PENDELEGASIAN DAN PEMBERDAYAAN, PENGAWASAN

Tutorial Management Pertemuan ke-5 03-04-2011 Universitas Terbuka Korea

PENDELEGASIAN
Apa itu pendelegasian? Memercayakan tugas kepada orang lain namun tanggung jawab masih di tangan pendelegasi. Heller (2004) Pemberian wewenang oleh atasan yang lebih atas kepada atasan yang lebih rendah untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan otoritas secara eksplisit dari atasan pemberi wewenang pada waktu wewenang tersebut akan dilaksanankan. Mulyadi & Setiawan (2001)

Manfaat Pendelegasian
y Kemampuan membebaskan diri demi tugas-tugas lainnya y Pemanfaatan keterampilan khusus karyawan y Pemberian pelatihan dan pengalaman y Terampil memecahkan masalah y Awal tepat mempersiapkan pengganti sementara y dsb« (Modul 5 hal 5.5-5.9)

Cara Efektif Pendelagasian Tugas
y Delegasikan Pekerjaan yang disukai y Delegasikan tugas secara bertanggung jawab y Jangan selalu mendelegasikan tugas kepada karyawan yang

paling mampu y Percayalah kepada karyawan y Tekankan pada sasaran bukan prosedur.

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (1)
Sisi Atasan: ‡ Belum ada waktu untuk melatih ‡ Kebijakan perusahaan harus dikerjaan atasan ‡ Kebiasaan menyelesaikan pekerjaan tanpa bantuan orang lain ‡ Meragukan Kemampuan Karyawan ‡ Kekhawatiran jika pekerjaan didelegasikan maka sama tidak punya pekerjaan ‡ dsb«. (modul 5 hal 5.11-5.14

Alasan Atasan Tidak Melakukan Pendelegasian (2)
Sisi Karyawan: y Karyawan takun memikul tanggung jawab memutuskan sesuatu y Karyawan takut di kritik jika membuat kesalahan y Ketidaktersedian waktu y Kurangnya motivasi y Kurang percaya diri

Langkah-Langkah Sebelum dilakukan pendelegasian
y Menentukan terlebih dahulu tugas/masalah yang akan y y y y

didelegasikan Menentukan karyawan yang akan menerima delegasi Mempersiapkan & memberi motivasi kepada karyawan yang menerima delegasi Membuat persetujauan dan mendelegasikan Memantau pekerjaan yang didelegasikan

Kapan Atasan harus mendelegasikan sebagian pekerjaannya?
‡ Ketika waktunya banyak digunakan untuk menyelesaikan ‡ ‡ ‡ ‡

masalah jangka panjang Tidak cukup waktu kepada bagian-bagian penting dari pekerjaan Waktunya banyak digunakan untuk hal-hal mendesak dan sering kali muncul Menghadapi krisis, panik dalam memenuhi target Persolaan sepele menghabatnya untuk memecahkan masalah besar

Proses Pelaksanaan Delegasi
Identifikasi semua pekerjaan dan mengukur durasi setiap pekerjaa tersebut 2. Mengidentifikasi kemampuan karyawan 3. Pembinaan dan pelatihan 4. Monitoring dan evaluasi
1.

Peranan Pendelegasiaan (1)
1.

Pendukung Karier Atasan Kesuksesan dalam pendelegasian akan membantu seorang middle manajer untuk naik ke posisi selanjutnya. Sukses karena mampu memberikan kesempatan dan kesuksesan pada karyawan dan sebaliknya. 5 Peranan karyawan (Menerapkan strategi; memimpin dirinya sendiri dan kelompoknya; sumber informasi; memberi umpan balik; mitra kerja atasan)

Peranan Pendelegasiaan (2)
2. Sebagai metode Pelatihan yang Efektif Pendelegasian adalah ujian yang terbaik yang mampu mengukur tingkat kemampuan seseorang. - Pelatihan yang unik - memperluas keterampilan karyawan - Kekuatan pendorong partisipasi - Pencetus tumbuhnya inisiatif - meningkatan kepuasan kerja - Mengidentifikan berbagai kebutuhan pelatihan - Sebagai Reward

Profil Karakteristik Pendelegasi (1)
Otoriter Wewenang karyawan dibatasi hanya pada pengambilan keputusan dan penugasan yang rutin. Biasanya cenderung sewenang-wenang dan keras pendiriannya; menutupi kelemahan dirinya dengan tidak memberikan wewenang kepada karyawan Tipe Penguji Biasanya menggunakan kalimat tanya untuk menjalankan pendelegasian dan pengembangan karyawannya.

