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COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS

PLAN DE EVACUACION

NORMAS DE COMPORTAMIENTO

PUNTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CONTRATO DE BIENES Y SERVICIOS


PRESENTACION: EN ESTE PUNTO NOS DA A CONOCER DE QUE SE TRATAR ,QUIEN EFECTUA Y CUAL SERA EL BIEN O SERVICIO QUE SE VA ARQUIRIR. ALCANCE:ES EL LIMITE DE CADA UNA DE LAS PARTES EN EL CONTRATO. RESPONSABILIDAD: ES LA MISION , FUNCION Y OBLIGACIONES QUE TIENE CADA UNA DE LAS PARTES EN EL CONTRATO.

CAPITULO I: ASPECTOS JURIDICOS. EN ESTE SE DEFINE LOS PRINCIPIOS JURIDICOS QUE REGULAN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL. CAPITILOII: ASPECTOS LOGISTICOS. DEFINE EL DISEO Y LA DOCUMENTACION DEL PROCESO DE CONTRATACION.ESTE A LA VEZ DESCRIBE, EN DETALLE, LAS ACTIVIDADES,PROCEDIMIENTOS Y TAREAS QUE SE DEBEN ACOGER, RESPETA YSEGUIR.

CAPITULOIII: NORMOGRAFIA: DEFINE EL CONJUNTO DE NORMAS, POLITICAS Y DIRECTRICES,TANTO NACIONALES COMO LOCALES,QUE SOPORTEN LA BASE LEGAL DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES. CAPITULO IV: GESTION DE DOCUMENTOS.EN ESTE SE RECOPILAN LOS DIFERENTES FORMATOS CON LOS CUALES SE PRETENDE AGILIZAR Y ESTANDARIZAR LA OPERACIN DE LOS FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL PROCESO.

CAPITULO I ASPECTOS JURIDICOS PRINCIPIOS: CONTINUIDAD FUNCIONALIDAD INTERDESCIPLINARIEDAD SENCILLEZ LEGALIDAD TRANSPARENCIA OBJETIVIDAD ECONOMIA RESPONSABILIDAD

2. RGIMEN APLICABLE En principio podemos concluir que el rgimen aplicable a la contratacin est constituido por el derecho civil y comercial, salvo en las materias reguladas por el Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica o Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. 2.1 El Derecho Civil y Comercial, salvo en las materias reguladas por el Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica o Ley 80 de 1993 y sus normas reglamentarias. 2.2 Las normas especiales de orden nacional relativas a ciertos temas relacionados con las misiones y objetivos corporativos de algunas Secretaras de la Administracin Municipal, como es el caso de las Secretaras de Hacienda (Contratos de deuda pblica regulados por los Decretos del orden nacional 1333 de 1986, Decreto 2681 de 1993 y la Ley 358 de 1997), y Educacin (Ley 715 de 2001 que regula contratos de establecimientos educativos)

3. COMPETENCIA PARA CONTRATAR La atribucin de la competencia para contratar, en el caso de los entes pblicos, est radicada en el representante legal de la respectiva entidad. Sin embargo, es bien conocido que la considerable carga de trabajo que a cada momento tiene que afrontar el representante legal de una entidad pblica, hace necesaria la posibilidad de agilizar los trmites contractuales por medio de la delegacin de la competencia para contratar en otros funcionarios. Al respecto la ley colombiana es clara en comprender la situacin y no solo el mismo estatuto de la contratacin as lo autoriza en su artculo 12, sino tambin los Decreto 679 de 1994 en su artculo 7, y el Decreto 2150 de 1995 en su artculo 37

5. PROCEDIMIENTOS LEGALES Y BSICOS DE LA CONTRATACIN Todo proceso de contratacin debe ceirse a los requisitos legales exigidos por el Estatuto General de la Contratacin, la Ley 80 de 1993, y sus normas reglamentarias y complementarias. las exigencias legales que debe cumplir todo proceso segn el tipo de contratacin que se adelante, es decir, si se trata de una contratacin directa, una convocatoria pblica o una licitacin o concurso de mritos 5.1 Etapa preparatoria La etapa preparatoria constituye la determinacin o definicin de la necesidad que incita a iniciar un proceso contractual; es una etapa supremamente importante, pues de la idnea definicin de lo que pretende, de lo que quiere, implica y necesita contratar el ente pblico, depende en gran medida el xito de la contratacin.

