You are on page 1of 55

Planeacin Estratgica

Capacidad Gerencial
Es el conjunto de:
Conocimientos Experiencias Habilidades Actitudes Aptitudes (Inteligencia) Liderazgo Que permite a las personas influir con medios no coercitivos sobre otras personas para alcanzar objetivos con efectividad, eficiencia y eficacia.

Principales funciones de la Gerencia


Planificacin Organizacin Direccin o Ejecucin Control Gestin del cambio Gestin de los recursos Administracin del talento humano

Qu es la Planificacin
Una funcin bsica de la Gerencia. Determina el futuro deseado. Es describir en el papel el futuro que aspiramos. Es filmar una pelcula de lo que deseamos que ocurra en la Empresa. Es el proceso de construir un puente entre la situacin actual y la situacin deseada.

Planificacin
Es el proceso que permite construir un puente entre:
LA SITUACIN ACTUAL DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL Y EL FUTURO DESEADO

PLAN ESTRATGICO

DE DONDE VENGO Y DONDE ESTOY

HACIA DONDE VOY QUE HACER Y COMO HACERLO

Indicadores de Gestin
Productividad
Es la relacin entre los productos totales obtenidos y los recursos totales consumidos.

Efectividad
Es la relacin entre los resultados logrados y los que nos habamos propuesto; y da cuenta del grado de cumplimiento de los objetivos que hemos planificado

Eficiencia
Es la relacin entre la cantidad de recursos utilizados y la cantidad de recursos que se haba estimado o programado utilizar.

Indicadores de Gestin
Eficacia
Valora el impacto de lo que hacemos del producto que entregamos o del servicio que prestamos. No basta producir con 100% de efectividad, sino que los productos o servicios sean los adecuados para satisfacer las necesidades de los clientes. La eficacia es un criterio relacionado con calidad. (Adecuacin al uso y satisfaccin del cliente).

Principales diferencias entre: Planificacin Estratgica y Planificacin Operativa

Planificacin Estratgica
Largo plazo Qu hacer y Cmo hacer en el largo plazo nfasis en la bsqueda de permanencia de la Empresa en el Tiempo. Grandes lineamientos (General) Incluye: Misin, Visin de futuro, valores corporativos, objetivos, estrategias y polticas.

Planificacin Operativa
Corto y mediano plazo Qu, Cmo, Cundo, Quin, Dnde, Con qu. nfasis en los aspectos del da a da Desagregacin del Plan Estratgico en Programas y Proyectos (especfico) Incluye: Objetivos y metas, indicadores de gestin, actividades, plazos, responsables y presupuesto.

Beneficios de la Planificacin Estratgica


Contribuye a mejorar la competitividad de la Empresa. Ayuda a mejorar los niveles de productividad como son: efectividad y eficiencia. Posibilita el desempeo efectivo de las funciones gerenciales. Mantiene la racionalidad en alto grado. Suministra direccin y coordinacin. Favorece la unidad

Beneficios de la Planificacin Estratgica


Permite enfrentar el cambio ambiental y develar las oportunidades y amenazas. Ayuda a economizar dinero, tiempo y esfuerzo. Reduce la posibilidad de extravo. Permite disponer de una base para desarrollar programas de mejora continua. Contribuye a la creacin de un ambiente favorable para el trabajo en equipo.

Proceso de la Planificacin Estratgica

Proceso de la Planificacin Estratgica


1. Diagnstico de la situacin actual.
Pasos: 1. Expectativas de los Clientes Externos 2. Expectativas de los Clientes Internos 3. Informacin histrica y actual (Base de Datos) 4. Anlisis del entorno: Amenazas / Oportunidades 5. Anlisis organizacional: Fortalezas/Debilidades

Proceso de la Planificacin Estratgica


2. Planificacin Estratgica.
Pasos: 1. Misin 2. Visin de Futuro 3. Valores corporativos 4. Objetivos 5. Estrategias 6. Polticas

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa


Primera Etapa

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 1


Identificacin de clientes externos y determinacin de sus requerimientos.
Los clientes externos son aquellas personas, organizaciones, grupos o sectores de gran importancia para la Empresa (Stakeholders). En tal sentido, sus puntos de vista, expectativas y requerimientos debern tomarse en consideracin para posteriormente decidir si pueden ser atendidos.

