La importancia de los Proyectos en un mundo en constante evolución

Lic. Cecilia Boggi, PMP Abril 2011

Agenda
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Contexto actual La Disciplina de Dirección de Proyectos La Dirección de Proyectos según PMI® Certificaciones del PMI® Programa de Dirección de Proyectos de ORT Argentina

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Contexto Actual

Ej: nuevo modelo de su producto ` Ambos: ` ` ` Son realizados por personas Utilizan recursos limitados Se planifican.Ej: líneas de producción Proyectos: .El trabajo de las Organizaciones ` Las organizaciones realizan trabajos: ` ` Operaciones . ejecutan y controlan ` Difieren: ` ` Las operaciones son repetitivas Los proyectos son temporales y únicos 4 .

El trabajo de las Organizaciones Operaciones 5 .

Los Cambios en las Organizaciones Proyectos 6 .

a través de elaboración progresiva 7 .Definición de Proyecto Un proyecto es un emprendimiento temporal para crear un producto o servicio único.

Contexto Actual del Mercado ` ` ` ` ` Alta demanda de crecimiento e innovación Clientes exigen poder elegir entre variedad de productos Globalización fuerza a competir con costos más bajos Requiere ofrecer más productos a precios competitivos Ejemplo: ` ` En 1950 GM producía un único modelo de automóvil ` Vendiendo millones de unidades En 2003 cerca de 90 modelos ` Vendiendo 50 mil unidades de c/modelo 8 .

Operaciones Mayor proporción de Proyectos Vs Operaciones 9 .Proyectos Vs.

innovar o ganar ventaja competitiva.Características de los proyectos La única forma en que las compañías pueden cambiar. implementar una estrategia. es a través de proyectos ` Los cambios en la organización se llevan a cabo a través de proyectos Los proyectos generan cambios en la organización y en la forma en que la gente hace el trabajo Integran profesionales de diferentes disciplinas Utilizan tecnologías avanzadas Hay un alto nivel de incertidumbre 10 ` ` ` ` .

` Fuente:The Project Management Scorecard .Cuál es el costo de fallas en Proyectos? ` Un ejemplo: ` ` En 1996. después de quejas sobre la definición del producto. problemas con los clientes y hasta situaciones judiciales. Los proyectos mal manejados y fallidos cuestan a las compañías enormes costos. Cuatro años más tarde. Bothell. habiendo sobrepasado los plazos. Snead 11 .Phillips. AMRIS denunció gastos de US$ 213M y litigió contra los otros socios. con altísima cantidad de cambios. Budget Rent a Car y AMR Information Services (AMRIS) para desarrollar un sistema informático llamado Confirm.. Hilton Hotels Corp. habilidades de gestión pobres y comunicaciones malas. Finalmente acordaron extra-judicialmente. se creó una asociación entre Marriot Corp.

Concientización en Dirección de Proyectos ` Las organizaciones están utilizando cada vez más proyectos para alcanzar estos objetivos: ` ` En compañías que buscan aumentar sus beneficios y su participación en el mercado Y en ONGs que buscan aumentar el valor para sus clientes ` ` Ha aumentado la toma de conciencia sobre la disciplina de dirección de proyectos en la mayoría de las empresas Los directores de proyectos enfrentan mayores exigencias: ` Los proyectos tienen que salir: ` Más rápido. más barato y mejor! Se requiere una cultura orientada a la excelencia en la Dirección de Proyectos 12 .

La Disciplina de Dirección de Proyectos .

en Europa el IPMA en 1965 y en Australia el AIPM en 1973 14 . planificación y dirección que influyó en el desarrollo de las prácticas estándar de la DP ` La FFAA y Marina de los EEUU. Segunda Guerra Mundial. que construyó la primera bomba atómica.La Evolución de la Disciplina de DP ` La Dirección de Proyectos comenzó a mediados del siglo XX: ` El Proyecto Manhattan. expuso los principios de organización. en sus programas de misiles balísticos intercontinentales y Polaris desarrollaron PERT ` DuPont desarrolla el CPM para proyectos de construcción ` Estas herramientas derivaron en las técnicas de planificación actuales ` Surgen asociaciones profesionales para difundir y compartir el conocimiento y experiencia en la profesión como PMI® en 1969.

