ENFOQUES CONTEMPORNEOS DE LA ADMINISTRACION

OUTSOURCING

Generalidades del Outsourcing

1.1 Historia del Outsourcing 1.2 Definicin del Outsourcing 1.3 Importancia del Outsourcing 1.4 Elementos bsicos del Outsourcing 1.5 Objetivos del Outsourcing 1.6 Caractersticas del Outsourcing 1.7 Funciones bsicas del Outsourcing

1.1 Historia de Outsourcing

El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la dcada de los 70s enfocado, sobre todo, a las reas de informacin tecnolgica en las empresas. Las primeras empresas en implementar modelos de Outsourcing fueron gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros. El Outsourcing es un trmino creado en 1980 para describir la creciente tendencia de grandes compaas que estaban transfiriendo sus sistemas de informacin a proveedores. En 1998, el Outsourcing alcanz una cifra de negocio a nivel mundial de cien mil millones de dlares.

1.2 Definicin de Outsourcing

Outsourcing. Es la subcontratacin de servicios que busca agilizar y economizar los procesos productivos para el cumplimiento eficiente de los objetos sociales de las instituciones, de modo que las empresas se centren en lo que les es propio Outsourcing. Es una megatendencia que se est imponiendo en la comunidad empresarial de todo el mundo y consiste bsicamente en la contratacin externa de recursos anexos, mientras la organizacin se dedica exclusivamente a la razn de su negocio. Outsourcing Es el uso estratgico de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos.

1.3 Importancia de Outsourcing

La importancia del Outsourcing radica en que pretende concentrar los esfuerzos de la compaa en las actividades principales del giro de negocios. De esta manera se pretende otorgar mayor valor agregado para los clientes y productos mediante agilidad y oportunidad en el manejo de los procesos transferidos, una reduccin de los tiempos de procesamiento e inclusive, en la mayora de los casos, una reduccin de costos y de personal, as como una potencializacin de los talentos humanos. La prctica del Outsourcing ha colocado en el cambio del concepto relacin cliente-proveedor, transformndola en una cooperacin intensa, creciente y de un perfil de alianza estratgica.

 Transfiere los riesgos a un tercero que pueda dar garantas de experiencia y seriedad en el rea. Ayuda a planear y fijar expectativas de negocios e indica aquellas reas donde se necesitan conocimientos especializados para realizar las distintas actividades de la organizacin. Es ms econmico. Reduccin y/o control del gasto de operacin. Concentracin de los negocios y disposicin ms apropiada de los fondos de capital debido a la reduccin o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razn de ser de la compaa. Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn fuera de control. Disposicin de personal altamente capacitado. Mayor eficiencia.

I.4 Elementos del Outsourcing

Contrato: Es un documento de carcter legal que recoge el alcance y caractersticas del servicio de outsourcing, debe definir los siguientes aspectos: Su duracin. Las condiciones de la cesin de los servicios, referidos al momento inicial del acuerdo entre la Administracin y el contratista. Las condiciones de recuperacin de la gestin, una vez finalizado el contrato. La propiedad intelectual, especialmente si se traspasa al proveedor la responsabilidad del desarrollo de aplicaciones.

 Nivel de servicio: Define el mbito de aplicacin del servicio (operacin, mantenimiento, desarrollo, etc.). Es uno de los puntos ms importantes de un contrato de outsourcing y debe ser fcilmente medible. Para el establecimiento del nivel de servicio suele ser usual la realizacin conjunta, entre la organizacin contratante y la empresa de outsourcing, de las siguientes actividades: Anlisis de viabilidad que defina el mbito de aplicacin. Anlisis detallado que determine minuciosamente todos y cada uno de los compromisos concretos que van a ser contrados por ambas partes.

 Activos:

Es el conjunto de recursos que son propiedad de la organizacin contratante y que son susceptibles de ser traspasados a la empresa que proporciona el servicio de outsourcing e incluso posteriormente ser recuperados. Estos activos pueden clasificarse en:
Materiales: corresponden al equipamiento fsico de la organizacin. Informacin: corresponden a todos los datos e informacin propiedad de la empresa contratante Humanos: corresponden a transferencia de personal. Financieros: Recursos monetarios.