La determinacin sistemtica de los requerimientos de los clientes externos como insumo previo a la Planificacin Estratgica permitir a la Empresa disponer de valiosa informacin para disear y entregar productos y servicios de calidad que satisfagan cada vez ms las expectativas.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 1

Requerimientos del cliente externo:


Productos y servicios de Calidad Atencin personalizada Precios razonables Facilidades de Pago Transparencia en los procesos Atencin rpida. Solucin a sus problemas

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 2


Identificacin de clientes internos y determinacin de sus requerimientos.
A las personas, grupos, reas o departamentos internos vinculados directa y permanentemente con la gestin de la Empresa, se las denomina Clientes Internos. La requerimientos de los clientes internos tambin son importantes para la planificacin, sus puntos de vista deben ser considerados cuidadosamente ya que servirn de base para la formulacin de objetivos y estrategias. Esto no quiere decir que todas las expectativas deban ser atendidas. En la medida que se logr satisfacer las demandas de los clientes internos se incrementar su grado de motivacin y compromiso, que sin lugar a dudas redundar en la efectividad, eficiencia y eficacia de la Empresa. Clientes Internos satisfechos lograrn la satisfaccin de clientes externos

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 2


Requerimientos del cliente interno: Comunicacin Efectiva Agradable ambiente de trabajo Participacin Capacitacin permanente Adecuada remuneracin Utilidades

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 3


Disponer de informacin histrica y actual respecto de las diferentes variables de la gestin de la empresa.
Estos datos ayudarn a identificar las principales tendencias para realizar pronsticos. Los datos del desempeo pasado son tiles como base para evaluar la situacin presente y los posibles desarrollos futuros. Por ejemplo: si la participacin de la empresa ha ido incrementndose en los ltimos dos aos, las metas a lograr en el periodo presente y en los futuros, debern ser superiores en alguna medida, salvo que existan factores fuera de control de la empresa. Toda informacin cuantitativa y cualitativa que pueda recopilarse y ser til para evaluar las situaciones pasadas y actuales, deben ser consideradas en la base de datos.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 3


VARIABLES VENTAS DEVOLUCIONES VENTAS NETAS GASTOS ADM. UTILIDAD 2010 500 50 450 100 150 % 2010 100 100 100 100 100 2011 550 60 490 110 165 %2011 110 120 109 110 110

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Anlisis del Entorno (Identificar Amenazas/Oportunidades)
La evaluacin del entorno permite determinar y analizar las tendencias, fuerzas o fenmenos claves, con el propsito de identificar las oportunidades (factores externos positivos) y factores externos negativos) que afronta una empresa. Sirve para estructurar un marco prctico para obtener, organizar y analizar informacin del entorno. El anlisis del entorno debe hacerse de la manera mas profunda y exacta posible. Identificando sistemticamente los factores de mayor importancia potencial para la empresa. Mientras mayor sea el nivel de especificidad en el proceso de evaluacin, mayor ser la posibilidad de enfrentar con xito los cambios que se producen en el entorno.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Variables claves del entorno
Entorno econmico Entorno social, cultural, demogrfico y geogrfico. Entorno poltico, gubernamental y jurdico. Entorno tecnolgico. Entorno competitivo.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Variables claves del entorno
Los cambios en las variables del entorno se reflejan en cambios de la demanda de los consumidores tanto para productos como para servicios. Las fuerzas ambientales afectan al tipo de producto o servicio y a las alternativas que tienen las empresas de comprar o vender. La identificacin y evaluacin de oportunidades y amenazas del entorno permite a un empresa formular o reformular la MISION, disear su VISIN de futuro, generar OBJETIVOS y establecer ESTRATEGIAS y POLITICAS. Se considera que las fuerzas competitivas son los hechos y las tendencia ambientales que mas pueden afectar la posicin estratgica de una empresa, razn por la cual es conveniente estructurar una matriz del perfil competitivo.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz del perfil competitivo.
Es una herramienta analtica que identifica a los competidores mas importantes de un empresa e informa sobre sus fortalezas y debilidades particulares. Procedimiento para estructurar una matriz de perfil competitivo:
1. Identificar mediante consenso (5 a 10) factores claves de xito (FCE) del sector empresarial a analizar. 2. Asignar una ponderacin a cada factor clave de xito con el propsito de indicar la importancia relativa de ese factor para el xito del sector empresarial. Sin importancia = 0.0 Con importancia = 1.0