pmi.000 practicantes (miembros y certificados) Más de 260 ´Capítulosµ en 185 países Objetivos: ` ` ` ` ` 15 Fomentar el profesionalismo Contribuir con la calidad y alcance de la Dirección de Proyectos Identificar y definir estándares y principios de la Dirección de Proyectos ² PMBOK® Administrar las certificaciones profesionales Colaborar con instituciones educativas para promover la educación .PMI: estándar en Dirección de Proyectos www.org ` ` ` ` ` Institución sin fines de lucro. Fundada en 1969 en EEUU Por y para profesionales de la Dirección de Proyectos Más de 500.

Networking Conferencias.Voluntariado .Capítulo Buenos Aires.ar ` ` ` Comunidades en Córdoba. Rosario y Litoral 400 miembros ² Gran crecimiento en los últimos años Beneficios para sus miembros: ` ` ` ` ` ` 16 Reuniones de miembros.PMI . Sitio Web Bolsa de Trabajo Prácticas de DP . Argentina www.pmi.org. Jornadas PMI Tour Cono Sur Newsletter.

PMI - Capítulo Buenos Aires, Argentina
www.pmi.org.ar

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La Dirección de Proyectos según PMI

Dirección de Proyectos según PMI
La aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas para satisfacer las necesidades o requerimientos que originan el proyecto

Se logra mediante la aplicación adecuada de los 42 procesos de la dirección de proyectos, agrupados lógicamente en los 5 grupos de procesos.
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con las especificaciones requeridas ` Con la satisfacción del cliente! Y sustentable! 20 . dentro de los costos previstos. en los plazos estipulados.Cuando es Exitoso el proyecto? Un proyecto se considera exitoso si: ` ` ` ` ` logra los objetivos para el negocio.

cada compañía se enfocó en lo que más sabía: Pixar de la tecnología y Disney del contenido artístico y el marketing.Proyectos exitosos« Toy Story: primera película animada por computadora ` ` En 1991. Disney era conocida por sus películas animadas. 21 ` ` ` ` . Walt Disney y Pixar Animation Studios: dos compañías creativas. La película se estrenó en 1995 en los EEUU y fue un éxito inmediato. había producido varios cortos animados por computadora. la producción y el guión. Pixar. Para producir Toy Story. comenzaron un esfuerzo colaborativo para crear Toy Story. fundada por George Lucas. Desde Blancanieves en 1937 hizo alrededor de 40 películas utilizando métodos de producción artesanales: animadores dibujaban cada escena en marcos. Durante los 4 años del proyecto. lo que constituía la mayor fuente de ingresos de la compañía. comprada por Steve Jobs y luego por Disney. los ejecutivos de Disney y Pixar se reunieron regularmente para evaluar el progreso. que luego eran mostrados a 24 marcos por segundo.

Proyectos con Problemas« La Ópera de Sydney: Una de las atracciones del mundo turístico ` El plan original del proyecto. conflictos y excesos de presupuesto. 22 . en los ·1950. incluye un presupuesto estimado de alrededor de 7 millones de dólares y un plazo de cinco años. La Ópera abrió sus puertas 16 años después y su precio final fue de más de 100 millones de dólares. ` ` La construcción ha experimentado enormes dificultades: ` retrasos.

así como actuar como una estación de relevo de comunicación a un segundo vehículo. El fallo se describió más tarde como un error técnico debido a la falta de uso de unidades del sistema métrico en la codificación de uno de los archivos de software de tierra (se usaron medidas inglesas en lugar de métricas en el sistema informático). su señal se perdió justo cuando comenzó la maniobra de inserción final. MCO fue lanzada por la NASA. 23 ` ` .Proyectos que fracasaron « ` Órbita Climática Marte de la NASA (MCO) La órbita climática de Marte de la NASA fue enviada para dar la vuelta alrededor del planeta Marte y recoger datos meteorológicos. Mars Polar Lander. tal como estaba previsto el 11 de diciembre de 1998. pero después de nueve meses y medio en el espacio.

