6.

1 CONCEPTO DE PROCESO CONTABLE

6.1.1 Las operaciones económicas
6.2 FASES DEL PROCESO CONTABLE
6.2.1 Identificación de las operaciones
6.2.2 Recolección o captura de información
6.2.3 Clasificación y registro
6.2.4 Resúmenes intermedios
6.2.5 Estados financieros
6.3 Resumen del proceso contable
 6.1 CONCEPTO DE PROCESO
CONTABLE

Es el conjunto de actividades que permiten

 
incorporar a la contabilidad y expresar a
través de estados financieros las
operaciones económicas de una
organización.
 6.1.1 LAS OPERACIONES
ECONÓMICAS

Son los hechos carácter interno o

externo, medibles en dinero, que
afectan o modifican la situación
financiera y/o los resultados
financieros de una organización.
 
 6.2. FASES DEL PROCESO CONTABLE

1. IDENTIFICACIÓN 2. RECOLECCIÓN O
DE LAS CAPTURA DE
OPERACIONES INFORMACIÓN

5. ESTADOS 3. CLASIFICACIÓN
FINANCIEROS Y
REGISTRO

4. RESUMENES
INTERMEDIOS
 6.2.1. IDENTIFICACIÓN DE LAS
OPERACIONES

La contabilidad debe incorporar la totalidad de las operaciones

económicas que ocurran en una organización

Operaciones
basicas
RUTINARIA
S Operaciones de
TIPOS DE Apoyo
OPERACIONES

NO RUTINA
RIAS
 6.2.1.1. OPERACIONES RUTINARIAS

Aquellas que se presentan de manera frecuente y uniforme en

desarrollo de las actividades de la organización

OPERACIONES
RUTINARIAS Deben ser planificadas

Planeación de
Operaciones

Donde se deben definir los aspectos relacionados con

la incorporación de la información que ellas originan
a la contabilidad.
 6.2.1.1. Operaciones Rutinarias

Para la obtención de
OPERACIONES los bienes o servicios Generalmente
que constituyen el tienen usuarios
BÁSICAS objeto social de la o clientes
organización. externos

Su propósito es Pueden tener

OPERACIONES servir de soporte usuarios o
DE APOYO para la prestación clientes internos
de las operaciones y externos
básicas
 6.2.1.2. Operaciones no Rutinarias

•Daños o pérdidas por casos fortuitos,

AQUELLAS CUYA •Pérdidas por fallos judiciales,
OCURRENCIA NO ES •Adquisiciones o remodelaciones de
FRECUENTE NI instalaciones,
UNIFORME •Procesos de investigación para el
desarrollo de nuevos productos ,etc..

Estas operaciones que igualmente deben ser incorporadas

a la contabilidad, en algunas ocasiones requieren
definirles procedimientos específicos.
 6.2.1.3. Aspectos a Definir
de las Operaciones

QUE
QUE
INFORMACION REQUERIDA PARA EFECTUAR LOS ASIENTOS
CONTABLES: ( Tipo y còdigo de la operaciòn, partes qie intervienen,
Documentos, còdigos y claves que soportan la operaciòn, cuantìas,
Fecha y hora de la operaciòn)

COMO
COMO
MECANISMOS A TRAVÈS DE LOS CUALES SE REPORTARÀ
INFORMACIÒN A CONTABILIDAD (procesos en linea, transmiciones
Periòdcas, entrega en medios magneticos, documentos impresos)

PERIODICIDAD CON QUE SE ENTREGARA LA INFORMACIÒN A

CUANDO
CUANDO LA CONTABILIDAD. PUEDE SER DIARIA, SEMANAL, O
MAXIMO MENSUAL.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DE ENTREGAR, REPORTAR O

QUIEN
QUIEN TRANSMITIR LA INFORMACIÒN.

DEFINIDOS EN MANUALES DE FUNCIONES Y

DE CONTABILIDAD
 6.2.2. Recolección o Captura de
Información

SISTEMA DE CAPTURA A TRAVES DE

INFORMACIÓN O RECOLECTA LOS MEDIOS
QUE PARA C/U
CONTABLE INFORMACIÓN DE LAS OPERACIONES
SE DEFINA

DEBE ASEGURARSE QUE TODA

RESPONSABLE LA INFORMACIÓN LLEGUE, CON LAS CONDICIONE DE:
INTEGRIDAD, OPORTUNIDAD, CONFIABILIDAD
 6.2.2. Recolección o Captura de
Información

LENGUAJE COMÚN (PROPIO DE LA

OPERACIÓN)

INFORMACIÓN

TRADUCIDA A LENGUAJE CONTABLE (EN

FORMA DE ASIENTOS DE CONTABILIDAD)
 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