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz del perfil competitivo.
Procedimiento para estructurar una matriz de perfil competitivo:
3. Asignar a cada competidor la debilidad o fortaleza de esa Empresa en cada factor clave de xito, de la siguiente forma:
1. 2. 3. 4. Debilidad Grave = 1 Debilidad menor = 2 Fortaleza Menor = 3 Fortaleza Mayor = 4

4. La ponderacin asignada a cada factor clave de xito debe multiplicarse por la clasificacin correspondiente a cada competidor para determinar un resultado ponderado para cada empresa. El resultado ponderado indica la fuerza o debilidad relativa de cada competidor en cada factor determinante de xito.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz del perfil competitivo.
Procedimiento para estructurar una matriz de perfil competitivo:
5. Sumar la columna de resultados ponderados para cada competidor. Esto da un resultado ponderado para cada Empresa. Dicho total ponderado revela la fortaleza total de la empresa en comparacin con la de sus competidores. El total ponderado mas alto indicar el competidor mas amenazante, mientras que el menor revelar el mas dbil. Los totales ponderados pueden variar de 1 el mas bajo a 4 el mas alto.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Ejemplo: Matriz del perfil competitivo.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz de evaluacin de Factores Externos.
El anlisis del entorno concluye con la estructuracin de una matriz de evaluacin de factores externos. El procedimiento es el siguiente:
1. Elaborar una lista de amenazas y oportunidades decisivas para la empresa (5 a 20) 2. Asignar una ponderacin a cada factor que oscila entre: Sin importancia = 0.0 Con importancia = 1.0 La ponderacin dada a cada factor indica la importancia relativa de dicho factor en el xito de una Empresa.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz de evaluacin de Factores Externos.
El procedimiento es el siguiente:
3. Hacer una clasificacin de 1 a 4 para indicar el impacto que cada variable representa
1. 2. 3. 4. Amenaza importante Amenaza menor Oportunidad menor Oportunidad mayor = 1 =2 =3 =4

4. Multiplicar la ponderacin de cada factor por su clasificacin, para establecer el resultado ponderado para cada variable. 5. Sumar los resultados ponderados para cada variable y determinar el resultado total ponderado para cada empresa.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz de evaluacin de Factores Externos.
El procedimiento es el siguiente:
3. Hacer una clasificacin de 1 a 4 para indicar el impacto que cada variable representa
1. 2. 3. 4. Amenaza importante Amenaza menor Oportunidad menor Oportunidad mayor = 1 =2 =3 =4

4. Multiplicar la ponderacin de cada factor por su clasificacin, para establecer el resultado ponderado para cada variable. 5. Sumar los resultados ponderados para cada variable y determinar el resultado total ponderado para cada empresa.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz de evaluacin de Factores Externos.
El resultado total ponderado mas alto posible para una empresa es 4.0 y el resultado total ponderado menor es 1.0. El resultado ponderado promedio es 2.5 Un resultado de 4.0 indicara que la Empresa compite en un ramo atractivo y que tiene grandes oportunidades externas. Un resultado de 1.0 mostrara una empresa que esta en un negocio poco atractivo y que enfrenta graves amenazas.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Ejemplo: Matriz de evaluacin de Factores Externos.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 5


Anlisis Organizacional (Identificar Fortalezas y Debilidades)
Las Fortalezas (Factores internos positivos) son fuerzas impulsoras que contribuyen positivamente a la Gestin de la Empresa Las Debilidades (Factores internos negativos) son fuerzas obstaculizadoras o problemas que impiden el adecuado desempeo. El Anlisis Organizacional permite identificar las fortalezas para impulsarlas y las debilidades para eliminarlas o corregirlas. Para realizar el anlisis organizacional es conveniente construir una matriz de evaluacin de factores internos.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 5