Profil Karakteristik Pendelegasi (2)
Bebas Memberikan kebebasan yang besar kepada karyawan untuk melaksanakan tugas yang didelegasikannya, biasanya disertai wewenang dan tanggung jawab penuh. Kelebihannya karyawan cepat dalam menyelesaikan masalah dalam pekerjaan, kelemahannya Karyawan sulit menerima umpan balik untuk perbaikan kinerja

Pedoman Efektif Melakukan Pendelegasian
y Menjelaskan delegasi tugas secara jelas dan lengkap y Berikan batasan tanggung jawab dan wewenang karyawan y Monitoring pekerjaan yang dilakukan karyawan y dst« (modul 5 hal 5.24-5.25)

Pemberdayaan
Definisi memaksimalkan pemberian wewenan kepada karyawan untuk merencanakan, mengendalikan, dan membuat keputursan tentang pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya tanpa hrus secara eksplisit dari manajer di atasnya. (Hansen dan Mowen, 1997)

Dasar-dasar Pemberdayaan Karyawan
y

Prinsip Susidarity: tidak diperbolehkannya badan/unit yang lebih tinggi mengambil tanggung jawab badan/unit yang lebih rendah Karyawan pada hakikatnya baik. Suatu keyakinan bahwa setiap orang pada dasarnya baik walaupun kadang melakukan kesalahan. Trust-based relationship. Menekankan aspek kepercayaan manajemen kepada karyawan

y

y

Manfaat Pemberdayaan terhadap Karyawan
Karyawan yang ´berdayaµ memiliki nilai tambah: y Memiliki tingkat kebebasan dalam pengambilan keputusan
y Memiliki Kompetensi berdasarkan berbagai keterampilan yang

dibekali untuk melaksanakan tugas
y Memperoleh perlakuan sebagai mitra kerja pimpinan dan

manajemen

Kiat mewujudkan Pemberdayaan
Kompetensi karyawan akan menghasilkan produk dan jasa berkualitas di dalam lingkungan kerya yang berkualitas. Bagaimana menciptakan lingkungan kerja yang kondusif?

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (2)
y Timbal balik kepercayaan antara manajemen dan karyawan y Terdapat komitment karyawan terhadap visi, core belief, dan

core value suatu perusahaan
y Kesediaan manajemen puncak untuk memberikan wewenang

kepada karyawan untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang menjadi tanggung jawab karyawan tsb.

Kiat mewujudkan Pemberdayaan (3)
y Kesediaan manajemen puncak memberikan wewenang kepada

karyawan untuk akses ke pusat informasi
y Sistem penghargaan harus berbasisi kinerja (performance-based

reward)

Dampak Positif Pemberdayaan terhadap Struktur organisasi
y Organisasi lebih datar y Arus informasi bergerak dari arah vertikal ke arah horizontal y Tingkat kecepatan pemgambiln keputusan y Meminimalisasi distorsi Informasi y Meningkatnya komitment karyawan untuk melakukan

perbaikan kinerja y dsb.. (modul 5 hal 5.33-5.34)

Proses Pemberdayaan
y Menetapkan kompetensi dan kesiapan mental karyawan

untuk sama-sama maju dan berkembang
y Mengidentifikasi kompetensi bawahan y Jika ada kompetensi yang belum dikuasai karyawan, manajer

perlu mengidentifikasi kelemahannya, memberikan pelatihan
y Pastikan motivasi karyawan tetap terjaga

Peningkatan pemberdayaan
Faktor untuk meningkatkan pemberdayaan: - Penghormatan
- Mengakui keberadaan karyawan - Penghargaan

Pedoman untuk Melakukan Pemberdayaan
y Para Karyawan hendaknya diberi tahu cara untuk mencapai y y y y y

kinerja yang terbaik Dengarkanlah mereka Ubah tindakan mereka, bukan orangnya Tunjukan keteladanan kepada Karyawan Perlakukan setiap orang berbeda dsb.. (Modul 5 hal 4.39-5.41)

PENGAWASAN
Definisi Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dikaukan oleh karyawan sesuai dengna rencana yang telah ditetapkan oleh oraganisais. Handoko (1996) Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut suda sesuai dengna yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. Robbins & Coulter (2005)

PENGAWASAN
Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. Daft (2006)

Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk menapai tujuan organisasi. Mockler Key Point: - Adanya standar kinerja - Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana - Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak - Melakukan perbaikan

Manfaat Pengawasan
Mempelancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi Mengapa Pengawasan penting? y Perubahan y Kompleksitas y Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang y Kesalahan

Jenis dan Tipe Pengawasan (1)
1.

