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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS E INTRUCCIONES DE TRABAJO ?

CERTIFICACIÓN ISO-9002 ISOCOORDINACIÓN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

¿ CUÁL ES MI PARTICIPACIÓN EN ESTE PROCESO ?

DIGA LO QUE HACE
MEDIANTE PROC. E INSTRUCCIONES

HAGA LO QUE DICE SEGÚN PROC. E INSTRUCCIONES

REGÍSTRELO ÉXITO MEJÓREL0 ANÁLISIS. 1 EN FORMATOS, BITACORAS REGISTROS.

‡ PROCEDIMIENTO: Documento que describe en forma general las actividades de un trabajo/proceso.Un procedimiento es inter-departamental. inter‡ INTRUCCIÓN DE TRABAJO: Documento que describe en forma detallada las actividades de un trabajo/proceso.Una instrucción es intra-departamental intra-departamental.

INCIO

FIN

INCIO

FIN

2

La característica que hace diferente un procedimiento de una instrucción, es que en un procedimiento intervienen varias personas, y la instrucción de trabajo la realiza una sola persona. persona
INCIO FIN

INSTRUCCIÓN DE TRABAJO

INCIO

FIN

PROCEDIMIENTO

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

OBJETIVO GENERAL

‡ ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA LA ESCRITURA Y ESTRUCTURA LÓGICA Y CRONOLÓGICA DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD. CALIDAD.

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

OBJETIVOS ESPECIFICOS
EL PARTICIPANTE SERÁ CAPAZ DE :

1.- Entender la ´ ESTRUCTURA ´ de la documentación de un Sistema de Calidad y las diferencias entre los elementos que lo conforman. 2.- Distinguir la diferencia entre el OBJETIVO Y PROPÓSITO de un procedimiento. 3.- Establecer los límites de aplicación de un procedimiento ( ALCANCE ). 4.- Redactar un procedimiento siguiendo una secuencia lógica y cronológica de actividades y sin errores de redacción. 5.- Reconocer la diferencia entre REFERENCIAS, ANEXOS Y REGISTROS DE CALIDAD.

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

PROPÓSITO
1.1.- Asegurar la uniformidad en la estructura y la lógica de los procedimientos del Sistema de Calidad. Calidad.

2.- Evitar que la redacción de procedimientos 2.sea confusa y que haya deficiencias en la redacción.

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE CALIDAD. CALIDAD.
CALIDAD, Define la POLÍTICA DE CALIDAD OBJETIVOS, RESPONSABILIDADES. OBJETIVOS RESPONSABILIDADES
NIVEL 1

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE CALIDAD

Definen ¿QUIÉN hace ¿QUÉ QUIÉN? QUÉ? y ¿CUÁNDO CUÁNDO?. Definen el ¿CÓMO se hace CÓMO? una operación o proceso. Es la EVIDENCIA de que el Sistema está funcionando.

NIVEL 2 NIVEL 3

INSTRUCCIÓNES DE TRABAJO

REGISTROS, REPORTES, GRÁFICAS

NIVEL 4

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

OTRA DIFERENCIA ENTRE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES

PROCEDIMIENTOS

SON INTERDEPARTAMENTALES INTERDEPARTAMENTALES

INSTRUCCIONES INSTRUCCIONE

SON INTRADEPARTAMENTALES INTRADEPARTAMENTALES

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

ESTRUCTURA DE UN PROCEDIMIENTO
1.1.- OBJETIVO 2.- PROPÓSITO 2.3.- ALCANCE 3.4.- RESPONSABILIDADES 4.5.- PROCEDIMIENTO 5.6.- DEFINICIONES 6.7.- REFERENCIAS 7.8.- ANEXOS 8.9.9.- REGISTROS DE CALIDAD 10.10.- HISTORIA DE CAMBIOS

