KERAJAAN MALAYSIA

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 5 TAHUN 2007

PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT

Bertujuan menguatkuasakan pemakaian Panduan Pengurusan Pejabat bagi menggantikan Arahan Perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa. Pekeliling Perkhidmatan ini diharap dapat membantu agensi awam melaksanakan urusan pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan.

Rasional kepada pengeluaran Panduan Pengurusan Pejabat i. memasukkan dasar baru sesuai dengan perubahan dan perkembangan persekitaran dan teknologi terkini; ii. memberi penjelasan mengenai sesuatu peraturan dengan lebih tersusun dari segi penggunaan bahasa, maksud dan isi kandungan; dan iii. memberi penekanan terhadap kepentingan sistem penyampaian perkhidmatan dan integriti dalam perkhidmatan awam.

LATAR BELAKANG
Digunakan sebagai panduan dalam urusan pentadbiran yang meliputi aspek urusan pentadbiran, dokumen, barang kelengkapan jabatan, perhubungan dan perkara berkaitan dengan perkhidmatan, sesebuah jabatan atau pejabat.

Bahagian I Pengurusan Am Pejabat 

Menjelaskan tanggungjawab Ketua Jabatan dalam pengurusan pejabat yang meliputi penyemakan fungsi jabatan, penilaian aktiviti dan senarai tugas, kebersihan dan keselamatan ruang pejabat.  Peruntukan baru dalam Bahagian ini adalah penekanan kepada pematuhan undangundang, kemudahan komunikasi dan program kebajikan.

Tanggungjawab Ketua Jabatan Ketua Jabatan hendaklah mentadbir agensi masing-masing dengan cekap dan berkesan dengan memberikan tumpuan dan keutamaan khususnya kepada aspek :
a) Menyedia dan mempamerkan Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan dan carta organisasi peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan seterusnya sehingga ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah, mengikut kesesuaian;

Sediakan dan maklumkan

OBJEKTIF

JABATAN

kepada semua anggota dan jelaskan tanggungjawab masing-masing. Beri bimbingan / latihan kepada anggota. Selaraskan aktiviti kerja. Sediakan panduan kerja. Pembahagian kerja dan penurunan kuasa. Hubungan baik dan suasana kerja yang baik.

Berikan senarai tugas secara bertulis dan kemaskinikan apabila berlaku:- Pertukaran objektif; - Penyusunan organisasi; - Pengurangan atau penambahan fungsi jabatan atau anggota atau berlaku perubahan sistem atau cara kerja.

Semak fungsi dan aktiviti Jabatan, jika perlu
‡Susun semula unit/cawangan; ‡Ubah strategi kerja; ‡Ubah pembahagian tugas; ‡Ubah cara kawalan; ‡Ringkas dan permudahkan kerja; ‡Bekalkan peralatan pejabat yang sesuai; ‡Dapatkan khidmat nasihat atau bantuan dari agensi lain; ‡Pupuk semangat kerjasama; ‡Adakan pegawai latihan; dan ‡Adakan pusingan kerja.

b) Memastikan semua pegawai memahami dan menghayati Visi, Misi, Objektif, Fungsi, Slogan Q, Piagam Pelanggan Jabatan dan tanggungjawab pegawai terutama kepada mereka yang baru ditempatkan di jabatan itu; c) Menyediakan Sasaran Kerja Tahunan (SKT) jabatan dan memastikan setiap pegawai mempunyai SKT masing-masing;

d)

Memaklumkan kepada semua pegawai mengenai kepentingan pematuhan kepada peraturan-peraturan berkaitan dengan pengurusan sumber manusia (seperti urusan perkhidmatan, tatatertib dan kemajuan kerjaya), pengurusan kewangan dan peraturan-peraturan lain yang berkuatkuasa dari semasa ke semasa;

e) mengutamakan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) di dalam pengurusan pejabat; f) menggalakkan perhubungan yang sihat di antara pegawai dan menyediakan suasana bekerja yang harmonis; g) menggunakan aplikasi psikologi pengurusan sumber manusia jabatan; dalam

h) Menyedia dan melaksanakan program kualiti jabatan; dan i) mewujud dan memperkukuhkan mekanisme kerjasama antara sektor awam dan swasta.