PASOS PREVIOS A TODA CONTRATACIN, INDEPENDIENTE DEL PROCESO DE SELECCIN QUE SE SIGA Y LA CUANTA DEL MISMO:
1. Elaboracin de los anlisis de conveniencia y/o inconveniencia. 2. Elaboracin y publicacin del proyecto de pliegos de condiciones o trminos de referencia en la pgina web de la Entidad o colocacin de un aviso en diarios . 3. Recepcin de observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones o trminos de referencia. 4. Ajuste y elaboracin de los pliegos de condiciones o trminos de referencia. 5. Obtencin de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). 6. Reporte de apertura de licitacin pblica a la Cmara de Comercio. 7. Para proyectos de inversin anexar la ficha EBI, en la cual conste que el proyecto esta matriculado en Planeacin.

5.2 Etapa de seleccin del contratista Una vez se define y sustenta tcnica y jurdicamente la conveniencia de iniciar el proceso de contratacin, cumpliendo todos los pasos relacionados, incluyendo, la autorizacin de iniciar la seleccin del contratista por parte del respectivo comit asesor en contratacin, iniciamos una fase igualmente delicada para todo proceso de contratacin, pues es aqu donde se deben materializar los principios que regulan la contratacin estatal en Colombia: la seleccin objetiva, la economa y la transparencia.

5.2.1 La contratacin directa. 5.2.2 La licitacin pblica o el concurso de mritos: 5.3 Etapa contractual Una vez se concluye la Etapa Precontractual a travs de la cual se defini la persona que la Entidad considera portadora de la propuesta ms conveniente, favorable y ventajosa, se debe pasar a consolidar el proceso contractual por medio de la celebracin del contrato y as poder iniciar la ejecucin de las obligaciones o del objeto contrada por las partes. 5.3.1 Celebracin del contrato Si bien es cierto que la resolucin de adjudicacin expresa la voluntad de la entidad de aceptar la propuesta considerada ms conveniente para s, y segn la teora de las obligaciones tendramos prcticamente perfeccionado el contrato, la contratacin estatal requiere del cumplimiento de varios pasos para, de esa manera, perfeccionar el contrato y poder pasar a su ejecucin.

5.3.2. La ejecucin del contrato Una vez surtidos todos los pasos descritos y finalizados con la suscripcin del contrato, estamos listos para iniciar la ejecucin del mismo; la norma nos exige que, con la aprobacin de las plizas, previamente elevado por escrito el acuerdo y suscrito por las partes, y la existencia del compromiso presupuestal, podemos dar por iniciada la ejecucin , para lo cual utilizamos el acta de iniciacin

5.3.3 La liquidacin del contrato La liquidacin de los contratos es un acto jurdico por medio del cual se pretende establecer y definir una manifestacin de Paz y Salvo entre las partes, dando as por finiquitada la relacin o el vnculo contractual entre las partes involucradas. La funcionalidad de la liquidacin est soportada en la posibilidad que el operador encuentre de definir, en una liquidacin, no solo el estado de cuentas, luego de una ejecucin, es decir, la relacin histrica de la ejecucin del contrato, sino tambin la manera de resolver conflictos futuros entre las partes, al poder pactar en un acta de liquidacin, reconocimientos o compensaciones.

CAPTULO II ASPECTOS LOGISTICOS


1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 1.1 Procedimiento administrativo para contratos con cuanta inferior al 50% de la menor cuanta (Menor a 500 SMMVL) 1.2 Procedimiento administrativo para contratos con cuanta igual o superior al 50% de la menor cuanta (Igual o mayor a 500 SMMLV)

2.ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS


2.1 Etapa Preparatoria La definicin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin. La definicin tcnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo, lugar de ejecucin del mismo,ETC. El soporte tcnico y econmico del valor estimado del contrato. El anlisis de los riesgos de la contratacin y en consecuencia el nivel y extensin de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.

2.2 Contratacin Directa Comprende contratacin sin licitacin o concurso para ejecucin de obras, suministro de bienes, prestacin de servicio u otro objeto necesario para el cumplimiento de las funciones pblicas.

