You are on page 1of 45

TAKLIMAT

PENYEDIAAN KERTAS CADANGAN DAN PANDUAN TUGAS JAWATANKUASA Oleh;
Haji Zaharuddin bin Haji Shamsuddin, AMP. Penolong Pengarah (Naik Pangkat), Pengurusan Sumber Manusia, Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan, Jabatan Pelajaran Negeri Pahang

1

KANDUNGAN
1. Pendahuluan 2. Senarai Jawatankuasa Induk 3. Senarai Jawatankuasa Pengelola / Kerja 4. Atur Cara Majlis 5. Senarai Jemputan 6. Anggaran Perbelanjaan 7. Senarai Peralatan / Perkhidmatan 8. Kekangan 9. Jadual Kerja 10.Aturan Pentadbiran 11.Pelan Lakaran Perjalanan Majlis 12.Senarai Tugas Jawatankuasa 13.Kesimpulan

2

PENGENALAN
Kertas cadangan merupakan suatu dokumen yang amat penting disediakan sebelum program berkenaan dijalankan. Penyediaannya dibuat berdasarkan kepada catatan minit mesyuarat perancangan yang telah dipersetujui. Tujuan umum pnyediaan kertas cadangan ialah; a. Memudahkan perbincangan. b. Dokumen bermaklumat untuk ditunjukkan kepada pihak tertentu untuk kelulusan dan kebenaran. c. Dokumen sokongan untuk mendapatkan sumber kewangan dan pembiayaan. d. Panduan kepada AJK mengawal aktiviti supaya tidak terkeluar daripada okjektif asal. e. Suatu bahan sejarah / rujukan di masa akan datang. f. Memenuhi tuntutan dokumentasi ISO bagi sesebuah organisasi.
3

CONTOH KULIT LUAR KERTAS CADANGAN

KERTAS CADANGAN
MAJLIS; …………………………………… Tema; ……………………………………. Perasmian oleh; ………………………………………….

Tarikh; ………………………… Tempat; …………………………
4

c. Objektif Menghuraikan semua objektif yang ingin dicapai daripada pelbagai aktiviti yang dijalankan dalam program tersebut.1. Matlamat Menyatakan harapan secara khusus daripada semua objektif yang dinyatakan. 5 . PENDAHULUAN a. Latar belakang Penerangan lanjut tentang program yang dirancang serta kepentingan dan peranannya. b.

Pend. SENARAI JAWATANKUASA INDUK PENASIHAT PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI : : : : Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat Pengarah / Pegawai Daerah / Pegawai Pelajaran Daerah Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan Dilantik AHLI JAWATANKUASA • • • • • • • • • • S/U Sulit DYMM / Pejabat MB Bahagian Majlis Pejabat SUK Ketua Sektor Pengurusan Sekolah Ketua Sektor Peng. Ketua Unit Pembangunan Ketua Unit Perhubungan Jurutera Daerah. JKR Pegawai Kesihatan Daerah Ketua Polis Daerah Pegawai Perubatan Daerah * * * * * * * * * Setiausaha Majlis Daerah Pejabat Penerangan Daerah Pengurus TNB Daerah Pegawai Bonba Daerah Pegawai Agama Daerah Pegawai Pejabat Haiwan Daerah Penghulu Mukim Pengerusi Lembaga Pengurus Sekolah YDP PIBG Sekolah 6 .(Program Yang Melibatkan DYMM /Menteri Besar / Menteri) 2. Perkhi.

3. Teks Doa & Teks Pengacara Majlis * * * * * * * * * * * * * * AJK Keceriaan & Kebersihan AJK Seranta AJK Santapan / Jamuan AJK Persiapan Pentas AJK Persiapan Dewan AJK Persiapan Tempat Jamuan AJK Persiapan Bilik Rehat AJK Kecemasan AJK Siaraya AJK Sambutan AJK Plaque Perasmian AJK Laluan DiRaja / MB / Menteri Pengacara Majlis Pembaca Doa 7 . SENARAI JAWATANKUASA PENGELOLA PENASIHAT PENGERUSI TIM.PENGERUSI NAIB PENGERUSI SETIAUSAHA BENDAHARI : : : : : : (Ikut Kesesuaian Tetamu Kehormat) Pengetua / Guru Besar Sekolah Berkenaan Penolong Kanan Pengerusi LPS / YDP PIBG Guru yang dilantik dalam mesyuarat Orang yang sama dalam JK Induk AHLI JAWATANKUASA • • • • • • • • • • • • • AJK Jemputan AJK Disiplin AJK Peralatan AJK Pameran AJK Persembahan AJK Buku Atur Cara AJK Keselamatan & Lalulintas AJK Persiapan Khemah AJK Hadiah & Cenderamata AJK Majlis Perasmian AJK Protokol AJK Fotografi & Rakaman AJK Penyediaan Teks Ucapan.