BAHAGIAN II PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA

Rekod Perkhidmatan Pegawai
Menentukan maklumat perkhidmatan pegawai di bawah penyeliaannya direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini. Maklumat pegawai hendaklah direkodkan dengan menggunakan kemudahan komputer atau di dalam buku yang disediakan khas untuk tujuan tersebut. Jika maklumat pegawai direkodkan secara manual, catatannya hendaklah menggunakan dakwat kekal.

Kenyataan Perkhidmatan
Merupakan dokumen sejarah perkhidmatan seseorang Anggota Perkhidmatan Awam dari mula ia dilantik sehinggalah kepada peringkat ia mencapai umur persaraan atau ditamatkan perkhidmatannya. Setiap peristiwa / perubahan yang berlaku akan dicatatkan dalam buku berkenaan.

Rekod Perkhidmatan terbahagi kepada empat (4) bahagian:1. Butir-butir peribadi a) b) c) d) e) f) g) Nama No: Kad Pengenalan No. Fail Jabatan Tarikh dan tempat lahir No: Fail caruman kumpulan wang Nama dan alamat waris Kelayakan akademik dan ikhtisas

2. Kenyataan Perkhidmatan a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) Nama Tarikh lahir Tarikh lantikan pertama Jawatan sekarang Tarikh lantikan jawatan sekarang Tarikh sah jawatan Jabatan sekarang Surat kuasa Butir-butir perubahan Tarikh kuat kuasa Gaji atau elaun layak Keputusan pemeriksaan perubatan

2. Kenyataan Perkhidmatan m) Pengisytiharan harta n) Aku Janji o) Keputusan peperiksaan yang pernah diduduki p) Opsyen perkhidmatan q) Kursus-kursus yang pernah dihadiri r) Anugerah perkhidmatan yang diterima s) Cuti Tanpa gaji yang pernah diluluskan t) Cuti belajar yang pernah diluluskan u) Tindakan tatatertib yang pernah dikenakan 

Maklumat yang perlu direkodkan dicatatkan dengan segera.

hendaklah 

Sekiranya catatan dibuat dengan komputer, segala peraturan yang ditetapkan hendaklah dipatuhi.  Catatan yang dibuat secara manual oleh pegawai bertugas hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa beserta cop jabatan. Untuk membolehkan catatan sentiasa terkini, rekod perkhidmatan boleh disimpan di lokasi pegawai berkhidmat;

3. Kenyataan Cuti Semua jenis cuti yang pernah diluluskan sepanjang perkhidmatannya:± 
       

Cuti sakit Cuti tanpa gaji Cuti separuh gaji Cuti belajar Cuti bersalin Cuti haji Cuti rehat Cuti sambilan / rehat khas Cuti tanpa rekod dll.

4. Lembaran Kelakuan a) Anugerah-anugerah yang diterima b) Kurniaan yang diterima c) Keputusan tatatertib yang dihadapkan

Rekod perkhidmatan pegawai adalah bertaraf SULIT. Walau bagaimanapun pegawai boleh melihat rekodnya sendiri dengan kebenaran pegawai penyelia rekod.

Rekod Kehadiran Setiap jabatan hendaklah menyelenggara rekod kehadiran pegawai. Setiap pegawai bertanggungjawab untuk merekodkan waktu mereka sampai dan waktu mereka meninggalkan pejabat / tempat bertugas. Setiap kaedah yang diguna pakai hendaklah mampu memantau kehadiran pegawai dengan berkesan.

Penilaian Prestasi
Merupakan sebahagian daripada sistem pengurusan personel yang digunakan untuk membantu setiap pegawai meningkatkan prestasi kerja masing-masing. Sebaliknya jika penilaian prestasi seseorang pegawai tidak diuruskan dengan sistematik, ia boleh memberi kesan negatif kepada prestasi pegawai yang berkenaan. Ketua Jabatan perlu memastikan penilaian prestasi pegawai disediakan mengikut prosedur yang ditetapkan.

