PMBOK® GUIDE - Edición 2000 Guía Fundamental

Para la Gestión de Proyectos

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto Capítulo 10

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto 

Incluye los procesos requeridos para asegurar la generación, recopilación, diseminación, almacenamiento y la disposición puntual y adecuada, de la información del proyecto.  Establece los vínculos críticos entre personas, ideas e información que son necesarios para el éxito.  Todo aquel que esté involucrado con el proyecto debe estar preparado para enviar y recibir comunicaciones, y debe entender cómo estas afectan el proyecto como un todo.

 Reporte de desempeño / rendimiento Recopilar y diseminar la información de desempeño / rendimiento (informes de estado.  Cierre Administrativo Generación. recopilación y diseminación de información para formalizar el término de una fase o proyecto. .  Distribución de la Información Hacer que la información necesaria esté disponible para los accionistas del proyecto en forma oportuna.Procesos principales para la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto  Planificación de las Comunicaciones Determinar las necesidades de información y de comunicación. mediciones de avance y predicciones). cuándo la necesitarán y cómo se les hará llegar. quién necesita qué información.

· Necesidades de información externa (comunicarse con los medios). Son la suma de los requerimientos de información de los accionistas del proyecto (tipo.Planificación de las Comunicaciones  Entradas: Requerimientos de comunicaciones. departamentos y especialidades involucrados · Logística de cómo los individuos estarán involucrados con el proyecto y en qué lugares. · Disciplinas. formato y valor de la información) Se debe analizar: · Organización del proyecto y relaciones de responsabilidad de los accionistas. .

Factores de tecnología que pueden afectar al proyecto: .: Cuando se ejecuta un proyecto por contrato generalmente existen disposiciones contractuales específicas que afectan la planificación de las comunicaciones.Tecnología de las comunicaciones.Disponibilidad de tecnología .Inmediatez de la necesidad de información . Tecnologías o métodos empleados para transferir información desde y hacia los accionistas del proyecto (breves conversaciones. extensas reuniones. Ej. .Personal esperado del proyecto . programas y bases de datos en línea). simples documentos.Longitud del proyecto Restricciones Las restricciones son factores que limitarán las opciones del equipo de gestión del proyecto.

Este análisis debe considerar los métodos y tecnologías adecuadas al proyecto que permitan proveer la información requerida. . de modo tal de desarrollar una visión metódica y lógica de sus necesidades de información y las fuentes que permitan satisfacer aquellos requerimientos. Herramientas y Técnicas: Análisis de accionistas. Se deben analizar las necesidades de información de los distintos accionistas.

Una estructura de recopilación y archivo que detalle los métodos que se emplearán para recopilar y guardar los distintos tipos de información. incluido el formato. El plan de gestión de las comunicaciones puede ser formal o informal.Una descripción de la información que se va a distribuir. Un plan de gestión de las comunicaciones es un documento que entrega: . nivel de detalle y convenciones / definiciones que se emplearán. . contenido.Una estructura de distribución que detalla a quién fluirá la información y qué métodos se utilizarán para distribuir los distintos tipos de información (compatible con organigrama). altamente detallado o ampliamente estructurado. Resultados: Plan de gestión de las comunicaciones. . según sean las necesidades del proyecto. .

. a medida que el proyecto avance y se desarrolle. .Programas de producción que muestren cuándo se producirá cada tipo de comunicación. .Un método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones..Métodos para acceder a la información entre las comunicaciones programadas.

Distribución de la Información  Entradas: Resultados del trabajo. La información sobre los resultados del trabajo (que prestaciones se han terminado y cuáles no. etc. Son las consecuencias de las actividades realizadas para llevar a cabo el proyecto. Plan del proyecto. .) se recopila como parte de la ejecución del plan del proyecto. hasta qué grado se están cumpliendo las normas de calidad. Plan de gestión de las comunicaciones. Ver Resultados de la Planificación de las comunicaciones. El plan del proyecto es un documento formal aprobado que se utiliza para gestionar la ejecución del proyecto. en qué costos se ha incurrido o cometido. El plan y programa del proyecto deben distribuirse según se defina en el plan de gestión de las comunicaciones.

). etc.). los medios. inambigüa y completa. oír y hablar. Formal (informes. El emisor es el responsable de que la información sea clara. El receptor es responsable de asegurarse de que la información sea recibida en su cabalidad y correctamente entendida.Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente. Se utilizan para intercambiar información. Dimensiones: . etc. Herramientas y técnicas. Habilidades de comunicación. . Vertical (hacia arriba y hacia debajo de la organización) y horizontal (con colegas). . resúmenes.Escrita y oral. conversaciones ad hoc. el público. etc.) e informal memos.

etc. que incluyen sistemas de archivo manuales. correo electrónico. facsímil.Sistemas de recuperación de información. . bases de datos electrónicas. video conferencia e redes internas al proyecto (Intranet). La información del proyecto se puede distribuir. el acceso compartido a bases de datos electrónicas en red. especificaciones de diseño. correo de voz. software de gestión de proyectos y sistemas que permiten el acceso a documentación electrónica como son los planos de ingeniería. utilizando una variedad de métodos incluidas las reuniones de proyecto. Métodos de distribución de la información. planos de prueba. La información puede ser compartida por los miembros del equipo y por los accionistas a través de una variedad de métodos. la distribución de documentos en copia dura.