00 pagi Memeriksa Perbarisan Memperkenalkan Guru.4.00 pagi 9. Kakitangan & AJK PIBG Bacaan Doa Persembahan Koir Ucapan Yang Di Pertua PIBG Ucapan Pengetua / Guru Besar Titah Ucapan Perasmian oleh DYMM Paduka Seri Sultan Perak Persembahan Murid Penyampaian Hadiah Lawatan Pameran Sesi Bergambar Jamuan Tengahari Sidang Media 8 Bersurai .30 pagi _ Ketibaan dif-dif jemputan Ketibaan YB Menteri Pelajaran Malaysia Ketibaan YAB Menteri Besar Perak Keberangkatan Tiba DYAM Raja DiHilir Perak & DYAM Raja Puan Muda Keberangkatan Tiba DYTM Raja Muda Perak Keberangkatan Tiba DYMM Paduka Seri Sultan & DYMM Raja Permaisuri Perak 10. ATUR CARA MAJLIS 9.

15. 10. 23. 17. 3. 8. Bil. Senarai Jemputan Menteri Besar Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang -Undang Pegawai Kewangan Negeri Exco Pelajaran Mufti Kerajaan Negeri Pengarah Pelajaran Negeri Semua Pegawai Daerah Semua Orang Besar Daerah S/U Sulit DYMM / Pejabat MB Bahagian Majlis SUK Ahli Parlimen ADUN Semua Ketua Sektor JPN Semua PPD Semua Ketua Unit JPN Ketua Jabatan 35 Penghulu 1 Pengetua 40 Guru Besar 100 Pegawai PPD 6 Ketua Kampung 6 JK PIBG 16 Ibubapa 531 Jumlah : 800 9 . 2. 5. 11. 13. 12. 4. SENARAI JEMPUTAN Senarai Jemputan 1 1 1 1 1 1 1 9 9 1 4 2 4 5 9 16 Bil. 18. 14. 20.5. 24. 22. 9. 7. 16. 21. 1. 6. 19.

1.6.00 3500.00 4800. 4. 14.00 10 . 6. 2.00 2000. Bil. 3. 16. 12. 11.00 400. 15.00 100.00 40.00 500. 13. 10.00 2250.890. 7.00 1200. 8.00 100.00 50. ANGGARAN PERBELANJAAN Perkara Jamuan Meja Utama (VVIP) 1 Jamuan Meja (VVIP) 2 Jamuan VIP Jamuan Ibu Bapa & Masyarakat Jamuan Pelajar Plaque Cenderamata Tetamu Kehormat Bunga (Isteri Tetamu Kehormat) Buku Program Teramu Kehormat Buku Program VIP Buku Program Biasa Kad Jemputan & Setem Bunga Manggar Sirih Junjung Bunga Pahar Persembahan (Pakaian & Peralatan lain) Jumlah Keseluruhan : Kos seunit 20 x RM45 40 x RM25 150 x RM15 600 x RM8 800 x RM3 1 x RM3500 1 x RM500 1 x RM100 2 x RM100 200 x RM8 600 x RM2 200 x RM2 10 x RM10 2 x RM20 2 x RM25 RM 900.00 1600. 9.00 3200. 5.00 200.00 RM21.00 1000.