Pengawasan Pendahuluan (Feedforward control) di design untuk mendeteksi penyimpangan dari standard tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan Cukup Agresif; memerlukan informasi yang akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.

Jenis dan Tipe Pengawasan (2)
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi 3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan memerlukan standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas

Jenis dan Tipe Pengawasan (3)
4. Pengawasan Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan. dirancang untuk mengantisipasi masalah2 yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent, dan pengawasan umpan balik.

Proses Pengawasan
Menetapkan standard prestasi & Metode pengukuran prestasi

Mengukur Prestasi Melakukan perbaikanperbaikan atau mengevaluasi kembali standard prestasi dan pengukurannya

Apakah prestasi sesuai dengan standar YA Tidak ada Perubahan
Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen

TIDAK

Fokus Pengawasan
FOKUS PENGAWASAN 1. Kuantitas (Quantity) 2. Kualitas (Quality) DESKRIPSI Jumlah produk yang dihasilkan CONTOH Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja

Jumlah produk yang dapat Menghasilkan 99.5% produk diterima oleh konsumen atau yang memenuhi standard lolos uji kualitas Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat waktu Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang ditetapkan

3. Ketepatan waktu (Timeliness)

4. Anggaran (Budget)

Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan
Faktor Lingkungan Organisasi Kondisi Kecil Besar Tinggi Rendah Tinggi Rendah Rekomendasi Pengawasan Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan dan peraturan Banyak Kriteria Sedikit Kriteria Peningkatan jumlah dan luas Kendali Pengurangan jumlah kendali Informal, pengendalian mandiri Pengendalian formal yang dipaksakan Pengendalian dengan kerjasama yang luas Pengendalian yang longgar dan informal

Posis dan Tingkat Tingkat Desentralisasi

Terbuka dan Budaya Organisasi mendukung Mengancam Pentingnya suatu kegiatan Tinggi Rendah

Standar
Definisi Unit pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik acuan untuk menilai hasil yang dicapai. 1. Standar yang bersifat nyata(tangible standard) cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll 2. Standar yang bersifat tidak nyata(intangible standard) cth. Sikap, Moral, Etika

Merancang Sistem Pengawasan
1.

Prestasi bidang kunci (key performance area) aspek-aspek penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan.

2. Mengidentifikasi Titik-titik pengawasan Strategik manajemen harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.

Jenis dan Metode Pengawasan
Metode Pengawasan Non-Kuantitatif Bersifat ´menyeluruh terhadap semua aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan
- Melakukan obervasi, mengadakan inspeksi secara langsung

dan rutin, mengkaji laporan, baik secara Lisan/tertulis, melakukan brainstorming dengan bahawan secara berkala, melakukan evaluasi

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
1. Managemen by Objective (MBO)

Penetapan tujuan secara bersama2 antara manajer dan bawaan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian unit kerja ataupun individuindividu. Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
2. Managemen by Exception (MBE) fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah 3. Managemen Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif

Metode Pengawasan Non-Kuantitaif
Audit Kualitas (Audit Mutu) Audit: Kegiatan mengumpulkan berbagai informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis, objektif, dan terdokumentasi pada asas manfaat Kualitas: Kesesuaian terhadap persyaratan

Audit Kualitas/Mutu
Contoh Audit Kualitas/Mutu; Manajemen Kualitas secara Total (TQM) Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safty, dan Morale 10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)

Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode in memerlukan data-data khusu dan menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan Anggaran, Audit Keuangan, Analisa Break Even, Analisa Rasio

Metode Pengawasan Kuantitaif
Anggaran: Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu Audit Keuangan: - Eksternal: Auditor independent dari luar organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi - Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik

Metode Pengawasan Kuantitaif
Analisa Break-Even: Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas) Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan Profitabilitas

Metode Pengawasan Kuantitaif
Balance Scorecard Selain mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No 1 DIMENSI KEUANGAN UKURAN KINERJA -Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll - Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll - Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll - Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll

2 3 4

Pelanggan Proses Bisnis Intern Pembelajaran dan Pertumbuhan

Modul 6 Hal 6.28

Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Akurat Tepat waktu Ekonomis Fleksibel Objektif dan bisa dipahami Kriteria yang masuk akal Penempatan yang Strategis Disesuaikan dengna rencana dan struktur organisasi Disesuaikan dengan Manajer Tindakan perbaikan

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful