Administracin de cuentas por cobrar y pagar Taller No.

2
Instructor: Marcelo Rodrguez MAE, CPA Marzo de 2004

Por qu la administracin de cuentas por pagar y cobrar es un punto crtico en el anlisis de negocios?

Ciclo de negocio

empresas comerciales

Compras

Efectivo

Cobranzas

Inventario de mercancias

Cuentas por cobrar Al contado

Pedido

Ventas

Al crdito

Ciclo del efectivo

Compra de materias primas o mercaderas a un proveedor Venta del producto

Das en existencia

Das que faltan para cobrar

Das que faltan para pagar

Pagos a los proveedores

Ciclo del efectivo

Cobranza a clientes

El proceso de negocio
MERCADO DE BIENES DE CAPITAL

el proceso primario
PROCESO PRIMARIO del Prof. Aquiles Limone

ACTIVO FIJO
MERCADO DE CAPITALES

RETROALIMENTACIN POSITIVA

ACTIVO CIRCULANTE
PRODUCTOS

EFECTIVO
ACTIVO
CIRCULANTE (Materias Primas)

EN PROCESO

PRODUCTOS
TERMINADOS

ACTIVO
CIRCULANTE (Deudores)

EFECTIVO

TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES FINANCIERAS COMERCIALES

TRANSFORMACIONES TRANSFORMACIONES COMERCIALES FINANCIERAS

MERCADO DE PROVEEDORES

MERCADO DE MANO DE OBRA

MERCADO DE CLIENTES
TRANSFORMACIONES LABORALES Y DE PERSONAL

GASTOS SUMIDERO

INDICA TRANSFORMACIN FLUJOS INTERNOS FLUJOS DE INTERCAMBIO CON EL MEDIO

Ley 2495 ..

Qu precisa la Ley de Reestructuracin Voluntaria de Empresas respecto a deudores y acreedores?

La reestructuracin voluntaria

Ley #2495 de 4 de agosto de 2003

Objeto (LRV Art.1): Lograr la reestructuracin o liquidacin voluntaria de empresas no sujetas a regulacin por la Super. de Bancos y Entidades Financieras y de Pensiones, Valores y Seguros mediante un Acuerdo de Transaccin , que es un convenio en virtud del cual, el deudor y sus acreedores dirimen derechos de contenido patrimonial mediante concesiones conforme al recprocas y reconocimientos mutuos procedimiento y a las mayoras establecidas en esta ley.

Administracin de cuentas por cobrar Primera parte

Contenido primera parte..

1. Clasificacin, concepto y objetivos del sistema contable en la gestin del proceso de cuentas por cobrar. cobrar. 2. Indicadores contables (ratios) en la rotacin cuentas por cobrar 3. Contabilidad y control interno de cuentas por cobrar y ventas, mtodos de estimacin de cuentas incobrables 4. Gestin de cuentas por cobrar - Polticas de crdito, Anlisis de solicitud de crditos

Clasificacin de las cuentas por cobrar en la

situacin financiera

La Salvadora S.R.L. Balance al 31/12/X3 Activo Activo corriente Disponibilidades Inversiones (CP) Crditos o exigible
Cuentas por cobrar comerciales Cuentas por cobrar no comerciales

control y cuentas relacionadas con el proceso

- Caja o Bancos (entrada de efectivo)
OUT

Cuentas por cobrar comerciales - cuentas de

Cuenta por cobrar comerciales

Cuentas relacionadas

Cuentas de control

- Cuentas por cobrar (crdito simple) - Documentos por cobrar (documentario) - Estimacin de incobrables (Previsin)

- Ventas - Impuestos (Debito fiscal IVA e IT) - Descuentos comerciales - Descuentos por pronto pago - Devoluciones en ventas

Cuentas por cobrar No Comerciales - Composicin

Descuento de documentos Documentos en cobranza Deudores con cargo de cuenta

Cuentas por cobrar no comerciales

Anticipos y prestamos al personal Dividendos por cobrar Acciones suscritas pendientes de pago Crdito Fiscal IVA, etc

Qu es una cuenta por cobrar ?

Representa un derecho monetario contra un deudor y generalmente se constituyen en un exigible a corto plazo (menor a un ao), a consecuencia de la venta de bienes y servicios. Cul es el aporte del sistema de contabilidad respecto de este proceso? Proporcionar informacin cuantificada y detallada por deudor referente al monto total de recuperaciones pendientes de cobro.