‡ Objektif, adil, telus, teratur dan beterusan; ‡ Berasaskan aspek dan kriteria yang ditetapkan; ‡ Menggunakan skala penilaian yang ditetapkan; ‡ Tanpa dipengaruhi prestasi tahun sebelumnya; ‡ Tidak pilih kasih; ‡ Tidak terlalu murah hati atau sebaliknya.

Ekspektasi pegawai penilai terhadap pegawai yang dinilai dari segi tahap prestasi yang perlu dicapai hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai dengan jelas;

Pegawai penilai hendaklah memberi peluang dan bersedia mendengar pandangan yang diberikan oleh pegawai yang dinilai berkaitan dengan prestasinya;

dan Pegawai penilai tidak menggunakan penilaian prestasi sebagai instrumen untuk menekan atau mengugut seseorang pegawai yang dinilai. Penilaian prestasi sepatutnya dijadikan sebagai suatu mekanisme untuk meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai.

Pemupukan Budaya Kerja Positif (a) Mewujud dan memupuk sebagai satu pasukan; semangat bekerja

(b)

Memiliki dan menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan; Memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan (mentoring and coaching);

(c)

(d) Memberi tanggungjawab dan kepercayaan kepada pegawai bagi melaksanakan tugas yang telah diamanahkan; dan (e) Memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai yang telah memberi sumbangan kepada organisasi, Kerajaan dan negara.

Pembangunan Modal Insan
(a) merancang dan mengelola program latihan yang sesuai di dalam dan di luar jabatan; membantu menyediakan laluan kerjaya (career path) dan perancangan pelan penggantian (succession plan); merancang dan melaksanakan pusingan kerja mengikut tempoh yang sesuai dalam pelbagai bidang; dan memberi pendedahan yang bersesuaian kepada pegawai bagi mendapatkan pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi yang lain iaitu termasuk agensi swasta, agensi antarabangsa dan negara asing.

(b)

(c)

(d)

Sijil Penghargaan
Pegawai tetap yang telah menyumbangkan perkhidmatan yang baik secara berterusan tidak kurang daripada 15 tahun hendaklah diberi Sijil Penghargaan sekiranya mereka telah menamat atau ditamatkan perkhidmatan.

Pewartaan
Semua pelantikan dan kenaikan pangkat pegawai dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan pegawai yang dilantik atau dinaikkan pangkat ke jawatan Ketua Jabatan di peringkat negeri dan ke atas hendaklah disiarkan dalam Warta Kerajaan, tanpa mengira kumpulan atau gred jawatan berkenaan, tindakan menyiarkan dalam Warta Kerajaan hendaklah diuruskan tanpa sebarang pengecualian.

BAHAGIAN III KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN

Keperibadian
Setiap pegawai awam hendaklah sentiasa menjaga dan memelihara penampilan diri, cara berpakaian, cara bekerja, tatakelakuan, disiplin dan adab sopan sama ada semasa menjalankan tugas atau di luar masa bertugas.

Pegawai awam hendaklah memiliki keperibadian unggul yang dizahirkan melalui sikap dan tatakelakuan yang berasaskan nilai-nilai murni. Di samping itu, pegawai juga dikehendaki memiliki professional competency pada tahap yang tinggi seperti cekap, mahir, intelektual, produktif, result oriented, inovatif, berwawasan, pintar dan kreatif.

Ketua Jabatan
hendaklah memastikan semua pegawai menghayati nilai-nilai murni untuk meningkatkan keutuhan jabatan

Berintegriti
(i) Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada prinsip moral yang baik; Bertindak selaras dengan nilai- nilai yang baik walaupun dalam keadaan yang sukar; Bertindak secara konsisten untuk menegakkan kebenaran dan mengotakan apa yang dikata;

(ii)

(iii)

(iv)

Bersifat terbuka dan terus terang dalam menyampai dan menerima cadangan, idea dan teguran;

dan (v) Berupaya menjadikan diri dihormati kerana tindakan yang dilakukan adalah berasaskan kepada nilai murni.

