Taller de Ingeniería de Información

Unidad I

Planeamiento Estratégico de Sistemas de Información
Semana 3 Tema Alineamiento del PESI al PE

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OBJETIVOS GENERALES

Comprender la importancia del planeamiento en el desarrollo de sistemas de información, como una herramienta de gestión clave para el apoyo a la toma de decisiones. Conocer y comprender un sistema de medición que permita canalizar las energías, habilidades y conocimientos específicos de todos los colaboradores de la organización, hacia la consecución de objetivos estratégicos a largo plazo.
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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Elaborar un plan estratégico de sistemas de información.

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OBJETIVOS INSTRUCCIONALES Interiorizar la importancia del PE como marco de referencia para el PESI.

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PROCEDIMIENTOS DE ALINEAMIENTO DE LOS PLANES DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACION CON LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS

INTRODUCCIÓN
Para comprender este capitulo, es necesario estudiar la evolución histórica que ha sufrido la planificación de sistemas a lo largo de los años. Esta evolución ha seguido 4 fases diferenciadas:
1. 2. 3. 4. Introducción de la informática en la organización Expansión anárquica de las aplicaciones Coordinación SI-Objetivos de empresa Interdependencia estrategias compañía TI/SI

FASE 1: Introducción de la informática en la organización
Aparición masiva de la informática
Aislamiento progresivo del área de informática El objetivo es la reducción de costos aplicando procesos de información No existen planes de procesos de datos Se distinguen tres situaciones:
 El departamento de informática es un área dependiente de servicios administrativos.  Se crean barreras de comunicación entre la dirección y los SI  No hay conexión entre los objetivos de la compañia y los planes de SI.

Formulación de planes de sistemas de información en la fase de introducción de la informática
Estrategia/Necesidades Corporativas Solicitudes de aplicaciones por parte de usuarios finales

Estrategia/Necesidades de cada Unidad de Negocio

Plan de SISTEMA DE INFORMACION

Proceso de asignación de prioridades y recursos, generalmente bajo el control de SI

FASE 2: Expansión anárquica de las aplicaciones
 Las áreas empiezan a hacer pedidos para solucionar problemas complejos relacionados con el funcionamiento del negocio (sin control).  Se torna difícil la toma de decisiones respecto al SI por carecer de conocimientos de sistemas necesarios para dar solución a estos problemas.  Aparecen sistemas transaccionales disjuntos con enlaces comunicantes que resultan disfuncionales.  El Dpto. de SI prioriza recursos que no están alineados con los objetivos estratégicos de la organización, cuyas razones son:
 Facilidad de implementación.  Novedad y atractivo tecnológico para el área de SI  Poder influyente del solicitante.  Costos

FASE 3: Coordinación SI–Objetivos de la empresa
 La Dirección de la empresa afronta los problemas de SI en forma global.

 Intervención directa de la Dirección para seleccionar proyectos a implementar.
 Se crea una confusión respecto a la responsabilidad de la toma de decisiones entre la Dirección y el responsable de SI.  Se establecen planes de necesidades acordes con los objetivos estratégicos de la empresa y los planes de SI, priorizando los proyectos mas importantes.  El responsable de SI se convierte en coordinador del Equipo que elabora la propuesta del plan.

Formulación de planes de sistemas de información en la fase de intervención de la alta dirección en la asignación de recursos.
Estrategia/Necesidades Corporativas Estrategia/Necesidades de cada Unidad de Negocio
Prioridades de la dirección para la asignación de recursos

Solicitudes de aplicaciones por parte de usuarios finales

Plan de SISTEMA DE INFORMACION

Proceso de asignación de prioridades y recursos, con la intervención de la Alta Dirección.

Formulación de planes de tecnologías y sistemas de información coherentemente con los planes estratégicos de la compañía.
Estrategia/Necesidades Corporativas

Estrategia/Necesidades de cada Unidad de negocio

PLAN DE TI/SI

FASE 4: Interdependencia estratégica compañías – TI/SI
 Se consiguen ventajas competitivas mediante la aplicación de TI/SI.  Es necesario que los planes de TI/SI estén integrados con las estrategias de la empresa al momento de formularlos  En muchas empresas, los SI se encuentran en fase de expansión y anarquía.  No existen metodologías de planificación  La implementación se hace difícil cuando no existe:
 Una cultura organizativa  Conocimientos de los Objetivos Empresariales en el área de SI

Formulación de planes de TI/SI conjuntamente con los planes estratégicos de la compañía
TI/SI

ESTRATEGIA/NECESIDADES CORPORATIVAS

TI/SI

ESTRATEGIA/NECESIDADES
DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO

PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION DE TI/SI A PARTIR DE LA ESTRATEGIA DE NEGOCIOS

Plan de sistemas y tecnologías de información
Debe incluir:  Lista de proyectos para 3 a 5 años, referida a la situación en el punto de partida.  La prioridad de cada proyecto, contemplando aspectos relevantes del negocio y aspectos técnicos.