Matriz de evaluacin de Factores Internos. Esta herramienta analtica resume y evala las fortalezas y debilidades importantes de Gerencia, Mercadeo, Finanzas, Produccin, Investigacin y Desarrollo. Suministra una base para analizar las relaciones internas entre las reas funcionales de la Empresa. El procedimiento es el siguiente: 1. Identificar las Fortalezas y Debilidades claves de la Empresa (5 a 20) 2. Asignar una ponderacin a cada factor que oscila entre: Sin importancia = 0.0 Con importancia = 1.0

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 5


Matriz de evaluacin de Factores Internos.
La ponderacin indica la importancia relativa de cada factor en cuanto a su xito en una empresa sin importar si los factores claves dan fortalezas o debilidades internas, los factores considerados como los de mayor impacto en el rendimiento deben recibir ponderaciones altas. La suma de dichas ponderaciones debe totalizar 1. 3. Asignar una clasificacin de 1 a 4 a cada factor.
1. 2. 3. 4. Debilidad importante Debilidad menor Fortaleza menor Fortaleza Importante = 1 =2 =3 =4

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 4


Matriz de evaluacin de Factores Internos. 4. Multiplicar la ponderacin de cada factor por su clasificacin, para establecer el resultado ponderado para cada variable. 5. Sumar los resultados ponderados para cada variable y determinar el resultado total ponderado para una empresa. Sin importar el numero de factores incluidos, el resultado total ponderado puede oscilar de un resultado bajo de 1.0 a otro alto de 4.0, siendo 2.5 el resultado promedio. Los resultados mayores a 2.5 indican una empresa poseedora de una fuerte posicin interna, mientas que los menores que 2.5 muestran una organizacin con debilidades internas.

Diagnstico: Situacin Actual de la Empresa Primera Etapa Paso 5


Ejemplo: Matriz de evaluacin de Factores Internos.

Estructuracin del Plan Estratgico


Segunda Etapa

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 1


Formulacin de la Misin
La Misin Empresarial es una Declaracin duradera de propsitos que distingue a una empresa de otras similares. Es un compendio de la razn de ser de una empresa, esencial para determinar objetivos y formular estrategias. Una buena Misin Empresarial debe reflejar las expectativas de sus clientes. Es el cliente y solo el cliente quien decide lo que es una Empresa. La Misin debe ser amplia en su alcance para que permita el estudio y la generacin de una vasta gama de objetivos y estrategias factibles, sin frenar la creatividad del personal. La misin describe la naturaleza del negocio al cual se dedica la empresa, es decir la respuesta a la pregunta: Para qu existe la Empresa?

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 1


Formulacin de la Misin
Los componentes principales a ser considerados en la estructuracin de la Misin son: Clientes: Quines son los clientes de la Empresa? Productos o Servicios: Cules son los productos o servicios mas importantes de la empresa y como deben ser entregados? Mercados: Con quien compite la Empresa? Preocupacin por supervivencia, crecimiento, rentabilidad: Cul es la actitud de la empresa respecto de metas econmicas a corto, mediano y largo plazo? Imagen de la Empresa: Cual es la imagen que transmite la empresa ?

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 2


Diseo de la Visin de Futuro
Visin de Futuro es la declaracin amplia y suficiente de donde quiere que su empresa este dentro de 5 o 10 aos. Es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una empresa es y quiere ser en el futuro. La Visin de Futuro seala el rumbo, da direccin, es la cadena o el lazo que une en la empresa el presente y el futuro. La respuesta a la pregunta Qu queremos que sea la empresa en los prximos aos? Es la Visin de Futuro.

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 2 Redaccin de la Visin de Futuro
Para la redaccin de la Visin de Futuro se deben considerar al menos los siguiente elementos: Formulacin por los lderes de la empresa. Dimensin del tiempo Integradora: compartida entre la Alta Gerencia y todos los niveles de la organizacin. TODOS. Amplia y detallada. Positiva , alentadora y entusiasta. Realista en lo posible. Proyecta sueos y esperanzas. Incorpora valores e intereses comunes Usa un lenguaje simple, grafico y metafrico. Logra Sinergia Debe ser difundida interna y externamente.

