVISTA. es conveniente observar estos aspectos:  Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido.  .

En la medida de lo posible escuchar. Utilizar preguntas de terminación abierta en las cuales la respuesta correcta no sea tan obvia. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente. Asegurarse de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Clasificar la información que se obtenga.         Concentrarse de manera relajada. Registrar la información en una bitácora. . No hacer preguntas irrelevantes. no hablar.

CUESTIONARIO. predefinidas. secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organización.  . Estos instrumentos se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea. están constituidos por series de preguntas escritas.

2: ESCALAS DE EVALUACIÓN .2.1.

tratando de utilizar términos que sigan una serie escalonada .Es una técnica de registro utilizada en la observación sistemática. El observador debe anotar la presencia de cada tipo de conducta en la que está interesado de forma cuantitativa. y consiste en un conjunto de cuestionarios que el observador cumplimenta anotando las conductas que observa.

se establecen unos niveles de rendimiento para cada uno de los criterios que se pretenden evaluar. regular. Lo normal es que todos los criterios se les aplique una misma escala. normal. bajo. que se cumplan los objetivos y se sigan los planes y que la aplicación de recursos se haga de manera eficiente.Sentido de la evaluación. se evalúa que el trabajo cumpla con requisitos preestablecidos. El evaluador debe marcar para cada criterio el punto de la escala que especifique el desempeño del evaluado. La Auditoria administrativa se ocupa de evaluar la calidad tanto individual como colectiva de los administradores y ver si han tomado modelos adecuados que aseguren el buen control administrativo.. bueno. 123.. excelente. es decir.  La evaluación por escalas En esta. Las escalas consisten en una serie de grados (ABC.)  .

. Al empleado se le califica al identificar la calificación que mejor describa su nivel de desempeño por cada factor o característica.Técnica de escala grafica de calificación: Es una escala que lista varios factores o características y un rango de desempeño para cada una.

GRACIAS POR SU ATENCION !!!!! .