Webinaire

Projets collaboratifs : Quels bénéfices pour votre entreprise ?
Tendances & retours d¶expériences Bertrand Dauvillier ± Gabriel Séjournant
28 avril 2011 1

Bienvenue Bienvenue à tous
La saga de webinaires Atlassian Épisode 2 :
Projets collaboratifs : Quels bénéfices pour votre entreprise ? Tendances & retours d¶expériences

Présenté par

Bertrand Dauvillier
Confluence Business Developper

Julie MAGGI
Marketing & Communication

Gabriel Séjournant
Consultant en projets collaboratifs
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Déroulement du webinaire
Tous les participants sont en mode « mute » : il est donc inutile de parler. Si vous rencontrez des difficultés, je vous invite à faire vos requêtes via le chat.

Une phase de questions / réponses de 15min est prévue à la fin de la présentation. Pour poser vos questions, rien de plus simple : utilisez la fenêtre prévu à cet effet à n¶importe quel moment durant la présentation. Les questions seront triées pendant la présentation. Cette présentation est enregistrée

Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence : 
   Wiki GED CMS RSE

Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0 
  Un modèle : Wikipédia Logiques d¶utilisation Apports et bénéfices

Changer sa façon de penser 
    Un savoir construit par le collectif Les métadonnées une navigation transverse Un système ouvert Plus qu¶un logiciel, une communauté Exemple d¶utilisation d¶un plugin

Quelques repères : 
  Les 7 péchés capitaux Risques et Besoins Idées reçues

Quelques exemples de projets mis en place
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Introduction :
‡ Commentaires ‡ Étiquettes (labels) Méta données ‡ Utilisateurs ‡ Sécurité ‡ Pages Modèles Administration ‡ Textes ‡ Tableaux ‡ Images ‡ Power point ‡ Vidéos Contenus

Fonctionnalités ‡ Activités récente ‡ Profil ‡ Suivi des nouveautés ‡ Favoris et pages favorites

RSE CMS

Wiki GED

Confluence, un outil participatif, évolutif, paramétrable selon vos besoins
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Usage Wiki :

Une page simple et claire avec pourtant«

4 intervenants 4 versions de la page, modifiée et enrichie progressivement

Des Commentaires pour ajouter une information supplémentaire distincte

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Usage GED :

7

Usage GED :

Traçabilité des documents par versions, auteurs, dates

8

Usage CMS :
Des modèles de pages pré établis faciles à créer

Modèle

Résultat

9

Usage RSE :
Un profil

Permet de suivre l¶activité d¶un utilisateur et de se créer un réseau personnalisé avec des personnes partageant des problématiques proches

Une communication rapide et fluide pour désengorger les boites mails

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Usage RSE :

Une remontée des informations automatiques pour des informations à jour

Une humanisation des collaborateurs. Des profils saisis par les utilisateurs, pour une meilleure mise en valeur.

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Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence : 
   Wiki GED CMS RSE

Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0 
  Un modèle : Wikipédia Logiques d¶utilisation Apports et bénéfices

Changer sa façon de penser 
    Un savoir construit par le collectif Les métadonnées une navigation transverse Un système ouvert Plus qu¶un logiciel, une communauté Exemple d¶utilisation d¶un plugin

Quelques repères : 
  Les 7 péchés capitaux Risques et Besoins Idées reçues

Quelques exemples de projets mis en place
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Un modèle : Wikipédia
Outils collaboratifs PRODUCTION »

les WIKIS

Le Wiki : outil collaboratif du web 2 Permet une représentation thématique / représentation chronologique (Blog)
Exemple phare : WIKIPÉDIA

- Un des sites les plus consultés au monde : - 400 millions de visiteurs uniques en novembre 2010 - 5ème site le plus visité dans le monde Wikipedia a déjà engendré des centaines de projets wikis

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Un modèle : Wikipédia

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Logiques d¶utilisation :
Plusieurs logiques d¶utilisation doivent être possibles
Accéder& contribuer
Je recherche des acteurs sur des critères précis Je définis mon profil de centres d¶intérêt & domaines d¶expertise Je consulte les contributions qui m¶intéressent Je recherche les connaissances pertinentes pour moi Je recherche les débats similaires sur le forum J¶accède et je lis les connaissances utiles

Trouver & interroger
J¶accède à la liste des contacts pertinents

Diffuser & alerter
Je contacte les bonnes personnes Je suis informé directement via E-mail

Valoriser & évaluer

Contacter Ecouter S¶informer Rechercher Solliciter . une expertise.

