PARTE 2 ² PRINCÍPIOS DE ORGANIZAÇÃO

Capítulo 4

ORGANIZAÇÃO

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ORGANIZAR
É o processo de identificar e de grupar logicamente o trabalho a ser realizado, de definir e delegar responsabilidades e autoridades e de estabelecer as relações entre pessoas e grupos com a finalidade de possibilitar que as pessoas trabalhem eficazmente para atingir os objetivos.
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ORGANIZAR
É o processo de identificar e agrupar logicamente as atividades da empresa, de delinear as autoridades e responsabilidades, de estabelecer as relações de trabalho que devem vigorar entre os indivíduos ou grupos que constituem a empresa, de modo que os recursos disponíveis sejam aplicados eficiente e eficazmente, a fim de que empresa e empregados realizem seus objetivos mútuos.
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ÓRGÃO

Grupo coerente de pessoas, reunidas sob uma autoridade hierárquica única, a fim de exercer, de forma permanente, uma função ou um conjunto de funções afins.

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NÍVEIS COMUNS NAS EMPRESAS
Diretoria Departamento Divisão Seção Setor

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NÍVEIS COMUNS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Secretaria Coordenação Divisão Serviço e Setor Seção

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ÓRGÃO DE NÍVEL HIERÁRQUICO MENOR INSERIDO NO DE NÍVEL MAIOR
O S Ó R G Ã O S D E N Í V E L H IE R Á R Q U IC O M E N O R E S T Ã O I N S E R ID O S D E N T R O D O S Ó R G Ã O S D E N ÍV E L H IE R Á R Q U I C O M A IO R
D E P R TA M EN TO D E RECURSOS HUMANOS
DIVISÃO DE A D M IS S Ã O
S EÇ Ã O DE SELEÇÃO SEÇÃO DE R E C R U T.

D IV IS Ã O D E CADASTRO S
SEÇÃO DE R E G IS T R O S SEÇÃO DE PG TO S

DIVISÃO DE DESENVOLV IM E N TO
SEÇÃO DE TREI . SEÇÃO DE D E S E N V.

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DENOMINAÇÕES HIERÁRQUICAS DE ÓRGÃOS
D E N O M IN A Ç Õ E S H IE R Á R Q U IC A S D E Ó R G Ã O S
A S S E M B L É IA CONSEL O R E S I D Ê N C IA V IC E -P R E S ID Ê N C IA C A N C E L A R IA R E IT O R IA V I C E -R E IT O R IA P R O -R E IT O R IA D IR E T O R IA S U B D IR E T O R IA D IR E T O R IA A D J U N TA D E C A N IA S U P E R IN T E N D Ê N C IA G E R A L S U P E R IN T E N D Ê N C IA S U P E R IN T E N D Ê N C IA A D J U N TA COORDENAÇÃO GERAL COORDENAÇÃO SUBCOORDENAÇÃO C O O R D E N A Ç Ã O A D J U N TA D E PA R TA M E N T O S U B D E PA R TA M E N T O D IV I S Ã O S U B D IV IS Ã O SEÇÃO SUBSEÇÃO SETOR SU BSETO R S E R V IÇ O S U B S E R V IÇ O U N ID A D E S U B U N ID A D E E N C A R R E G A D O R IA S U B E N C A R R E G A D O R IA S U P E R V IS Ã O G E R A L S U P E R V IS Ã O GRUPO SUBGRUPO TURMA E Q U IP E NÚCLEO CENTRO S IS TE M A A D M IN IS T R A Ç Ã O R E G IÃ O E S C R IT R IO ZONA D IS T R IT O ÁREA A G Ê N C IA PO STO R E P R E S E N TA Ç Ã O

S E C R E TA R IA G E R A L S E C R E TA R IA S U B S E C R E TA R IA S E C R E TA R IA A D J U N TA IN S P E T O R IA G E R A L IN S P E T O R IA IN S P E T O R IA A D J U N TA S U B IN S P E T O R IA M O N ITO R IA F E IT O R IA C A PA TA Z IA PAT R O M O R IA A D ID Â N C I A S U P E R V IS O R IA G E R Ê N C IA G E R A L G E R Ê N C IA S U B G E R Ê N C IA A S S E S S O R IA A S S IS T Ê N C IA