Berkebolehan untuk mengawal emosi
(i) Mempunyai kesabaran yang tinggi dan kebolehan mengawal emosi di dalam suasana kerja terutamanya suasana yang terdesak dan tertekan;

dan (ii) Sentiasa tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan kerja yang sangat mencabar.

Berkebolehan untuk bertindak secara bijaksana dan berhemah
(i) boleh menganalisis dan menjangka implikasi yang berlaku bagi setiap tindakan yang diambil; dan mempunyai sifat berhati-hati memastikan tindakan diambil dan dilaksanakan dengan bijaksana tanpa menimbulkan suasana yang tidak sihat di dalam organisasi dan antara organisasi atau tanggapan yang buruk oleh pihak yang terlibat.

(ii)

Mempunyai pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
(i) (ii) Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan melaksanakan dasar atau peraturan; Mengambil kira keperluan±keperluan baru dan bersikap fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya pelaksanaan dasar dan peraturan disesuaikan mengikut perubahan yang berlaku; dan Berfikiran terbuka dan boleh menganjak paradigma serta tidak terikat dengan peraturan dan kaedah yang sudah tidak sesuai.

(iii)

Mempunyai keazaman dan kegigihan
(i) Mempunyai keazaman, tidak mudah putus asa serta sanggup berkorban masa dan tenaga bagi memastikan rancangan dan tugas dilaksanakan seperti mana dijadualkan demi mencapai matlamat organisasi; dan Berupaya menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian melalui inisiatif sendiri seperti mendapatkan sokongan pihak-pihak tertentu untuk memastikan objektif organisasi dapat dicapai.

(ii)

Mempunyai sifat-sifat amanah, jujur dan kebolehpercayaan (i) amanah, jujur dan ikhlas dalam melaksanakan tugas dan mempunyai ciri yang sesuai untuk diberi tanggungjawab yang melibatkan kepentingan organisasi dan kepentingan awam; dan (ii) Boleh dipercayai untuk dengan penuh dedikasi. menjalankan

Bersedia berkhidmat untuk kepentingan awam dan negara
Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk membantu atau memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara melebihi daripada kepentingan peribadi.

Mempunyai sifat keberanian dan sanggup menerima cabaran
(i) Boleh mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara bertanggungjawab dan berhemah; Sanggup menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi; dan Mempunyai semangat dan keupayaan untuk melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup mengambil risiko dalam melaksanakannya.

(ii)

(iii)

Berpegang teguh kepada prinsipprinsip akauntabiliti
Bertanggungjawab terhadap sesuatu tugas yang diamanahkan.

Berfikiran Positif
(i) Mempunyai keyakinan dan percaya sesuatu perkara itu boleh dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan yang sukar; Sentiasa percaya setiap isu atau masalah mempunyai jalan penyelesaian; dan (iii) Sentiasa menganggap sesuatu negatif itu boleh diperbaiki diterjemahkan kepada sesuatu bernilai positif. yang atau yang

(ii)

Mempunyai kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya
(i) Mempunyai kestabilan peribadi dan keluarga. Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas, kepentingan perkhidmatan dan negara; dan (ii) Mempunyai rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan kepada pegawai awam yang lain.

Tatakelakuan
Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan.

PAKAIAN
Pegawai hendaklah sentiasa memakai pakaian yang kemas dan sesuai semasa bertugas dengan mematuhi peraturan pakaian yang ditetapkan termasuk pegawai yang dikehendaki memakai pakaian seragam.

Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/1985 Pekeliling Perkhidmatan Bil.2/2005 Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2005 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.1/2006 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.6/1985 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.7/2001 Surat Pekeliling Ikhtisas Bil.13/1969

Tanda Nama
Jabatan hendaklah menyediakan tanda nama kepada semua pegawai. Pegawai hendaklah memakai tanda nama yang disediakan oleh jabatan sepanjang masa bekerja.