Desarrollados por el equipo de dirección del proyecto Especifican y crean el producto del proyecto Son normalmente definidos por el ciclo de vida y varían según el área de aplicación. Desarrollados por el equipo de producción o ejecución.El Trabajo del Proyecto ` Se realiza a través de procesos: Un proceso es una serie de acciones que producen un resultado ` De la Dirección del Proyecto: ` ` ` Aseguran que el proyecto avance de manera eficaz. Incluyen las herramientas y técnicas involucradas en la aplicación de las habilidades y capacidades que se describen en las Áreas de conocimiento. firmas de ingeniería. ` Orientados al Producto: ` ` ` . contratistas. proveedores. etc.

Procesos de la Dirección de Proyectos Procesos de Inicio Procesos de Planificación Iniciación Seguimiento y Control Planificacion Cierre Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Ejecución Ejecución Procesos de Cierre ? Desde Aquí 25 Hasta Aquí .

Dimensiones de la Dirección de Proyectos Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Inicio 26 Ciclo de Vida del Proyecto Integración Planificación Ejecución Control Cierre .

Identificar Stakeholders 2. Supervisar y Controlar Riesgos Adquisiciones 2. Ejecutar Aseguramiento de 3. Planificar las Comunicaciones 1. Estimar Duración de las Actividades 5.Procesos por Grupo y Área de Conocimiento Grupos Inicio Areas 1. Supervisar y controlar el Trabajo del Proyecto 5. Crear la WBS 1. Desarrollar Acta de Inicio del Proyecto Planificación 2. Manejar el Equipo del Proyecto 3. Planificar la Respuesta a Riesgos 1. Desarrollar el Plan de Administración del Proyecto 1. Verificar el Alcance 5. Controlar Costos 2. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto Monitoreo y Control 4. Cerrar Adquisiciones . Desarrollar el Cronograma 1. Distribuir la Información 4. Estimar Costos 2. Ejecutar Análisis Cualitativo de Riesgos 4. Definir el Alcance 3. Desarrollar el Equipo del Proyecto 4. Planificar la Calidad Ejecución 3. Ejecutar Control de Calidad la Calidad 2. Definir Actividades 2. Determinar el Presupuesto 1. Planificar Adquisiciones Riesgos 6. Controlar el Cronograma Costos Calidad 3. Administrar Adquisiciones 27 4. Identificar Riesgos 3. Ejecutar el Control Integrado de Cambios 4. Conducir las Adquisiciones 3. Recolectar Requerimientos 2. Cerrar el Proyecto o Fase Integración Alcance Tiempos 6. Adquirir el Equipo del Proyecto 3. Estimar Recursos de las Actividades 4. Manejar las Expectativas de 5. Ejecutar Análisis Cuantitativo de Riesgos 5. Planificar la Administración de Riesgos 2. Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Comunicaciones 1. Controlar el Alcance Cierre 6. Secuenciar Actividades 3. Reportar Performance los Stakeholders Recursos Humanos 1.

Procesos de la Dirección de Proyectos .

resolución de problemas. motivación. negociación.El rol del gerente de Proyectos Es quien debe llevar adelante el cumplimiento de los objetivos del proyecto Sus cualidades deben estar alineadas con: Conocimientos del negocio Aspectos generales de gestión Conocimientos específicos sobre Dirección de Proyectos Habilidades interpersonales (liderazgo. etc) Responsable ´Finalµ del éxito del Proyecto! 29 .

El entorno del Proyecto Gobierno Subcontratistas Ejecutivos Clientes Internos PMO PROJECT MANAGER Gerentes de los Colegas Recursos Internos Equipo del Proyecto Jefe Comunidad Clientes Externos 30 Proveedores .

Comenzar ´bienµ el Proyecto ` ` ` Conocer al Cliente y a los demás interesados Entender metas y objetivos del Proyecto Entender el entorno del proyecto: ` ` ` ` Por qué se hace el proyecto? Qué se espera del proyecto? Cuáles son los beneficios tangibles? Qué riesgos se podría tener? ` ` Obtener una Acta de Proyecto Que designe al Director del Proyecto 31 .

