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ADMINISTRAO DO TEMPO

O tempo o recurso mais precioso de que dispomos. Ele no pode ser poupado, recuperado, expandido: S PODE SER USADO. E como s temos 24 horas por dia, no poderemos realizar todas as atividades que gostaramos. Sempre haver mais coisas a fazer do que o tempo disponvel. Por isso preciso PLANEJAR e ESCOLHER.

ADMINISTRAO DO TEMPO
INTRODUO:
A arte do bom uso do tempo.

PRINCPIOS BSICOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO:


Princpio do objetivo; Princpio da concentrao; Princpio da proteo do tempo; Princpio do controle.

ORGANIZAO E CONTROLE PESSOAL

HBITOS E PRTICAS DE ADMINISTRAO DO TEMPO

A arte do bom uso do tempo


A quantidade de tempo dirio a mesma para todos, e s temos 24 horas dirias. No h maneira de poupar o tempo. S h maneira de gast-lo melhor. A administrao do tempo uma arte que deve ser aprendida. Administrar bem o tempo no significa trabalhar mais. Significa trabalhar mais inteligentemente.

Princpios Bsicos da Administrao do Tempo

PRINCPIO DO OBJETIVO
PRINCPIO DA CONCENTRAO

PRINCPIO DA PROTEO DO TEMPO


PRINCPIO DO CONTROLE

PRINCPIO DO OBJETIVO
Os objetivos constituem a base para determinar que atividades devem ser realizadas e tambm permitem estabelecer os critrios para avaliar quo bem, essas atividades esto sendo realizadas.

Quando no se sabe onde quer chegar, qualquer lugar serve .


Objetivos do um sentido de direo, uma perspectiva do futuro. Objetivos so funo de nossos valores, desejos e necessidades.

Como estabelecer objetivos

1) O objetivo deve comear com um verbo de AO ou REALIZAO. Ex.: Conseguir aprovao para o projeto ...

2) O objetivo deve estabelecer de forma clara e especfica o RESULTADO a ser alcaado e deve QUANTIFICAR esse resultado. Ex.: Reduzir os custos de produo no mnimo em 10% .

3) O objetivo deve especificar a DATA-ALVO para sua realizao. Ex.: Reduzir os custos de produo de 15 para 10% at 05/12/98 .

Como estabelecer objetivos

4) O objetivo deve especificar o INVESTIMENTO mximo, em termos de DINHEIRO e TEMPO para ating-lo. Ex.: Realizar at o final do ano, 5 projetos, gastando at 5% do retorno previsto .

5) O objetivo deve ser expresso de FORMA MAIS COMPLETA possvel. Ex.: Realizar um curso de leitura dinmica at 15/01/99, para aprender a ler mais rpido, livros e relatrios, de modo a reduzir minha leitura de 6 horas semanais para 3 horas semanais .

Grau de importncia dos objetivos OBJETIVOS ESSENCIAIS:


So aqueles que temos de realiz-lo agora. So os fundamentais.

OBJETIVOS SECUNDRIOS:
So os objetivos importantes. Sabemos que precisamos realiz-los, mas podem ser programados para logo a seguir aos objetivos essenciais.

OBJETIVOS MARGINAIS:
So aqueles que possuem certo grau de importncia, porm podem ser postergados ou at mesmo desprezados.

PRINCPIO DA CONCENTRAO
A definio clara e correta das prioridades e a firme concentrao nelas bsica para a boa administrao do tempo.

O QUE FAZER VERSUS O QUE NO FAZER. Na deciso da alocao de recursos, deve-se definir quais as atividades e objetivos a serem mantidos mas tambm, quais devem ser postergados ou mesmo abandonados. Deve-se questionar : Onde est o maior retorno ? Onde esto os poucos itens crticos que representam a grande parte dos resultados esperados ? O que realmente crtico ?

PRINCPIO DA CONCENTRAO

POTENCIALIZE OS RESULTADOS CONCENTRANDO-SE NOS PONTOS CRTICOS.