7. Hebahan Radio. JKR Bomba TNB Polis Jabatan Bahan / Peralatan Permaidani. 3. Juru Payung. Khidmat Bantu Catatan Majlis Daerah Pejabat DYMM Bahagian Majlis SUK Penerangan Tentera Pejabat Kesihatan Pejabat Agama JPN / PPD 11 . Air Pancut. Pancutan air untuk membersihkan kawasan Menyediakan generator / keselamatan letrik Kawalan trafik / keselamatan / lalulintas Bunga perhiasan. Peralatan Jamuan Bendera DiRaja. 6. 12. Payung DiRaja. 11. Kerusi VVIP / VIP. SENARAI KEPERLUAN PERALATAN / PERKHIDMATAN Bil 1. Khemah. Khidmat Protokol Alat Siaraya. Teks Doa Penyelenggaraan. 4. Air Pancut. 10. 2. Pentas. Kipas. 7. Air Cooler. Pengacara Latihan Perbarisan Pegawai Perubatan. Kerusi DiRaja. Pelekat Kerusi. 5. 8. Kereta Ambulans Pembaca Doa. 9. Kipas Kundang. Sidang Media.

JKR / JPN 3. Tekanan Air Sangat Rendah Kerana Paip yang ada sudah uzur Rosak dan Tersumbat Gantian paip baru JPN / JBA 9. MASALAH YANG DIHADAPI Masalah Ruang Sempit dan Air Bertakung Keadaan Becak dan berlopak Jenis Ruang Perasmian/ Tapak Perhimpunan Laluan Masuk Ke Sekolah Kawasan Perparitan Hadapan Sekolah Pagar Sekolah Cadang Penyelesaian Diluaskan serta diturap semula Diturap semula Tindakan JKR / JPN 2. Semak dan tersumbat Dibersihkan Majlis Daerah 4. Bil. Penutup Longkang JPN / PPD 6. 1. Tapak Pagar Jerlus dan tiada berpagar Pecah dan Membahayakan Digantikan dengan yang baru Digantikan dengan yang baru Pengubahsuaian bilik darjah yang ada JPN / PPD 5. Pondok Pengawal Sudah Daif Dibaiki dan dicat semula JPN / PPD 8. Tandas Dibaiki JPN / PPD 12 .8. Bilik Rehat DiRaja Tiada JKR / JPN 7.

5. Pengarah.2. PPD. Menteri. MB.2.2005 Majlis sebenar berjalan Menghantar Surat Penghargaan Mesyuarat Penutup Semua Yang Terlibat Pengetua 13 JPN / PPD / Pengetua . PIBG dll Menghantar surat jemputan kepada DYMM.2. DYTM.2005 3.9. dapatkan gambar.4. KPPM.2005 2. Pegawai Daerah.2005 29. PPD dll Mesyuarat JK Pengelola 2 Mesyuarat JK Induk 2 Raptai 29.2005 10.3.2005 Minggu 1 Mac 2005 30.4. DYAM.1.5.2.2.2005 17. 2005 JADUAL KERJA PERKARA TINDAKAN Pejabat SUK / JPN Pengetua Pengetua Pengetua JPN / PPD Pengetua JPN / PPD Pengetua JPN / PPD JPN / PPD Sekolah dimaklumkan tentang pemilihan perasmian oleh DYMM Sultan Perak Memaklumkan kepada Pejabat Pelajaran Daerah Mesyuarat JK Pengelola & PIBG 1 Lantik Jawatankuas Mesyuarat JK Kecil dan menyediakan Kertas Cadangan Mesyuarat JK Induk 1 Menyediakan draf Kata-kata aluan.2005 23 & 25 . TARIKH 31.4. OBJ.2005 10.2005 18.Pegawai Daerah. tandatangan bagi MB. Pengarah.2005 8. Menteri.

Menteri * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM & Warga Sekolah 14 P4 (11.00 pg ) P2 (10.10.02 pg) P3 (10.05 pg) Acara Keberangkatan tiba DYMM di pintu hadapan sekolah DYMM Sultan dan Permaisuri turun dari kenderaan di Raja Rombongan DYMM berdua di arak ke pentas di Raja & mengambil tempat di atas pentas di Raja Tatacara Semua jemputan telah berada di tempat masing-masing. OBJ) Diiringi oleh pancaragam sekolah…….00tgh) P7 (12. Pengarah. Disambut oleh dif-dif kehormat (Pengetua. DO. ATURAN PENTADBIRAN Pergerakan/Masa P1 (10.45tgh) P8 (1. Sirih Junjung & Bunga Pahar * Nyanyian Lagu Negeri Perak * Persembahan murid * Ucapan Aluan Pengetua * Ucapan Menteri Pendidikan * Titah Ucapan Perasmian * Rombongan DYMM ke tempat Plaque * DYMM membuka tirai plaque * Bacaan Doa * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM & Tetamu Jemputan * Rombongan DYMM.30pg) P6 (12. Menteri. Bunga Manggar..15tgh) Lawatan ke Makmal Komputer Lawatan ke Makmal Sains Bilik Rehat DiRaja Jamuan Tengahari Bergambar & Bersurai .. MB.15 pg) Upacara Perasmian P5 ( 11.30tgh) P8 (12. MB.

