Una visión de la Gestión Documental y el Archivo Digital como soporte a la actividad de los OCEX

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:: Índice

1. Problemas y necesidades actuales de los OCEX en la gestión y archivo de los documentos 2. Gestión documental y archivo digital 3. Marco normativo legal 4. Tecnologías y Herramientas de apoyo 5. Una solución para los OCEX 6. Orientaciones para la puesta en marcha de un sistema de gestión documental

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Problemas y necesidades actuales de los OCEX en la gestión y archivo de los documentos

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A. Contabilidad y P royectos Recabar datos. e-mails. ofimática. regularidad y eficacia en el uso y gestión del dinero público Fiscalizar la gestión económica y financiera del sector público OCEX Control de la correcta utilización y destino de los recursos públicos Asesoramiento a las A APP en materias de su competencia Emisión de informes de auditoria Generación de otra documentación: Gestión de Personal.:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestión documental Pronunciarse sobre la legalidad. S.es © 2009 Odei.« 4 www. . imagen.odei. informes y documentos para el cumplimiento de sus funciones Papel eDoc: doc.

S. .:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestión documental Flujo documental actual Archivo Oficina Archivo General Documentación Soporte Papel Sistemas de Gestión y Producción Documentación Soporte electrónico Copias Otros gestores Repositorios Digitales dispersos Gestores 1 ² Solicitud préstamo de documentación 2 ² Envío de documentación 3 ² Devolución de documentación Archivero 5 www.odei.A.es © 2009 Odei.

A. pensando en el plazo inmediato. Se archivan según van llegando. sin establecer criterios para su organización  Acumulación masiva de documentos en oficina.es © 2009 Odei.odei.:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestión documental ¿Cual es el problema documental con el que nos encontramos?  Dificultad para localizar y recuperar los documentos cuando son requeridos  Lentitud en el servicio de documentos  Falta de espacio para custodia de los documentos  Precariedad de las instalaciones y/o locales y equipamiento inadecuado  Descontrol en la documentación electrónica  Desorganización. S. . Se envían al archivo cuando se agota el espacio  Sistemas informáticos no integrados  Ausencia de normas para la transferencia de documentos al archivo  Necesidad de recursos humanos 6 www.

es © 2009 Odei. duplicidades de documentación. a la información y documentación. .:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestión documental ¿Qué necesidades tenemos actualmente en la gestión documental? (I)  Acceder y localizar de forma rápida la documentación solicitada(tanto en soporte papel como en soporte digital/electrónico)  Facilitar la distribución eficaz de información y documentos entre integrantes de la organización  Automatizar y controlar los procesos de gestión documental y de gestión de la documentación de archivo  Reducir el volumen de documentación en soporte papel (copias innecesarias. a aquellos usuarios que tengan permiso para ello 7 www.A. S.odei.«.)  Gestionar de forma eficaz los correos electrónicos  Garantizar el acceso seguro.

ya que suelen encontrarse en repositorios dispersos y aislados entre sí (sistema de ficheros. digital.odei. aplicaciones informáticas. S.«) de forma homogénea y coherente  Integración de las diferentes herramientas y sistemas de gestión de información y de documentación existentes en las organizaciones (generalmente funcionan como sistemas aislados e independientes)  Centralizar la gestión de documentos electrónicos. correos electrónicos. .«)  Definir y establecer criterios generales y normalizados para la gestión de la documentación y de los procesos de archivo 8 www.:: Problemas y necesidades de los OCEX en la gestión documental ¿Qué necesidades tenemos actualmente en la gestión documental? (II)  Gestión de documentación en diferentes soportes (papel.A.es © 2009 Odei.

ciclo de vida de los documentos.es . requisitos.Gestión documental y archivo digital: funciones.odei. beneficios www.

odei.:: Gestión documental y archivo digital Funciones de la gestión documental Uso Utilización Papel eDoc: imagen. Ingreso TIF TIF Almacenamiento Papel Gestión de Archivo eDoc Conservación Archivo Captura Papel TIF TIF TIF Creación TIF Metadatos Difusión Notificación Difusión selectiva Consulta Expurgo Eliminación 10 www. Ofimáticos.es © 2009 Odei. S.A. .

es © 2009 Odei.:: Gestión documental y archivo digital ¿Qué conlleva la gestión documental?  El establecimiento de políticas y normas  La asignación de responsabilidades y competencias  El establecimiento y promulgación de procedimientos y directrices  La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso  El diseño. . la implementación y la administración de sistemas especializados de gestión de documentos  La integración de la gestión de documentos en los sistemas y los procesos de la organización 11 www.A.odei. S.