 Resultados: Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia. hasta donde sea posible y adecuado. Presentaciones del proyecto. memorandos y documentos que describan el proyecto. Esta información debe. Informes formales del proyecto sobre estado o avance del proyecto y/o asuntos del mismo. Informes de proyecto. El equipo del proyecto suministra información de manera formal. o informal. . mantenerse en un modo organizado. a cualquiera o a todos los accionistas del proyecto.

Informe de avance. . describe en qué punto se encuentra ahora el proyecto (por ejemplo. o qué se ha terminado versus que está en proceso). el estado de avance en relación al programa y a la métrica del presupuesto). Predicción. . describe qué ha logrado el equipo del proyecto (por ejemplo.Reporte de Desempeño / Rendimiento El reporte de rendimiento / desempeño implica la recopilación y diseminación de la información de rendimiento / desempeño para proveer a los accionistas con información acerca de cómo se están utilizando los recursos para lograr los objetivos del proyecto. porcentaje terminado de acuerdo a programa. predecir el estado y avance del proyecto a futuro. Este proceso incluye: .Informe de estado.

Deben ser informados dentro de la estructura establecida por el plan de gestión de las comunicaciones. debe ser considerada al momento de evaluar el desempeño / rendimiento del proyecto. Otros registros del proyecto. . y que. La información sobre los resultados del trabajo debe ser exacta y uniforme. por tanto. El plan del proyecto contiene las distintas bases o pautas que se utilizarán para evaluar el desempeño / rendimiento del proyecto. Resultados del trabajo. Entradas: Plan del proyecto. Existen otros documentos del proyecto que contienen información relacionada con el contexto del proyecto.

Revisiones de rendimiento / desempeño. técnicas de distribución de la Ver Entradas de Distribución de la información . Este análisis implica comparar los resultados reales del proyecto con los resultados planificados o esperados. el costo ( o el recurso) y las medidas del programa para ayudar al equipo de gestión del proyecto a evaluar el rendimiento / desempeño del mismo. Análisis de tendencias. Análisis del valor ganado. Este integra el alcance. Son reuniones que se llevan a cabo con el objeto de evaluar el estado y/o el avance del proyecto. Es el método más comúnmente utilizado para la medición del rendimiento / desempeño.  Herramientas y Técnicas: Análisis de la varianza. Este análisis implica examinar los resultados del proyecto con el pasar del tiempo. Herramientas y información. a fin de determinar si el rendimiento / desempeño está mejorándose o deteriorándose.

curvas S y tablas. Resultados: Informes de rendimiento / desempeño. gráficos de barras (cartas Gantt). etc.). El análisis del rendimiento del proyecto suele generar una solicitud de cambio en algún aspecto de éste. . Estos informes organizan y resumen la información recopilada y presenta los resultados de cualquier tipo de análisis. Los formatos mas utilizados son. gestión de cambio de alcance. Estas solicitudes de cambio son manejadas de la forma como se describe en los distintos procesos de control de cambios (por ejemplo. Solicitudes de cambio. control de programa.

CIERRE ADMINISTRATIVO El proyecto o fase luego de lograr sus objetivos o de terminarse por otras razones. Este incluye recopilar los registros del proyecto. El cierre administrativo consiste en documentar los resultados del proyecto para formalizar la aceptación del producto del proyecto por parte del auspiciador. y archivar dicha información para futura referencia. asegurarse de que estos reflejen las especificaciones finales. requiere de su cierre o término. la eficacia y las lecciones aprendidas. . analizar el éxito del proyecto. o cliente.

Documentación del producto. memorandos y describan el proyecto. Los registros del proyecto correspondencia. pueden incluir documentos que . especificaciones. documentación técnica. Otros registros del proyecto. medición del rendimiento / Debe estar disponible para su revisión durante el cierre administrativo toda la documentación producida para registrar y analizar el rendimiento del proyecto. planos.). incluidos los documentos de planificación que establecieron la estructura para la medición del rendimiento / desempeño. Entradas: Documentación de desempeño. archivos electrónicos. etc. Los documentos producidos para describir el producto del proyecto deben estar disponibles para su revisión durante el cierre administrativo (planes.

 Herramientas y Técnicas para el Cierre Administrativo Herramientas y técnicas para rendimiento / desempeño. (Ver proceso Reporte de Desempeño / Rendimiento) . Informes del proyecto. (Ver proceso Distribución de la Información) el reporte de (Ver proceso Reporte de Desempeño / Rendimiento) Presentaciones del proyecto.

Cierre del proyecto. . Cuando los proyectos sean ejecutados por contratos o cuando estos impliquen una gestión de abastecimiento importante. se deberá prestar una especial atención al proceso de archivo de los registros financieros. Se deberá actualizar cualquier base de datos histórica específica del proyecto o del programa. Se debe preparar un conjunto completo de registros indexados del proyecto para fines de archivo de las partes respectivas. La confirmación de que el proyecto ha cumplido todos los requerimientos de los usuarios del producto del proyecto (el usuario ha aceptado formalmente los resultados y las prestaciones del proyecto y los requerimientos de la organización que los provee). Resultados: Archivos del proyecto.

Lecciones aprendidas. deberán ser documentadas de modo tal que pasen a ser parte de la base de datos histórica tanto para este proyecto como para otros proyectos de la organización ejecutante. el razonamiento que exista detrás de la acción correctiva que se haya elegido. La base de datos representa. y otros tipos de lecciones aprendidas. Las causas de las varianzas. además. la base para la gestión del conocimiento. .