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TÍTULOS DOS CHEFES NOS VÁRIOS NÍVEIS
T ÍT U LO S OS F S OS V IO S ÍV IS
C O N S E L H E IR O N ÍV E L IN S T IT U C IO N A L O U D IR E Ç Ã O

P R E S ID E N T E

D IR E T O R

S U P E R IN T E N DENTE N ÍV E L G E R E N C IA L GERENTE

CHEFE

E X E C U Ç Ã O D A S TA R E FA S

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TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA
T ÍT U L O S
M E M B R O D A A S S E M B L IA C O N S E L H E IR O P R E S ID E N T E V IC E -P R E S ID E N T E CHANCELER R E ITO R V IC E -R E IT O R P R O -R E IT O R D IR E T O R G E R A L D IR E T O R S U B D IR E T O R D IR E T O R A D J U N T O DECANO S U P E R IN T E N D E N T E G E R A L S U P E R IN T E N D E N T E S U P E R IN T E N D E N T E ADJUNTO COORDENADOR GERAL COORDENADOR SUBCOORDENADOR COORDENADOR ADJUNTO GERENTE SUBGERENTE GERENTE ADJUNTO C H E F E D E ... S U B C H E F E D E ... C H E F E A D J U N T O D E ... A D M IN IS T R A D O R S U B A D M IN IS T R A D O R S U P E R V IS O R ENCARREGADO MESTRE CONTRAMESTRE RESPONSÁVEL

OS

FI

C O N S U LT O R C H E F E ASSESSOR CHEFE SUBASSESSOR CHEFE ASSESSOR CHEFE A DJUNTO A S S IS T E N T E C H E F E S U B A S S IS T E N T E C H E F E A S S IS T E N T E C H E F E A DJUNTO S E C R E T Á R IO G E R A L S U B S E C R E T Á R IO GERAL S E C R E T Á R IO S U B S E C R E T Á R IO S E C R E T Á R IO A D J U N T O IN S P E TO R G E R A L S U B IN S P E TO R G E R A L IN S P E TO R S U B IN S P E TO R IN S P E TO R A D J U N T O L ÍD E R PAT R Ã O -M O R PAT R Ã O F E IT O R C A PATA Z M O N IT O R C H E F E R E P R E S E N TA N T E CHEFE AGENTE CHEFE

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MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA

1. TÍTULOS FUNDAMENTAIS
Diretor, Gerente, Coordenador, Chefe, Supervisor, Assistente, Encarregado, etc.

2. TÍTULOS COMPLEMENTARES
Vice, Auxiliar, Adjunto, Geral, Especial, Regional, Executivo, etc.

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MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA
3. TÍTULOS DESCRITIVOS
3.1. FUNÇÃO: Controle, Engenharia, Transportes, Vendas, Finanças, etc. 3.2. ÁREA GEOGRÁFICA: Nordeste, Belém, Minas Gerais, Bahia, Sul, Rio de Janeiro, São Paulo, etc. 3.3. PRODUTO/SERVIÇO: Manutenção, Informática, Lâmpadas, Limpeza, Leite, etc. 3.4. ÓRGÃO: Seção, Distrito, Unidade, Setor, etc.

EXEMPLOS:
Diretor Adjunto de Finanças Gerente Regional do Nordeste Assistente Geral de Vendas

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CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO
Funcional Geográfico Produto (ou Serviço) Clientela Processo (ou Equipamento) Absorção pelo maior usuário Volume de trabalho Tempo (ou Turno) Conveniência empírica
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ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PORTE MÉDIO
GERÊNCIA GERAL

Departamento comercial

Departamento de produção

Departamento de finanças

Departamento administração

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ORGANIZAÇÃO DE UMA DIRETORIA FINANCEIRA
DIRETORIA FINANCEIRA

Departamento de Contabilidade

Departamento de Tesouraria

Departamento de Orçamentos

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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS UMANOS

Seção de Administração Salarial

Seção de Recrutamento e Seleção

Seção de Registros e Pagamentos

Seção de Treinamento

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ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA INDUSTRIAL
PRESIDÊNCIA

Diretoria de Engenharia

Diretoria Industrial

Diretoria Financeira

Diretoria Comercial

Diretoria de Administração

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ORGANIZAÇÃO DE UMA GRANDE FÁBRICA
DIRETORIA DE PRODUÇÃO

Departamento de Lâmpadas

Departamento de Transformadores

Departamento de aparelhos domésticos

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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS
DEPARTAMENTO DE VENDAS

