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II - Lvnementiel cabinet pour la notorit et limage

lodie CREVENNA NOVANCES Laurent ISSARTEL ALIANTIS

Lvnementiel interne destination des clients, prescripteurs et collaborateurs

Les manifestations conviviales & confrences techniques

1/ Quels objectifs ?

2/ Quelles cibles ?
3/ Quel process ? 4/ Les piges viter, les sources de succs ? 5/ Quel budget ? 6/ Exemples

Les manifestations conviviales & confrences techniques

1/ Quels objectifs ?
Dune manire gnrale : - Dvelopper une relation de confiance, destime et
dadhsion entre le cabinet et ses multiples publics. - Augmenter sa notorit, sassurer une meilleure visibilit des offres, mettre en avant la philosophie du Cabinet, etc. - Crer un lien personnel

Pour les confrences techniques :


- Favoriser la relation directe avec une cible identifie : valoriser, fidliser, stimuler - tre reconnu comme un spcialiste : informer ; former - Rpondre aux besoins des participants : rassurer, motiver,
vendre - Se servir de ces confrences comme vnements rcurrents :

notre savoir, votre confort (le client na plus besoin de se soucier des changements de lgislation, nous les anticipons pour lui et avec lui) Les manifestations conviviales & confrences techniques

2/ Quelles cibles ?
Opinion publique Institutionnels et Pouvoirs publics Clients, anciens clients Prospects Prescripteurs et Partenaires Fournisseurs Collaborateurs, futurs collaborateurs, anciens collaborateurs

Les manifestations conviviales & confrences techniques

3/ Quels process ?
Dfinition de la cible vise Dfinition des objectifs atteindre et des retours chiffrs attendus Rdaction avec prcision du fil conducteur de lvnement (le message, la finalit vise) Fixation des modalits pratiques : lieu, date, horaires, quipements, signaltique, agencement, accueil/vestiaire, boissons et alimentaire, parking/transports
Les manifestations conviviales & confrences techniques

3/ Quels process ? (suite)


Dsignation dun chef de projet ddi pour coordonner de A Z les moyens logistiques, techniques et humains inhrents la russite de votre manifestation dition de tous les documents ncessaires (invitations, programme, plaquette, documentations techniques, PowerPoint, fiches de satisfaction) Dsignation des intervenants internes et/ou externes Organisation des runions de travail avec lesdits intervenants et dfinition des modalits du partenariat (image, pcuniaire, etc.) Envoi des invitations trois semaines l'avance. Relance une semaine avant le jour J
Les manifestations conviviales & confrences techniques

3/ Quelles process ? (suite)


J-1 : Rptition gnrale de lintervention et montage de linstallation Le jour J : fixer rendez-vous lavance tous les intervenants, faire une vrification gnrale des installations et de la mise en place, surveiller lefficacit de laccueil, assurer le respect du timing, assurer linterface intervenants/participants, tre en liaison permanente avec lquipe, remise des fiches de satisfaction aux participants
Les manifestations conviviales & confrences techniques

3/ Quels process ? (suite)


Remerciements, envoi des cadeaux, Exploitation : actualisation des fichiers, bilan complet et objectifs, compte rendu par mail en interne et aux participants, tests de satisfaction/tests defficacit (notorit, image), exploitation commerciale, Suivi des retours durant les mois qui suivent lvnement (cration de tableaux de reporting)

Les manifestations conviviales & confrences techniques

4/ Les piges viter, les sources de succs :


Les difficults :
- Manque de prparation, - Action trs phmre : sassurer de son retour sur Investissement, sans oublier lvaluation des rsultats. - Sassurer de la qualit des prestataires extrieurs (suivi scrupuleux des projets, rencontre avec le prestataire pour valuer lavance du projet, etc.) - Crer un tableau synthtisant qui fait quoi, et quel moment - Avoir t intgr dans une stratgie globale de communication, - Avoir un cahier des charges formalis, - Obtenir ladhsion et limplication du personnel, - Dfinir un calendrier prcis et sy tenir. Les manifestations conviviales & confrences techniques

Les facteurs cls de succs :

5/ Les indications budgtaires :


Lieu : endroit atypique, chteau... Gros quipements : mobilier, Petits quipements : clairage, sonorisation, micro, audiovisuel, bureautique Papeterie : invitations, dossiers de presse, plaquette Restauration : buffet, cocktail, service table Les services : accueil, assurances, animations, cadeaux, scurit Goodies : stylos, cls USB, sacs Autres :
Les manifestations conviviales & confrences techniques

6/ Exemples de manifestations :
Inauguration, clbration & anniversaire du cabinet Show-room : Prsentation nouveaux produits et/ou services

Soire de Gala, assemble gnrale & intronisation


Runions dinformation et/ou de formation Journe portes ouvertes Journes clients (une partie confrence et une partie ludique)
Les manifestations conviviales & confrences techniques

La communication vnementielle

Trois formes de communication vnementielle


Le sponsoring, le mcnat
Lanimation des rseaux de prescripteurs

Les actions auprs des coles de renom

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

1/ Quels objectifs ?