 Plan de pagos:

Dadas las peculiaridades del servicio de outsourcing, el plan de pagos establece la forma en que se remunerar el servicio (mensual, cuando se cumplan determinados objetivos, etc.), teniendo en cuenta que cada pago podr tener una componente de costo de carcter fijo y otra variable, en funcin del nivel de servicio. As, en los contratos se puede establecer los siguientes tipos de pagos:
Precio fijo. Precio variable, por unidad de uso. Precio mixto (parte fija y parte variable).

 Salidas programadas: El contrato de outsourcing debe prever los mecanismos necesarios para que a la terminacin del mismo sea posible la transferencia de activos y del servicio. Este concepto est relacionado con la terminacin del contrato, puesto que define:
1. Los momentos especficos de tiempo (a un ao de la firma, a dos, etc.) en los que se podr dar ste por finalizado.
2. La posibilidad de cancelacin anticipada del contrato con su correspondiente compensacin econmica. 3. Los plazos de preaviso de resolucin anticipada del servicio. 4. Estas salidas programadas debern quedar reflejadas dentro de alguna de las clusulas del contrato.

I.5

Servicios mas comunes de Outsourcing

Las funciones a contratar son las que las empresas estn ms dispuestas a dejar en mano de los subcontratistas.
Outsourcing de los sistemas financieros. Outsourcing de los sistemas contables. Outsourcing las actividades de Mercadotecnia. Outsourcing en el rea de Recursos Humanos.

Outsourcing de los sistemas administrativos.

Outsourcing de actividades secundarias.

Outsourcing de la produccin. Outsourcing del sistema de transporte. Outsourcing de las actividades del departamento de ventas y distribucin. Outsourcing del proceso de abastecimiento.

AREAS DE LA EMPRESA QUE NO DEBEN PASAR A OUTSOURCING Respecto a las actividades que no se deben subcontratar estn: La Administracin de la planeacin estratgica. La tesorera El control de proveedores Administracin de calidad Servicio al cliente Distribucin y Ventas

I.6 Objetivos del Outsourcing

Optimizar sus costos operativos y/o administrativos.

Utilizar recursos especializados con los que no se cuentan internamente o no es conveniente contar con ellos.
Implementar mejores prcticas en procesos donde el tercero tiene experiencia por haberlas desarrollado en otras instituciones y/o negocios. Optimizacin y adecuacin de los costos relacionados con la gestin, en funcin de las necesidades reales.

Eliminacin de riesgos por obsolescencia tecnolgica.

Concentracin en la propia actividad de la organizacin.

CARACTERISTICAS RELATIVAS A LA EMPRESA DE OUTSOURCING

Es una decisin estratgica para la organizacin, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing.
Permite el acceso a nuevas tecnologas y centrarse en la realizacin de actividades de mayor valor para la organizacin. Permite a la organizacin alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnolgico o en formacin del personal informtico propio. Transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operacin y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura. Adquiere un compromiso muy importante con la organizacin que la contrata, puesto que de ella depender que se proporcione un adecuado nivel de servicio. El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organizacin, as como al entorno tecnolgico.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING

Se pueden

mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de Outsourcing: Los costos de manufactura declinan y la inversin en planta y equipo se reduce. Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. Incremento en los puntos fuertes de la empresa.

Ayuda a construir un valor compartido. Ayuda a redefinir la empresa. Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organizacin.

 Incrementa el compromiso hacia un tipo especfico de tecnologa que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la informacin para las decisiones crticas.

Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de entrenar personal de la organizacin para manejarla.
Permite disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando las presiones competitivas. Aplicacin de talento y los recursos de la organizacin a las reas claves. Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. Aumento de la flexibilidad de la organizacin y disminucin de sus costos fijos.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING

Estancamiento en lo referente a la innovacin por parte del suplidor externo. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologas que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestin existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor. El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa. Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. Reduccin de beneficios Prdida de control sobre la produccin.