Seção de Exportação

Seção de vendas por atacado no país

Seção de vendas a varejo no país

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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS
DEPARTAMENTO DE VENDAS

Seção de vendas a farmácia

Seção de vendas a hospitais particulares

Seção de vendas a hospitais públicos

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ORGANIZAÇÃO DE UMA GRANDE EMPRESA

PRESIDÊNCIA

Diretoria da região São Paulo

Diretoria da região Rio

Diretoria da região Sul

Diretoria da região Nordeste

Diretoria da região Centro

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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS
DEPARTAMENTO DE VENDAS

Filial São Paulo

Filial Rio

Filial Porto Alegre

Filial Recife

Filial Belo Horizonte

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ORGANIZAÇÃO DE UMA OFICINA MECÂNICA
DIVISÃO DA OFICINA

Seção de frezas

Seção de tornos

Seção de plainas

Seção de furadeiras

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ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE MANUTENÇÃO
SEÇÃO DE MANUTENÇÃO

Setor de manutenção 1º turno

Setor de manutenção 2º turno

Setor de manutenção 3º turno

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ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE LIMPEZA
SEÇÃO DE MANUTENÇÃO

Grupo 1 de serventes

Grupo 2 de serventes

Grupo 3 de serventes

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ORGANIZAÇÃO INTEGRALMENTE FUNCIONAL
DIREÇÃO GERAL
Finanças
Tesouraria Auditoria

Produção
Eng. Produto Eng. Processo Eng. Produção

Marketing
Estudo Mercadológico

Administração
Informática Rec.Humanos Ser. Administr. Ser. Jurídico

Contabilidade Orçamento

Vendas Contr.Qualidade Manutenção Contabilidade Distribuição

Materiais

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ORGANIZAÇÃO DE UMA ÁREA DE COMPRAS DE UMA EMPRESA DE ENERGIA ELÉTRICA
DIVISÃO DE COMPRAS
Seção de processamento Seção de material elétrico Seção de máquinas Seção de diversos e comestíveis

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ORGANIZAÇÃO DE UMA REVENDA AUTORIZADA DE GRANDE MONTADORA
GERÊNCIA GERAL
Vendas a Governo
Gerência de vendas ±peçasVendas no balcão Vendas a oficinas

Gerência de vendas ±veículosVeículos novos Veículos usados

Gerência de serviços

Gerência vendas financeira

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GERÊNCIA DE OPERAÇÕES DA ASSOCIAÇÃO CRISTÃ DE MOÇOS
GERÊNCIA DE OPERAÇÕES

Depto. de alunos

Depto. de jovens

Depto. de menores

Depto. de atividades aquáticas

Depto. escolar

Depto. de atividades especiais

Depto. médico

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FATORES A CONSIDERAR NA ESCOLHA DO CRITÉRIO DE DEPARTAMENTAMENTALIZAÇÃO
Proveito da Especialização Facilidade de Coordenação Facilidade de Controle Redução de Custos Perspectivas de Aumentar a Receita Aumento da Flexibilidade
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CRITÉRIO FUNCIONAL
Vantagens
Tira máximo proveito da especialização. Tende a reduzir os custos. Facilita a coordenação dentro da função. Facilita a centralização. Facilita a projeção da liderança por toda a organização.

Desvantagens
Dificulta a coordenação geral. Não favorece o controle. Facilita a estreiteza de visão. Dificulta o preparo de pessoal para o topo. Dificulta a expansão da empresa. Dificulta a descentralização. Traz algumas inflexibilidades.

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CRITÉRIO DE PRODUTO
Vantagens
Facilita a apuração de resultados e de controle. Facilita a coordenação. Facilita a expansão. Facilita o preparo de pessoal para o topo. Facilita a descentralização

Desvantagens
Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas. Não tira todo o proveito da especialização. Dificulta a coordenação dentro de cada função.

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CRITÉRIO GEOGRÁFICO
Vantagens
Facilita a coordenação. Facilita o controle. Permite atender melhor às peculiaridades de cada local. Facilita o crescimento da organização. Facilita a descentralização. Facilita o preparo de pessoal para o topo.

Desvantagens
Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas. Não tira todo o proveito da especialização. Dificulta a coordenação dentro de cada função.