Je contacte l¶auteur de la contribution qui m¶intéresse

J¶exporte et je réutilise le contenu pertinent J¶apporte mes commentaires et mon appréciation

Je pose une question

L¶expert est sollicité dynamiquement

L¶expert me répond Les autres acteurs intéressés sont informés et répondent

Contribuer

Je créé une nouvelle publication

L¶expert est sollicité pour validation Les personnes intéressées sont alertées par e-mail

L¶expert peut apporter un commentaire Les abonnés peuvent commenter et évaluer la contribution

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Apports et bénéfices :
Pour l¶entreprise ‡ Espace de travail pour chaque entité, départements ‡ Amélioration de la productivité des équipes car baisse des pertes de temps liés à la lenteur de la circulation des informations et documents ‡ Gains de productivité grâce à l¶expérience collaborateur ‡ Communication performante et directe : baisse des pertes, des déformations et des transformations des informations ‡ Maintien de la sécurité / protection des informations
‡ Gestion des droits flexibles ‡ Gestion de la visibilité des informations flexible

Pour les collaborateurs

‡ Une information centralisée ‡ Un process de validation amélioré ‡ Une mise en valeur de ses connaissances ‡ Une humanisation des collaborateurs ‡ Meilleur suivi de l¶information
‡ Gestion des versions

‡ Recherche des informations rapide et efficace
‡Fin de la duplication des informations

‡ Plus d¶implication des collaborateurs dans les projets ‡ Création de domaines d¶expertise

‡Amélioration de la relation Client / Partenaires ‡Travail sur l¶image de marque et la notoriété de la société ‡ Implication des clients et partenaires dans l¶avancement des projets

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Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence : 
   Wiki GED CMS RSE

Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0 
  Un modèle : Wikipédia Logiques d¶utilisation Apports et bénéfices

Changer sa façon de penser 
    Un savoir construit par le collectif Les métadonnées une navigation transverse Un système ouvert Plus qu¶un logiciel, une communauté Exemple d¶utilisation d¶un plugin

Quelques repères : 
  Les 7 péchés capitaux Risques et Besoins Idées reçues

Quelques exemples de projets mis en place
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Le web 2.0, vers une nouvelle façon de penser :
Méthode classique
Une organisation hiérarchique

Méthode collaborative

Une hiérarchie des informations

Une même information n¶aura pas le même degré d¶importance selon les individus mais le besoin d¶y avoir accès reste constant. C¶est donc une nouvelle façon de concevoir l¶information et son partage qui se met en place

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Un savoir construit par le collectif :
Liste des différentes contributeurs

L¶intérêt de l¶entreprise est commun à l¶ensemble des collaborateurs. Son savoir est son patrimoine, enrichi par les expériences individuelles. Un sujet peut être traité de plusieurs points de vue : ‡ Commercial ‡ RH ‡ Opérationnel Les informations habituellement explosées et difficiles d¶accès sont enrichies et réunies La pertinence des informations vient de l¶estimation des utilisateurs et des métadonnées fluidifiant le process de validation

Commentaires

Étiquettes (labels) / thématiques

Rating, notation par les lecteurs

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Les métadonnées vers une navigation transverse :
Les méta données vers une navigation transverse

Liste de contenus créés par un utilisateur

Le sens ne provient pas seulement du contenu mais aussi de son contexte. Les métadonnées permettent une navigation souple avec des liens dépassant ceux de la hiérarchie. Les informations obtenues permettent de mieux rebondir et d¶obtenir des informations complémentaires selon les centres d¶intérêts et les problématiques.
Liste de contenus récemment mis à jour

Labels en rapport avec la page créée

Pages avec un label commun

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Le 2.0 un système ouvert :
Le 2.0 un système ouvert
Intérieur
Intranet

Extérieur

Autres outils

Wiki Confluence

Extranet Applications métiers

« La connaissance est le seul bien qui s¶accroit lorsqu¶on le partage »
Socrate

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Plus qu¶un logiciel, une communauté :
Confluence est extensible via un système de plugins :

Plus de 300 plugins disponibles. Certains sont payants, d¶autres gratuits.
On peut classer les plugins en grandes familles :

Mise en forme de texte (Composition plugin, LaTeX, Scaffolding, Ajout de fonctionnalités (Ad hoc Workflows, Copy page Tree, Dynamisation (Rate Plugin, IM Presence, Sticky Notes, Intégration (Remote API, Confluence CLI, ) ) ) ) )

)

