PROCESS DE CLÔTURE SUR SAP®

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è les de estion Générales 1. La périodicité des étapes : quand chaque opération doit être effectuée. IXE P consulting 2 . certaines opérations doivent être également réalisées en amont par une population non comptable. Elle précise notamment l¶enchaînement des différentes étapes de la procédure de clôture en détaillant : ‡ ‡ Les outils SAP permettant de réaliser chaque opération. Population Concernées : La procédure de clôture sera effectuée par une équipe dédiée au sein du service comptable. Ces tâches sont également listées dans la procédure. 2. Périmètre d Process de clôt re : Cette procédure définit les règles de gestion liées aux opérations de clôture périodiques mensuelles. Pour que la clôture comptable s¶effectue correctement. Ces personnes seront responsables à la fois : ‡ ‡ ‡ Du bon déroulement de la procédure De la qualité des données comptables à la suite de la clôture Du respect des délais de clôture imposés par le calendrier commun.

‡ Schéma récapitulatif : Clôtures des Clôture et déversement des objets de gestion Immobilisations Clôture de la Clôture des achats (Module MM) Clôture de comptabilité fournisseurs comptabilité générale Clôture des ventes (Module SD) Clôture de comptabilité clients I P consulting 3 . La clôture des modules amont doit être faite avant le sous module auxiliaire de FI Les déversements de gestion sont à effectuer avant la clôture FI et notamment les déversements sur immobilisations.nchainement des tâches de clôture Les différentes tâches de clôture doivent suivre un enchaînement précis afin d¶assurer la cohérence et l¶exactitude : ‡ ‡ ‡ La clôture des auxiliaires doit être faite avant la clôture des comptes généraux.

Règles de gestion détaillées La procédure de clôture se réalise en 2 étapes : ‡ ‡ Opérations de contrôles Opérations d¶écritures Opérations de contrôles Opérations d¶écritures IXERP consulting 4 .

Synthèse et réorganisation des cycles de paiement Description de l¶opération Synthèse des cycles de paiements La fonction synthèse affiche l¶ensemble des cycles de paiements effectués ou en cours toujours enregistrés dans SAP. La fonction réorganisation permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée et ce quel que soit le statut du cycle (données d¶impression et protocole supprimés. Réorganisation des cycles de paiements Cette étape permet de limiter le nombre de cycles SAP conservés en mémoire. I RP consulting 5 . proposition de paiement générée ou paiements comptabilisés). La liste extraite permet de statuer sur les cycles non comptabilisés.Opérations de contrôles I. paramètres saisis. proposition de paiement traitée.

qui permet de supprimer l'ensemble des cycles créés jusqu'à une date indiquée et ce quel que soit le statut du cycle (données d¶impression et protocole supprimés. Elle permet d¶isoler les cycles non terminés et d¶avertir les personnes concernées. proposition de relance générée). proposition de relance traitée. Réorganisation des cycles de relances Cette étape permet de limiter le nombre de cycles conservés par le programme de relance. paramètres saisis. I RP consulting 6 .Opérations de contrôles II. Synthèse et réorganisation des cycles de relances Description de l¶opération Synthèse des cycles de relances La synthèse (ensemble des cycles de relance complétés ou en cours) s¶affiche via le match code de la zone identification. La maintenance des cycles de relance est faite via la fonction de réorganisation d¶un cycle de relance.

Contrôle de cohérence Stock/FI Description de l¶opération Ce contrôle a pour but de s'assurer que les écritures de stock sont en cohérence avec le solde des compte de bilan de classe 3. I RP consulting 7 .Opérations de contrôles III. En outre. Il est possible d'afficher les soldes par société ou par compte général. On se doit de comparer le solde du compte général avec la somme des valeurs en stock des articles qui le compose. le système détermine le compte de bilan sur lequel sont imputés les mouvements de marchandises. Le système compare le solde du compte général à la valeur en stock et affiche le cas échéant l'écart des deux totaux. Ce programme est lancé pour tous les articles. L¶écart entre les deux totaux est affiché.

I RP consulting 8 . Le contrôle sera effectué pour les applications amont déversant au fil de l¶eau entre le solde des comptes imputés et les prés journaux qui accompagnent les transferts.Opérations de contrôles IV. Contrôle d¶exhaustivité Description de l¶opération Le contrôle d'exhaustivité permet de vérifier que toutes les données en provenance des applications auxiliaires SAP ont bien été déversées en comptabilité générale. Le résultat de ce contrôle est un élément du dossier de clôture.