2.3 Convocatoria Pblica tiene como objetivo garantizar la igualdad de oportunidades a los interesados que presenten sus ofertas. La Convocatoria Pblica se hace cuando la cuanta del contrato es mayor a 100 smmlv y menor a 1.000 smmlv.

2.4 Licitacin Pblica:es el procedimiento mediante el cual la Entidad estatal formula pblicamente una convocatoria cuyo monto es igual o superior a 1.000 smmlv para qu, en condiciones de igualdad, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione entre ellas la ms favorable. Contratacin Especial:los procesos denominados por la Administracin como especiales, tales como prestacin de servicios personales, arrendamiento o adquisicin de inmuebles, compra de bienes y servicios para la defensa y seguridad nacionaladquisicin de , roductos de origen o destinacin agropecuarios y para la prestacin de servicios de salud, entre otros.

3. ELABORACIN DE PLIEGOS Sern elaborados conforme a las directrices establecidas para los pliegos de condiciones, Artculo 24, Numeral 5, Ley 80 de 1993. 4. CALIFICACIN Esta comprende los criterios de verificacin y los criterios de evaluacin. 4.1 Criterios de Verificacin. 4.1.1 Jurdicos: Se verificarn los requisitos esenciales de orden legal exigidos en los pliegos de condiciones y en la normatividad nacional, teniendo en cuenta que algunos de ellos pueden o no subsanarse.

4.1.2 Tcnicos: La verificacin tcnica de las propuestas se adelanta teniendo como marco lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, el pliego de condiciones y dems normas vigentes sobre la materia, y realizando: Verificacin de todos los aspectos establecidos como requisitos mnimos tcnicos para ejecutar el objeto El recurso Humano con sus respectivas exigencias. Equipos y Tecnologas. Revisin matemtica de precios, conforme a los estudios de costos previos.

4.2 Criterios de Evaluacin. Esta dividido en 3 partes: econmicos, financieros y experiencia.


4.2.1 Econmicos: A las propuestas elegibles se les har las correcciones aritmticas si hubiere lugar a ellas, siempre que la ley lo permita y no implique un mejoramiento de la propuesta, en el formulario de cantidades y precios. 4.2.2 Financieros: La evaluacin financiera de las propuestas se realiza con base en los ndices financieros calculados para cada proponente y cuyos valores mnimos se han establecido como requerimiento en cada uno de los pliegos de condiciones. 4.2.3 Experiencia: La evaluacin de la experiencia se deber hacer conforme a lo exigido en los pliegos, podr no solo evaluarse la experiencia general sino tambin la especfica del proponente.

5. ROLES PERSONAL VINCULADO A LOS PROCESOS DE CONTRATACIN De conformidad con el articulo 3 del Decreto 778 de 2004 se reglamenta crear el Grupo Interdisciplinario en Contratacin el cual estar integrado por personal tcnico adscrito a la Secretara delegada, personal de la Subsecretara de Logstica Organizacional de la Secretara de Servicios Administrativos y, en lo posible de acuerdo con la disponibilidad, personal adscrito a la Subsecretara Jurdica de la Secretara General. Su funcin bsica y esencial radica en garantizar la unidad de criterios y parmetros para toda la Administracin

5.1 Integrante Grupo Interdisciplinario Logstico y Apoyo Debido a los ajustes y movimientos de personal que se dan con frecuencia al interior de las dependencias, en caso de requerir informacin adicional sobre los integrantes del Grupo interdisciplinario de cada dependencia, deber consultarse a travs de la Subsecretara de Logstica.

5.2 Roles Grupo Interdisciplinario Logstico y Apoyo 5.2.1 Rol del logstico en el grupo interdisciplinario 5.2.1.1 Funcin general Dentro del grupo interdisciplinario, el logstico debe propender por: Liderar la elaboracin de los Pliegos de Condiciones. Brindar el apoyo logstico al proceso precontractual Ser responsable de la custodia final de la documentacin contractual, hasta la liquidacin de cada contrato.