Organizar el proyecto ` ` ` ` ` ` ` ` ` ` Construir un equipo motivado Identificar ´todoµ el trabajo Dividirlo en piezas manejables Estimar los tiempos y costos Determinar los requisitos de calidad Identificar recursos y habilidades necesarios Definir cómo adquirirlos Prepararse para los posibles problemas Planificar las comunicaciones Desarrollar el plan del proyecto 32 y obtener la aprobación! .

Escusas para NO Planificar ` ` ` ` ` ` ` ` ` ` No tenemos tiempo para planificar! Necesitamos comenzar YA! Este trabajo ya lo conocemos Es parecido al proyecto anterior El equipo sabe lo que tiene que hacer La planificación nos quita creatividad El cliente no nos va a pagar el tiempo de planificación Para qué vamos a planificar si vamos a tener cambios? A medida que avancemos vamos definiendo Seamos flexibles« 33 .

confusos.Problemas Típicos por NO Planificar ` ` ` ` ` ` ` ` ` Requerimientos ambiguos. erróneos Se hacen trabajos no necesarios/no prioritarios Muchos cambios que generan costos adicionales Problemas que no fueron considerados Surgen actividades no previstas Confusión en los roles del equipo Conflictos Se requiere trabajos extras para cumplir Desconocimiento del avance real ` Proyectos que no terminan nunca« 34 .

no en el final 35 .Beneficios de Planificar ` ` ` ` ` ` ` ` Genera un entendimiento común del proyecto Permite conocer las expectativas de los interesados Genera confianza y motiva al equipo Permite conocer el camino a recorrer Permite controlar y analizar los desvíos Disminuye los problemas del proyecto Disminuyen los cambios Aumenta la satisfacción del Cliente! Los proyectos son más propensos a fallar en el inicio.

Construir un Equipo ² Equipo Virtual ` Equipo: ´Conjunto de personas interdependientes con un objetivo común desafianteµ Equipo virtual: ` ` ` ` ` ` ` Dispersión geográfica Dispersión Cultural Dispersión de husos horarios Dispersión de idiomas Dispersión de lenguaje Dispersión en la jerarquía de valores Y herramientas de comunicación ` Requiere tratamiento especial ` 36 .

Definir el trabajo del Proyecto ` ` ` El alcance del proyecto es función directa de las necesidades y expectativas de los ´Interesadosµ Recolectar y entender los requerimientos Definir ´todo el trabajoµ para satisfacerlos "Nothing is particularly hard if you divide it into small jobs" Henry Ford 37 .

Estimar los Tiempos y Costos 38 .

Definir la Calidad ` ` ` Confirmar que los productos cumplen con los requerimientos Confirmar que el producto es útil para lo que es creado Establecer procesos de mejora continua Hacer las cosas correctas correctamente! 39 .

Cómo reducir las sorpresas El 90% de los problemas del proyecto pueden evitarse con una buena gestión de riesgos ´Ley de Murphyµ Siempre presente en los proyectos 40 .

ya sea de dentro de la organización o a través de compras y contrataciones HUMANOS EQUIPAMIENTO INSUMOS 41 .Obtener los Recursos Adquirir los recursos necesarios para el proyecto.

Herramientas ´Durasµ Diagrama de Barras Diagrama de Red con Fechas P d ctod S ro u e W R 5.0 el. WBS R u ien s eq erim to D iseño D etallado C n tru n o s cció In ració teg n yP eb ru a A m is d in tració n d P yecto e ro s Diagrama de Eventos S ftw o are S ftw o are S ftw o are S ftw o are P eam to lan ien D cu en n o m tació D cu en n o m tació D cu en n o m tació D cu en n o m tació R nn eu io es M aterial d e C acitació ap n M aterial d e C acitació ap n M aterial d e C acitació ap n M aterial d e C acitació ap n A m istració d in n 42 .

Herramientas ´Blandasµ Los proyectos se hacen por personas!!! 43 .