odei. personal o colectiva.:: Gestión documental y archivo digital Beneficios que persigue la gestión documental  Realizar las actividades de las organizaciones de una manera ordenada.es © 2009 Odei. incluyendo la gestión de riesgos en relación con la existencia o ausencia de evidencia de las actividades realizadas por la organización  Mantener la memoria corporativa. . incluidas las actividades archivísticas. de auditoria y de supervisión  Proporcionar protección y apoyo en los litigios. S. 12 www. eficaz y responsable  Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones  Proporcionar coherencia.A. continuidad y productividad a la gestión y a la administración  Cumplir con los requisitos legislativos y reglamentarios.

odei.:: Gestión documental y archivo digital ¿Qué es el archivo digital?  El Archivo Digital es un sistema de gestión de documentos electrónicos y sus metadatos asociados. . S.«)  «.  Estos documentos y metadatos han de ser gestionables  El archivo digital debe dar servicios a todos los Sistemas de información existentes en la organización que requieran funcionalidades de gestión documental:  Herramientas de Auditoría (TeamMate. guardados con criterios de archivo.A.«)  Intranet Corporativa  Herramientas para gestión de RRHH  Sistemas de gestión (contabilidad.es © 2009 Odei. Control de acceso a los documentos Repositorio documentos electrónicos Archivo Digital Custodia conservación documentos Servicios documentales 13 www.

 Custodia y conservación de documentos  Independencia de los Sistemas de Información  Control de acceso a los documentos (seguridad de acceso a los documentos) y registro de accesos a los documentos  Debe cumplir los requisitos de:  Autenticidad  Integridad  Disponibilidad  Fiabilidad  Conformidad  Exhaustividad 14 www.A. puesta a disposición de documentos. S. búsquedas y consultas.«.odei.es © 2009 Odei.:: Gestión documental y archivo digital Características del Archivo Digital  Repositorio común de documentos electrónicos de la organización  Servicios documentales: almacenamiento. .

es 15 © 2009 Odei. S.A. . eDNI. certificados. Interfaz Gráfica Archivo Digital SS.odei..:: Gestión documental y archivo digital Archivo digital Acceso seguro de los usuarios a los SSII (contraseña.« Servicios Documentales Repositorio Documentos Copia de Seguridad Repositorio de documentos Custodia y conservación de documentos Custodia y Conservación Archivo Digital www. buscar. Control de accesos Control y registro de acceso a los documentos Ingresar docs. II.«) SS. II. consultar.

S.odei.es © 2009 Odei. OID OID Archivo Digital 16 www. Gestión de Personal.A.:: Gestión documental y archivo digital Ciclo de vida de los documentos Archivo de OFICINA PAPEL Archivo GENERAL Papel Papel Signaturas Signaturas Registro E/S Gestión de Procesos Metadatos OIDs (Gestión de Trabajos. Archivo Digital Sistemas de Gestión Archivo Físico . Contabilidad) Gestión de Archivo Metadatos OIDs (Sistema de Gestión de Archivo) eDocs.

S.odei.  Valor Primario  Valor Administrativo.:: Gestión documental y archivo digital Ciclo de Vida  Abarca todas las fases del documento.  Valor fiscal o contable  Valor legal o jurídico  Valor Secundario  Valor Informativo  Valor Histórico  Las distintas fases por las que pasa un documento son:  Documentación Activa (Archivo de Oficina)  Documentación semiactiva (Archivo General)  Documentación Inactiva (Archivo Histórico) 17 www.es © 2009 Odei.A. desde que se crea o se recibe hasta que se transfiere al Archivo para ser conservado o eliminado. .

Marco normativo técnico y legal www.odei.es .