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

ESTRUCTURA DE UNA INSTRUCCIÓN DE TRABAJO
1.1.- OBJETIVO 2.- PROPÓSITO 2.3.- ALCANCE 3.4.- RESPONSABLE * 4.5.- EQUIPO Y HERRAMIENTAS * 5.6.- DESCRIPCCIÓN DETALLADA DE 6.ACTIVIDADES * 7.- DEFINICIONES 7.8.- ANEXOS 8.9.9.- REGISTROS DE CALIDAD 10.10.- HISTORIA DE CAMBIOS
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

1.1.- OBJETIVO
Expresa el ¿QUÉ? del procedimiento. ‡Escriba en forma breve y clara la finalidad del procedimiento ‡El objetivo se relaciona con uno o varios requerimientos de la norma ISO-9000. ISOEjemplo: Ejemplo: ´Establecer los lineamientos para la correcta redacción de los procedimientos que integran el Sistema de Calidad. Calidad.
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

2.- PROPÓSITO 2.Expresa el ¿PARA QUÉ? del procedimiento. Es decir, si nos hacemos la pregunta: pregunta: ¿Para que se desea establecer lineamientos para la escritura de procedimientos? La respuesta a esta pregunta es el PROPÓSITO. PROPÓSITO. Ejemplo: Ejemplo: ´Asegurar la uniformidad en la estructura y la lógica de los procedimientos del Sistema de Calidadµ

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

3.- ALCANCE 3.Es el ¿DÓNDE? ‡ Expresa el campo de aplicación del procedimiento considerando áreas físicas, físicas, funciones, procesos, departamentos, procesos, departamentos, o funciones, hasta donde lleguen los límites de aplicación del procedimiento. procedimiento. Ejemplo: Ejemplo: ´Este procedimiento aplica a la escritura de los procedimientos del Sistema de Calidad, llamados también procedimientos de Nivel 2µ

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

Continuación««.

EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS 1.1.- ´Este procedimiento aplica para EYCCSAµ. 2.- ´Este procedimiento aplica cuando surja 2.la necesidad µ.

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

4.- RESPONSABILIDADES 4.Es el ¿QUIÉN?
‡ En esta sección se incluyen los NOMBRES DE LOS PUESTOS o funciones que realizan una actividad en el procedimiento, y se escriben en el orden en el que aparecen en el procedimiento con sus responsabilidades descritas en forma breve. breve. ‡ En otras palabras, ¿Quienes son los que están en las actividades del INVOLUCRADOS procedimiento. Gte. procedimiento. ( Gte. de producción, técnico de laboratorio«««. laboratorio«««.)

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?
Continuación««.

‡ Siga la estructura de sub-puntos e incisos subEjemplo: 4.- RESPONSABILIDADES 4.4.1.- Es responsabilidad del Gerente de Producción: 4.1.a) ..b).b).c).c).4.2.4.2.- Es responsabilidad del Coordinador ISO-9000 ISOa).a).b).b).c).c).16

¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?
Continuación««.

³ IMPORTANTE ³

Use los organigramas oficiales para los nombres de los puestos o funciones incluidas en el procedimiento. procedimiento. De lo contrario un puesto puede ser llamado de formas distintas, lo que puede provocar confusiones y posibles errores. errores.

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

4.- RESPONSABLE 4.En esta sección se escribe el nombre del puesto de la persona que desempeña la actividad en cuestión. cuestión. Use los organigramas oficiales para los nombres de los puestos o funciones. funciones. Ejemplo: Ejemplo: - Operador máquina mezcladora - Auxiliar de laboratorio
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

5.- PROCEDIMIENTO 5.Es el ¿QUIÉN? hace ¿QUÉ ? A).A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO B).B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

A).A).-ELABORACIÓN DE UN DIAGRAMA DE FLUJO 1.1.- Seleccionar el proceso del cual se elaborará el diagrama de flujo. 2.- Enlistar las actividades principales y quienes 2.las realizan. 3.- Dibujar el diagrama de flujo en orden secuencial. 3.4.- Verificar que el diagrama refleje la secuencia de 4.pasos del proceso.
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

Continuación««.