RAZONES PARA ADOPTAR OUTSOURCING Enfocar mejor la empresa. Permite a la compaa enfocarse en asuntos empresariales ms ampliamente. Tener acceso a las capacidades de clase mundial. La misma naturaleza de sus especializaciones, los proveedores ofrecen una amplia gama de recursos de la clase mundial para satisfacer las necesidades de sus clientes. Acelerar los beneficios de reingeniera. Compartir riesgos. Destinar recursos para otros propsitos.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING

Los costos de manufactura declinan y la inversin en planta y equipo se reduce. Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. Incremento en los puntos fuertes de la empresa. Ayuda a construir un valor compartido. Ayuda a redefinir la empresa. Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organizacin Incrementa el compromiso hacia un tipo especfico de tecnologa que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la informacin para las decisiones crticas. Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de entrenar personal de la organizacin para manejarla. Permite disponer de servicios de informacin en forma rpida considerando las presiones competitivas. Aplicacin de talento y los recursos de la organizacin a las reas claves. Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios. Aumento de la flexibilidad de la organizacin y disminucin de sus costos fijos.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING

Estancamiento en lo referente a la innovacin por parte del suplidor externo. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologas que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestin existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor. El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa. Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. Reduccin de beneficios Prdida de control sobre la produccin.

Un declogo de recomendaciones
En un primer lugar, el director tcnico debera preguntarse si su empresa est en condiciones de externalizar y analizar los posibles riesgos que puedan afectar al ncleo del negocio. Otro de los riesgos es la incapacidad de monitorizar la prestacin. En un segundo lugar, se debe definir los objetivos econmicos (ahorro), de negocio (competitividad) y tecnolgicos (eficiencias) que persigues mediante la externalizacin. La tercera de las reglas hace mencin a la posibilidad de crear una plataforma de licitacin en la que los mejores proveedores compitan. Para deleccionar un proveedor de outsourcing debe tomarse en cuenta la experiencia en procesos similares, capacidad de infraestructura, capacidad tecnolgica, capacidad financiera, alcance de la solucin propuesta y niveles de servicio, coste y objetivos mutuos.

La cuarta de las reglas destaca la importancia de evitar el proporcionar tus costes al proveedor. Debe ser el proveedor en cada caso el que oferte el precio y servicios que el crea beneficioso para la empresa y para l. La quinta de las reglas hace referencia a que raramente es posible liberarse de todos los costes tras la externalizacin. En sexto lugar el informe seala que debido a que los contratos de outsourcing son de larga duracin, podra suceder que la provisin externalizada no fuera capaz en un perodo a corto plazo de estar a la altura de los nuevos objetivos que surjan en el negocio. La sptima de las reglas hace mencin al tiempo necesario que debe tomarse la empresa antes de seleccionar un proveedor, debido en parte a que ste se constituir en una parte importante en la marcha del negocio

La octava de las reglas se dirige hacia los posibles riesgos que puedan detectarse en la implantacin de un proceso de outsourcing. Debe prestarse especial atencin a la definicin de acuerdos de Nivel de Servicio, as como a penalizaciones por incumplimiento y bonificaciones por buen servicio. El noveno de los puntos exigen un personal dedicado a la gestin de la relacin contractual y a la supervisin de la provisin de los servicios contratados.

Por ltimo, se deber evaluar la conveniencia o no de la implantacin de un modelo de externalizacin.

Incisin Centro de servicio compartido

Outosourcing

Modelos de Outsourcing

Otros conceptos
Right-sourcing: Este trmino se utiliza para definir la solucin ptima en la eleccin de la empresa a la que se cede el servicio de outsourcing. In-house: Este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la organizacin contratante del servicio. Off-site: A diferencia del anterior, este concepto se aplica cuando el servicio de outsourcing se produce en las instalaciones de la propia empresa que presta este servicio. Co-sourcing: Algunos expertos predicen que las empresas que mayores beneficios obtendrn en el ao 2000 con el negocio del outsourcing sern aquellas que ofrezcan algn valor aadido a sus clientes. Out-tasking: Una modalidad de outsourcing ms focalizada hacia tareas especficas.