 Para los proyectos del primer año, el detalle debe permitir su evaluación en términos de recursos para su desarrollo, a fin de incluirlos en el presupuesto anual.
 Mecanismos de evaluación adecuados: calendario y presupuesto detallado  Lista de actividades donde la TI se use como herramienta de soporte para aumentar la eficacia o la eficiencia.

DESARROLLO DEL PLAN DE TI/SI
El equipo debe representar todas las áreas de la empresa (evitar sesgos). Responsable: Dirección de la empresa, con participación del estamento técnico. Se elabora con una perspectiva de negocio, no con una perspectiva tecnológica.

Integra las necesidades de información, cruzando las directrices estratégicas con las funciones de negocio de las distintas unidades de la empresa.

Estructura de un procedimiento de alineamiento del plan de tecnologías y sistemas de información
Estrategia de la Empresa
Acciones estratégicas
PLAN DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACION
Necesidades de información se integran en

Comité de Tecnologías y Sistemas de Información
•Elaborado por un equipo de SI
•Coordinado por el director de sistemas de información •Aprobado por el comité ejecutivo •Establecen prioridades •Marca políticas

Departamentos

Funciones de negocio

Responsabilidad de la dirección de SI

Deben servir a los departamentos

PLAN INFORMATICO

Necesidades Internas de informática

Mecanismos de control responsabilidad de las subdirecciones generales Comité de Tecnologías y SI

PLAN DE HARDWARE Y SOFTWARE BASE

PROYECTOS A DESARROLLAR

•Dirigidos por SI •Con colaboración de los usuarios

ESQUEMA GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

GRUPOS DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE TI/SI
Comité de tecnologías y Sistemas de Información:
Supervisa el proyecto de planificación, explicita el compromiso con el, proporciona criterios estratégicos para fijar prioridades y asignar recursos, aprueba el plan TI/SI.

Equipo de trabajo:
Lleva a cabo el trabajo operativo para elaborar el plan.

Grupo base:
Facilita la negociación entre usuarios, asegura la consistencia de los desarrollos y supervisa el equipo de trabajo.

DISTINTOS GRUPOS DE TRABAJO QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO DE PLANIFICACION.
Comité de Tecnologías y SI
Director general

Otros subdirectores

Subdirector a cargo De SI

Director de TI/SI

Equipo de Trabajo
Personal de departamentos Usuarios asignados al proyecto

Director operativo

Personal de SI asignado al proyecto

Otro personal de departamentos usuarios

Otro personal de SI

GRUPO BASE (con consultores externos)

FASES PRINCIPALES DEL PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION
FASE I.- Presentación y compromiso del equipo.
 Constituir el equipo de trabajo  Ser conscientes que el plan es de toda la organización  Se requiere un compromiso explicito de la alta dirección

FASE II.- Descripción de la situación actual.
 Funciones del negocio  Los sistemas existentes.

FASES PRINCIPALES DEL PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION
FASE III.- Elaboración del Plan de TI/SI.
 Documentar las necesidades de información de cada función del negocio.
 Énfasis en las necesidades no cubiertas o que se cubren insatisfactoriamente.  Formular propuestas de acción que incidan en las líneas estratégicas.  El plan es aprobado por el Comité de Sistemas  Se dispone de estimaciones de costos de la alternativa elegida.

FASE IV.- Programación de actividades
 Detallar las acciones especificas, proyectos del primer año

ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCEDIMIENTO
 Descripción y criticas de los sistemas existentes, analizando las funciones de negocio.

 Esquema global de la estructura del nuevo SI.
 Descripción detallada del Plan de SI acordado.  Calendario y Presupuesto.  Esencia del procedimiento: centrado en el negocio, desarrollo propio, etc.  La duración del proceso requiere de dos semanas a cinco meses, según sea el caso.  Se puede recurrir a herramientas sistematizadas que apoye en el proceso de planificación, ayuden al proceso de documentar y estructurar la información.  Desde un punto de vista operativo, es importante que los resultados de las actividades se registren en documentos que sean homogéneos y se utilicen para informes posteriores.

Resumen: Características Importantes
 El proceso de planificación debe ser de la empresa con personal propio.  La Dirección y los Altos Ejecutivos participan activamente.  En el proceso de alineamiento es importante utilizar la matriz de dos dimensiones, siendo que las filas representen funciones de negocio y las columnas los criterios de carácter estratégico.  El análisis de coste-beneficio, para juzgar las propuestas se hace en dos fases y por personas distintas (coste: departamento de SI; beneficio: personal de negocio).  Es importante el nivel de dialogo y comunicación entre técnicos y directivos.  El proceso es una ocasión para aprender de los colegas.

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