A).A).- SIMBOLOGÍA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

‡ Representa el inicio del proceso ( procedimiento ) y siempre es el primer símbolo de todo diagrama de flujo. flujo. ‡ Representa una actividad del proceso o procedimiento . La actividad se describe con un verbo infinitivo ( Autorizar, Enviar, Tomar ). ‡ En la esquina superior derecha se escribe el nombre del puesto/función responsable de hacer la actividad ( Gerente de Producción, Gerente de Industrialización, Coordinador ISO-9000 ). ISO‡ En la esquina superior izquierda se escribe el número de paso designado para esa actividad ( 5.1, 5.2, 5.3 ««. ) ««.
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# PASO

RESP.

ACTIVIDAD

¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?
Continuación««.

A).A).- SIMBOLOGÍA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO
DOCUMENTO

‡ Representa un documento al que se hace referencia o se genera como resultado de una actividad. actividad. ‡ Se usa como conector cuando se tienen 2 caminos a seguir después de que una actividad que implica la toma de una decisión. Ejemplo: Verificar, Revisar decisión. Ejemplo: Confirmar, Comparar, Checar, etc. etc. ‡ Línea de conexión entre símbolos, y además indica la dirección del flujo de operaciones. operaciones. Todos los símbolos deben de unirse entre si por medio de esta flecha. flecha.

DECISIÓN

FIN

‡ Representa el final de un proceso (procedimiento )
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ? EJEMPLO: ‡ DIAGRAMA DE FLUJO DE ¿ CÓMO HACER UN DIAGRAMA DE FLUJO?.
5.1

INICIO
RESP. DEL PROCED.

SELECCIONAR PROCESO

5.2 1

RESP. DEL PROCED.

ENLISTAR ACTIVIDADES PRINCIPALES

LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

5.3

RESP. DEL PROCED.

DIBUJAR DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE FLUJO

5.4

RESP. DEL PROCED.

VERIFICAR DIAG. VS. PROCESO

1

NO

¿COINCIDE CON PROCESO?

SI

FIN

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

B).B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
1).1).- Inicie la redacción del punto 5 ( PROCEDIMIENTO ) siempre con la leyenda : ´ En la redacción de este procedimiento se sigue la secuencia de actividades del diagrama de flujo del anexo 1µ. 2).2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, clara y lógica y que reflejen la forma en que la actividad se lleva a la práctica, respetando la secuencia del diagrama de flujo . SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIÓN ENTRE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO ESCRITO Y EL DIAGRAMA DE FLUJO.
VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO ANTERIOR MENCIONADO ( DIAPOSITIVA # 20 )

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?
INICIO
5.1
RESP. DEL PROCED.

5.0 PROCEDIMIENTO
5.1 El responsable de escribir el procedimiento selecciona el proceso del cual se elaborará el diagrama de flujo. flujo.
LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

SELECCIONAR PROCESO 5.2
RESP. DEL PROCED.

ENLISTAR ACTIVIDADES PRINCIPALES

5.2 El responsable de escribir el procedimiento enlista las actividades o pasos principales y quienes las realizan. realizan. 5.3 El responsable de escribir el procedimiento dibuja el diag. de flujo diag. basado en la lista de actividades. Princ. actividades. Princ. 5.4 El responsable de escribir el procedimiento verifica que las actividades del diag. de flujo reflejen la diag. condición actual del proceso: proceso: a).a). Si hay congruencia entre el proceso y el diagrama de flujo se da por terminado el diagrama. diagrama. b).- Si no, se repiten las actividades b). desde el paso 5.2.

LISTADO DE ACTIVIDADES PRINCIPALES

5.3

RESP. DEL PROCED.

DIBUJAR EL DIAGRAMA DE FLUJO.

DIAGRAMA DE FLUJO

5.4

RESP. DEL PROCED.

VERIFICAR DIAG. VS. PROCESO

NO

¿ COINCIDE CON PROCESO ?

SI

FIN

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

B).B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
Continuación««.