La información se clasifica y registra en asientos de contabilidad

Esquema basado en el principio de la partida doble,

ASIENTO DE que permite registrar hechos económicos
CONTABILIDAD de manera individual o colectiva,
siempre que se trate de hechos homogéneos.
 6.2.3. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO
DE LA INFORMACIÓN

LA PARTIDA CAUSA EFECTO

DOBLE

Tiene dos convenciones que por si solas no tienen ningún significado: el debe
y el haber. Estas convenciones adquieren significado cuando en ellas se
registran las cuentas que permiten clasificar y resumir las transacciones u
operaciones.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

DEBE HABER

El DEBE o cargo El HABER

se coloca a la izquierda se coloca a la derecha.
 

Para realizar los asientos contables se combinan las convenciones debe y haber con las
cuentas contables Las cuales pueden ser de las siguientes clases: de activo, de pasivo de
patrimonio, de ingreso, de costo y de gasto.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

Se registran
operaciones que
CUENTAS Activos afecten la
REALES situación
O DEL Pasivos financiera de la
BALANCE organización
Patrimonio

Se registran
CUENTAS DE Ingresos operaciones que
RESULTADO,
afectan los resultados
DE GANANCIAS Y Costos financieros de la
PÉRDIDAS
organización.
O NOMINALES Gastos
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

 
Las cuentas cumplen funciones similares a las de
las cajillas de un ordenador, es decir, permiten
agrupar en expresiones cortas operaciones
económicas homogéneas, lo que finalmente
conduce a que sea posible resumir en estados
financieros todos las operaciones económicas de
una organización.
 
 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO

CAJA CTAS X PAGAR CAPITAL

BANCOS OBL. FINANCI.

UTILIDA
D

CTAS X COBRAR IMP. X PAGAR COSTOS Y

RESERVAS
INGRESOS GASTOS
VENTAS SUELDOS
INVENTARIOS OBLIG. SUPERAVIT
LABORA
INGRESOS SERV.
PUBLICOS
FINANCIE.
P.P.E
OTROS GASTOS
INGRESOS FINANCIE.
TOTAL
TOTAL TOTAL
TOTAL TOTAL TOTAL INGRES.
INGRESOS GASTOS
ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO
 6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

Reglas básicas para afectar las cuentas contables

CUENTA DEBITO CRÈDITO

ACTIVOS Cuando surgen o aumentan Cuando disminuyen o

desaparecen

PASIVOS Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan

PATRIMONIO Cuando disminuyen o desaparecen Cuando surgen o aumentan

INGRESOS cuando por alguna razón Cuando surgen o aumentan

disminuyen o para cancelar su saldo
al final del ejercicio
COSTOS Y Cuando surgen o aumentan cuando por alguna razón
disminuyen o para cancelar su
GASTOS
saldo al final del ejercicio.
6.2.3. Clasificación y Registro de la
Información

CUENTA REGISTRO

CAJA Movimientos de existencias de

dinero en efectivo.

BANCOS Movimientos y disponibilidades en

cuentas corrientes en entidades
banacarias.
INVENTARIOS Movimientos y existencias de
mercancìas

CUENTAS POR PAGAR Las obligaciones, pagos y saldos

pendientes con acreedores
 6.2.3.1. El Asiento Contable

De la combinación de las convenciones debe y haber con las

cuentas surge el asiento contable.

Es la unidad mínima de registro de las

operaciones o transacciones de una organización.
ASIENTO CONTABLE
En él se puede registrar una operación o
un conjunto de operaciones homogéneas
(de la misma operación) ocurridas en un
período máximo de un mes.
 6.2.3.1. El Asiento Contable

-  Clase o tipo de transacción, con indicación

de código de transacción si lo tuviere
-  Fecha y hora de la transacción, esta
EL ASIENTO última si la tuviere
CONTABLE DEBE -  Documento que soporta la transacción, si
CONTENER LA existe, o los códigos y claves que sustentan la
SIGUIENTE transacción en caso de transacciones
INFORMACIÓN: electrónicas.
-  Nombre y código de las cuentas que
intervienen
-  Valores débito y crédito que afectan las
cuentas que intervienen
 
 6.2.3.1. El Asiento Contable

Ejemplo: El 24 de septiembre a las 2:30 de la tarde se compra un computador por $2.500.000

según Comprobante de egreso No 1355. Se paga con cheque del Banco de Bogotá No
154698.

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Septiembre 24 1524 Equipo de computo 2.500.000
2:30 p.m.
1110 Bancos 2.500.000

Para registrar la compra de un

computador IBM, según C.E.
1355
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Dejar una memoria histórica de las operaciones

que efectúa una organización

A partir de los
asientos contables Producir los estados financieros que
permiten informar a usuarios internos y
se realiza un
externos acerca de los recursos, sus usos,
proceso gradual su relaciones de propiedad, el resultado
de resumen de la OBJETIVOS de las operaciones y los cambios en los
información recursos.