PELAN LAKAR PERJALANAN MAJLIS P1 P8 P3 KANTIN P2 P8 P4 TAPAK PERASMIAN BILIK DARJAH BILIK DARJAH P8 P6 P7 MAKMAL SAINS P5 MAKMAL KOMPUTER PADANG PERMAINAN BILIK DARJAH 15 .11.

kuasa Pengelola Bekerjasama dengan Pejabat SUK. PD. . Pejabat Daerah. Pejabat DYMM .kuasa Induk Pengerusi kepada J. BIDANG TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA KECIL PENGERUSI (Pengetua / Guru Besar) * * * * * * * * Maklumkan ke pengetahuan JPN. Setiausaha kepada J. JPN. 16 12. PPD.kuasa Pengelola Taklimat tentang bidang tugas kepada J.kuasa Menentukan majlis berjalan lancar Bertanggungjawab ke atas J.1.kuasa Pengelola Merancang dan memilih J.12. PPD dan juga Agensi Kerajaan / Swasta dalam mengendalikan majlis tersebut.

khidmat bantu.12. Pejabat DYMM (mohon perkenan Tuanku. a. Jabatan / agensi (memohon bantuan mengikut keperluan) Menyediakan aturan pentadbiran / perjalanan majlis Menetapkan yarikh dan hari raptai Menyediakan surat penghargaan / terima kasih Meneyediakan laporan penilaian Menjalankan lain-lain tugas yang diarahkan 17 • • • • • . kundang dan jurupayung) d. khidmat bantu. kata-kata aluan) b. Pejabat Daerah (Kata-kata aluan. peruntukan. peralatan.kuasa pengelola Menyediakan surat jemputan mesyuarat Menyediakan Kertas Cadangan Menguruskan surat menyurat kepada. plaque. • • • • • SETIAUSAHA * Menerima surat perlantikan daripada Pengerusi Membantu Pengerusi dalam sebarang tugas yang diarahkan Menyediakan surat perlantikan J. JPN (baik pulih. perabot) e. SUK (peruntukan. peralatan. khidmat protokol) c. Gambar.2.

12. • • • BENDAHARI Menyediakan anggaran perbelanjaan Mendapatkan anggaran perbelanjaan daripada JK kecil Membentangkan anggaran perbelanjaan semasa mesyuarat JK Pengelola Mengurus dan menyediakan Penyata Kewangan Menguruskan pengagihan perbelanjaan peringkat sekolah • • 18 .3.

AJK SAMBUTAN • Mengenalpasti pegawai / guru / kakitangan yang bersesuaian untuk bertugas sebagai penyambut tetamu Menentukan kedudukan / tempat penyambut tetamu Menentukan pelajar / guru / petugas (penyemat roset. pembuka pintu kenderaan) berada di tempat yang ditetapkan. jambangan bunga.12.4. Pengacara. Mengetahui tempat / lokasi kedudukan tempat duduk tetamu Penyambut tetamu tahu dan mengenali jemputan terutama jemputan VVIP / VIP Memastikan tetamu diiringi ke dewan / ke khemah yang ditetapkan Mengedarkan buku program kepada semua jemputan Mengedarkan kad jemputan jamuan kepada kepada VVIP / VIP Menyediakan pelajar untuk menyerahkan buku program kepada tetamu kehormat di atas pentas Bekerjasama dengan AJK Buku Program.Hadiah. Persiapan Dewan / Pentas 19 • • • • • • • • * .