2/ Quelles cibles ?
3/ Quel process ? 4/ Les piges viter, les sources de succs ? 5/ Quel budget ? 6/ Exemples

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

Le sponsoring et le mcnat

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

1/ Quels objectifs ?
Donner un visage humain au Cabinet Participer activement au dveloppement de limage de la profession Dvelopper une relation de confiance, destime et dadhsion entre le cabinet et ses multiples publics Contribuer financirement, matriellement et/ou techniquement (logistique) une action sociale, culturelle ou sportive dans loptique commerciale daccroitre sa notorit, sa visibilit et ventuellement damliorer son image.
Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

2/ Quelles cibles ?
Clients Prospects Opinion publique Collaborateurs Futurs collaborateurs Partenaires et prescripteurs

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

3/ Quels process ?
Dfinition du message transmettre Slection des cibles concernes Choix de lvnement ou de la structure accompagner Contact avec lorganisation pour connatre les modalits de partenariat Impliquer le personnel le plus vite et le plus souvent possible en leur expliquant le but de la dmarche Envoi des outils de communication Relais de linformation sur les supports de communication du Cabinet Accompagner le sponsoring dune opration de communication publicitaire parallle (faire connatre cet engagement lensemble de la cible concerne) Suivi de lvnement ou de lvolution de la structure Prsence rgulire auprs de la structure Relais dans la presse spcialise Demander la structure sponsorise de relayer linformation auprs de ses clients

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

4/ Les piges viter, les sources de succs :


Les difficults :
- Choisir une action sponsoriser qui corresponde la culture du Cabinet - Ne pas multiplier les actions de sponsoring ( 1 action correspond 1 message) afin de rester cohrent dans la communication - Ne pas tre passif : une fois la relation en place, il faut tre prsent rgulirement - Effets difficilement mesurables - En terme dimage : spculatif avec des effets pouvant tre ngatifs (en cas de dfaite ou dchec) - Actions trop souvent ponctuelles, pas de vision long terme Les facteurs cls de succs : - Etre actif dans le suivi du partenariat - Impliquer les collaborateurs en interne (Obtenir ladhsion du personnel) - Relayer linformation en externe (Exploiter le sponsoring avant, pendant et aprs (par le biais des relations presses, relations publiques et publicit)

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

5/ Les indications budgtaires :


Dfinir le budget annuel allouer aux actions de sponsoring et de mcnat Ne pas oublier les cots annexes (outils de communication, dplacements, etc.) Ne pas oublier les cots cachs (temps pass par les collaborateurs)

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

6/ Exemples de sponsoring ou mcnat :


Etre sponsors dactions proposes par les coles de renom : rallye des 4L, tournoi de golf, frgate, etc. Clubs de sport (football, rugby, tour de France) Jeunes artistes (concerts, orchestres,etc.) Restauration de tableau

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

Animation du rseau de prescripteurs

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

1/ Quels objectifs ?
Tisser des liens de confiance Apprendre se connatre en dehors des relations professionnelles Dynamiser la prescription : la valeur de lun met en lumire la valeur de lautre

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

2/ Quelles cibles ?
Clients Cabinets davocats Offices notariales Huissiers Cabinet de gestion de patrimoine Banques & Assurances Confrres Syndicats professionnels CCI, chambre des mtiers
Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

3/ Quels process ?
Dfinition dun calendrier dactions et de leur rcurrence pour chacune des cibles Dfinition des objectifs atteindre pour chaque action Rdaction des messages diffuser pour chacune des actions (dfinir un fil conducteur prcis) Travail en troite collaboration avec le prescripteur dsign dans le cas dactions communes Communication conjointe lors de lenvoi des invitations Communication sur les retombes
Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

4/ Les piges viter, les sources de succs :


Les difficults :
- Dans le cadre de nos mtiers rglements, nous devons rester attentifs au principe dindpendance - Il est parfois dlicat de privilgier un prescripteur plutt quun autre

Les facteurs cls de succs :


- Communiquer avec son rseau de prescripteurs pour expliquer les raisons du choix de lintervenant - Dans le cas dune action clients, impliquer les collaborateurs - Remercier nominativement les intervenants Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

5/ Les indications budgtaires :


De quelques repas des milliers deuros

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

6/ Exemples :
Formation anime par un prescripteur (formation destination des clients ou tout autre public) Petits-djeuners thme Club clients Formations pour le prescripteur

Rendez-vous de suivi avec le prescripteur


Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

Actions destination des coles de renom

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

1/ Quels objectifs ?
Amliorer la notorit du Cabinet auprs de futurs collaborateurs et des futurs clients

Constituer un vivier de jeunes talents


Recruter des stagiaires

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

2/ Quelles cibles ?
Ecoles de gestion Ecoles de commerce Facults (pharmacie, droit, etc.)

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

3/ Quels process ?
Contacter les responsables de filire et les responsables des associations dlves et danciens lves Dfinir les actions possibles et les planifier Prparer en interne en impliquant les collaborateurs Prparer les outils de communication et les adapter la filire Dsigner en interne les collaborateurs qui participeront lvnement Envoyer un retour en interne pour valoriser les rsultats obtenus et les collaborateurs suivre scrupuleusement chaque candidature reue
Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

4/ Les piges viter, les sources de succs :


Les difficults :
- Le manque dimplication en interne - Risque de sessouffler si les actions sont trop importantes - Donner une mauvaise image du cabinet si les candidatures ne sont pas suivies de faon srieuse

Les facteurs cls de succs :


- Limplication des collaborateurs - La qualit des intervenants internes - Rgler la frquence de participation ces vnements en fonction des besoin de recrutement ou dune anticipation raisonnable Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

5/ Les indications budgtaires :


Prvoir un budget annuel pour la confection des outils de communication

Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles

6/ Exemples :
Forum des mtiers de la gestion de lIAE Semaine des entreprises de Rhne-Alpes de lEM

Journes portes ouvertes des coles


Organisation dune journe portes ouvertes du cabinet Partenariat avec les coles dans le but de recruter des stagiaires Dispenser des cours
Le sponsoring, lanimation de rseau

& les actions auprs des coles