Clasificacin de control en cuentas por cobrar

Por tipo de cliente:
Tipo A
Clientes de alta rentabilidad, y buena voluntad de pago

Por su vigencia:
Vigentes

Tipo B

Clientes rentables, y buena voluntad de pago

Cuentas por cobrar

Vencidas

Tipo C
Clientes no rentables y baja voluntad de pago

Incobrables

Por antigedad:
Partidas abiertas a:
- 30 das - entre 31 y 60 das - entre 61 y 90 das - mayores a 90 das

(-)
Riesgo

(+)

Ley de Pareto

1
Dependencia estratgica
Rentabilidad del negocio

Nmero de clientes
20%

80%
Relacin
En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto cre una frmula matemtica para describir la distribucin desigual de la riqueza en su pas, observando que el 20% de las personas posean el 80% de la riqueza. En los aos 40 el Dr. Joseph M. Juran atribuy la regla del 80/20 a Pareto, llamndola "Ley de Pareto".

Concepto y uso de ratios

2
(Cociente)

Ratio
Ejemplo:

A ____ = B

Rentabilidad de los capitales propios

Los ratios se comparan con:

Utilidad neta Patrimonio

 Ratios de la misma empresa para estudiar su evolucin.  Ratios presupuestados por la empresa.  Ratios de tipo ideal.  Ratios de tipo sectorial  Ratios de los principales competidores de la empresa.
Comentario: Ratio no es una palabra castellana pero, es de uso comun en textos escritos en ingles, la Real Academia define al definir la palabra Razn aclara que proviene del latin Ratio

Indicadores contables (ratios) en la rotacin de cuentas por cobrar

Das de venta en la calle

a) El perodo en el que se completa en promedio la cobranza Para: Evaluar la eficacia de la gestin de cobranzas mediante comparacin de este indicador con los plazos y condiciones de venta
Saldo promedio de cuentas por cobrar x 365 das Ventas anuales + IVA LO MENOR POSIBLE

Dis de venta en la calle =

PTIMO =

Significado Cuanto ms bajo es, ms corto es el perodo de formacin del saldo de cuentas por cobrar por ventas

Caso de ejemplo
2003 US$ Saldo Cuentas por cobrar (+) Ventas netas a crdito Cuentas por cobrar totales (-) Saldo cuentas por cobrar al final < 60.000> <70.000> 565.000 473.000 90.000 415.000 2002 US$ 80.000 393.000

Cobranzas

445.000

403.000

Nota. El ejemplo asume una tasa nominal del IVA del 13% y que no existieron perdidas por incobrables

Caso de ejemplo (Cont.)

Cuentas por Cobrar Promedio (CxC al inicio + CxC al final) / 2 2003 US$ 85.000

Dis de venta en la calle =

US$ 85.000 x 365 das US$ 415.000 + ((415.000/87) x 13)

= 65 das Rotacin de cuentas por cobrar:

Rotacin CxC
2003 = US$ 445.000 US$ 85.000

= 5.23 veces /ao

PTIMO =

LO MAYOR POSIBLE

Aspecto contable
Cuentas por cobrar (Clientes) MN; ME

3
Haber

Debe

Saldo periodo anterior Ventas de crdito Notas de cargo Intereses Otros

Cobranza parcial o total Reclasificacin del crdito con garanta de documentos Devoluciones y descuentos Bonificaciones Castigo de incobrables Cierre

(+)

(-)

Flujo contable

Venta a crdito y cobranza

La empresa ABC Ltda. vende mercaderas al crdito al Sr. Juan Perez por Bs10.000 segn factura de venta No. 1511
Cuentas por cobrar Sr. Juan Perez
Debe Haber Debe

Caja
Haber

I.T.
Debe Haber

(1) Bs 10.000

Bs 10.000 (2)

(2) Bs 10.000

(1a) Bs 300

Debe

Ventas

Dbito Fiscal IVA

Haber Debe Haber

IT por pagar
Debe Haber

Bs 8.700

(1)

Bs 1.300 (1)

Bs 300 (1a)

(1) Y (1a) Bajo la norma impositiva actual las alcuotas del IVA e IT son del 13% y 3% respectivamente sobre el valor de la factura total (2) Luego de 30 das el cliente paga en efectivo su deuda a la empresa.

Poltica contable Mtodo de estimacin de incobrabilidad (Previsin para cuentas incobrables) Estado de antigedad de saldos

Informes de la oficina de asesoria legal

Factores a considerar para determinar la previsin:

Correspondencia cursada con el cliente

Comportamiento del cliente en relacin con la empresa durante el tiempo.

Por qu se estiman cuentas incobrables al cierre?

