Desafios na Customização de

Software Livre para Gestão de

Documentos e Gestão
Documental em um Único
Sistema
Marcel Ferrante Silva
 Especialista em Gestão Estratégica da
Informação nas Empresas – UFMG
 Mestrando em Ciência da Informação, Linha de
pesquisa Organização da Informação – UFMG
 Diretor da empresa LTDA
Demanda de solução
 Sistema de gestão de documentos eletrônicos
combinado com um sistema de gestão documental
ou dos documentos físicos.
 Mandatário que fosse via web
 Customizavel
 Baixo Custo
 Licensa de usuários ilimitada
 Sem taxa de licensa de banco de dados
 Solução proposta
 Software livre
 Código fonte aberto: possibilidade de customização
 Sem taxa de licensa de banco de dados
 Via web
 Nenhum software livre via web para a gestão
documental (com tabela de temporaliedade e entrega
e devolução de documentos)
 Hoje em dia existem alguns softwares livres para a
gestão de documentos, o que não existia há poucos
anos atrás
 Solução proposta: incluir as facilidades necessárias
em um bom software livre para GED.
Escolha
 Várias plataformas existentes: Java, phyton,
php, perl, etc
 Plataforma escolhida: LINUX-APACHE-PHP-
MYSQL
 plataforma livre mais difundida para aplicações via
Internet
 muitas comunidades para o auxilio no
desenvolvimento e suporte
 profissional ser mais barato que de outras
linguagens web (java, asp, phyton)
 grande quantidade de soluções para GED nesta
plataforma foi encontrada
 Software livre para GED
 O software escolhido: OWL intranet
 Facilidades disponíveis para documentos
eletrônicos
 Indexação manual dos documentos
 Controle de acesso aos documentos
 Controle de versão (check in/check out)
 Relatório de ações
 Indexação automática (word, pdf e txt)
 Ferramenta de busca
 Tradução para Português
 Via Web
 Software livre para Gestão
Documental
 Facilidades
requeridas para Gestão
Documental
 Tabela de temporalidade
 Relatório de arquivamento

 Empréstimo e devolução de documentos

físicos
 Leitura

 Geração e impressão de etiquetas com

código de barra.
 Software livre para Gestão
Documental
 Facilidades
requeridas para Gestão
Documental
 Tabela de temporalidade
 Relatório de arquivamento

 Empréstimo e devolução de documentos

físicos
 Leitura

 Geração e impressão de etiquetas com

código de barra.
Implementação
 Técnicas da engenharia de software
 Especificação dos requisitos do sistema:
funcionais e não-funcionais
 Desenhamos diagramas de caso de uso

 Diagrama de classes: criamos uma nova

classe, o documento físico
Desafios
 Código-fonte que é relativamente
grande (~50 mil linhas)
 Pobre documentação sobre a
arquitetura do sistema
 A orientação eram os próprios
comentários das linhas de código
 Mas os comentários eram em outra
língua e que eram muito sucintos
Desafios
Desafios
 Inclusão das novas facilidades
afetavam as facilidades antigas
 Listas de email para suporte
demoravam para retornar
 Poucas empresas prestavam suporte
pago a este sistema
 Tratamento para grande volumes de
documentos em uma pasta (paginação)
Parecer técnico
 Teste de carga
2 milhões de documentos inseridos
 Computador pessoal (Pentium 2.4 Ghz,
512 RAM)
 Pastas com mil documentos

 Resultado:
tempo de 5 segundos
 Navegação entre páginas: 3 segundos
Parecer comercial
 Número de usuários ilimitados (a limitação se
dá apenas pelo hardware)
 Sem taxa de licensa de bancos de dados
 Possibilidade de melhorias continuas
 Inclusão de novos relatórios de utilização
 Custo total do sistema
 Muito abaixo do valor de uma solução comercial
sendo uma grande alternativa para pequenas e
medias empresas.
Parecer comercial
 VANTAGEM do sistema único para controle
dos documentos eletrônicos e físicos
 Diminuição do gasto com o treinamento
 Com um treinamento de 12 horas conseguimos
abranger as facilidades das duas áreas (eletrônica
e documental)
 Mais confortável e prático para o usuário utilizar a
mesma interface para consultar, localizar,
documentos, sejam físicos ou eletrônicos.