3).3).- En su redacción use la estructura ´QUIÉN hace QUɵcomo estructura básica. Sin embargo habrá necesidad algunas veces de indicar también : - Los apoyos o medios para realizar la actividad . - ¿ Cuándo y dónde se hace la actividad ? - El o los productos de la actividad (Ej.: Documentos generados) EJEMPLO: ¿ QUIÉN ? ¿ HACE QUÉ ?

5.10 El responsable del procedimiento escribe el diagrama de flujo de acuerdo al procedimiento PAC-02. PAC-

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

B).B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
Continuación««.

4).4).- Evite entrar en detalles acerca del ´ CÓMOµ se hacen las cosas recuerde que usted está redactando un PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA DE CALIDAD y no una INSTRUCCIÓN DE TRABAJO. Si es necesario, haga referencia a otros documentos, como métodos, manuales, estándares técnicos, etc. EJEMPLO: 5.3 El técnico de mantenimiento desensambla los ´ engranes ´de la máquina siguiendo los pasos y la frecuencia con la que se indica en la Instrucción de Trabajo IMT-02 para el mantenimiento correctivo IMTde la máquina CS-23µ, CS-

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA 5.En esta sección se escriben las herramientas y equipos ( producción/inspección) que son utilizados para la instrucción en cuestión. cuestión. Ordene éstas en orden alfabético. alfabético. Ejemplo: Ejemplo: - Colorímetro: Aparato que mide«. Colorímetro: mide« - Malla: Filtro utilizado ««... Malla: ««... - Probeta graduada: Instrumento« graduada: Instrumento«
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

6.- DESCRIPCIÓN DETALLADA DE 6.ACTIVIDADES En su redacción use la forma ¿qué hace, hace, utilizando qué,? como estructura básica. qué,? básica. Redacte las instrucciones siguiendo la misma secuencia del diagrama de flujo. flujo. Ejemplo: Ejemplo:
6.1.- Verificar que la máquina esté en buen estado. estado. 6.2.- Tomar 100 gr. de la muestra con cuchara y colocarla en vaso de gr. precipitado. precipitado.
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

6.- DEFINICIONES 6.1.- Escriba la definición o interpretación de todos los términos técnicos, palabras en otro idioma que no sean del dominio general y aquellos términos que solamente en ciertas áreas se conocen, es decir ´Términos Coloquiales de la empresaµ. empresaµ.
EJEMPLO :

Bizcocho: Bizcocho: Pieza de barro prensada y quemada que se utiliza para pruebas de laboratorio. laboratorio. 2.- Ordene esta sección alfabéticamente. alfabéticamente. 3.- Si no hay definiciones por incluir, escriba la leyenda ´ NO APLICA ´.
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

7.- REFERENCIAS 7.1.- Escriba el título de los documentos internos/externos, que son requeridos para la ejecución del procedimiento pero que no fueron generados por él mismo. mismo. 2.- Si se hizo mención de un Procedimiento del Sistema de Calidad o bien una Instrucción de Trabajo, escriba su nombre y número. número.
3.- Si no se requieren de referencias, escriba la leyenda ´ NO APLICA ´.
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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

8.- ANEXOS 8.1.- Escriba los formatos, etiquetas, tablas, diagramas etc. Que se generan/usen por el etc. procedimiento y que se requieren para evidenciar su implementación. implementación.
2.- Estos documentos deben integrarse al formato oficial para la escritura de procedimientos y no solo como copias anexas, y así garantizar su control por el procedimiento mismo. mismo. 3.- En el anexo 1 ponga siempre el diagrama de flujo del procedimiento. procedimiento.

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

9.9.- REGISTROS DE CALIDAD
1.- Escriba en una tabla los números y los nombres de los reportes o registros que se usan para demostrar la implementación del procedimiento así como el responsable de su archivo y control y el tiempo mínimo de retención en ese archivo. archivo. 2.- Si no se generan registros, escriba la leyenda ´ NO APLICA ´.

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¿ CÓMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ?

10.10.- HISTORIA DE CAMBIOS
1.- Indique en una tabla, las modificaciones que sufrió el procedimiento con respecto a su revisión anterior, las razones del cambio y la fecha en la que entra en vigor la nueva revisión. revisión.

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