AZMI

Surat Pekeliling Am Bilangan 8 Tahun 1983
Corak tanda nama huruf warna putih latar belakang hitam satu nama sahaja semat dibaju di dada sebelah kiri

tidak memakainya dianggap sebagai

ingkar perintah

BAHAGIAN IV PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN

Mengutamakan Pelanggan
Memberi penekanan terhadap kepentingan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggan seperti: (a) Memberi layanan yang mesra dan adil kepada pelanggan; Mewujudkan pejabat perkhidmatan pelanggan;

(b)

(c)

Memperluaskan mekanisme penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan; dan

(d)

Mengurangkan kerenah birokasi dalam urusan jabatan dengan pelanggan.

Kemudahan Pelanggan
Ketua Jabatan digalakkan menyediakan kemudahan berikut di jabatan masing-masing: (a) Telefon awam untuk kegunaan orang ramai yang datang berurusan dengan jabatan;

(b)

Alat siar raya bagi membantu penyampaian maklumat dengan cepat dan berkesan; Kafeteria untuk kemudahan pegawai dan pelanggan yang berurusan dengan jabatan; Galeri untuk mempamerkan aktiviti jabatan;

(c)

(d) dan (e)

Kemudahan sukan dan riadah.

Piagam Pelanggan
Ketua Jabatan hendaklah menggubal piagam pelanggan jabatan berdasarkan penyampaian perkhidmatan atau produk kepada pelanggan. Piagam pelanggan yang dikeluarkan hendaklah jelas, senang disebar, kebolehpercayaan, praktikal, khusus dan boleh ditambahbaik.

Pengurusan Aduan Awam
(a) Setiap aduan yang berkaitan diambil tindakan penyelesaian/ pemulihan dengan cepat, tepat, adil dan berkesan; Mewujudkan pelbagai saluran (kaunter, telefon, emel, laman web interaktif, borang atau surat); Menetapkan tempoh yang munasabah bagi penyelesaian; atau dan (d) Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan yang dikuatkuasakan dari semasa ke semasa.

(b) (c)

BAHAGIAN V
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

Perkhidmatan Kaunter
Semua jabatan Kerajaan, terutamanya yang berurusan terus dengan pelanggan hendaklah mengadakan perkhidmatan kaunter. Kaunter yang disediakan hendaklah sesuai, mesra pelanggan.

Perkhidmatan Telefon Berkualiti
Ketua Jabatan hendaklah meningkatkan kualiti layanan perkhidmatan telefon.

Sistem Dan Prosedur Kerja
(a) Mengadakan sistem dan prosedur kerja yang teratur, jelas dan difahami oleh semua pegawai. Mengemas kini sistem dan prosedur kerja untuk memastikan perkhidmatan yang diberi telus, cepat dan berkesan serta menutup ruang dan peluang bagi sebarang amalan negatif.

(b)

(c)

Mewujudkan Manual Prosedur Kerja Fail Meja. Rujuk PKPA 8/1991

Dan

(d)

Borang yang disediakan hendaklah ringkas dan memenuhi kehendak atau tujuannya. Lesen dan permit yang dikeluarkan hendaklah selaras dengan tujuan ianya diadakan.

(e)

BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN

Surat Menyurat
-Dibuat dengan jelas; -Gunakan kepala surat; -Bermula dengan ³Tuan´ atau ³Puan´; -Diakhiri dengan ³Saya yang menurut perintah´; -Ada nombor rujukan; -Ada nombor perenggan kecuali perenggan pertama; -Jika ada lampiran hendaklah dinamakan lampiran berkenaan; -Surat-surat keluar masuk hendaklah direkodkan.

Pengurusan Surat Terperingkat
Pengurusan surat terperingkat termasuk yang diterima dan yang dihantar hendaklah dikawal dengan selamat menerusi pendaftaran rahsia semasa menerima, memproses, menyimpan dan menghantar mengikut Arahan Keselamatan dan peraturan yang berkaitan.