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 3 Definicin de Valores Corporativos
Los valores son el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestin de la organizacin, constituyen la Filosofa Empresarial y el soporte de la cultura organizacional. Toda empresa implcita o explcitamente tiene un conjunto de valores corporativos, por lo tanto estos deben ser analizados, ajustados o redefinidos y luego divulgados. El objetivo bsico de la definicin de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regula la vida de la organizacin. Mediante el liderazgo efectivo, los valores se vuelven contagiosos, afectan los hbitos de pensamiento de la gente y genera sinergias.

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 3

Ejemplo de Valores Corporativos


tica Compromiso con el cliente Calidad Talento Humano Competitividad Productividad Rentabilidad Responsabilidad social

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 4

Formulacin de Objetivos Globales


Los objetivos globales son las descripciones de los resultados que una empresa desea alcanzar en un periodo de tiempo determinado, por ser globales, los objetivos deben cubrir e involucrar a toda la organizacin,. Sin objetivos un organizacin es como un barco a la deriva.

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 4


Caractersticas de los objetivos:
Cuantificable Medible en el tiempo Factible de lograr Estimulante Conocido, extendido y aceptado por todos. Flexible Generado a travs de procesos participativos Obligatorio Relacionado y consistente con la Misin y la Visin. Redactado con verbos en infinitivo que den sensacin de logro.

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 4


Para la generacin de objetivos ser necesario analizar los siguientes elementos:
Requerimientos de Clientes Externos. Requerimientos de Clientes Internos. Informacin histrica y actual de la Empresa FODA Se puede formular objetivos para las siguientes variables: Participacin de Mercado - Ventas Productividad - Imagen Corporativa Servicio al cliente - Calidad del producto Tecnologa e innovacin - Talento humano Rentabilidad social - Utilidades o Rentabilidad Resultados para accionistas - Participacin en la Web

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 4

Ejemplos de Objetivos: Incrementar la productividad anual en un 5% Mediante la incorporacin de la fabrica de Quitumbe. Reducir los desechos de produccin en un 6% Mediante la implementacin del proceso de mejora continua en la planta. * Esta es la forma que se implementa en la herramienta Gobierno por Resultados (GpR)

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 5


FORMULACIN DE ESTRATEGIAS

La formulacin de estrategias consiste en buscar los diferentes caminos como lograr los objetivos de una organizacin. Las estrategias son las grandes acciones o los caminos a seguirse para el logro de los objetivos de la empresa y as hacer realidad los resultados esperados. Las estrategias son las que nos permiten concretar y ejecutar los objetivos estratgicos. Son el como hacer realidad cada objetivo y cada proyecto

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 5


FORMULACIN DE ESTRATEGIAS

Ejemplos: Fortalecer la fuerza de ventas Capacitar al personal de ventas. Incorporar en la cultura organizacional de la empresa la cultura de Servicio al Cliente. Incrementar la participacin del mercado. Implementar procesos en la empresa.

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 6


FORMULACIN DE POLITICAS

Las polticas son las directrices generales para la toma de decisiones. Establecen los limites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se permite. De este modo canaliza el pensamiento de los miembros de una empresa para que sea compatible con los objetivos de la misma. Las polticas son una especie de normas que condicionan la forma como tiene que lograrse los objetivos y desarrollarse las estrategias.

Estructuracin del Plan Estratgico Segunda Etapa Paso 6


Ejemplo: POLITICA PARA EL OBJETIVO INCREMENTAR LAS VENTAS

Todo el personal nuevo recibir un proceso de induccin antes de incorporarse a su Unidad. Los nuevos vendedores que se contraten debern participar previamente en procesos tcnicos de seleccin. Para incrementar la participacin del mercado se dar prioridad al contacto personalizado con los potenciales clientes. El personal de ventas despues de 6 meses, ingresar al plan corporativo de vehculos.

Tarea
Aplicar los pasos descritos anteriormente para: 1. Efectuar el Diagnostico de un Empresa 2. Realizar la Estructuracin del Plan Estratgico

Para la matriz FODA se recomienda usar el siguiente link: http://inghenia.com/wordpress/2009/10/07/daf o-foda-swot/ Y generar el archivo de la Matriz.