5.2.1.2 Funciones especficas El logstico deber asumir las funciones descritas anteriormente para tal rol y adicionalmente tendr las siguientes funciones: Fijar el cronograma para cada una de las actividades del proceso precontractual. Participar en la preparacin de los estudios previos, bajo el liderazgo del funcionario (s) tcnico de la Secretara delegada. Autorizar y garantizar la publicacin del prepliego de condiciones Hacer los ajustes al prepliego de condiciones, si hay lugar a ello. Elaborar el pliego de condiciones. Elaborar el Acta de apertura de propuestas. Preparar la Audiencia de Aclaraciones si hay lugar a ello.

5.2.2 Rol de Apoyo en el grupo interdisciplinario sus funciones, sern esencialmente las siguientes: Tener presente el cronograma previamente establecido y mantener informado al grupo interdisciplinario de manera oportuna sobre la fecha de cada compromiso. Remitir las comunicaciones para el aviso en prensa a la Direccin de Comunicaciones. Realizar todas las publicaciones de los distintos procesos precontractuales, contractuales y postcontractuales. Elaborar los formatos correspondientes para registrar los proponentes, recibir las propuestas y disponer toda la logstica para las Audiencias que requieran los procesos. Enviar a los oferentes, por fax o por cualquier medio electrnico (cuenta de correo de cada Secretara), las comunicaciones que para ello se generen durante el proceso precontractual.

6. TIEMPOS PROCESOS DE CONTRATACIN. Se tienen establecidos los tiempos aproximados para legalizar un proceso licitatorio y un proceso de licitacin pblica. No obstante lo anterior deber tenerse encuesta que dependiendo de la complejidad al objeto a contratar los tiempos podrn aumentar o disminuir segn el caso. 7. VALOR PLIEGO DE CONDICIONES VALOR PLIEGO DE CONDICIONES La Administracin Municipal cobrar los pliegos de condiciones de todos aquellos procesos de contratacin cuyo valor sea superior a 100 smmlv (10% menor cuanta

8. REUNIONES DEL COMIT El logstico de cada secretara deber revisar los expedientes de los temas que remitirn al Comit Asesor en contratacin y deber cuidar remitirlos cuando se disponga de todos los soportes. Sern funciones de este Comit: Recomendar la iniciacin de los procesos de contratacin cuyo valor sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuanta, por solicitud de la Secretara interesada. Recomendar la celebracin de los contratos de prestacin de servicios a que se refiere el numeral 3 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, por solicitud de la Secretara interesada. Recomendar la celebracin de contratos y convenios interadministrativos cuyo valor sea igual o superior a la menor cuanta, por solicitud de la Secretara interesada.

CAPITULO III NORMOGRAMA


1. NORMATIVIDAD INTERNA
2. NORMATIVIDAD EXTERNA

CAPITULO IV GESTIN DE DOCUMENTOS


En esta seccin se recopilan los diferentes formatos a ser utilizados en las etapas preparatoria, precontractual y contractual de los procesos que se adelanten en las diferentes Secretaras para la adquisicin de bienes, servicios y obra pblica, de conformidad con el artculo 23 la Ley General de Archivo 594 de 2000 y el Acuerdo 42 de 2002 y la Norma NTCG 1000 del 2004, Ley 872 de 2003.

1. CODIFICACIN DE LOS FORMATOS


La codificacin de los documentos que pertenecen al proceso de contratacin, est dada por una secuencia donde la primera letra denota el tipo de documento, para este caso F: formato seguido por un guin; luego los dos siguientes caracteres indican la G: gestin y la letra C: contratacin; luego sigue un guin y por un consecutivo numrico que inicia en 01.

2. LISTA DE FORMATOS Gestin Contractual y Pptal F-GC-01 Cronograma de Actividades F-GC-02 Certificado Comit F-GC-03 Resolucin de Apertura F-GC-04 Solicitud Aviso Publicacin Prensa F-GC-05 Aviso Publicacin Prensa F-GC-06 Aviso Publicacin Prensa Obra Pblica F-GC07

3. FLUJOGRAMA

En este captulo se detallan a manera de flujograma, todos los documentos que soportan las diferentes etapas de los procesos contractuales, buscando con ello disponer de la informacin en los expedientes, de tal manera que sea de fcil consulta por los diferentes usuarios que la requieran.