BAHAGIAN VII

PENGURUSAN FAIL

MEWUJUDKAN ARKIB/LUPUS KLASIFIKASI PINDAH MENYIMPAN

KEKAL/LUPUS

DAPAT SEMULA

Rujukan agensi / klasifikasi

Rujukan daftar nombor

Tajuk / daftar abjad

Fail Peribadi

Nama Agensi/ Kod Agensi

Kod Klasifikasi
No. Pendaftaran

ABC1014 / (HEM) / Nama Agensi/ Kod Agensi

01 /

02

Kod subjek

Kod subjek kecil Kod Klasifikasi

Digunakan sebagai fail sementara Untuk tindakan segera apabila fail induk tidak diperolehi dan ia dimasukkan ke dalam fail induk sebagai satu kandungan.

Sebagai fail induk yang mengandungi dokumen terperingkat yang hanya boleh diakses oleh orang yang dibenarkan sahaja.

Fail Peribadi

MENGANDUNGI MAKLUMAT YANG DITARAFKAN SEBAGAI SULIT YANG JIKA DIDEDAHKAN TANPA KEBENARAN AKAN MEMUDARATKAN KEGIATAN KERAJAAN ATAU ORANG PERSEORANGAN

Mengandungi maklumat yang jika didedahkan akan membahayakan keselamatan negara, kerosakan besar yang memberi keuntungan kepada kuasa atau negara asing....

YANG JIKA DIDEDAHKAN AKAN MENGAKIBATKAN KEROSAKAN YANG AMAT BESAR KEPADA NEGARA.

KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada kertas minit Kertas minit digunakan untuk mencatat semua surat-surat masuk dan keluar serta tindakan atau catatan berkaitan dengan isi kandungan surat-surat berkenaan. Surat-surat masuk dicatat dengan dakwat merah Surat-surat keluar dicatat dengan dakwat biru/hitam

Kertas Minit No: Fail: ABC 1024(HEM)01/02

m.s.

20

Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP Surat J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45) Memo Pekelling dimasukkan 22.8.2005 30.8.2005 bertarikh pada

Pen.Kanan Tadbiran, Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindakan. 2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusannya. Terima kasih. t.t. Ringkas tarikh

Kertas Minit No: Fail: ABC 1024(HEM)01/02

m.s.

Telah berbincang dan keputusan telah dibuat dan dipersetujui. Dimaklumkan kepada Pengetua untuk tindakan selanjutnya pada 22.9.2005. t.t.

Dipersetujui. t.t. Ringkas tarikh 21 Dikirim pada 28 SEP 2005

BAHAGIAN VIII PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN REKOD AWAM

REKOD AWAM ATAU REKOD KERAJAAN
Rujuk ± Panduan Pengurusan Rekod

Ialah semua kertas, dokumen,buku, bahan bercetak, peta, pelan, lukisan, gambar, mikro filem, filem wayang gambar, pita video, rakaman suara, disket, CD dan sebagainya yang diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam dalam menjalankan aktiviti rasmi Jabatan semasa menjalankan tugas rasminya.

Rujukan ² Akta Keselamatan Dokumen

PERBUATAN YANG UNTUK MEMPEROLEHI KEGIATAN BERTUJUAN MENYEBABKAN KEGIATAN YANG DIJALANKAN KEROSAKAN FIZIKAL UNTUK KEPENTINGAN PERKARA TERPERINGKAT OLEH PERTUBUHAN ATAU ORANG SESEBUAHCARA TERSEMBUNYI ATAU DENGAN KUASA ASING ATAU PERSEORANGAN DIDALAM SESUATUSALAH DI POLITIK ATAU TUJUAN SISI LUAR NEGARA YANG MENGANCAM YANG SUBVERSIF. UNDANG-UNDANG BAGI KETENTERAMAN YANG MENYALAHI DALAM MASA AMAN IANYA DILAKUKAN OLEH TUJUAN MEMUDARATKAN UNDANG-UNDANG TETAPI TIDAK ORANG PERSEORANGAN YANG KESELAMATAN ATAU SAMPAI KEPADA PERBUATAN BERSIMPATI DENGAN SESUATU PIHAK. KEPENTINGAN NEGARA. PEPERANGAN.