• • Bekerjasama dengan AJK Sambutan dan AJK Lalulintas di tempat yang telah ditetapkan Memastikan Aturan Pentadbiran / Perjalanan Majlis di patuhi • 20 . Menentukan dan mengawal disiplin pelajar semasa perjalanan majlis dengan bantuan pengawas.pakaian dan peraturan serta tatacara majlis.5.12. AJK DISIPLIN • Memberi taklimat tentang perjalanan atur cara / peristiwa.

meneliti & mengemaskini maklumat dalam buku atur cara Memastikan tiada sebarang kesilapan ejaan dan susunan protokol dalam buku atur cara Mengurskan cetakan buku atur cara • • • • 21 . ~ Kata-kata aluan ~ Senarai ahli jawatankuasa ~ Sejarah dan perkembangan sekolah ~ Senarai penerima hadiah (jika ada) ~ Senarai atur cara majlis ~ Kandungan lain yang bersesuaian / berkaitan Bekerjasama dengan AJK Sambutan / Jemputan tentang pengagihan buku atur cara mengikut kategori Menyemak.12.6. AJK BUKU ATUR CARA • Bekerjasama dengan Setiausaha untuk mendapatkan kandungan buku atur cara.

Protokol 22 • • . Pengacara. Jamuan. kad jawapan dan pelekat kereta Menguruskan pengedaran kad jemputan Mendapatkan maklumat kehadiran jemputan (VVIP / VIP) Menyampaikan senarai nama kehadiran VVIP / VIP kepada JK Protokol dan Urusetia Menyediakan senarai kehadiran terkini mengikut keutamaan Bekerjasama dengan AJK Lalu Lintas.7.12. AJK JEMPUTAN • • • • • Menyediakan senarai jemputan Menguruskan cetakan kad jemputan. Sambutan.

12. Pegawai Protokol 23 . AJK LALULINTAS • Menyediakan pelan letak kereta untuk semua jemputan mengikut keutamaan • Menyediakan pelekat kereta mengikut kategori dan lokasi (selaraskan dengan JK Jemputan) • Menyediakan papan tanda penunjuk arah • Melabelkan tempat letak kereta mengikut kategori • Pastikan petugas berada di lokasi yg ditetapkan • Bekerjasama dengan Setiausaha. Pihak Polis.8.

AJK PENYEDIAAN TEKS UCAPAN. Jabatan Penerangan dn protokol. Siaraya.12. Atur Cara. Pengetua / Guru Besar dan PIBG / Lembaga Pengurus Sekolah Menghubungi Pejabat Agama untuk bantuan pembaca doa dan teks doa Sediakan draf teks pengacara majlis Mengemaskini teks ucapan. Persembahan.9. teks doa dan teks pengacara majlis ada dalam simpanan (standby) Sediakan susunan ucapan protokol dan serahkan kepada ketiga-tiga pihak yang akan berucap (disemak dan disahkan oleh pegawai protokol) Bekerjasama dengan AJK Jemputan. Sambutan. teks doa dan teks pengacara majlis dan mendapatkan pengesahan dari Unit Perhubungan JPN Sediakan draf semua kata-kata aluan tetamu kehormat untuk buku atur cara Tentukan teks ucapan. 24 * • • • • • • . TEKS DOA & TEKS PENGACARA MAJLIS • Sediakan draf teks ucapan untuk. Tetamu kehormat. Hadiah.

dulang.12. Pengacara Majlis dan Protokol Sediakan peralatan dan keperluan (alas meja. AJK HADIAH & CENDERAMATA • • • • • • • * Kenalpasti kategori hadiah dan penerima Sediakan anggaran perbelanjaan hadian dan cenderamata Membalut dan menyiapkan hadiah dan cenderamata Taklimat tatacara penyampaian hadiah kepada semua penerima hadiah (raptai) Bekerjasama dengan Bendahari. alas dulang.10.dan petugas) Menyediakan hadiah / cenderamata kepada tetamu kehormat Sediakan jambangan bunga untuk Isteri sekiranya tetamu kehormt menbawa Isteri 25 .

