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Qu es una base datos? Programa que permite gestionar y organizar una serie de datos.

Podemos utilizar Access para: llevar la gestin de fichas de los artculos de nuestro almacn, sacar informes y realizar consultas como : qu artculo se ha vendido ms este mes? qu clientes compran un determinado artculo? cul es la ganancia total del mes?
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Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podra servir para gestionar los alquileres de un Video Club. Escogeremos la opcin Base de datos en blanco. Access colocar automticamente al archivo la extensin MDB. Colocaremos un nombre a nuestra BD ( Video) aceptaremos el cuadro de dilogo.

Seguidamente, aparecer ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

Creamos una tabla, hacemos click sobre tablas, y elegimos la opcin Crea una Tabla en vista de Diseo, para definir los campos y sus caractersticas
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Tablas: estos datos estarn ordenados en columnas verticales. Aqu definiremos los campos y sus caractersticas. Ventana principal del diseo de los campos. Desde aqu podemos definir qu tipo de campos. Para guardar la, puedes cerrar la ventana directamente o bien escoger el icono Guardar. , te pedir un nombre para la tabla.
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Seleccin de Clave Primaria:

Con un Click la fila del campo Nombre (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Despus, pulsa un Click en el botn Clave principal situado en la barra de mens. Aparecer como aqu:
el icono Guardar.

Introducir datos

Pulsa Click en el botn derecho Abrir o haz doble click sobre la tabla

Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos

Mientras introduces un dato en un campo se muestra un lpiz.

Es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejar terminar el proceso si queremos cancelar la introduccin de los datos, pulsaremos Escape y el lpiz desaparecer. Para modificar los datos de un registro, nicamente pulsaremos un click en el interior del campo que queramos modificar.
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Para modificar alguna de las caractersticas de los campos, accedemos a la tabla en modo de Diseo, haciendo click sobre el icono Diseo

RELACIONES: es una caracterstica que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn. Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta, pulsa en el botn Relaciones o bien accede desde Herramientas - Relaciones.

Agregamos las tablas para crear las relaciones


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Para crea la relacin entre dos tablas arrastramos CodCliente desde una tabla hasta otra:

Agregamos las tablas y luego cerramos

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Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas caractersticas de la relacin

seguidamente pulsa en Deja activada la el botn Crear casilla Exigir integridad Aqu podemos observar la relacin referencial Padre-Hijo o 1-N

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Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas.

Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relacin.


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Una vez creadas las relaciones cuando abramos una tabla en modo de edicin, se pude observar las relaciones con las dems tablas Podemos ver como El cliente 101, ha alquilado pelculas

Observemos que estos campos forma la tabla Alquileres, por que existe una relacin 1-N entre Clientes y Alquileres

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Un formulario es un objeto en forma de ficha que nos permitir introducir y modificar los datos de una forma ms "amable" y cmoda.

Los formularios podemos crearlos mediante un asistente

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Nos aparecer una ventana pidindonos el la tabla o consulta a partir de la cual se crear.

- Queda escoger el estilo que prefieras y pulsar Finalizar

En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Pulsa siguiente
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Podemos observar que cada registro de la tabla Clientes se visualiza como una ficha independiente.

Estos botones sirven para:


Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro y aadir un nuevo registro

Desde el formulario podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los cambios que realicemos en el formulario, se realizarn en la tabla relacionada .
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Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...) Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas.

Con la Base de Datos Video Club.MDB abierta, pulsa click en el cono de Consultas Escoge la opcin Vista Diseo con un doble click

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Pantalla de Vista Diseo de la consulta, donde podemos escoger qu tablas queremos Agregar en la consulta, para luego seleccionar campos de las mismas.

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Lo que debemos hacer es seleccionar" el campo que necesitemos, eligiendola de la lista deplegable.

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Para guarda la consulta la cerramos y Access nos pedir un Nombre para la misma

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Para acceder a el resultado de una Consulta ya creada, elegimos el Objeto Consultas y hacemos doble click sobre la consulta a abrir

Ac podemos ver una Consulta, la cual genera una Tabla solo de vista, mostrando los campos que hemos elegido, en este caso el de CodAlquiler y FchDevol de la Tabla Alquiler y NombrePeli de la 21 Tabla Peliculas en Stock

Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos.

Para crear un Informe seleccionamos el ObjetoInformes y Creamos un informe utilizando el Asistente


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En el primer paso el asistente nos pedir que incluyamos los campos de los cuales se quiere, mostrar datos. La seleccin es utilizando los botones de Igual modo que hacemos para los Formularios

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En el siguiente paso el asistente, nos permitir elegir como queremos ver los datos ordenados en el Informe, luego seguimos los pasos del asistente

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Luego podemos, elegir el Estilo y luego pulsamos Siguiente y nos permite asignarle un nombre al Informe
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Despus de Finalizar con el asistente Access genera el informe

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