Monitoreo y Control del Proyecto Determinación de Necesidades Requisitos Cronograma Diseño Desarrollo Prueba 5 $20K Curva Acumulada de Costos 15K Planificado 10K 5K 5 10 15 20 Real 10 15 20 25 30 35 40 45 $20K Cantidad de Personal 15K 10K 5K 25 30 35 40 45 Planificado Real 5 10 15 20 25 30 35 40 45 44 .

Monitoreo y Control del Proyecto Técnica del Análisis del Valor Ganado Costo Acumulativo AC Costo Real Presupuesto PV EV Valor Planeado CV SV Valor Ganado Hoy 45 Tiempo .

Aprender y Mejorar ` Documentar y Compartir las Lecciones Aprendidas: ` ` ` ` ` ` ` los problemas los desvíos las acciones correctivas lo que hicimos bien lo que haríamos en forma diferente lo que hicimos mal (sin buscar culpables!) ` Y disponer junto a toda la documentación del proyecto: ` 46 Información Histórica .

Cerrar ´ordenadamenteµ el proyecto El éxito real de los proyectos depende mucho de la percepción ` Transferir el producto al Cliente: ` ` Promover el producto Enseñarle a utilizarlo correctamente ` ` Archivar los registros y documentos Cerrar las cuentas del proyecto Y celebrar el Cierre del Proyecto Exitoso! ` .

Certificaciones del PMI® .

Certificaciones del PMI® 49 .

alcanzando a los cinco grupos de procesos.Certificación Project Management Professional (PMP)® ` ` ` Representa el reconocimiento oficial y público sobre la formación académica y experiencia en la disciplina de Dirección de Proyectos. Quien la posea. debe adherir al Código de Ética y Conducta Profesional. Requisitos: Formación Académica Experiencia en proyectos Capacitacitación en PM Categoría 1 2 Universitario ² carrera de grado Título Secundario 4500 hs (al menos 3 años en los últimos 8 años) 7500 hs (al menos 5 años en los últimos 8 años) 35 hs 35 hs Las horas de experiencia se refieren a tareas de liderazgo y dirección. 50 .

Opción Formación Académica Experiencia o capacitación en PM 1 2 Título Secundario Título Secundario 1500 hs de experiencia profesional en un equipo de dirección de proyecto 23 hs de capacitación formal 51 . procesos y terminología de la Guía de PMBOK®. Quien la posea.Certificación Certified Associate in Project Management (CAPM)® ` ` Acredita a quienes demuestran conocer los fundamentos. debe adherir al Código de Ética y Conducta Profesional. pero no necesariamente cuentan con la experiencia requerida como pre-condición para la certificación PMP®.

Por qué certificar? (Profesional) ` ` ` ` ` ` ` Reconoce el Conocimiento y las Habilidades Experiencia comprobada Apertura a oportunidades internacionales Reconocimiento internacional Actualización profesional permanente Interacción con colegas Participación en Grupos de interés 52 .

53 . Confianza en servicios. Profesionales más disciplinados y metódicos.¿Por qué certificar? (Organizaciones) ` ` ` ` Estandarizar terminología y conceptos. Proyectos predecibles.

Categoría B Solicitar certificado de asistencia: extensionacademica@ort.Cómo reportar los PDUs ` ` Esta conferencia provee 1.5 PDUs .edu.ar 54 .

edu.ar .edu.edu. PMP cboggi@ort.Muchas Gracias! Web: http://campus. Cecilia Boggi.ar/extension eMail: extensionacademica@ort.ar Lic.ort.

Programa de Dirección de Proyectos de ORT Argentina .

Dirección de Proyectos en ORT Argentina Pág. 57 .

Dirección de Proyectos en ORT Argentina 58 .

Dirección de Proyectos en ORT Argentina ` ` ` ` Dictando Cursos de Dirección de Proyectos desde 2003 158 Cursos Abiertos en Sede ORT Belgrano 304 cursos In company ² 22 cursos de Prep PMP 8064 alumnos en cursos Abiertos + In company 59 .

La importancia de los Proyectos en un mundo en constante evolución Abril 2011 .