Recherche avancée (InstantSearch, Advanced Search,

Layouts et thèmes (Clickr, Intranet Theme, Theme Builder,

Intégration de systèmes externes (Twitter, Salesforce, Wave, Flash, Modèles de pages (Software Development, Human Resources, Outils graphiques (balsamiq Mockups, gliffy, ) )

)

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Exemple d¶utilisation d¶un plugin :

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Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence : 
   Wiki GED CMS RSE

Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0 
  Un modèle : Wikipédia Logiques d¶utilisation Apports et bénéfices

Changer sa façon de penser 
    Un savoir construit par le collectif Les métadonnées une navigation transverse Un système ouvert Plus qu¶un logiciel, une communauté Exemple d¶utilisation d¶un plugin

Quelques repères : 
  Les 7 péchés capitaux Risques et Besoins Idées reçues

Quelques exemples de projets mis en place
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Les 7 péchés capitaux :
1. L¶orgueil (superbia) : Un logiciel n¶est pas une solution miracle, une mise à disposition n¶implique pas nécessairement une implication des utilisateurs; il est nécessaire de s¶impliquer et de convaincre 2. L¶avarice (avaritia) : Avec les réseaux sociaux d¶entreprise, le savoir, la connaissance sont partagés et il s¶agit bien de lutter contre les volontés éparses d¶appropriation et de conservation de l¶information à des fins uniquement personnelles. 3. L¶envie (invidia) : Sans aller jusqu¶à l¶abnégation (ce que personne ne demande, ni même ne souhaite), il nous faut apprendre à considérer l¶apport de l¶autre comme autant d¶avantages et ne pas en rester à des attitudes envieuses guidées par un arrivisme aussi dangereux qu¶inefficace. 4. La colère (ira) : N¶est jamais bonne conseillère, c¶est bien connu. Dans le modèle 2.0, la patience et le respect de l¶autre trouvent une pleine signification. Qu¶on se le dise, le 2.0 n¶est pas un modèle pour les autocrates, ni les colériques (souvent les mêmes) de tout poil!
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Les 7 péchés capitaux :

5. l¶impureté (luxuria) : L¶entreprise 2.0 peut être source de satisfaction pour ceux qui y participent mais il ne faut pas considérer cette satisfaction, ni même le fait « d¶être 2.0 comme un fin en soi. L¶entreprise 2.0 est un modèle de développement des organisations bâti autour de la valorisation de l¶humain. Les objectifs de tout à chacun sont différents et leur réalisation se fait à un rythme bien loin de celui d¶une quête sensuelle effrénée ! 6. La gourmandise (gula) : Il faut savoir rester dans (et garder) la mesure. Les projets disproportionnés, démesurés ou plus simplement ceux mis en oeuvre sans méthode, avec un certain aveuglement (ou au moins de la méconnaissance) sont voués à l¶échec! 7. La paresse (acedia) : L¶entreprise 2.0 est un modèle basé sur une implication personnelle (quelquefois au delà du rôle), donc de l¶ENGAGEMENT !

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Risques et besoins :
Un outil collaboratif reste avant tout un outil : ‡Il doit s¶inscrire dans une stratégie de communication globale ‡Il doit avoir une utilité clairement défini pour des populations d¶utilisateurs ‡Il doit être conçu pour répondre aux attentes et au besoins des utilisateurs ‡La participation des utilisateurs se fait en amont de la mise à disposition ‡Même simple, un nouvel outil représente un changement des habitudes, il faut donc former les gens ‡Un outil participatif, nécessite chaque individu, ceux-ci doivent donc être encouragés, pas réprimandé :
‡ Pour la quantité de publication ‡ Pour la qualité de leur publication

Le principal risque d¶un outil collaboratif réside dans son aspect « collaboratif » et donc il n¶est pas à la merci d¶un manque de participation : ‡Un outil en plus, du travail en plus ‡Un outil inconnu, donc compliqué ‡Un outil imposé par la direction ‡Un outil de surveillance ‡La peur d¶être dépossédé de son expertise ‡Un outil inadaptés aux besoins ‡Des débordements comportementaux ‡Un essoufflement rapide

‡C¶est un outil utile mais souvent complémentaire, un responsable de l¶administration peut aussi être amené à relancer les intervenants

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Idées reçues :
Idées reçues Réalité
‡ La visualisation est simple ‡ Les fonctionnalités de bases sont simples ‡ Le paramétrage est plus complexe ‡ Une utilisation avancée nécessite une familiarité avec les nouvelles technologies Comme tout nouvel outil, il nécessite une adaptation et un changement des habitudes qui peuvent être facilités par une formation Appliquer la règle des 2. « C¶est génial tout le monde va participer »
9090-9-1 » :

Le wiki :
1. « C¶est simple il n¶y qu¶à l¶installer »

‡ 90% des utilisateurs se connectent et lisent ‡ 9 % sont des contributeurs réguliers ‡ 1% sont des contributeurs actifs et réguliers Il est préférable de laisser la porte ouverte au plus grand nombre et ne pas appliquer trop de restrictions d¶accès

3.