12. poster atau sebarang maklumat hebahan kepada masyarakat sekeliling Menguruskan kebenaran / permit menggantung kain rentang • • • • • Bertanggungjawab memasangnya serta menanggalkannya Menyediakan bilik sidang akhbar jika diperlukan 26 .11. • AJK SERANTA Menyediakan papan tanda arah di persimpangan jalan sebagai panduan kepada jemputan untuk hadir ke majlis berkenaan Menghubungi media cetak dan elektronik untuk membuat liputan untuk hari sebelum dan semasa Menyediakan kain rentang.

dsbnya) • • • 27 . pembesar suara.12.12. AJK SIARAYA • Menghubungi Jabatan Penerangan / syarikat swasta untuk bantuan siaraya dan juga Pengacara Majlis Memohon dan menyediakan peruntukan kewangan untuk sewaan siaraya Menyediakan Juruteknik yang berkemahiran untuk mengendalikan siaraya Menyediakan segala peralatan yang berkaitan siaraya secukupnya mengikut keperluan (speaker.

13 • AJK PERSEMBAHAN Kenalpasti persembahan yang sesuai (elakkan penggunaan senjata tajam dalam persembahan berkenaan) Menyediakan dan melatih pelajar yang terlibat Menyediakan peralatan dan keperluan persembahan Menentukan raptai untuk persembahan berkenaan Bekerjasama dengan Juruacara dan Protokol • • • • 28 .12.

12. kokurikulum. agensi kerajaan / swasta) • Mengenalpasti kesesuaian lokasi / bilik pameran • Menyiapkan bilik pameran & menyediakan bahan pameran • Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi luar untuk bantuan bahan pameran • Bekerjasama dengan Setiausaha untuk menghubungi agensi luar untuk bantuan peralatan pameran • Menyediakan pelan susun atur dalam bilik pameran • Menyediakan anggaran perbelanjaan • Mengenalpasti dan menyediakan petugas yang sesuai dengan pameran berkenaan 29 . HEM.14. AJK PAMERAN • Mengenalpasti jenis pameran (kurikulum.

payung. • • AJK PERSIAPAN KHEMAH • • • • • Menyediakan pelan kedudukan khemah Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon bantuan peralatan daripada agensi luar / beli (kerusi.12. karpet dll) Bekerjasama dengan AJK Jemputan dan Protokol untuk menentukan bilangan dan kedudukan khemah Menyediakan kerusi tetamu secukupnya Menyediakan label / tanda arah ikut kategori (khemah utama / khemah jemputan khas / khemah ibubapa / khemah pelajar) Menghias khemah Menyediakan anggaran pembelian dan sewaan 30 . air cooler.15.kipas angin.

air mineral. meja. rostrum. MD.16. JKR. • • • AJK PERSIAPAN PENTAS Mengenalpasti lokasi pentas / dewan yang sesuai Menyediakan pelan susun atur Bekerjasama dengan Setiausaha untuk memohon bantuan peralatan daripada SUK. air cooler dll keperluan) Bekerjsama dengan AJK Sambutan dan Protokol bagi menyusun dan melabel tempat duduk tetamu khas mengikut keutamaan • • • Menyediakan ‘back drop’ Menyediakan perhiasan pentas (bendera. kipas. kerusi-kerusi. bunga.12. JPN (kerusi tetamu kehormat. alas kerusi. alas meja. karpet dll) 31 . gelas.

17. meja dan peralatan yang berkaitan mengikut kesesuaian secukupnya. 32 .12. • • • • • • • • AJK TEMPAT / BILIK JAMUAN Mengenalpasti tempat / bilik jamuan yang bersesuaian Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menentukan bilangan kehadiran Bekerjasama dengan AJK Protokol untuk menentukan kedudukan jemputan Bekerjasama dengan Setiausaha dan Bendahari untuk mohon peruntukan jamuan / peralatan / perabot / perhiasan Menyusun dan melabelkan tempat duduk VVIP / VIP Menyediakan tanda arah ke tempat jamuan dan di dalam dewan jamuan Menghias tempat / bilik jamuan Menyediakan segala kelengkapan kerusi.

12.18. AJK JAMUAN • Bekerjsama dengan AJK Persiapan Bilik Jamuan bagi mengenalpasti kesesuaian bilik jamuan • Bekerjasama dengan AJK Jemputan untuk menyediakan anggaran perbelanjaan dan bilangan tetamu yang hadir • Menyediakan Menu Yang bersesuaian dan telah mendapat persetujuan daripada Pejabat DYMM / PM / MB / M • Mendapatkan khidmat kundang / pelayan daripada Pejabat DYMM ( sekiranya tetamu DYMM) • Mengenalpasti pembekal makanan yang bersesuaian • Penyediaan peralatan jamuan yang secukupnya • Penyediaan peralatan lain dalam bilik jamuan • Memastikan tetamu selesa dan dewan yang bersih • Sediakan pelan susun atur dewan jamuan untuk rujukan 33 .