Los asientos contables se registran en dos clases de

libros: libros auxiliares y libros principales.
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Se llevan para cada una de las cuentas, tanto de

balance como de resultado. Permiten registrar
LIBROS para cada cuenta cada uno de los movimientos
AUXILIARES. débito y crédito que la han afectado durante un
período, e igualmente las variaciones que con
motivo de estos movimientos presenta el saldo.
 

Permiten el resumen
de las operaciones a Libro Diario Columnario
LIBROS PRINCIPALES. partir de los asientos
contables.
El Libro Mayor y Balances.
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Libro Diario Columnario. Se registran las partidas débito y crédito que afectaron una
cuenta durante un período, es un libro de movimientos. El resumen de movimientos del
Libro Diario Columnario se traslada al Libro Mayor y Balances.

Libro diario columnario

COMERCIALIZADORA A.B.C. LTDA

Co mp 1105 CAJA 1110 BANCOS 1305 CLIENTES VALORES

FECHA DETALLE No
CODIGO CUENTAS VARIAS

DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER

Oct. 1 Comprobante apertura 1 50,000 1524 Equipo de oficina 5,000
3115 Capital Social 55,000
Sumas 50,000 5,000 55,000

Oct. 3 Comprobante de diario 1 1,000 5305 Gastos financieros 1,000

Oct. 4 Comprobante de diario 2 45,000 45,000

Sumas 46,000 45,000 1,000

50,000 46,000 45,000 6,000 55,000

 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Libro Mayor y Balances

 
Permite para cada cuenta confrontar el saldo de inicio de un período
con el movimiento de ese mismo período para obtener del final del
período. El movimiento se obtiene de la información que se traslada
del libro Diario Columnario.
 

El Libro de Mayor y Balances es la fuente para elaborar el Balance

General y el Estado de Resultados.
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

Asientos de cierre o de cancelación de cuentas de resultado

 
Como paso previo a la elaboración del los estados financieros se deben cancelar las cuentas de
resultado o de ganancias y pérdidas. El procedimiento de cancelación es el siguiente:
 
• A las cuentas de resultado que presenten saldo débito (las de costos y gastos) se las hace un
registro crédito por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con
este procedimiento su saldo queda en cero.

Costos y Gastos
DEBE HABER
XXX
XXX XXX
 6.2.3 Resúmenes Intermedios
• A las cuentas de resultado que presenten saldo crédito (las de ingresos) se les hace un registro débito
por el saldo que presenten al último día del ejercicio (31 de diciembre). Con este procedimiento su
saldo queda en cero.
Ingresos
DEBE HABER
YYY
YYY YYY

• La diferencia entre el registro débito y el registro crédito es el resultado del ejercicio (utilidad o
pérdida). Si los ingresos son mayores a los gastos hay utilidad, en caso contrario hay pérdida.

Perdidas y Ganancias
DEBE HABER
XXX YYY
Pérdida Utilidad
 6.2.3 Resúmenes Intermedios
Ingresos por ventas $500.000
Costo de mercancía $300.000
Gastos de administración $100.000
Utilidad del ejercicio $100.000

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 4135 Ingresos operacionales 500.000
590505 Ganacias y pérdidas 500.000

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 300.000
6135 Costo de mercancías 300.000
 6.2.3 Resúmenes Intermedios

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganacias y pérdidas 100.000
51 Gastos de administración 100.000

FECHA Y CÓDIGO CUENTA DÉBITO CRÉDITO

HORA
Diciembre 30 590505 Ganancias y pérdidas 100.000
360501 Ganancia del ejercicio 100.000
 6.3. RESUMEN DEL PROCESO
CONTABLE

REGISTROS
AUXILIARES
AREAS OPERATIVAS LIBROS
AREAS Y/O
AUXILIARES
CONTABILIDAD
CONTABLES
ASIENTOS BALANCE
CONTABLES GENERAL
OPERACIONES REG. POR GRUPOS DE
OPERACIONES
RUTINARIAS HOMOGENEAS
LIBRO
OPERACIONES DIARIO
LIBRO
ESTADO
MAYOR
CONTABILIDAD COLUMNARIO Y DE
ASIENTOS BALANCES RESULTADOS
OPERACIONES CONTABLES
NO RUTINARIAS REGISTRO
INDIVIDUAL DE
OPERACIONES
OTROS
LIBROS INFORMES
AUXILIARES
REGISTROS
AUXILIARES
CONTABLES
AREAS OPERATIVAS