Os resultados so potencializados na medida em que se concentra fora, energia e tempo em alguns poucos itens crticos. (Princpio de Pareto ou Princpio 80/20).
DIAGRAMA DE PARETO
100 80 60 40 20 0 138 C 75 D 54 B 33 A 100 80 60 40 20 0

PRINCPIO DA CONCENTRAO
O QUE ESTABELECER COMO PRIORIDADES: Aqueles objetivos ou atividades que representam a maior parte dos resultados (os 80/20). O que decisivo para a sobrevivncia e o sucesso (se fizermos iremos garantir a vitria). O que crtico para a sobrevivncia e o sucesso (se no fizermos certamente seremos derrotados). A explorao de oportunidades em contraposio a resoluo de problemas.

PRINCPIO DA PROTEO DO TEMPO


TEMPO PRODUTIVO: o tempo no qual realizamos atividades que nos levam aos resultados desejados (metas profissionais como tambm pessoais). TEMPO IMPRODUTIVO: aquele no qual realizamos atividades que no nos levam aos resultados desejados. Qual o melhor uso do meu tempo agora ?

Quais so os meus desperdcios de tempo ?

PRINCPIO DO CONTROLE
Para assegurar a realizao de nossas atividades e de nossos resultados, devemos no s planej-los como tambm manter um controle contnuo sobre eles. O CONTROLE DEVE SER DIRIO. O CONTROLE EVITA A ARMADILHA DA ATIVIDADE .

APRENDER COM A EXPERINCIA.


PLANEJEI, USEI E CONTROLEI BEM MEU TEMPO ?

ORGANIZAO E CONTROLE PESSOAL


Planejamento Sistemtico e Metdico do Tempo: Planejamento no o oposto da ao : a preparao da ao; Quanto menos tempo for gasto em planejamento, mais tempo ser gasto na execuo; As tarefas e atividades no tm fim. H sempre alguma coisa a mais para ser feita. E como o dia s tem 24 horas, nunca haver tempo suficiente para realizar todas as coisas importantes. Mas, h sempre tempo para realizar as coisas mais importantes.

ORGANIZAO E CONTROLE PESSOAL


Planejamento Sistemtico e Metdico do Tempo: Pergunte a si mesmo : Quais so meus objetivos ? Qual a importncia relativa de cada um deles ? Quais as atividades que devo realizar para alcanar meus objetivos ? No se pergunte : O que eu vou fazer amanh ? Pergunte-se : Como vou usar o meu tempo amanh ?

ORGANIZAO E CONTROLE PESSOAL


Planejamento Sistemtico e Metdico do Tempo:

Planeje diariamente :

O QUE VAI FAZER

O QUE NO FAZER
O TEMPO PARA VOC O TEMPO PARA ATENDER AS PESSOAS

ORGANIZAO E CONTROLE PESSOAL


Organizao Pessoal: Quanto mais deixamos de fazer, mais a pilha de papis cresce. Trabalhe em apenas um projeto cada vez. Organize o fluxo de papis que chega diariamente at sua mesa.

Formas de organizao de um sistema de arquivo: Pasta diria Pasta mensal Lista de tarefas Lixo

COMO EST A ORGANIZAO DO MEU LOCAL DE TRABALHO?

HBITOS E PRTICAS DE ADMINISTRAO DO TEMPO

Melhore a administrao do seu tempo mudando e melhorando seus hbitos; Pense e fale claro, explicitando sempre prazos e horrios; Melhore seu desempenho e resultados, escrevendo e controlando o que precisa ser feito; Planeje hoje o que pretende fazer amanh. O dia vai render muito mais.

HBITOS E PRTICAS DE ADMINISTRAO DO TEMPO

No desperdice seu tempo parando no meio, uma tarefa iniciada; Faa agora, no deixe para depois; Reserve um tempo para si. a melhor maneira de ter tempo para os outros.