Part 1: Use of PDF 1.odei. S. The Dublin Core metadata element set (DCMI).Reference model (OAIS)  ISO  ISO 20652.Open archival information system -.  ISAD  ISO (principal estandar internacional para la descripción archivística) 19005. Space data and information transfer systems -.Methodology abstract standard (PAIMAS) Requisitos para los sistemas de gestión de documentos electrónicos de archivo Descripción de documentos electrónicos: Metadatos descriptivos Normativa sobre formatos de documentos electrónicos Normativa sobre firma electrónica Normativa sobre conservación a largo plazo  MoReq  ISO 15836..:: Marco normativo técnico y legal Normativa Técnica Modelos de Gestión Documental  ISO 15489. Information and documentation ² Records management 14721.es © 2009 Odei. Document management ² Electronic document file format for long-term preservation .4 (PDF/A-1) 19 www. Space data and information transfer systems Producer-archive interface .A. .

del 23 de diciembre (Regula el DNI y sus certificados de firma electrónica)  Real Decreto 1496/2003. Ley Orgánica 15/1999  Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (LSSICE)  Firma digital.:: Marco normativo técnico y legal Norma Legal  Ley de Protección de Datos Personales (LOPD). y Orden EHA/962/2007. 20 www.«  Real Decreto 1553/2005.es © 2009 Odei. Procedimientos técnicos para eliminar la documentación en papel. DNI electrónico y facturación electrónica. S. al dotar a la copia electrónica de validez legal  Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadano a los Servicios Públicos (Ley 11/2007)  Ley de Contratos del Sector público (Ley 30/2007)  «. del 28 de noviembre (Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación). .odei.A. del 10 de abril (desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas)  Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007).

Tecnologías y Herramientas de apoyo www.es .odei.

monitorizar y optimizar los procesos de negocio y la documentación. S. Gestión independiente del contenido y el diseño. . acceso seguro. Deben gestionar tanto documentación electrónica como documentación en papel Soluciones para crear y administrar los contenidos de las páginas web. Los sistemas de gestión de base de datos manejan de manera clara. control de versiones. 22 www. controlar. WCM (Gestores de Contenidos Web) SGDB (Sistemas de Gestión de Bases de Datos) «.es © 2009 Odei.odei. Gestión de Archivo Soluciones para la gestión de aquellos documentos que la organización tiene necesidad de conservar.« DM (Gestión Documental) BPM (Gestión de Procesos de Negocio) y Workflow Tienen por objetivo gestionar y administrar los procesos de negocio y flujos de información.:: Tecnologías y Herramientas de apoyo Soluciones que permiten la gestión y almacenamiento de gran cantidad de documentos.A. Permiten representar. sencilla y ordenada registros de datos que contemplan información relevante para una organización. Cuenta con herramientas de búsqueda.

Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica www.es .odei.

integridad y seguridad de los documentos  Funciones de gestión documental: control de versiones. descargados.es © 2009 Odei.odei. . workflow.:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica SGDE con Archivo Digital .Características  Repositorio documental corporativo. «  Integración con el resto de sistemas existentes en la organización Control de accesos Servicios Documentales Repositorio Documentos Custodia y Conservación Archivo Digital 24 www. S. Debe permitir la incorporación de documentos:  Provenientes de otros sistemas  Documentos escaneados / digitalizados  Documentos de interés corporativo (internos.«)  Organización y estructuración de la documentación  Recuperación ágil y eficaz de la documentación buscada  Garantía de autenticidad.A.

:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica Sistema de Gestión de Archivo  Gestión de la documentación de archivo  Registro y descripción de la documentación de Archivo  Gestión de los cuadros de clasificación  Procesos de archivo: transferencias. expurgos y consultas y préstamos  Control y gestión de espacios de archivo  Gestión de todos los niveles de archivo incluida la documentación en custodia externa  Gestión de la documentación en soporte papel y/o electrónico  Garantizar el acceso a la documentación archivada en el largo plazo Gestión de Archivo 25 www.odei. S. .A.es © 2009 Odei.

 Incorporación de contenidos. Intranet 26 www. S.es © 2009 Odei.A.odei. .:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica Intranet  Integración bajo un ´Front-Endµ común de todos los sistemas de gestión de información  Canal de acceso a los diferentes sistemas y aplicaciones existentes en la organización  Integración con el sistema de gestión de documentos electrónicos. entendiendo como contenidos la información disponible en una página web  Seguridad de acceso  Base sobre la que implementar y desarrollar futuras evoluciones y mejoras funcionales y diferentes aplicaciones y procesos.

. S.A.:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica Correo electrónico corporativo  Permite desarrollar y establecer políticas corporativas de utilización del correo electrónico  Establecer normas corporativas para la estructuración y organización de los correos electrónicos.  Establecer normas y criterios para archivar y clasificar aquellos documentos y correos electrónicos de interés para la organización  Establecer políticas de copias de seguridad de los correos electrónicos  Posibles categorías de buzones de correo: personales.es © 2009 Odei. compartidos y públicos 27 www.odei. y también criterios para el archivo y conservación de los mismos.