Evidencia definitiva de

Ajustes de Cierre
31/12/1997

cuenta incobrable facturada el ao

1997

Estimacin de prdida

Resultados 1997 Objetivos:

Resultados 1998

Reconocer la prdida por ventas al crdito a deudores incobrables Mostrar el valor realizable estimado de las cuentas por cobrar PCGAs: Exposicin y Prudencia

Algunos mtodos para la determinacin de la estimacin de cuentas incobrables (Previsin)

Legislacin Boliviana D.S. 24051 Art. 17 (promedio de los ltimos tres quebrantos entre los tres ltimos saldos de cuentas por cobrar) Porcentaje sobre ventas al crdito Porcentaje sobre saldo de cuentas por cobrar Clasificacin de cuentas por antigedad de saldos Mtodo combinado

Aspecto contable

Previsin para incobrables

Previsin para cuentas incobrables. Es una cuenta complementaria de activo ( reguladora de valor), su saldo es acreedor y representa el riesgo de incobrabilidad existente por las deudas a cobrar a clientes a clientes.
(Egresos) Prdida en cuentas incobrables
- Gasto de cuentas de dudosa recuperabilidad

- Cierre

ABC Ltda. Balance al 31/12/20XX

Activo US$ % Activo corriente .... Cuentas por cobrar 10.000 100 Menos: Previsin para incobrables (300) (3) Cuentas por cobrar neto de incobrables 9.700 97

(+)

(-)

(Reg. Activo) Previsin para cuentas incobrables - Castigos - Recuperaciones - Cierre - Saldo inicial - Estimacin de incobrabilidad del perido. (+)

(-)

Control interno
a. b. Autorizacin de extensin de crditos

3
Control de pedidos de mercancias o servicios observando lmites de crdito autorizados. Control de despachos o entregas mercancas y/o servicios prestados. Control sistemtico de devoluciones descuentos y bonificaciones. de ,

c. d.

e. f. g. h. i.

Comprobacin de facturas, notas de contabilidad. Control individual de pagos parciales y/o totales y saldos. Identificacin de cuentas atrasadas. Concialiacin peridica de registros principales y auxiliares. Circularizaciones de saldos perodicas a clientes

Gestin de cuentas por cobrar

4
- Antecedentes en el negocio - Solvencias en el negocio - Garantas del cliente - Dependencias y concentraciones en el negocio del cliente - Seguimiento del riesgo - Otros aspectos

Factores determinantes al otorgar crdito al cliente: - Capacidad de pago - Voluntad de pago Venta a Crdito

RIESGO
Tiempo del crdito:
Al contado = COD A treinta das = N/ 30 (neto 30) Descuentos por pronto pago: 2% si se paga en 10 das = 2/10

Dinero en efectivo

COD = Cash on delivery (pago contra entrega) CBD = Cash before delivery (pago antes de la entrega)

Administracin de cuentas por pagar Segunda parte

Contenido segunda parte..

1. Clasificacin, concepto y objetivos del sistema contable en la gestin en el proceso de cuentas por pagar. pagar. 2. Indicadores contables (ratios) administracin de cuentas por pagar en la

3. Contabilidad y control interno de compras y cuentas por pagar 4. Gestin de cuentas por pagar maduracin del efectivo Ciclo de

Qu son los pasivos?

Los Pasivos son deudas con terceros a quienes normalmente se los denomina acreedores . En esencia, los pasivos constituyen los derechos que personas u organizaciones ajenas a la empresa tienen sobre los activos de esta ltima.

Pasivos por su origen..

Cuentas por pagar comerciales (deudas y provisiones) Servicios personales por pagar (deudas y provisiones) Impuestos y aportes por pagar Prestamos bancarios Otras cuentas por pagar

Pasivo

Clasificacin de pasivos? Pasivos por su exigibilidad.. Pasivo

Hasta un ao de plazo = Pasivo corriente A ms de un ao de plazo = Pasivo no corriente

Pasivos por su naturaleza..

Sin garanta = Con compromiso verbal de pago (financiamiento espontaneo) Con garanta (Respaldo documentario como letras y/o pagares)

Pasivo

Aspecto contable
Cuentas del Pasivo
Por el saldo inicial Por deudas contraidas en el perodo Por actualizaciones, cuando las deudas son con mantenimiento de valor

1
Haber

Debe

Por pago de deudas al vencimiento de plazo Por amortizaciones Por traspaso a otras cuentas de pasivo Por cierre de gestin

(-)

(+)

Ratio de endeudamiento
U.M. %_ U.M.

2
PASIVO Y PATRIMONIO
%_

ACTIVO

Disponible Realizable Existencias Activo fijo

TOTAL ACTIVO

6 8 18 45
77

8 11 23 58
100

Exigible a corto plazo Exigible a largo plazo Capital Social Capital Social
TOTAL PASIVO Y PATR.

45 10 22 22
77

58 13 29 29

e 100

Conclusiones:
= 29% ; e = 100% d
OPTIMO:

29% < 40 - 50%

del total del pasivo

Capital Social asciende a un 40% - 50% del total del pasivo Capital Social = 40% 50% del pasivo

CORRECTO:

Empresa capitalizada

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genricas y podran no ser vlidas para determinadas empresas.