BAHAGIAN IX PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Kemudahan Komunikasi dan Teknologi Maklumat (ICT) adalah penting sebagai mekanisme sokongan dalam memudahkan pelaksanaan kerja/tugas di pejabat. Terdapat pelbagai bentuk perkhidmatan ICT yang boleh digunakan oleh jabatan. Pengurusan secara elektronik ini meliputi:-

Pelan Strategik Teknologi Maklumat

Pelan Strategik ICT (ISP) jabatan ialah satu pelan jangka panjang (3 hingga 5 tahun) yang menetapkan hala tuju perancangan, strategi pembangunan dan pelaksanaan projek-projek ICT bagi menyokong pencapaian visi jabatan.

Perolehan Perkakasan Dan Perisian 

Ketua Jabatan dikehendaki mengemukakan cadangan projek ICT kepada MAMPU bagi mendapatkan kelulusan teknikal sebelum ianya dilaksanakan. Ketua Jabatan juga dikehendaki mengemukakan Laporan Status Pelaksanaan Projek ICT kepada MAMPU setiap enam (6) bulan sehingga projek tersebut siap dilaksanakan atau mengikut peraturan yang berkuat kuasa. 

Rangka Dan Keselamatan Teknologi Maklumat
Dasar Keselamatan ICT ialah satu dasar yang memenuhi keperluan penguatkuasaan, kawalan dan langkah-langkah menyeluruh untuk melindungi aset ICT. Ketua Jabatan bertanggungjawab merangka satu dasar keselamatan ICT bagi memastikan aset ICT dilindungi dan urusan jabatan dapat beroperasi dengan lancar serta meminimumkan kerosakan atau kemusnahan aset-aset ICT.

Penggunaan Perkhidmatan

Internet 

Internet adalah rangkaian komputer secara global yang menyediakan pelbagai maklumat sebagai alat untuk meningkatkan prestasi, keupayaan dan produktiviti kerja pegawai dan jabatan. Pegawai hendaklah mendapatkan kemahiran menggunakan kemudahan internet. Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pegawai menggunakan kemudahan internet mengikut etika, garis panduan dan prosedur keselamatan penggunaan internet yang ditetapkan. 

Emel adalah aplikasi yang membolehkan komunikasi berbentuk mesej elektronik dilakukan lebih dari dua hala dengan cara yang pantas. Emel hendaklah digunakan mengikut prosedur dan kaedah yang betul dan disesuaikan pemakaiannya mengikut keperluan Jabatan. Penggunaan emel tertakluk kepada peraturan yang ditetapkan.

BAHAGIAN X INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM1,000.00 setiap satu pada masa perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu. Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.

Kawalan Penggunaan
Ketua Jabatan bertanggungjawab ke atas kawalan inventori dan bekalan pejabat mengikut kaedah yang berkuat kuasa bagi tujuan mencegah pembaziran, kehilangan, kerosakan dan penyalahgunaan.

Penyimpanan
Tempat yang digunakan untuk menyimpan inventori dan bekalan pejabat (aset) hendaklah: (a) Mempunyai ciri-ciri keselamatan kesesuaian jenis aset; mengikut

(b)

Tempat yang sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri sesuatu aset; dan

(c)

Bagi aset yang sedang dalam proses pelupusan hendaklah selamat bagi mengelak kehilangan.

Pelupusan
(a) Item yang rosak, tidak boleh guna atau tidak ekonomik dibaiki, tempoh dilupuskan mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa. Pelupusan hanya dilaksanakan setelah mendapat kelulusan daripada pihak berkuasa yang meluluskan pelupusan.

(b)

Hapus Kira
(a) Item yang hilang atau berlaku perselisihan antara fizikal aset dan rekod berikutan daripada pemeriksaan stok verifikasi, tindakan hapus kira hendaklah diambil mengikut peraturan yang sedang berkuat kuasa. Hapus kira boleh dilaksanakan setelah mendapat kebenaran daripada pihak berkuasa bagi meluluskan hapus kira.

(b)