Contrôle d¶exhaustivité (suite) Trois outils permettent d¶effectuer les différents contrôles : 1. 3.Opérations de contrôles IV. SD) pour une n cas d¶anomalies : Les anomalies doivent être rectifiées. Il doit être rapproché du pré journal pour contrôle de la prise en charge. I RP consulting 9 . La pièce anormale est contre passée dans sa période de comptabilisation (éventuellement rouvrir la période) et est ensuite comptabilisée sur la période correspondant au mois en cours. . Permet de vérifier la comptabilisation des écritures de l¶ensemble des modules ( période donnée par l¶interrogation des soldes des comptes concernés. 2. Journal des pièces : permet de lister les pièces comptabilisées suivant un certain nombre de critères. État des totaux comptabilisés : l¶état des totaux comptabilisés fournit les totaux au crédit et au débit par type de pièce.

Contrôle des pièces préenregistrées Description opération Ce contrôle a pour but de vérifier la présence de pièces préenregistrées ou périodiques avant la clôture des comptabilités auxiliaires.Opérations de contrôles V. I RP consulting 10 . et de statuer sur les pièces ouvertes en avertissant le responsable de la saisie du statut.

Contrôle des pièces de régularisation Description opération Ce contrôle permet de s¶assurer de la contre-passation effective des pièces de régularisation en vérifiant leur présence avant la clôture des comptabilités auxiliaires. VII.Contrôle de TVA Description opération Ce contrôle permet de détecter les incohérences µcompte d¶assiette / code TVA¶ sur les pièces.Opérations de contrôles VI. I RP consulting 11 .

Procédure de clôture sur SAP OPÉRATIONS D¶ÉCRITURES CO PTABLES I RP consulting 12 .

Lors du rapprochement des postes. Rapprochement automatique des factures non parvenues Description opération Cette opération permet de rapprocher au sein du compte 408xxx les commandes livrées dont la facture a été réceptionnée et enregistrée. Ils ne peuvent être rapprochés que lorsque l'on enregistre un montant de contrepartie identique dans le compte. le système leur octroie un numéro de pièce de rapprochement et une date de rapprochement. Les postes non soldés sont des transactions inachevées.Opérations d ¶écritures I. le solde résultant des postes imputés à chacun doit être nul. Par conséquent. I RP consulting 13 .

Transfert des créances et dettes Description opération A des fins de présentation de bilan. III. Clients et Immobilisations). pour ce qui concerne les comptabilités auxiliaires (Fournisseurs. la gestion des comptes bi soldes est effectuée par le programme standard SAP. I RP consulting 14 .Opérations d¶écritures II. Il convient de fermer la période en cours pour les comptes auxiliaires (K et D). Clôture des comptabilités auxiliaires Description opération La clôture des comptabilités auxiliaires SAP (Clients &Fournisseurs) est effectuée au travers de la gestion de la table des périodes comptables.

L'objet de ce traitement est d'évaluer les pertes et les gains potentiels I RP consulting 15 . ainsi que les comptes banque en devise OUT. Évaluation des comptes banques et des PNS en devises Description opération L'évaluation des comptes en devises concerne les dettes et les créances.Opérations d¶écritures IV.

Factures Non Parvenues" (livraisons reçues mais non facturées) qui est géré hors taxes dans SAP. Un code TVA devra être renseigné lors du lancement du programme : ce code avec un taux différent de 0 ne sert qu¶à indiquer le compte de TVA impacté. Elles ont pour vocation irrévocable à se transformer ultérieurement en dettes. 16 . écriture qui sera contre-passée en début de période suivante.Factures non parvenues". La présentation du compte de charges à payer au bilan doit être faite TTC. Ce compte est soldé à réception de la facture par le crédit du compte 401xxx (compte collectif).D manuelle devra être passée au vu d¶une analyse du compte « Fournisseurs ± Factures non parvenues ». Ce programme permet de réintégrer la TVA à des fin de présentation de bilan pour le compte de charges à payer 408 "Fournisseurs . On enregistrera donc la TVA sur un compte 44586x "TVA sur factures non parvenues".Opérations d¶écritures V. TVA sur facture non parvenue Description opération Les charges à payer (marchandises livrées non facturées) sont les dettes potentielles évaluées à l'arrêté des comptes. Le programme standard SAP ne marche que si toutes les commandes ont un taux de TVA renseignée. Elles sont comptabilisées sur un compte d'attente 408xxx "Fournisseurs . En cas contraire une O.

Opérations d¶écritures VI. Après cette opération la période comptable est réputée close I RP consulting 17 . Il convient de fermer les comptes généraux encore ouverts pour la période comptable en cours (Type S). VII. Cette opération ne doit être effectuée qu¶après exécution des traitements mensuels. Amortissements Description opération Le programme crée des dossiers batch input destinés à l'enregistrement des différents amortissements.Clôture de comptabilité générale Description opération La clôture de la comptabilité générale SAP est effectuée au travers de la gestion de la table des périodes comptables.

Contact Votre Ingénieur Commercial IXERP BENSI ON Stéphane TEL : 01 73 04 92 34 GS : 06 61 79 78 32 Mail : stephane.IXERP.COM .com Conseil Intégration Support Formation IXERP consulting 18 WWW.bensimon@ixerp.