Ratio de endeudamiento
(continuacin) U.M. %_ U.M.

2
PASIVO Y PATRIMONIO
%_

ACTIVO

Disponible Realizable Existencias Activo fijo

TOTAL ACTIVO

6 8 18 45
77

8 11 23 58
100

Exigible a corto plazo Exigible a largo plazo Capital Social Capital Social
TOTAL PASIVO Y PATR.

45 10 22 22
77

58 13 29 29

e 100

Conclusiones:
Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIN: Empresa endeudada Capital Social > 50% del total del pasivo ATENCIN: Empresa que infrautiliza los fondos

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genricas y podran no ser vlidas para determinadas empresas.

Ratio de endeudamiento
(continuacin) U.M. %_ U.M.

2
PASIVO Y PATRIMONIO
%_

ACTIVO

Disponible Realizable Existencias Activo fijo

TOTAL ACTIVO

6 8 18 45
77

8 11 23 58
100

Exigible a corto plazo Exigible a largo plazo Capital Social Capital Social
TOTAL PASIVO Y PATR.

45 10 22 22
77

58 13 29 29

e 100

Conclusiones sobre el ejemplo:

DESCAPITALIZACIN, ENDEUDAMIENTO = 29% ; e = 100%
del total del pasivo

29% < 40 - 50%

Capital Social < 40% del total del pasivo PRECAUCIN: Empresa descapitalizada o endeudada.

NOTA IMPORTANTE: Todas las proporciones que se proponen a nivel ideal son genricas y podran no ser vlidas para determinadas empresas.

Mecanismos para evitar la suspencin de pagos a proveedores

PROBLEMAS DE LIQUIDEZ DESCAPITALIZACIN, ENDEUDAMIENTO

PARA EVITAR UNA SUSPENSIN DE PAGOS

Mejorar el activo circulante y exigible a corto plazo

Aumentar los capitales propios

Vender activos fijos no imprescindibles

Indicadores de gestin de financiamiento de CP Resumen

 Anlisis del balance general.

Est la empresa capitalizada? Se pueden atender los pagos?

Activo Corriente
(40

>

Deudas a corto plazo

Capitales propios suficientes

50% del pasivo)

Control interno

cuentas por pagar

1. Autorizacin. Los gastos y las compras de bienes y servicios mayores deben ser aprobados de acuerdo con los criterios y procedimientos establecidos por la direccin 2. Oportunidad. Los pasivos deben pagarse oportunamente coordinando con tesoreria la disponibilidad de fondos en los plazo ade pago acordados 3. Clasificacin. La informacin relacionada con los pasivos debetener toda la disgregacin suficiente para su efectivo control. 4. Verificacin. Debe verificarse y evaoluarse peridicamente lows saldos de cuentas por pagar y los registrados en cuentas relativas a las nominas y sus transacciones relacionadas. 5. Proteccin fsica. El acceso a los registros contables de compras y nmina, recepcin de desembolsos, formas documentales, instalaciones y procedimientos de proceso deben permitirse solo a personas autorizadas por la direccin de la empresa.

Riesgos

compras y cuentas por pagar

- Efectuar compras no autorizadas - Pagar en efectivo a personas no autorizadas - Adquirir material de baja calidad - Efectuar compras a precios excesivos - Adquirir mercaderas no requeridas o no prioritarias - Registrar pasivos por bienes o servicios no recibidos - Registrar gastos por bienes o servicios sin apropiacin adecuada de los impuestos inherentes.

Ciclo de maduracin del efectivo

Pago de materias primas Produccin Pago de mano de obra y gastos de fabricacin Pago gastos de venta Cobro clientes

Compra materias primas

Almacenamiento

Venta

Plazo de pago a proveedores

Plazo de cobro a clientes Das de stock de productos en curso Das de stock de producto acabado

Das de stock de materias primas

CICLO DE CAJA CICLO DE MADURACIN

Ciclo de maduracin del efectivo

N de das de stock de materia prima

Plazo de pago a proveedores

N de das de stock de producto en curso

N de das de stock de producto acabado

Plazo de cobro de clientes

EJEMPLO EMPRESA A
28 das

15 das

20 das

30 das

60 das

=
123 das

Ratios - ciclo de maduracin del efectivo

Calculo de RATIOS:
Plazo de cobro a los clientes Plazo de pago a los proveedores Plazo de stock de las materias primas Plazo de stock de los productos en curso Plazo de stock de los productos acabados

= = = = =

Clientes + efectos Ventas + IVA Proveedores Compras Stock materias primas Compras Anuales

x x x x x

365

365

365

Stock de prod. en proceso Compras Anuales Stock de prod. acabados Costo de ventas anual

365

365