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CRITÉRIO DE CLIENTELA
Vantagens
Facilita a visão voltada para a clientela e o mercado. Permite atender melhor às peculiaridades de cada cliente. Aumenta a flexibilidade.

Desvantagens
Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas. Não tira todo o proveito da especialização. Dificulta a coordenação dentro de cada função.

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EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO E NO SEGUNDO NÍVEL

DIREÇÃO SUPERIOR
Administração Finanças Produção Comercialização

Controle de qualidade

Fabricação

Engenharia

Lâmpadas

Equipamentos

Eletrodomésticos

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EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO NÍVEL E CRITÉRIO DE PRODUTO NO SEGUNDO

DIREÇÃO SUPERIOR
Administração
Lâmpadas

Produção
Equipamentos

Finanças
Eletrodomésticos

Comercialização

Lâmpadas Controle de qualidade Fabricação Engenharia Controle de qualidade Fabricação Engenharia Controle de qualidade Fabricação Engenharia Eletrodomésticos

Equipamentos

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EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO DE PRODUTO NO PRIMEIRO NÍVEL

DIREÇÃO SUPERIOR
Lâmpadas Equipamentos Elétricos Eletrodomésticos

Administração Finanças Comercialização Produção

Administração Finanças Comercialização Produção

Administração Finanças Comercialização Produção

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TIPOS DE RELAÇÕES FORMAIS NA ESTRUTURA
Autoridade de linha Relação de assessoria Autoridade funcional Autoridade de fiscalização Relação de prestação de serviços

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AUTORIDADE DE LINHA (OU HIERÁRQUICA)
É aquela que o chefe de um órgão exerce diretamente sobre seus subordinados, integrantes deste órgão. Ela envolve o direito de um chefe de dar ordens aos seus subordinados, coordenar suas ações e cobrar resultados, bem como a obrigação dos subordinados de cumprir as ordens e prestar contas dos resultados alcançados. A autoridade de linha se manifesta através de ordens que emanam dos superiores para os respectivos subordinados.
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AUTORIDADE DE LINHA

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CADEIA ESCALAR DE AUTORIDADE
Conselheiro NÍVEL INSTITUCIONAL OU DIREÇÃO Presidente Diretor Superintendente NÍVEL GERENCIAL Gerente Chefe EXECUÇÃO DAS TAREFAS
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AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA
1. COMANDAR:
- Dar ordens - Exigir prestação de contas - Cobrar resultados - Avaliar resultados - Dar ³feedback´

2. COORDENAR as ações dos subordinados. 3. PLANEJAR as ações dos subordinados junto com eles: definir
metas, recursos, prazos, etc.

4. ORGANIZAR o trabalho dos seus subordinados:
- Dividir e grupar atividades - Distribuir tarefas - Definir prioridades
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AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA
5. CONTROLAR os subordinados:
- Aferir resultados - Tomar as medidas corretivas

6. FORMAR A EQUIPE e motivá-la
- Selecionar e treinar os subordinados - Avaliar os subordinados -Tomar decisões sobre os subordinados (promoções, demissões, aumentos, etc.)

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AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DO SUBORDINADO
Receber ordens Cumprir as ordens (executar) Prestar contas do resultado Quando necessário (ou conveniente-): - Dar sugestões de: - Novas atividades - Novas formas de execução Visando a: - Aumento da eficácia - Aumento da eficiência Se não estiver de acordo: - Ponderar e argumentar - Se mantida a ordem: - Cumprir? Recusar? - Pedir por escrito? - Falar com o superior do chefe?
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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE DE LINHA

A linha representativa da autoridade de linha intercepta o retângulo representativo do órgão no meio do lado superior.
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RELAÇÃO DE ASSESSORIA
É aquela que se caracteriza pela assistência proporcionada pelos assessores, através de estudos, pareceres e trabalhos, executados para a chefia e em seu nome. Relação que se caracteriza pela obrigação do assessor em auxiliar, apoiar e aconselhar o chefe, recebendo solicitações formais de estudos e trabalhos apenas por seu intermédio e a ele encaminhando os resultados desses estudos com suas recomendações e conclusões.
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QUANDO SE USAM ASSESSORIAS?