19. Bomba. • • • AJK KECERIAAN & KEBERSIHAN Memastikan tahap kebersihan sempurna Menceriakan bangunan dan kawasan sekitar Bekerjasama dengan Bhg.JKR dll untuk bantuan bunga hiasan. Majlis SUK.12. banteng dan peralatan pancutan air Bekerjasama dengan Pejabat Haiwan untuk penyemburan racun serangga • 34 . tiang dan Bendaera DiRaja pembersihan kawasan. MD.

12. • • AJK KECEMASAN Mengenalpasti bilik rawatan kecemasan Menghubungi Pejabat Kesihatan untuk bantuan Pegawai Perubatan. Ambulans dan Ubat-ubatan Menghiasi bilik rawatan kecemasan Menyediakan petugas tertentu untuk membantu sekiranya berlaku kecemasan selain bantuan daripada Pegawai Perubatan • • 35 .20.

AJK Siaraya dan Protokol.21. penampilan diri. ~ masa untuk mengacarakan majlis / bacaan doa ~ tempat untuk mengacarakan / bacaan doa Menyediakan pembantu pengacar majlis / pembaca doa sekiranya berlaku sesuatu kecemasan • • • • * 36 . AJK Persiapan. suara dan maklumat yang berkatan dengan majlis berkenaan Bekerjasama dengan Setiausaha. ~ teks pengaraan majlis ~ teks doa Dapatkan senarai protokol daripada JK Sambutan / Urusetia / Protokol Menghadiri raptai sepenuhnya Sentiasa bersedia dari masa ke semasa khususnya dari segi kesihatan.12.PENGACARA MAJLIS & PEMBACA DOA • Menghubungi Jawatankuasa penyediaan teks pengacara majlis dan doa untuk mendapat yang telah disemak dan diluluskan oleh pihakpihak yangt berkenaan. ketepatan masa.

22. AJK PLAQUE PERASMIAN • • Mengenalpasti tempat meletakkan ‘plaque’ perasmian Mendapatkan kelulusan daripada Pejabat DYMM / MB / Menteri tentang draf ‘plaque’ berkenaan Bekerjasama dengan Setiausaha untuk urusan tempahan ‘plaque’ perasmian / uruskan tempahan ‘plaque’ Menyemak dan meneliti teks ‘plaque’ Reka bentuk. menghiasi dan membina tapak ‘plaque’ perasmian Memastikan tali penarik tirai ‘plaque’ dalam keadaan berfungsi / menandatangi ‘plaque’ dan sediakan alternatif sekiranya berlaku kecemasan 37 • • • • .12.

23. AJK. FOTOGRAFI / RAKAMAN • • • Menyediakan kamera SLR dan kamera Video Menyediakan petugas yang berkelayakan Menentukan lokasi penggambaran guru / pelajar bersama tetamu kehormat Menguruskaqn segala urusan penyucian gambar dan memproses rakaman video Menyediakan album gambar Menyimpan dengan selamat segala rakaman yang dibuat untuk kenangan dan laporan 38 • • • .12.

12. AJK PERALATAN • • Bertanggungjawab kepada semua keperluan peralatan Mengedarkan borang maklumat mendapatkan senarai keperluan peralatan Menyediakan rekod penerimaan dan pemulangan peralatan Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik semasa penerimaan dan pemulangan Memastikan peralatan yang diperlukan dapat disediakan dengan secukupnya Menyediakan surat penghargaan terima kasih kepada pihak yang membantu dalam pembekalan peralatan 39 • • • • .24.