« Maintenant avec les logiciels open source, tout est gratuit » « Open source » le code est libre de droit, donc modifiable, mais une licence d¶utilisation peut être vendue. Les fonctionnalités de bases sont fournies mais des fonctionnalités complémentaires nécessitent des développements.

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Sommaire :
Tendance : Des usages, une convergence : 
   Wiki GED CMS RSE

Une nouvelle façon de collaborer avec des outils web 2.0 
  Un modèle : Wikipédia Logiques d¶utilisation Apports et bénéfices

Changer sa façon de penser 
    Un savoir construit par le collectif Les métadonnées une navigation transverse Un système ouvert Plus qu¶un logiciel, une communauté Exemple d¶utilisation d¶un plugin

Quelques repères : 
  Les 7 péchés capitaux Risques et Besoins Idées reçues

Quelques exemples de projets mis en place
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Retours d¶expérience :

Utilisation de Confluence pour partager des informations dans des call-centers
Une grande entreprise de téléphonie mobile ainsi que ses différentes filiales assure un suivi de la relation client primordial via ses call-center. Afin de gagner du temps par rapport à des GED classiques et afin de pouvoir ajouter des informations pratiques rapidement, Confluence a été choisi. C¶est aussi un moyen de communiquer au plus grand nombre les informations ponctuelles d¶incidents techniques et d¶offres promotionnelles. Les conseillers ont ainsi gagné du temps avec des informations à jour, organisée par criticité et par filiales. Les clients ont obtenus des informations précises lors de difficultés rencontrées. Le service Client est mieux noté car plus efficace.
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Retours d¶expérience :

Utilisation de Confluence pour centraliser son savoir et ses expériences
Une société spécialisée dans la collecte et le traitement de déchets est organisée avec des antennes partout en France, elle s¶adresse aux entreprises produisant tous types de déchets. Subissant un fort turn over, il était devenu nécessaire de capitaliser sur les connaissances individuelles acquises ainsi que sur les retour d¶expériences. Confluence a permit de créer un outil de gestion de connaissances et à ainsi aider à l¶élaboration de réponses commerciales avec un savoir auparavant inaccessible ou introuvable.

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Retours d¶expérience :

Utilisation de Confluence en interne et avec ses clients.
Une société de marketing web a décidé d·utiliser Confluence pour créer une documentation à jour au sein de ses équipes de développement D·autre part Confluence va être utilisé pour partager la documentation validée avec ses clients et pouvoir échanger avec eux de façon plus directe. La documentation est mise à jour presque instantanément par l·ensemble des acteurs et ainsi décharge des personnes auparavant chargé de la rédaction. Les retours client permettent d·identifier les attentes ou les informations encore imprécises. Cela a permis de structurer les services et les rôles entre les équipes autour d·une proximité nouvelle avec les utilisateurs.
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Retours d¶expérience :

Utilisation de Confluence comme FAQ pour l¶application métier
Une société de gestion de droits de produits immatériels est organisée en fédérations régionales ce qui complique la communication et l¶assistance utilisateurs. Dotée d¶une application aussi complexe que la loi et la fiscalité le permet, les difficultés d¶utilisations par les utilisateurs métiers sont nombreuses. Afin d¶éviter une assistance téléphonique régulière et répétitive pour ceux dont c¶est la charge, Confluence à été utilisé pour récupérer les procédures, les mettre à jour, les rendre disponibles, accessibles et actualisées. La personne en charge de l¶assistance métiers a ainsi pu se concentrer sur sa tache première, la mise à jour des procédures, laissant les utilisateurs les consulter.
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Questions

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Prochain webinaire
Rendez-vous très prochainement pour la suite :
La saga de webinaires Atlassian Épisode 3 :
Confluence in a box

A très bientôt
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Crédits :
Atlassian infgov.net/2011/03/22/entreprise-2-0 Alcatel-Lucent Ideo Technologies Knowings Wikipedia

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