28 www.es © 2009 Odei. S.:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica Firma electrónica avanzada  La firma electrónica avanzada permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados. de Firma Electrónica.A. y su validez será determinada mediante normativa interna  Operaciones con otras Organizaciones externas: Validez legal: Ley 59/2003.odei. .  La implantación de la firma electrónica se puede implantar en dos ámbitos:  Interno: No excede de los límites de la organización.

es © 2009 Odei. preservación.odei.«)  Documentos que si se digitalizasen no sería necesario conservar en soporte papel  Documentos que. 29 www. S.:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica Escenarios de digitalización de documentos y procesos  Cuando la digitalización de documentos genere beneficios claros (múltiples consultas.A.«)  Documentos que se generan electrónicamente pero que se imprimen en soporte papel para ser firmados. Implantando la firma electrónica no sería necesario generar el soporte papel. por criterios legales. deben conservarse en soporte papel  Sustitución del soporte papel por soporte electrónico en algunos procesos  Documentos que podrían recibirse en soporte electrónico (facturas. .

es © 2009 Odei. .odei.:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica Digitalización procesos y Digitalización de Documentos Archivo Oficina Archivo General Sistemas de Gestión y Producción Digitalización TIF Firma electrónica TIF Archivo Digital Copia de Seguridad 30 www.A. S.

odei. .A. Repositorio Documentos Electrónicos Copia de Seguridad Sistema de Contabilidad Correo Corporativo Archivo Digital 31 www.H.:: Una solución para los OCEX: Arquitectura funcional y tecnológica Sistema integrado Usuarios OCEX Firma electrónica Firma electrónica Interfaz Gráfica Archivo Digital Usuarios OCEX Archivero Sistemas de Gestión y Producción Intranet Archivo Físico Sistema de Gestión de Archivo Digital con Gestión de Archivo Digitalización Descripción Consulta Acceso Herramienta de Auditoria Gestión de R. S.es © 2009 Odei.

Orientaciones para la puesta en marcha de un sistema de gestión documental www.odei.es .

S.odei.:: Puesta en marcha de un sistema de gestión documental Preparación del Proyecto  Preparación del proyecto:  Lanzamiento del proyecto  Planificación del proyecto  Equipo de trabajo Diseño y definición del Sistema de GD  Comité de Dirección de Proyecto Construcción del Sistema de GD Implantación del Sistema de GD 33 www.es © 2009 Odei. .A.

:: Puesta en marcha de un sistema de gestión documental Preparación del Proyecto  Diseño y definición del Sistema de Gestión Documental  Definición del flujo documental y ciclo de vida documental  Tipos documentales / Cuadro de clasificación Diseño y definición del Sistema de GD  Criterios de organización.es © 2009 Odei. clasificación y ordenación de la documentación  Plazos de permanencia y conservación de la documentación  Procesos de archivo: transferencias. .A.odei.« Construcción del Sistema de GD  Seguridad y Acceso a la documentación  Definición de criterios para la digitalización  Definición del Sistema de Gestión Documental Implantación del Sistema de GD  Integración con los sistemas existentes  « 34 www. expurgos. S.

S.odei.es © 2009 Odei. .A.:: Puesta en marcha de un sistema de gestión documental Preparación del Proyecto  Construcción del Sistema de Gestión Documental  Desarrollo del Sistema de Gestión Documental  Configuración y parametrización de herramientas y sistemas que formen parte del Sistema de Gestión Documental Diseño y definición del Sistema de GD  Integración de Sistemas  Pruebas de integración Construcción del Sistema de GD Implantación del Sistema de GD 35 www.

:: Puesta en marcha de un sistema de gestión documental Preparación del Proyecto  Implantación del Sistema de Gestión Documental  Formación a usuarios  Difusión del sistema  Puesta en marcha del sistema Diseño y definición del Sistema de GD Construcción del Sistema de GD Implantación del Sistema de GD 36 www.es © 2009 Odei.A.odei. S. .

.odei.A. + 34 945 222 850 Fax + 34 945 240 548 e-mail:info@odei.es 37 www.es http://www.Vitoria .es © 2009 Odei. 4 01008 .c/ Pintor Gustavo de Maeztu.Gasteiz Tfno.odei. S.