meja. Menyelaraskan dengan JK Hadiah & Cenderamata untuk cenderamata kepada Tetamu Kehormat. Penyelaras dengan JK Persembahan untuk persembahan murid Menentukan masa dan keperluan untuk mengadakan raptai Menyelaraskan dengan semua Jawatankuasa yang berkatan dengan majlis perasmian (Jawatankuasa hadiah / persembahan / protokol / sambutan / hiasan / persiapan pentas / persiapan dewan / juruacara / doa / siaraya dll Menyelaras dengan JK Persiapan pentas tentang penyediaan. AJK MAJLIS PERASMIAN * * * * * * * * * Menentukan kedudukan pasukan ‘BM’. ‘BP’. ‘back drop’.25. ‘tray’. air. (rostrum.12. ‘BP’. Menyediakan pelajar untuk pasukan ‘BM’. kompang. gelas. warna. kompang. bunga dll) 40 * . alas. silat (sekiranya ada) Menyusun atur cara majlis perasmian pembukaan / penutup dengan kemas. Menyediakan pelajar untuk menyampaikan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas pentas. kerusi Tetamu Kehormat. tulisan. hiasan. buku cenderamata. silat dll Menyediakan dan memastikan alat perasmian berfungsi sepenuhnya. ‘SJ’. ‘SJ’.

26. AJK PERSIAPAN DEWAN * Menyediakan pelan keseluruhan kedudukan dewan * Dapatkan senarai jemputan dan kehadiran tetamu daripada pihak Urusetia Menghubungi pihak-pihak yang berkaitan melalui Urusetia dan juga Peralatan untuk bantuan. ikut keperluan dan kesesuaian Peralatan dewan (tanda arah) Hiasan dewan (bunga) Keperlun lain (karpet. tempat persembahan dll) 41 . JK * ~ ~ ~ ~ Kerusi.12.

alas. buku cenderamata. Membantu JK Persiapan Pentas dalam penyediaan keperluan berikut mengikut kesesuaian. gelas. meja. (rostrum. ‘tray’. air.27. bunga dll) 42 . Melabelkan kerusi tempat duduk Tetamu Kehormat dan jemputan di atas pentas dan meja utama jamuan. hiasan. AJK PROTOKOL * * * * * * * Menentukan Penyambut Tetamu Utama untuk menyambut Tetamu Kehormat Menentukan kedudukan Tetamu Kehormat dan jemputan utama di atas pentas dan di meja utama jamuan.12. Memastikan susunan perjalanan majlis mengikut peraturan / protokol. warna. tulisan. Menyambut dan menentukan kedudukan tetamu VIP dibarisan hadapan / utama di dalam dewan. ‘back drop’. kerusi Tetamu Kehormat. Membantu JK Perasmian untuk melatih pelajar bagi tujuan penyerahan buku cenderamata kepada Tetamu Kehormat di atas pentas.

28. AJK LALUAN DIRAJA / PERDANA MENTERI / MENTERI BESAR / MENTERI • Menentukan dan menyediakan pelan laluan tetamu kehormat dan serahkan kepada polis untuk keselamatan Mohon bantuan permaidani merah / kuning daripada pihak yang berkenaan Memastikan pemasangan permaidani di sepanjang laluan (sekiranya perlu) Memastikan permaidani dalam keadaan baik dan bersih • • • 43 .12.

penjadualan. mesyuarat. Untuk membantu kelancaran perjalanan majlis yang diatur maka penyediaan ‘Kertas Cadangan’ merupakan suatu dokumen sokongan yang boleh dijadikan panduan dalam menjamin kejayaan perjalanan majlis berkenaan. keperluan logistik. ‘Kertas Cadangan’ ini meliputi perancangan. komunikasi. semasa dan selepas majlis berlangsung. peruntukan perbelanjaan. Hassan bin Ibrahim PPT 44 . KESIMPULAN Menganjurkan satu majlis rasmi dengan lancar dan berjaya memang suatu tugas yang sukar dan mencabar.13. Disediakan oleh. Diharapkan dengan maklumat yang serba ringkas ini dapat dijadikan panduan kepada pihak pengurusan sekolah dalam merancang dan seterusnya mengendalikan majlis rasmi di sekolah. etika dan juga kualiti pengurusan acara rasmi. Ia boleh dijadikan panduan yang merangkumi prosedur sebelum. Banyak perkara-perkara kecil boleh menjadi isu besar sekiranya perancangan dan penyediaannya tidak dilakukan dengan rapi / terlepas pandang.

Sekian Terima kasih 45 .