Quando a chefia está sobrecarregada;
(há limitação de tempo)

Quando a chefia tem que decidir sobre assuntos técnicos especializados.
(há limitação de conhecimentos técnicos específicos)

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ANTES DE CRIAR ASSESSORIAS
Verificar: Se a estrutura organizacional é adequada; Se as pessoas nas posições existentes são adequadas; Se as delegações foram estabelecidas de forma adequada.

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TIPOS DE ASSESSORIA

Estudos especializados Secretaria de alto nível Representação Coleta de informações

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ASSESSORIA
Vantagens Desvantagens
Custo adicional Complexidade estrutural

Especialização Fortalecimento da chefia

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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE ASSESSORIA

Assessoria

Assessoria

A linha representativa da relação de assessoria intercepta o retângulo representativo do órgão de assessoria no meio do lado vertical.
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AUTORIDADE FUNCIONAL

Autoridade confiada a determinada pessoa para, no âmbito de uma empresa, ou grupo de empresas, estabelecer critérios e normas que dizem respeito a um grupo específico de atividades, basicamente homogêneas, cujo grupamento é denominado função. Estes critérios e normas devem ser estabelecidos dentro dos objetivos e normas em vigor e após as devidas coordenações com as áreas envolvidas. É o mesmo que autoridade normativa.

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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE FUNCIONAL
PRESIDÊNCIA
Diretoria de Marketing Vice-presidência de operações
Diretoria de Vendas Diretoria de Produção

Diretoria de Finanças

Diretoria de Administração

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AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO

É aquela que consiste em zelar pela observância de um conjunto de regras, verificando se a execução está sendo realizada de acordo com os regulamentos e normas em vigor.

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AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO

A quem cabe:
É a autoridade típica de uma auditoria, de um conselho fiscal e das inspetorias de segurança.

Forma de atuação:
As pessoas investidas da autoridade de fiscalização não devem interferir na gestão mediante ordens; cabendo-lhes apenas verificar, através de visitas, exames de documentos e de bens, a conformidade de atos ou situações a princípios de ética, leis do país e normas da empresa.

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SUBORDINAÇÃO DO ÓRGÃO DE FISCALIZAÇÃO
O órgão de fiscalização tem que ter independência em relação ao órgão fiscalizado. Assim, é erro grave subordinar: Controle de qualidade Auditoria Conselho Fiscal Ao chefe da produção Ao chefe da contabilidade À Presidência

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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO
GERÊNCIA GERAL
Assessoria Jurídica Auditoria

Gerência de Pessoal

Gerência de Produção

Gerência de Marketing

Gerência de Finanças

A representação gráfica da relação de autoridade de fiscalização se faz através de uma linha pontilhada que liga o órgão investido desta autoridade ao órgão fiscalizado.
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RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Caracteriza-se pelo fato de uma unidade organizacional prestar serviços a outra unidade da mesma organização sem lhe estar subordinada. Esta prestação de serviços pode ser efetuada de forma automática e rotineira, como no caso de serviços de telefonia, limpeza, etc. Ou mediante solicitação específica como no caso de manutenção corretiva, compras, etc. Aquele que se beneficia dos serviços é denominado usuário dos serviços, ou, eventualmente, cliente interno dos serviços.
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RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
É preciso considerar:
A qualidade dos serviços (avaliar) Os custos dos serviços Qualidade versus custos (trade-off) As prioridades para a execução A apropriação dos custos destes serviços Os rateios dos débitos não apropriáveis
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OS SERVIÇOS SÃO DESCENTRALIZADOS E EXECUTADOS DIRETAMENTE PELOS USUÁRIOS GERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo Financeiro

Departamento de Produção

Departamento de Marketing

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OS SERVIÇOS SÃO PARCIALMENTE CENTRALIZADOS: CADA DEPARTAMENTO POSSUI SUA UNIDADE PRESTADORA DE SERVIÇOS

GERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo Financeiro

Departamento de Produção

Departamento de Marketing

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OS SERVIÇOS SÃO TOTALMENTE CENTRALIZADOS COM UMA ÚNICA UNIDADE PRESTADORA DE SERVIÇOS

GERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo - Financeiro

Departamento de Produção

Departamento de Marketing

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OS SERVIÇOS SÃO PRESTADOS POR UMA ÚNICA CENTRAL E TAMBÉM POR UNIDADES DESCENTRALIZADAS

GERÊNCIA GERAL

Departamento Administrativo - Financeiro

Departamento de Produção

Departamento de Marketing

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